Фрагмент номенклатуры дел отдела кадров

КАК ВЕСТИ КАДРОВЫЙ АРХИВ.

Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

 

Фрагмент номенклатуры дел отдела кадров

Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов (частей)	Срок хранения и № статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
05 – Отдел кадров
05-1	Правила внутреннего распорядка (служебного распорядка) организации	1	1 год после замены новым, Перечень ст. 381
05-2	Положения об оплате труда и премировании работников	1	Постоянно, Перечень ст. 294
05-3	Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников	1	Постоянно, Перечень ст. 440
05-4	Копии локальных нормативных актов для ознакомления работников	1	До замены новыми
05-5	Копии приказов по основной деятельности, касающиеся работы отдела кадров	1	На период действия приказа
05-6	Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним	3	50/75 лет, ФЗ-43, Перечень ст. 435
05-7	Личные карточки Т-2 уволенных работников	3	50/75 лет, ФЗ-43, Перечень ст. 444
05-8	Приказы, распоряжения по личному составу, документы (докладные записки, справки, заявления) к ним  (о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы )	5	50/75  лет, ФЗ-43, Перечень ст. 434
05-9	Трудовые книжки	1	До востребования, не востребованные 50/75 лет, ФЗ-43, Перечень ст. 449
05-10	Табели (графики), журналы  учета рабочего времени	3	5 лет, Перечень, ст.402 (при вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет ФЗ-43).
05-11	Приказы о дисциплинарных взысканиях	1	3 года, Перечень, ст. 434
05-12	Графики отпусков		3 года Перечень ст. 453
05-13	Приказы о предоставлении отпуска	4	5 лет, Перечень, ст. 434 (Об отпусках, работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет)
05-14	Приказы о направлении работников в командировку	1	5 лет, Перечень, ст. 434 (О командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет)
05-15	Приказы об оплате труда	2	50/75 лет, ФЗ-43, Перечень ст. 434
05-16	Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации	1	5 лет, Перечень ст. 491
05-17	Журналы регистрации	2	5 лет, Перечень ст. 473
05-18	Книга выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним	1	50/75 лет, Перечень ст. 463
05-19	Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе	1	5 лет, Перечень ст. 457
05-20	Отчеты отдела кадров	1	5 лет Перечень ст. 373

Номенклатура дел отдела кадров

Небольшой организации

 

ООО «Торговый дом "Столица"»	УТВЕРЖДАЮ
Отдел кадров	Генеральный директор
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ	ООО «Торговый дом "Столица"»
24.12.2019 № 1	Булатова Д.Е. Булатова
г. Москва	24.12.2019
На 2020 год

 

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
1-1	Копии уставных документов организации	1	Постоянно, ст.28
1-2	Локальные нормативные акты: положения, инструкции, приказы	1	Постоянно, ст. 8
1-3	Штатное расписание		Постоянно, ст. 40 «а»
1-4	Книги, журналы, карточки учета, базы данных: а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); в) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; г) бланков трудовых книжек и вкладыша в нее; д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; е) лиц, подлежащих воинскому учету; ж) отпусков; з) прихода и ухода работников, местных командировок; и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации; к) выдачи служебных заграничных паспортов	1   1   1   1   1     1   1   1   1     1 1 1	50/75 лет, ст. 463   50/75 лет, ст. 463   50/75 лет, ст. 463   5 лет, ст. 463   5 лет, ст. 463   5 лет, ст. 463     5 лет, ст. 463   1 год, ст. 463   50/75 лет, ст. 463   5 лет, ст. 463
1-5	Личные дела (отдельный том по каждому работнику): заявления, копии личных документов, приказы о приеме, увольнении, переводе, поощрениях, листки по учету кадров, уведомления работников, представления к награждению, личные карточки, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, согласие на обработку персональных данных	100	50/75 лет, ст. 445
1-6	Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	1	До востребования; не востребованные – 50/75 лет, ст. 449
1-7	Приказы по основной деятельности	1	Постоянно, ст. 19 «а»
1-8	Приказы об оплате труда	1	50/75 лет, ФЗ-43, Перечень ст. 434
1-9	Приказы о командировках	1	5 лет, Перечень, ст. 434 (О командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет)
1-10	Приказы об отпусках    График отпусков	1	5 лет, Перечень, ст. 434 (Об отпусках, работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет)   3 года Перечень ст. 453
1-11	Приказы о дисциплинарных взысканиях с материалами служебных расследований	1	3 года, Перечень, ст. 434
1-12	Документы по ведению воинского учета	1	5 лет, ст. 463
1-13	Входящая корреспонденция	1	5 лет, ст. 463
1-14	Исходящая корреспонденция	1	5 лет, ст. 463
1-15	Материалы проверок органов контроля и надзора	1	10 лет, ст.149
1-16	Кадровая отчетность	1	5 лет, ст. 373

