Нормативная регламентация службы делопроизводства.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они разрабатываются на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность организации. Изначальную организационную основу документооборота учреждений создает Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.

Задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения, закрепляются в Положении о структурных подразделениях.

Положение о службе делопроизводства создается с той же целью, что и положение о других структурных подразделениях. Это положение разрабатывается на основе типовых, которые содержат максимальный набор функций службы. Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации.

Основной документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей – должностная инструкция. Источниками для его разработки являются: Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий; типовые инструкции; Положение о структурных подразделениях.

Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты. Основой для их создания служат Типовые инструкции. Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

 

Вопросы для самооценки:

1. Укажите возможные формы организации работы с документами. В чем достоинства и недостатки каждой из них?

2. Укажите типовые организационные структуры службы делопроизводства.

3. Каковы цели и задачи службы делопроизводства?

4. Какие основные функции выполняет служба делопроизводства?

5. Какими нормативными документами регламентируется деятельность службы делопроизводства?

6. Что закрепляется в должностных инструкциях работников службы делопроизводства?

Перечень литературы:

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): под ред. Кузнецовой Т.В., стр. 189-216

2.  ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

 

Раздел 2. Общие правила оформления документов.

Тема: Требования к оформлению реквизитов документов.

 

План:

1. Виды документов.

2. Понятие «документ» и «реквизит документа».

3. Общие требования к оформлению документов.

4. Форматы бумаги и поля.

5. Бланки документов и требования предъявляемые к ним.

6. Требования к изготовлению документов.

1. Виды документов.

Документы классифицируются:

1. Организационные (уставы, положения, правила, инструкции, штатное расписание, договора и др.).

2. Распорядительные (приказы, распоряжения, решения, указания, постановления и др.)

3. Информационно-справочные (отчеты, акты, докладные и объяснительные записки, справки, письма, телеграммы, телефонограммы, телефаксы, доклады и др.).

4. Документы по личному составу (трудовые договора, приказы по личному составу, трудовые книжки, личные карточки, автобиографии, заявления, резюме и характеристики и др.).

 

2. Понятие «документ» и «реквизит документа».

         Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

       Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

       К документу предъявляются следующие требования:

    - обеспечение юридической силой;

    - создание условий для оперативного исполнения документов;

    - возможность оперативного поиска документа;

    - возможность использовать для создания, копирования, обработки документов.

 

3. Общие требования к оформлению документов.

Под оформлением документа понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.

Основные правила оформления документов закреплены в государственных стандартах. На их основе каждое учреждение устанавливает свои требования к работе с документами в Уставе, регламентах, правилах, инструкциях. В них закрепляются правила документирования, а именно:

- права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

- состав применяемых документов;

- компетенции руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов документов;

- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов устанавливает следующий состав реквизитов:

01 – Государственный герб РФ;

02 – герб субъекта РФ;

03 – эмблема организации или товарный знак;

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)/код причины постановки на учет (КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления и издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе.

 

4. Форматы бумаги и поля.

В соответствии с действующим в настоящее время ГОСТ «Бумага. Потребительские форматы», для подготовки управленческой документации в настоящее время используются стандартные форматы бумаги. Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (148х210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики – ведомости, планы и т.д. оформляются на бумаге формата А3 (297х420).

Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа и текстом. Поля, согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, должны быть не менее:

20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее. 

 

5. Бланки документов и требования предъявляемые к ним.

Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами документа, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страница документа, для всех остальных страниц используют стандартные листы бумаги.

Бланки изготавливаются в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

В любой организации создается как минимум два вида бланков: для писем (для общения организации с внешним миром) и общий бланк (для оформления документов, используемых внутри организации).

Не допускается:

- размещение на бланке только сокращенного наименования организации; отсутствие информации о ведомственной принадлежности организационно-правовой форме;

- составление бланка на двух языках, но с различной информацией об организации;

- украшение бланка рисунками;

- размещение на бланках справочных данных, не соответствующих данным государственной регистрации;

- произвольного расположения реквизитов;

- размещения дополнительных элементов в оформлении.  

 

6. Требования к изготовлению документов.

Управленческие документы изготавливаются только на пишущих машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, без помарок и исправлений, составляться грамотно. Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал.

 

Вопросы для самооценки:

1. Какова область применения ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»?

2. Какой формат бумаги рекомендован для оформления служебных документов?

3. Назовите основные виды бланков, применяемых в учреждениях.

4. Перечислите реквизиты, входящие в состав бланка для письма.

5. В чем отличие бланка для письма от общего бланка?

6. Какие требования предъявляются к оформлению реквизитов «дата документа»?

7. Какие требования предъявляются к оформлению реквизитов «наименование организации»?

