Запись исправлений и комментарии

 

Бывают ситуации, когда надо увидеть, что именно было исправлено в документе (например, при редакторской работе). Сверять при этом два текста (исходный и переработанный) довольно утомительно, особенно при большом объеме. В программе Microsoft Word для этого существует функция записи исправлений.

Для автоматического запоминания исправлений выберите в меню Сервис пункт Исправления. Отображение исправлений (рис. 9.20) можно настроить по своему усмотрению. Если вам необходимы сведения о конкретном исправлении, наведите на него указатель мыши.

 

Рис. 9.20. Настройка исправлений.

 

Впоследствии исправления можно утвердить или, наоборот, отменить их.

 

 

Вставка рисунков, таблиц и других объектов

 

При работе с некоторыми текстами возникает необходимость вставить иллюстрации. Для совершения этой операции выберите в меню Вставка пункт Рисунок и далее – Из файла и откройте файл нужного рисунка. Поддерживаются все распространенные форматы графических файлов: JPEG, GIF, TIFF, PNG, WMF, EMF, EPS и др.

Рисунок можно разместить в тексте по-разному. В окне его настройки, для вызова которого надо дважды щелкнуть мышью на рисунке, можно установить высоту и ширину рисунка в сантиметрах или процентах (последнее – на вкладке Размер в области Масштаб (рис. 9.21)). Менять размеры рисунка можно, и просто передвигая мышью его края. Если отметить пункт сохранить пропорции, ширина и высота будут изменяться только с сохранением пропорций.

 

Рис. 9.21. Окно настройки рисунка.

 

На вкладке Положение можно установить, каким образом текст будет обтекать рисунок:

♦ в тексте – рисунок является одним из символов текста, а не отдельным объектом: он по возможности помещается просто в строке, высота которой увеличивается соответственно;

♦ вокруг рамки – текст обтекает рисунок со всех сторон его рамки;

♦ по контуру – текст обтекает рисунок по его контуру;

♦ за текстом – текст помещается на фоне рисунка, проходя сквозь него;

♦ перед текстом – рисунок заслоняет собой текст.

При этом в области Расстояние от текста (на вкладке Обтекание текстом в окне, которое открывается при нажатии кнопки Дополнительно) можно установить расстояние от текста до рисунка справа, слева, вверху и внизу. В полях Справа и Слева лучше поставить значение, отличное от нуля, чтобы текст не прилегал вплотную к рисунку.

Рисунок можно сделать гиперссылкой или даже системой гиперссылок, щелкнув на нем правой кнопкой мыши и выбрав из контекстного меню пункт Гиперссылка.

Чтобы вставить в текст документа таблицу, выберите в меню Таблица пункт Вставить, а потом – Таблица. Откроется окно, в котором можно указать количество строк и столбцов таблицы и другие параметры (рис. 9.22). Для удобства используйте кнопку Автоформат – программа сама предложит стандартные варианты оформления таблицы, и вам останется только выбрать. Границы ячеек таблицы отображаются по умолчанию.

 

Рис. 9.22. Окно создания таблицы.

 

Текст в ячейки таблицы вводится обычным образом, а курсор из ячейки в ячейку можно перемещать клавишей Tab. Поместив курсор в какую-либо ячейку и нажав правую кнопку мыши, вы увидите в контекстном меню пункты настройки таблицы.

 

Сноски

 

Для создания сноски установите курсор в нужном месте текста и выберите из меню Вставка пункт Ссылка и далее – Сноска. Окно параметров сноски показано на рис. 9.23.

 

Рис. 9.23. Окно вставки сносок.

 

Здесь можно установить автоматическую нумерацию сносок. В большинстве случаев это удобно, поскольку программа будет сама следить за нумерацией и регулировать ее в зависимости от изменений в документе. Впрочем, сноску можно обозначить любым символом. Но следует указать, обычная ли это сноска или концевая (стоящая в конце документа).

При нажатии кнопки OK в тексте появляется знак сноски. Вид указателя мыши меняется, если его навести на сноску. Если вы дважды щелкнете мышью по знаку сноски, то попадете в конец страницы (или документа), где располагаются сами сноски. После ввода текста дважды щелкните мышью перед номером сноски – курсор вернется в основной текст.

Если сноски не концевые, программа автоматически следит за тем, чтобы текст каждой сноски размещался на той же странице, где и сама сноска. Поэтому при необходимости текст сноски автоматически перемещается на нужную страницу.

Параметры обработки сносок можно настроить по своему усмотрению.

Для удаления сноски достаточно удалить ее ссылку в основном тексте.

 

Правописание

 

В программе Microsoft Word заложена способность проверки орфографии в большом количестве языков. Но в дистрибутиве, как правило, содержится только два языковых модуля: в русском варианте программы – это русский и американский английский.

Чтобы проконтролировать правописание, выделите фрагмент документа, который вы хотите проверить, и нажмите F7 или выберите в меню Сервис пункт Правописание.

Когда программа встретит незнакомое слово, окно проверки изменится (рис. 9.24). Правильный вариант можно ввести в соответствующее поле, а в поле Варианты программа сама предложит возможную замену.

 

Рис. 9.24. Проверка орфографии.

 

Выбрав один из вариантов или указав свой, нажмите кнопку Заменить, после чего программа заменит неправильное слово. Если нажать в кнопку Заменить все, то в дальнейшем программа, встретив в тексте то же незнакомое слово, по умолчанию заменит его этим же вариантом. При нажатии кнопки Автозамена программа запомнит ошибочное слово и будет его заменять, по ее мнению, правильным прямо в процессе ввода.