 

 

Бухгалтер по расчету заработной платы           Петрова    Д.В. Петрова

21.12.2019

 

Крупной организации

 

ООО «Наша охрана»	УТВЕРЖДАЮ
Отдел кадров	Генеральный директор
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ	ООО «Наша охрана»
21.12.2019 № 1	Корев З.Д. Корев
На 2020 год	21.12.2019

 

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статей по Перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Распорядительные документы

01-01 Копии уставных документов организации 1 Постоянно, ст.28   01-02 Локальные нормативные акты: положения, приказы по организации, касающиеся работников 1 Постоянно, ст. 8   01-03 Копии локальных нормативных актов для ознакомления управленческим персоналом 1 До замены новыми, ЭК   01-04 Должностные инструкции 1 50/75 лет, ст. 443   01-05 Документы, регламентирующие работу отдела кадров   Постоянно, ст. 8  

Организационные документы

02-01 Структуры организации 1

Постоянно, ст.33 «а»

 

02-02 Штатное расписание  

Постоянно,

ст. 40 «а»

02-03 Графики отпусков 1 3 года Перечень ст. 453  

02-04

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее  1 5 лет, ст. 463 «г»   02-05 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним 1 50/75 лет, ст. 463 «в»   02-06 Журнал регистрации работников, выбывающих в служебные командировки 1 1 год, ст. 463 «з»   02-07 Журнал регистрации работников, прибывающих в организацию, куда работник командирован 1 1 год, ст. 463 «з»   02-08 Журналы регистрации исходящих кадровых документов (справки, уведомления) 1 5 лет, ЭК   02-09 Журнал проверок юридических лиц 1 10 лет, ст.149   02-10 Журнал входящих документов 1 5 лет, ЭК   02-11 Журнал исходящих документов 1 5 лет, ЭК  

Учетные документы

03-01 Личные дела специалистов и руководителей (копии личных документов, резюме, анкета, трудовой договор и дополнительные соглашения к нему, личная карточка по форме № Т-2, приказ о приеме на работу, анкета, приказы о переводах, поощрениях, приказ об увольнении, соответствующие заявления, документы об оценке и аттестации, документы об обучении и повышении квалификации, иные документы, согласие на обработку персональных данных, обязательство о конфиденциальности) 80

50/75 лет, ст. 445

  03-02 Личные дела работников (заявления, анкеты, копии личных документов, согласие на обработку персональных данных, карточки по форме № Т-2) 29

50/75 лет, ст. 445

  03-03 Личные дела уволенных работников (тома по буквам: карточки Т-2, заявления на увольнения, копии личных документов) 29

50/75 лет, ст. 445

  03-04 Подлинные личные документы (трудовые книжки) 29 До востребования (1), ст. 449 (1) Невостребованные – 75 лет 03-05 Приказы о приеме на работу 5 50/75 лет ЭПК, ст. 434 «а»   03-06 Приказы о переводах, заявления к ним 3 50/75 лет ЭПК, ст. 434 «а»   03-07 Приказы о перемещениях, служебные записки к ним 10 50/75 лет ЭПК, ст. 434 «а»   03-08 Приказы на увольнение, заявления к ним 5 50/75 лет ЭПК, ст. 434 «а»   03-09 Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним 8 50/75 лет ЭПК, ст. 435  

03-10

Приказы об отпусках, заявления к ним 8 5 лет, Перечень, ст. 434 (Об отпусках, работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет)   03-11 Приказы на командировки 1 5 лет, Перечень, ст. 434 (О командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет)   03-12 Документы о дисциплинарных взысканиях 3

3 года, Перечень, ст. 455

 