8.  Что входит в состав реквизита «Справочные данные об организации»?

9. Каков порядок адресования документа?

10. Каким образом оформляется утверждение документа?

11. Какие требования предъявляются к резолюции, каков порядок ее оформления?

12. Как оформляются приложения к документу?

13. Перечислите отметки, проставляемые на входящем документе, укажите порядок их оформления.

Перечень литературы:

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): под ред. Кузнецовой Т.В., стр. 56 – 88.

2.  ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

 

Раздел 2. Общие правила оформления документов.

Тема: Требования к тексту служебных документов.

План:

1. Требования к тексту документа.

2. Нормы официально-делового стиля.

Требования к тексту документа.

Текст – главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ.

Для рационализации составления текста документы оформляются в виде анкеты (применяются для получения определенных сведений), таблицы (применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.), связного текста или комбинации этих форм.

Этапы составления документа:

1. Уточнение целесообразности, цели документа и круг вопросов, подлежащих разрешению.

2. Изучение законодательных актов, решений правительства, регулирующих порядок решения вопросов такого рода.

3. Сбор информации по существу поставленного в документе вопроса.

4. Составляют проект документа.

В практике делопроизводства сложились общие требования, предъявляемые к текстам документа:

- Краткость изложения. Тексты писем, факсов и др. документов не должны быть больше одной страницы, сложные предложения заменяются простыми, исключаются повторения и излишние подробности.

- Безупречность в юридическом отношении. Формулировки служебных документов должны быть точными, не допускающими двоякого толкования.

- Достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе. Т.е. непредвзятое описание и оценка событий.

- Полнота информации. Предполагается, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе.

- Тон служебного письма должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным.

- Если поводом для создания документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводят его полные данные.

Например:

В соответствии с Приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.97 № 401 «Об организации учета особо ценных документов….»

При составлении текстов документов следует избегать тавтологий. Например: следует отметить следующее, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.

В служебных документах должно быть ограничено наличие профессиональных терминов, в случае если его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение. Недопустимо использовать разговорные и устаревшие слова.

Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется от третьего лица, единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.). В распорядительных документа, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица (приказываю, предлагаю, прошу).

Используются также следующие формы:

- от третьего лица, единственного числа: решил (о) (в решениях);

- от первого лица множественного числа: решили, постановили, предлагаем.

Широко применяются в служебных документах сокращенные слова и словосочетания. Рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку.  

Тексты большинства документов состоят из двух частей:

- вводной, содержащей основания или мотивы составления документа;

- основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Например: 

В январе 2006 г. институт проводит конференцию «Проблемы НДС». Будут обсуждены проблемы исчисления и уплаты данного налога.

Просим принять участие и подготовить свои предложения.

Декан факультета                                                          Р.Д. Кореневский

Или:

Прошу выделить тыс. руб. на приобретение ПК для лаборатории.

Предполагается проведение лабораторных занятий по составлению документов, редактированию текстов, организацию справочной работы. Количество ПК в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруппы студентов.

Можно составлять документы только из заключительной части:

Прошу принять меня на работу бухгалтером с 15 сентября 2006 года.

Текстовые документы должны удовлетворять требованиям, изложенным в ГОСТах 2.105-95, Р 6.30-2003.

Текстовый документ, выполняемый машинописным способом, должен иметь поля следующих размеров:

Левое – 30 мм, правое – 10 мм, нижнее – 20 мм, верхнее – 30 мм.

 Первая строка текста оформляется с абзаца. Абзацный отступ равен пяти печатных знакам или 15-17 мм. С абзаца оформляется каждая новая мысль текста.

Для лучшего восприятия текст делится на абзацы. ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив 5 печатных знаков. Тексты большого объема делят на разделы, подразделы, подпункты.

Разделы и подразделы внутри документа должны иметь заголовки. Пункты и подпункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов. Печатают их с заглавной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой.

Расстояние между заголовком и текстом должно быть равно 3-4 интервала (15 мм), а между заголовками раздела и подраздела – 2 интервала (8 мм).

Абзацы внутри подпунктов не нумеруются.

Пример:

1. Общие положения

 

1.1 Подраздел

1.1.1 Пункт

1.1.1.1 Подпункт

Для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей, цифровой материал или какие-либо иные сведения текста могут быть оформлены в таблице. Ее помещают сразу под текстом, в котором она впервые упоминается или на следующей странице. Таблицу можно разместить и в приложении. Таблицы нумеруются арабскими цифрами, сплошной нумерацией. При переносе таблицы на другую страницу название помещают только над первой частью, а над другими частями пишут слова «Продолжение таблицы» с указанием ее номера.

Графу «Номер по порядку» в таблицу не включают.