Если незнакомое программе слово следует оставить неизмененным, нажмите кнопку Пропустить или Пропустить все, чтобы программа больше не замечала его. Действие данных кнопок распространяется только на текущий сеанс работы (до закрытия программы). Если же незнакомое программе слово встречается у вас часто, добавьте его в словарь программы, нажав кнопку Добавить.

Выбор вариантов замены осуществляется по формальным, а не смысловым признакам, поэтому фраза «В небесах парит осел» для программы будет безошибочной, хотя на самом деле здесь возможна опечатка в слове «орел».

Программа Microsoft Word также не всегда может предложить правильные варианты для слов с двумя ошибками сразу.

Настроить параметры автоматической проверки орфографии в программе Microsoft Word можно, выбрав в меню Сервис пункт Правописание, нажав в открывшемся окне кнопку Параметры и установив в следующем соответствующие флажки (рис. 9.25). Теперь каждое слово будет проверяться сразу после его ввода, а незнакомые слова подчеркиваться волнистой красной линией. Чтобы их исправить, щелкните по слову правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню нужный вариант либо команду (Пропустить все, Добавить в словарь и т. д.).

 

Рис. 9.25. Настройка автоматической проверки правописания.

 

Кроме проверки орфографии, в программах предусмотрены также расстановка переносов и поиск синонимов. Первое осуществляется в выделенном фрагменте текста автоматически при выборе в меню Сервис пункта Язык и далее – Расстановка переносов (см. рис. 9.12). Если же выделить отдельное слово и выбрать в том же меню пункт Тезаурус, откроется окно со списком возможных синонимов выделенного слова (рис. 9.26).

 

Рис. 9.26. Список синонимов слова «идти».

 

Обратите внимание, что для расстановки переносов и использования тезауруса нужны языковые модули. Их можно установить с помощью специальной программы.

 

Автозамена

 

Автозамена – это возможность программы автоматически заменять в процессе ввода текста определенные сочетания символов на другие. Чаще всего она используется либо для исправления часто встречающихся ошибок при вводе (например, заменить «хороош» на «хорошо»), либо для сокращенного ввода часто употребляемых длинных словосочетаний (например, автоматически заменять «СтЛ» на «старший лейтенант»). Автозаменой можно пользоваться для быстрого ввода специальных символов.

Для настройки автозамены в программе Microsoft Word надо выбрать в меню Сервис пункт Параметры автозамены.

Вы можете ввести правила автоматической замены сочетаний при вводе. На рис. 9.27 вы видите два столбца: левый, заменить:, содержит сочетания, которые следует заменять, правый, на: – соответствующие слова и сочетания, на которые следует заменять. Чтобы создать новое правило автозамены, введите заменяемое и заменяющее слова (сочетание символов) в соответствующие поля и нажмите кнопку Добавить.

 

Рис. 9.27. Настройка автозамены.

 

Также на вкладке Автоформат при вводе можно установить флажок замены «прямых» кавычек на «парные».

Отменить замену можно нажатием Ctrl+Z.

Но изучение окна настройки автозамены еще не завершено. В окне Исключения, которое открывается при нажатии соответствующей кнопки, есть список слов, после которых не следует начинать новое предложение и которые должны начинаться с двух прописных букв. В эти списки вы можете ввести новые слова таким же образом, как и на вкладке Автозамена. Если вы установите флажок Автоматически добавлять слова в список, то при отмене автозамены с помощью Ctrl+Z соответствующее слово будет автоматически добавлено в список исключений.

Наконец, перейдя на вкладку Автотекст, можно настроить функцию автоматического завершения слов. Удалить из списка автозавершения отдельные слова можно кнопкой Удалить.

 

Другие возможности

 

Программа Microsoft Word, хоть и кажется простой на первый взгляд, весьма многогранна, и некоторые пользователи могут долгое время работать только с одной группой ее возможностей, даже не подозревая об остальных. Вот пример того, какие еще возможности предоставляет данная программа:

♦ вставка полей статистики, переменных, объектов баз данных и пр.;

♦ вставка исполняемых сценариев JavaScript;

♦ использование макросов и их создание на языках VBA;

♦ использование указателей и перекрестных ссылок;

♦ рисование объектов;

♦ автоматическая нумерация глав и строк;

♦ использование шаблонов.

Разумеется, для детального описания всех возможностей программы потребовалась бы отдельная книга. Однако при желании вы со временем сможете во всем разобраться самостоятельно.[1] При этом не забывайте о таком полезном пункте меню, как Справка, который поможет вам справиться практически со всеми трудностями.

 

Глава 10

Электронные таблицы

 

♦ Ввод и редактирование данных.

♦ Форматирование ячеек.

♦ Создание диаграмм.

 

В пакет Microsoft Office входит редактор электронных таблиц, программа создания презентаций, а также инструменты для создания диаграмм, которые часто требуются в офисной работе. Конечно, написано немало полных руководств по работе с такими редакторами для пользователей разного уровня. Тем не менее, чтобы начать работу, достаточно иметь общее представление об основах работы в них. Редакторы электронных таблиц – распространенный класс программ, позволяющий работать с данными табличной структуры, имеющих автоматически вычисляемые значения, гибко управлять записями, сортировать по различным признакам, автоматически строить диаграммы и пр. В состав Microsoft Office входит программа Microsoft Excel (рис. 10.1).

 

Рис. 10.1. Окно программы Microsoft Excel.