03-13 Акты о нарушениях дисциплины труда работниками 8 3 года, Перечень, ст. 434 «д»   03-14 Заявления на кадровые справки и копии трудовых книжек 3

1 год ст. 451

 

03-15 Документы по ведению воинского учета 1

5 лет,

ст. 463

Переписка

04-01 Ответы на запросы государственных органов 1

5 лет,

ст. 150

 

04-02 Копии почтовых документов об отправке трудовых книжек 1 5 лет   04-03 Переписка с работниками по подтверждению трудового стажа 1 3 года, ст. 455   04-04 Материалы проверок органов надзора и контроля 1

10 лет,

ст.149

 

Отчеты

05-01 Статистические отчеты 1

5 лет

ст. 373

 

05-02 Отчет об учете трудовых книжек и вкладышей к ним 1 3 года,   05-03 Отчет по посещаемости 1

5 лет

ст. 373

  05-04 Отчет по численности, по приему и увольнению 1 5 лет ст. 373  

 

Начальник отдела кадров            Мухина                  В.К. Мухина

21.12.2019

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 21.12.20193 № 5

Архивариус                                  Письменова           П.У. Письменова

21.12.2019

Отдел логистики

22-01 Положение об управлении   Постоянно, ст.33а Копия 22-02 Документы (уведомления, карточки учета материально-имущественных ценностей (движимого имущества), кладовые и амбарные книги, складские свидетельства, требования, наряды, погрузочные ордера, лимитно-заборные карты) об учете прихода, расхода, наличия остатков материалов (сырья), продукции, оборудования на складах, базах   5 лет ст.526 После списания материально-имущественных ценностей (движимого имущества). При условии проведения проверки (ревизии). 22-03 Документы (справки, отчеты, сведения) о складском хранении материально-имущественных ценностей (движимого имущества)   5 лет, ст. 527 При условии проведения проверки (ревизии) 22-04 Переписка об учете прихода, расхода, наличия остатков материалов (сырья), продукции, оборудования на складах, базах   5 лет, ст. 526   …        

 

 

Начальник отдела логистики		Кухарев		Д.И. Кухарев
Наименование должности руководителя структурного подразделения   23.12.2019		Подпись		Расшифровка подписи
Дата

 

 

 

Управление по персоналу

…         03-05 Приказы по личному составу 7 50/75 лет, ФЗ-43[1], Перечень ст. 434   03-06 Приказы о дисциплинарных взысканиях 1 3 года, Перечень, ст. 434 д   03-07 Приказы о предоставлении отпуска 5 5 лет, Перечень, ст. 434 б (Об отпусках, работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет)   03-08 Личные карточки Т-2 уволенных работников 1 50/75 лет, ФЗ-43, Перечень ст. 444 ЭПК 03-09 Личные дела уволенных работников 19 50/75 лет, ст. 445 ЭПК …        

 

Итоговая запись к номенклатуре дел за 2020 год организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива

По срокам хранения

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2020 году в организации
Всего	В том числе
	переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного	155	19	2
Временного (свыше 10 лет)	107	8	9
Временного (до 10 лет включительно)	542	199	24
ИТОГО:	804	226	35

 

 

Начальник СДОУ		Решетова		И.А. Решетова
Наименование должности руководителя службы ДОУ организации   13.01.2021		Подпись		Расшифровка подписи
Дата

 

Оформление листа-заверителя архивного дела

Лист-Заверитель Дела № 13

                                                   130 (сто тридцать)

В деле подшито и пронумеровано --------------------------- листов,

                                                (цифрами и прописью)

в том числе:

                                                   нет

литерные номера листов ------------------------------------------;

                                                        нет

пропущенные номера листов ----------------------------------------

                                                           2

+ листов внутренней описи ----------------------------------------

 

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов

 

Наименование должности

работника

Начальник отдела кадров Тюрина Тюрина О.Е.

                                     (подпись) (расшифровка подписи)

 21.03.2020

Дата ----------

Оформление внутренней описи

Внутренняя опись

документов ед. хр. № 13

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов ед. хр.	Примечание
1	2	3	4	5	6
…	…	…	…	…	…
8	4/15	01.01.2019-31.12.2019	Журнал ознакомления с локальными нормативными актами	25
9	4/16	01.01.2018 -31.12.2018	Журнал ознакомления с локальными нормативными актами	25
..	….	.	…	…	…

        Итого 15 (пятнадцать) документов.

