Компенсация за использование личного транспорта

И, наконец, еще один вид расходов, на котором остановлюсь. Это расходы на компенсации сотрудникам за использование личных автомобилей в служебных целях. Эти компенсации учитываются на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Обратите, пожалуйста, внимание, здесь очень много ошибок именно в плане документального оформления этих компенсаций. Изначально эти компенсации выплачиваются по ст. 188 ТК РФ (ноги же растут оттуда). Трудовой кодекс говорит нам о том, что если сотрудник для своих служебных обязанностей использует свой личный автомобиль по договоренности с работодателем, то работодатель должен ему выплачивать компенсацию износа и расходов, связанных с использованием этого автомобиля. При этом размер возмещения определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Это значит, что всем сотрудникам, которым вы выплачиваете компенсацию за использование личного автомобиля в личных целях, вот с ними со всеми должны быть заключены допсоглашения к трудовым договорам. Без этого эта история вообще начинает противоречить Трудовому кодексу. А я во многих организациях вижу просто приказ: всем сотрудникам, которые используют личные автомобили в служебных целях, выплачивается компенсация, условно, три тысячи рублей. И все. И начинаются эти выплаты. Категорически нет. С каждым – допсоглашение к трудовому договору.

Дальше. Когда вы подписываете это допсоглашение, размер компенсации там может определяться по-разному. При этом существуют нормативы для целей налогообложения. Они установлены и для налога на прибыль, и для упрощенки. Это Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Замечу, 2002 год – то есть прошло уже почти 20 лет, как были установлены эти нормативы. И вот, согласно этому Постановлению N 92, мы можем учитывать в расходах и в целях налога на прибыль, и при упрощенке компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях в размере 1200 или 1500 рублей в месяц, в зависимости от объема двигателя автомобиля. При этом Минфин до сего дня продолжает выпускать разъяснения о том, что в этот норматив включено все – и расходы на ГСМ, и расходы на ремонт, и расходы на парковки (письма Минфина России от 15.01.2020 N 03-11-11/1198, от 24.09.2019 N 03-11-11/73354). Поэтому независимо от того, какой размер компенсации установлен у вас в допсоглашении к трудовому договору, в расходах при УСН можно учесть только сумму, установленную Постановлением N 92, то есть либо 1200, либо 1500 рублей в месяц (в зависимости от объема двигателя автомобиля), и никак по-другому. И этот момент нужно учитывать.

При выплате компенсаций работникам за использование личных автомобилей в служебных целях нужно понимать, что эти компенсации – это не только вопрос с учетом расходов при УСН, но это еще и вопросы, связанные с НДФЛ и страховыми взносами. И вот здесь ни в НДФЛ, ни в страховых взносах никаких ограничений, никаких максимальных пределов не установлено (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, Письмо Минфина России от 06.12.2019 N 03-04-06/94977, Письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@). То есть в принципе по НДФЛ и по страховым взносам компенсации не должны облагаться в фактически выплаченных суммах. Норматив, о котором мы говорили, применяется только для целей формирования налоговой базы по налогу на прибыль и по упрощенной системе налогообложения. Но вот здесь-то как раз и со страховыми взносами, и с НДФЛ постоянно встает вопрос о том, что у многих категорически не хватает документов, подтверждающих, что вот эти выплаченные суммы сотрудникам действительно являются компенсацией за использование личных автомобилей в служебных целях (Письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).

О чем я говорю? Смотрите, мы подписали с вами допсоглашение к трудовому договору, где мы прописали, что сотрудник использует личный автомобиль в служебных целях. Дальше мы должны определиться с размером компенсации. Нам же нужно ему компенсировать только те затраты, которые связаны с поездками по служебным делам, а когда он ездит по личным делам, ничего мы компенсировать не должны. Соответственно, мы же должны каким-то образом понять, сколько он отъездил за месяц по служебным делам и какую сумму он израсходовал на ГСМ именно на эти поездки. Вопрос: как мы можем это понять? Ответ: только если наладим какой-то учет. То есть нам нужен учет использования личных автомобилей в служебных целях. Вопрос: как мы это должны делать? Ответ: как хотите. Хотите – заставьте всех сотрудников оформлять путевые листы. Хотите – придумайте какую-то ведомость учета служебных поездок на личных автомобилях и правило заведите: поехал по служебным делам на личном автомобиле – запишись: дата, время, куда поехал, и потом, когда приедешь, напиши, сколько километров отъездил. Это может быть любая технология, которую вы сами себе придумаете, и смысл которой заключается в следующем: нам нужно в конце каждого месяца понять, сколько километров сотрудник отъездил на своем личном автомобиле в служебных целях.

Дальше. Для того чтобы понять, сколько ему нужно возместить расходов, потраченных на ГСМ, нам что еще нужно с вами знать? Расход ГСМ. Правильно? Правильно, он же на всех автомобилях разный. Вопрос: как мы это сделаем? Ответ: вы когда допсоглашение к трудовому договору подписываете с сотрудником, вот там и напишите, исходя из какого расхода вы ему будете возмещать по фактическим документам, которые он будет представлять. У кого-то будет написано 5 л на 100 км, у кого-то будет написано 12 л на 100 км. Соответственно, у каждого будет своя сумма возмещения. Если расходы документально не подтверждены, то выплаченные суммы невозможно признать компенсацией. Поэтому здесь идут риски по НДФЛ и страховым взносам. Слушайте, ну это не компенсация, поэтому даже этот минимум 1200, 1500 рублей, который вы включаете в расходы при УСН, на мой скромный взгляд, тоже можно снять. Почему? Потому что это не компенсация.

Поэтому итог всего, что я вам говорю, следующий. Если вы решили выплачивать своим сотрудникам компенсации за использование личных автомобилей в служебных целях, то вам нужно оформить как минимум следующие документы. Первое – с каждым подписать допсоглашение к трудовому договору. В этом допсоглашении прописать порядок расчета суммы компенсации, закрепить расход ГСМ (у каждого он будет свой) и придумать, в каком порядке вы будете учитывать реальное использование личных автомобилей в служебных целях каждым сотрудником и высчитывать, какой километраж каждый из них отъездил за месяц. И на основании этих документов плюс принесенных сотрудниками чеков вы сможете сформировать сумму компенсации, выплатить сотрудникам. НДФЛ не будет, страховых взносов не будет, а в расходах при УСН все равно в пределах нормативов, установленных Постановлением N 92 – либо 1200, либо 1500 рублей в месяц, в зависимости от объема двигателя автомобиля. Поэтому призываю вас все оформлять правильно, в противном случае у вас возможны проблемы, повторюсь, не только с расходами при УСН, но и с НДФЛ, и со страховыми взносами. В итоге это может быть достаточно приличная сумма доначислений пеней, штрафов, поэтому подойдите ответственно к этому вопросу.

Я думаю, что сегодняшнего объема информации про расходы вам достаточно. Спасибо за внимание! Надеюсь, вы справитесь с нелегкой задачей формирования налоговой базы при упрощенке «доходы минус расходы».