ОПД.11 Документационное обеспечение управления

ОПД.11 Документационное обеспечение управления

для специальности 030503.51 «Правоведение»

 

Челябинск

2010

ОДОБРЕНЫ На заседании предметно-цикловой комиссии «Общие гуманитарные и социально-экономические дисциплины» Протокол № 1 от 28 сентября 2010 г.	Составлены в соответствии с Государственными требованиями к минимуму содержания и уровню подготовки выпускника по специальности 030503.51 «Правоведение»
Председатель предметно-цикловой комиссии Е.А. Соколова	Заместитель директора по учебной работе И.Л. Васильева
Составитель: Е.И.Матвеева	преподаватель предметно-цикловой комиссии «Общие гуманитарные и социально-экономические дисциплины» Челябинского юридического колледжа
Рецензенты: Т.В. Осинцева	преподаватель высшей квалификационной категории предметно-цикловой комиссии «Общие гуманитарные и социально-экономические дисциплины» Челябинского юридического колледжа

 

И.В. Подорожко                зав.кадедрой общих гуманитарных и социально-экономических дисциплин МОУ ВПО «Южно-Уральского профессионального института», к.п.н., доцент

Содержание

Введение…………………………………………………………………………..	4
Правила выполнения практических работ……………………………………...	4
Общие теоретические сведения из области документационного обеспечения управления…………………………………………………………	4
Правила оформления отдельных реквизитов…………………………………..	4
Перечень практических занятий по дисциплине «Документационное обеспечение управления» специальности 030503.51 «Правоведение»…………………………………...	21
Практическое занятие № 1………………………………………………………	22
Практическое занятие № 2……………………………………………………....	25
Практическое занятие № 3………………………………………………………	30
Практическое занятие № 4………………………………………………………	43
Практическое занятие № 5………………………………………………………	47
Практическое занятие № 6………………………………………………………	48
Практическое занятие № 7………………………………………………………	51
Практическое занятие № 8………………………………………………………	55
Практическое занятие № 9………………………………………………………	57
Практическое занятие № 10……………………………………………………..	61
Практическое занятие № 11……………………………………………………..	62
Приложения
Приложение 1. Образцы оформления унифицированных форм документов……………………………………………………………………………….	63
Приложение 2. Образцы оформления организационно-распорядительной документации…………………………………………………………………………….	70
Приложение 3. Образцы оформления информационно-справочной документации……………………………………………………………………………..	76
Информационное обеспечение………………………………………………….	93

ВВЕДЕНИЕ

 

Методические рекомендации по проведению практических занятий составлены в соответствии с государственными требованиями к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников по специальности 030503.51 «Правоведение» и на основе рабочей программы по дисциплине «Документационное обеспечение управления».

Документационное обеспечение управления - это направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Целью изучения дисциплины является освоение студентами теоретических знаний и овладение практическими умениями в области документационного обеспечения управления.

В результате изучения дисциплины студент должен уметь оформлять в электронном виде документацию в соответствии с требованиями ДОУ.

Особое внимание в практической работе уделяется подготовке и оформлению организационно-распорядительной документации (ОРД), как базовому процессу в реализации всех управленческих функций и информационно-справочной документации.

Практические занятия выполняются в компьютерной аудитории с использованием ПЭВМ.

ПРАВИЛА ВЫПОЛНЕНИЯ ПРАКТИЧЕСКИХ РАБОТ

 

1. При подготовке к выполнению практической работы студентам следует:

- повторить теоретические вопросы, изложенные в методических указаниях;

- ознакомиться с техникой безопасности при работе в компьютерной аудитории;

- получить у преподавателя задание на выполнение практической работы, которое выдается после проверки теоретической подготовки студента.

2. Результатом практической работы должен быть документ, составленный по всем нормам и правилам оформления управленческих документов.

Состав реквизитов ОРД.

Правила оформления организационно-распорядительной документации регламентирует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Несмотря на то, что в стандарте описаны 30 реквизитов, необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например, «Название вида документа» и «Справочные данные об организации». Реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.

Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями соз­дания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

 

Код реквизита	Наименование реквизита
01	Государственный герб Российской Федерации
02	Государственный герб субъекта Российской Федерации
03	Эмблема предприятия, организации
04	Код организации
05	Основной государственный регистрационный номер
06	Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет
07	Код формы документа
08	Наименование организации
09	Справочные данные об организации
10	Наименование вида документа
11	Дата документа
12	Регистрационный номер документа
13	Ссылка на регистрационный номер и дату документа
14	Место составления или издания документа
15	Адресат
16	Гриф утверждения документа
17	Резолюция
18	Заголовок к тексту
19	Отметка о контроле
20	Текст
21	Отметка о наличии приложения
22	Подпись
23	Гриф согласования документа
24	Визы согласования
25	Оттиск печати
26	Отметка о заверении копии
27	Отметка об исполнителе
28	Отметка об исполнении документа и направлении в дело
29	Отметка о поступлении документа в организацию
30	Идентификатор электронной копии документа

Общие нормы и правила оформления управленческих документов.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое 10 мм - правое 20 мм - верхнее 20 мм – нижнее.