             (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи 2 (два).

                                         (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                    Тюрина     Тюрина О.Е

                                           Подпись Расшифровка подписи

Обложка дела

Код гос. архива ______

Код организации ______

 

                                           ┌────────────────┐

                                           │Ф. №       │

_______________________________________________ │________________│

                                           │Оп. №      │

_______________________________________________ │________________│

                                           │Д. №       │

_______________________________________________ │________________│

                                           └────────────────┘

__________________________________________________________________

 (Наименование архивного учреждения)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

       Общество с ограниченной ответственностью «Наш мир»

__________________________________________________________________

                   Отдел кадров

__________________________________________________________________

 (Наименование организации и структурного подразделения)

 

ДЕЛО № 13 ТОМ № 1

Личные дела работников, уволившихся в 2018-2019 году

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

                                                (Заголовок дела)

01.01.2019 – 31.12.2020

_________________________________________________________

                                                   (Крайние даты)

На 130 листах

Хранить 50 лет

ПРОТОКОЛ

Акта в произвольной форме

Общество с ограниченной ответственностью

 "Консультант"

 

Утверждаю Директор

ООО "Консультант"

Пухлов /С.Л.Пухлов/

29.05.2020

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек

 

29.05.2020 № 1                                                     г. Москва

Комиссия в составе:

Председатель: главный бухгалтер Курылева А.Д.

Члены комиссии: секретарь Мухина Р.Т.

                       начальник отдела кадров Свиткова О.Е.

 

составила настоящий акт о том, что согласно акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению № 1 от 29 мая 2020 г., были уничтожены документы, срок хранения которых истек.

В присутствии членов комиссии указанные документы были уничтожены с помощью шредера.

 

Председатель: главный бухгалтер                Курылева КурылеваА.Д.

Члены комиссии: секретарь                    Мухина       Мухина Р.Т.

                       начальник отдела кадров        Свиткова  Свиткова О.Е.

 

[1] Федеральный закон от 02.03.2016 №43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

КАК ВЕСТИ КАДРОВЫЙ АРХИВ.

Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

 

Фрагмент номенклатуры дел отдела кадров

Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов (частей)	Срок хранения и № статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
05 – Отдел кадров
05-1	Правила внутреннего распорядка (служебного распорядка) организации	1	1 год после замены новым, Перечень ст. 381
05-2	Положения об оплате труда и премировании работников	1	Постоянно, Перечень ст. 294
05-3	Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников	1	Постоянно, Перечень ст. 440
05-4	Копии локальных нормативных актов для ознакомления работников	1	До замены новыми
05-5	Копии приказов по основной деятельности, касающиеся работы отдела кадров	1	На период действия приказа
05-6	Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним	3	50/75 лет, ФЗ-43, Перечень ст. 435
05-7	Личные карточки Т-2 уволенных работников	3	50/75 лет, ФЗ-43, Перечень ст. 444
05-8	Приказы, распоряжения по личному составу, документы (докладные записки, справки, заявления) к ним  (о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы )	5	50/75  лет, ФЗ-43, Перечень ст. 434
05-9	Трудовые книжки	1	До востребования, не востребованные 50/75 лет, ФЗ-43, Перечень ст. 449
05-10	Табели (графики), журналы  учета рабочего времени	3	5 лет, Перечень, ст.402 (при вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет ФЗ-43).
05-11	Приказы о дисциплинарных взысканиях	1	3 года, Перечень, ст. 434
05-12	Графики отпусков		3 года Перечень ст. 453
05-13	Приказы о предоставлении отпуска	4	5 лет, Перечень, ст. 434 (Об отпусках, работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет)
05-14	Приказы о направлении работников в командировку	1	5 лет, Перечень, ст. 434 (О командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет)
05-15	Приказы об оплате труда	2	50/75 лет, ФЗ-43, Перечень ст. 434
05-16	Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации	1	5 лет, Перечень ст. 491
05-17	Журналы регистрации	2	5 лет, Перечень ст. 473
05-18	Книга выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним	1	50/75 лет, Перечень ст. 463
05-19	Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе	1	5 лет, Перечень ст. 457
05-20	Отчеты отдела кадров	1	5 лет Перечень ст. 373