Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены или подшиты в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

В документах как в текстовых, так и в цифровых данных недопустимы помарки, подчистки и т.п. Ошибки в документах исправляются чернилами путем зачеркивания неправильного текста или суммы и надписания над зачеркнутым нового, т.е. правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Всякое исправление ошибки в документе должно быть оговорено на этом же документе и подтверждено лицами, подписавшими неправильный документ. В кассовых и банковских документах никакие исправления и оговорки не допускаются.

Все документы, служащие основанием для бухгалтерского учета, должны предъявляться в бухгалтерию в порядке и в сроки, предусмотренные графиком (называемым документооборотом), который разрабатывается главным бухгалтером и является элементом учетной политики, разрабатываемой на отчетный год и утверждаемый приказом руководителя. График необходим для правильной организации и планирования учетного процесса. Он представляет собой перечень исполнителей, сроков поступления документов в бухгалтерию от кладовщиков, мастеров, и др., сроков обработки и прохождения документов и завершения всех работ за отчетный период вплоть до составления бухгалтерского баланса и отчетности. График является обязательным не только для счетных, но и связанных с учетом других работников[4].

Документооборот - движение документов в организации по информационным технологическим цепочкам (создание или получение их от других предприятий, принятие к учету, обработка, включая передачу в архив), регламентируемое графиком и дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятие решения. Документооборот - процесс последовательного выполнения операций над документами с момента их создания или получения до исполнения или отправки; он складывается из количества входящих, исходящих и внутренних документов.

Отвечает за организацию документооборота главный бухгалтер предприятия. В его обязанности входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленного в виде графика документооборота.

2. Документы, составленные в хозяйственных подразделениях предприятия (управлениях, отделах, цехах, бригадах и т. д.), передаются в бухгалтерию. До записи в учетные регистры они подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа:

· на первом этапе документы проверяются с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций (по существу), а также сумма данной операции. Здесь может быть использован метод встречной проверки документов;

· второй этап - производится формальная проверка документа на соблюдение формы документов и наличия в них обязательных реквизитов, проверяется правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвовавших в совершении операции и оформлении документов;

· третий этап - проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке (правильности арифметических вычислений и подсчетов), таксировке (расценке) и контировке.

Таким образом, документы проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам и служат основанием для записей в учетных регистрах, после чего переплетаются в папки и используются для различных справок, проверок и документальных ревизий.

Группировка представляет собой процесс учетной обработки документов. Характер группировки обусловлен перечнем представленных протак-сированных документов. Цель группировки заключается в подготовке сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.

Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

Таксировка - определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документах. Многие поступающие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели. При таксировке в таких документах указывают цены и суммы. Например, если в документе указан трудовой измеритель, выраженный в единицах времени (рабочих днях, часах, минутах), то его величина умножается на стоимость единицы данного времени.

Контировка - бухгалтерская запись в первичном документе, то есть проставление корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет собой более высокий уровень работы с документами.

3. Система управления документооборотом в организации налаживается следующим образом:

· разрабатывается положение о бухгалтерской службе;

· составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отношение к учету;

· составляется график документооборота в организации;

· создаются технологии обработки учетной информации;

· разрабатываются номенклатура дел и порядок текущего хранения документов;

· проводятся экспертиза документов, с точки зрения их ценности, и подготовка пел к длительному хранению.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством

Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью)[5].

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Документы подразделяются:

1.по назначению;

2. по месту возникновения;

3.  по объему содержания;

4.  по способу использования;

5.  по качественным признакам.

По своему назначению документы подразделяются на:

- распорядительные, в которых содержатся задания о выполнение хозяйственных операций (поручение банку о перечисление денег, наряд на сделанные работы и т.п.

- оправдательные или исполнительные - это документы составленные в момент совершения операции или тот час же после её совершения и служащие доказательством того, что данная хозяйственная операция была произведена (расходная накладная и т.д.);

- комбинированные, содержат в себе одновременно элементы распорядительного и исполнительного документа, т.е. в них имеются и распоряжения о совершении операции, и доказательство того, что она совершена (расходный кассовый ордер и др.);

- документы бухгалтерского (учетного) оформления, с помощью которых оформляются операции, отраженные ранее в подлинных первичных документах (расчет амортизации, калькуляции и др.)