Левое поле предназначено для подшивки документов. Правое и нижнее ос­тавлено на случай износа бумаги. Верхнее - для указания страниц в многостраничных документах.

При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое - не менее 20 мм.

При составлении многостраничного документа вторая и последующая страницы нумеруются. Номер наносится на верхнем поле листа посередине. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова «страница» и знаков тире.

При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указываются в межстрочных интервалах или в пунктах:

- одинарный интервал - 12 т;

- полуторный интервал - 18 пт;

- двойной интервал - 24 пт.

Текст документа рекомендуется печатать в бланках формата А4 через 1-1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через один межстрочный интервал.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколько строк, печа­таются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Например:

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал)

Технический директор

ЗАО «ТЕРМИКА»

(межстрочный интервал)

Дата

 

Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12 пунктов (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером 12, 13, 14 пунктов через 1-2 интервала. В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.

Положение:

Название вида документа

Дата

Ссыпка на индекс входящего документа

Заголовок к тексту

Текст (если он состоит из одного абзаца)

Наименование должности в реквизите «ПОДПИСЬ»

Гриф согласования

Фамилия исполнителя и номер телефона

Заверительная надпись «ВЕРНО»

Отметка об исполнении документа

Слова ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ПОВЕСТКА ДНЯ и так далее

1 положение (5 знаков от границы левого поля):

Начало абзаца в тексте, отметка о наличии приложения

2 положение (16 знаков от границы левого поля):

Индекс исходящего документа

Дата в реквизите «Ссылка на индекс и дату входящего документа»

Расшифровка подписи

Расшифровка подписи в первом грифе согласования

Переменная информация во вводной части актов и протоколов

3 положение (24 знака):

Название вида документа в продольном штампе

Расшифровка подписи исполнителя в реквизите «Отметка об исполнении документа и направлении в дело»

4 положение (32 знака):

Номер страницы «Адресат»

5 положение (40 знаков)

Гриф ограничения доступа к документам

Гриф утверждения

Второй гриф согласования

Надпись на приложении к документам с указанием номера приложения

Идентификатор электронной копии документа

6 положение (48 знаков):

Расшифровка подписи в реквизите «Гриф утверждения»

Расшифровка подписи в реквизите «Подпись»

Отметка о поступлении документа

Отметка о контроле

7 положение (56 знаков):

Слово «Копия»

 

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ

 

Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52 часть 1, ст. 5021).

Размещение: Изображение герба рекомендуется выполнять на бланках в пре­делах квадрата со стороной 20 мм над серединой строки с наименованием органи­зации.

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Размещение: в верхней части документа над серединой наименования ор­ганизации.

Эмблема организации или товарный знак (реквизит 03) (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланках, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации.

Размещение: эмблему и товарный знак располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации автора документа. Возможно рас­положение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации слева.

Код организации (реквизит 04) проставляют по Общероссийскому клас­сификатору предприятий и организаций (ОКПО). Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

Например: ОКПО 02842708

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) (реквизит 05) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

 

Например: ОГРН 1027700380795

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

 

Например, ИНН/КПП 7708033140/771001001

Код формы документа (реквизит 07) проставляется по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

ОКУД предназначен для обеспечения учета и систематизации унифициро­ванных межотраслевых, межведомственных форм документов, разрабатываемых ведущими министерствами и ведомствами с целью сокращения количества применяемых форм документов для исключения из обращения неунифицированных форм и дублирования информации.

Код унифицированной формы документа состоит из семи знаков и кон­трольного числа (КЧ).

Унифицированная система ОРД имеет код 0200000. Например, код унифицированной формы УСТАВА организации имеет обозначение 02112312, гдеО2-класс формы документа, 11 -подкласс форм, 231 -регистрационный номер, 2 - контрольное число.

Размещение: после реквизитов 04,05,06.

Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Например:

КРОНА

 

На бланке обязательно должно указываться полное наименование органи­зации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование ука­зывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наиме­нования вышестоящей организации, над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации).

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

 

Например:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Ростовский государственный технический университет»

КРАСНОДАРСКИЙ ФИЛИАЛ

 

Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Феде­рации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от на­именования на государственном языке Российской Федерации.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации и располагают ниже на­именования на русском языке или справа.

Например:

РОССИЙСКИЙ ДЕТСКИЙ ФОНД

RUSSIAN CHILDREN ' S FUND

 

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавли­ваться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначе­нием автора документа. Автором документа могут быть организация, ее струк­турное подразделение, должностное лицо.

Справочные данные об организации (реквизит 9) включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете).

Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области);

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Справочные данные для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государст­венный язык субъекта Российской Федерации, печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При этом целесообразно использование продольного бланка.

Например:

Реквизит «Справочные данные об организации» используется для изготов­ления бланков писем. На общем бланке и на бланке конкретного документа (кроме письма) справочные данные не указывают.

Наименование вида документа (реквизит 10), составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000).

В письме наименование вида документа не указывают. Для писем указание вида документа используется только в сочетании ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.

Размещение: Этот реквизит располагают в заголовочной части документа после реквизита «наименование организации «и «справочные данные» и печатают прописными буквами от границы левого поля (АКТ, ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ) или центрировано.

Дата (реквизит 11).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для про­токолов - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой до­кумента является одна наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами например, 05.01.2005.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например, 5 января 2003 г., а также оформление даты в следующей по­следовательности: год.месяц.день.месяца.

Например, 2003.01.05. Такой способ оформления даты находит применение больших архивах, в целях удобства поиска документов.

Размещение:

- в заголовочной части;

- в тексте;

- в реквизитах «Резолюция», «Гриф утверждения», «Визы».

Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «Наименование документа» и пишется от границы левого поля.

Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из порядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер для писем дополняется индексом структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел.

Например, 1-26/90,

где 1 - индекс структурного подразделения,

ПРОТОКОЛ

27.11.2005                                                                                            №72/85

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13)

включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Реквизит "Ссыпка на регистрационный номер и дату документа" оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате по­ступившего документа.

На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом:

На № _____________ от ___________

    Размещение: под реквизитами 11,12 слева

Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения филиала

При обозначении городов Москва, Санкт-Петербург в реквизите сокращение «г» не употребляется.

Размещение: располагается ниже реквизитов «Ссыпка на регистрационный номер и дату документа» или «Регистрационный номер» и «Дата документа» по центру относительно предыдущей строки.

Адресат (реквизит 15).

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Этот реквизит оформляется на письмах, факсах.

Реквизит «Адресат» максимально может включать следующие элементы:

- наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

- наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

- указание должности получателя (в дательном падеже;

- фамилия и инициалы в (дательном падеже);

- почтовый адрес.

Размещение: располагается в правой верхней части документа в поле от 8-10 см на линейке Word.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

 

Например:

Администрации районов

Московской области

 

В состав реквизита при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и третьим адресами не указывают.

При большом количестве адресатов составляют список рассылки документов.

Если письмо адресуют организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

         

     Например:                                                      Зорину И.П.

Ул. Почтовая, д.71, кв.112,

Генеральный директор

ЗАО «Красный следопыт»

_________________ И.С.Сажин

(личная подпись)

_________________

      (дата)

 

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, прото­колом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования учреждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

 

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают. Мно­гострочный текст приложения печатают через один междустрочный интервал, при нескольких приложениях их тексты разделяют полутора интервалами.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Например:

Приложение 2

От 15.06.2008 №319

 

Допускается выражение ПРИЛОЖЕНИЕ № печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату. Регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от 14.06.2008 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

 

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес

 

Приложение к документу печатается на стандартном листе бумаги и под­писывается исполнителем или руководителем организации.

В состав реквизита «Подпись» (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер»                      личная подпись        Н.А.Федоров

 

Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Реквизит «Подпись» располагают после текста и отметки о наличии при­ложений, отступив 3-4 межстрочных интервала.

Реквизит печатают от левого поля документа.

Право подписания документов должностным лицам может быть

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составляемых комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии распределением

Председатель...

Члены комиссии...

 

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом косая черта перед наименованием должности, предлог «за», надпись от руки «Зам» не ставится.

Гриф согласования документа (реквизит 23) состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Слово СОГЛАСОВАНО печатается без кавычек прописными буквами от границы левого поля.

Размещается: Ниже реквизита «Подпись».

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют по следующей схеме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской

академии медицинских наук

От 30.10.2008 №451-805

 

или

 

СОГЛАСОВАНО

Страховой компании «Планета»

От 21.03.2008 №10

 

Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне слева и справа.

В отдельных случаях может оформляться лист согласования. На месте рек­визита «Отметка о наличии приложения» делается запись «Лист согласования прилагается».

Визы согласования документа (реквизит 24).

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например:

25.06.2008

 

Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило свое отношение к нему. Виза ставится на копии документа непосредственно у границы левого поля документа ниже грифа согласования.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

25.06.2008

 

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя и номер его телефона.

Расположение: на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

     Например:      Петров       Семенов Семен Семенович

             43 56 85      (495) 12712 12

 

При отправке документов в другой город следует дополнить номер телефона международным кодом.

Отметка об исполнителе необходима для оперативной связи адресата с составителем документа, для выяснения возникших вопросов.

Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30) служит для автоматического поиска документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу - электронной копии документа, включая имя файла и расширение.

         

     Например: D :\ДОКУМЕНТЫ\ПРИКАЗЫ\Приказ_1. d ос

 

Практическое занятие № 1

Задание: ВЫПОЛНИТЬ НА ПК РАЗЛИЧНЫЕ ВИДЫ МАШИНОПИСНЫХ РАБОТ

 

Сведения из теории

 

Для бланков документов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата - А4 и А5.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

08 - наименование организации;

14 - место составления или издания документа.

Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъек­та Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа.

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.

15-адресат;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа.

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использо­вания площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат», «Резолюция».

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, на­пример, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного под­разделения и должностного лица.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

08 - наименование организации;

10 - наименование вида документа;

14 - место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для реквизитов:

1