Документы, имеющие различные назначения, но отражающие одну и ту же хозяйственную операцию, неразрывно связаны между собой. Это следует иметь в виду при расследовании должностных злоупотреблений. Отсутствие распорядительного документа ставит под сомнение законность исполнительного документа, (например отпуск ТМЦ без разнарядки планового отдела).

По месту возникновения документы подразделяются на внутренние, составленные работниками проверяемой организации, и внешние, поступившие из других предприятий и учреждений. Следовательно, разные экземпляры одного и того же документа, а так же иные документы, отражающие фиктивную операцию могут находиться в различных организациях.

По объему содержания документы делятся на первичные (простые) непосредственно отражающие отдельные хозяйственные операции (кассовые ордера, чеки и т.п.). Эти документы составляют основу первичного учета. Данные первичного учета необходимы для последующего обобщения, контроля и управления производством. Сводные (вторичные) обобщают первичные, отраженные до этого в нескольких первичных документах (отчеты материально-ответственных лиц - авансовый отчет, отчет кассира и др.). Выявление в них записей, не подтвержденных первичными документами, является сигналом о возможных злоупотреблениях.

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные. При заполнение разовых документов сведения об одной или нескольких хозяйственных операциях заносят в один рабочий прием (накладная, платежная ведомость и др.). В накопительные документы сведения об однородных хозяйственных операциях заносят постепенно, в течение нескольких дней или в несколько рабочих приемов. Например, лимитная карта на выдачу материалов со склада в производство (лимитно-заборная карта). Нарушение порядка заполнения документов способствует совершению злоупотреблений, так применение «открытых» платежных ведомостей, в которые бухгалтер или кассир по мере надобности вносит суммы авансов и другие суммы являются грубым нарушением[6].

По качественным признакам все документы подразделяются на две основные группы: полноценные и неполноценные.

Полноценный документ должен отвечать:

Формальному требованию. В соответствии с ним каждый бухгалтерский документ (кассовый ордер, счет-фактура) должен быть составлен по установленной форме и иметь необходимые реквизиты (дата, подписи и т.п.);

Требованию законности. Полноценный бухгалтерский документ должен отражать законную по своему содержанию операцию;

Требованию действительности. Полноценные документы отражают такие операции, которые были на самом деле совершены.

В зависимости от того, какое требование нарушено, неполноценные документы в свою очередь могут быть отнесены к одной из следующих групп.

Неправильно оформленные:

1. Документы, в которых отсутствует необходимые реквизиты (например, платежная ведомость без подписей руководителя или получателя денег и др.) их еще называют недооформленными

2. Документы, в которых имеются лишние реквизиты (накладная, заверенная гербовой печатью и т.п.).

3. Документы, с ненадлежащими реквизитами (расходный кассовый ордер, в котором в качестве распорядителя кредитов расписалось лицо, не имеющее на это полномочий).

Перечисленные документы бухгалтерия не вправе принимать к учету. Если при ревизии выяснится, что неправильно оформленный документ отражает фактический несовершенную операцию, то он будет признан подложным.

Незаконные – документы, отражающие незаконные по своему содержанию операции, т.е., составленные с нарушением законов и правил (расходный кассовый ордер на выдачу нового аванса лицу, не отчитавшемуся за ранее полученную сумму), а также документы, составленные с нарушением норм и расценок (наряд, в котором завышены расценки).

Недействительные – документы, отражающие операции, которые в действительности не были совершены, т.е. фиктивные операции (такие документы называют бестоварными или безденежными (накладная, которая правильно заполнена, но по которой фактически товары не отпущены). Подобные документы оформляются преступниками как для временного скрытия недостачи, так и для вуалирования хищений. Таким документом может быть ведомость на выдачу зарплаты действительно работавшим лицам, в которой при подсчете завышен умышленно итог.

Полноценные документы, отвечающие всем требованиям, всегда являются подлинными. Неправильно оформленные документы могут быть как подлинными, так и подложными в зависимости от результатов проверки.

Документы, отражающие незаконные, но действительно совершенные операции, также являются подлинными.

Документы, отражающие операции, которые в действительности не совершались (бестоварные, безденежные), всегда являются подложными.

Подложные документы приобщаются к делу в качестве вещественных доказательств. С помощью таких документов можно определить не только ущерб и способ хищения, но и круг. лиц, участвовавших в преступлении[7].