Терминология основных понятий делопроизводства.

Терминология основных понятий делопроизводства.

Исходные понятия.

Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».

Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеоза­писи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается науч­ная дисциплина — документоведение.

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государ­ственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно­сти учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:

• прием и первичная обработка документов;

• их предварительное рассмотрение и распределение;

• регистрация документов;

• контроль исполнения документов;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов;

• их отправка;

• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

«Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от на­правления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста — носителем информации, а I специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа?

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.

Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначени­ем как средства:

• регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

• распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

• накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

• передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латин­ского слова «документ» (documentum) - доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа».

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностные лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

• соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

• издавать документы только в пределах своей компетенции;

• соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационным номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.

Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ — это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или напи­сан без помарок и исправлений.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть и х. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий — отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты до­кумента, но не обязательно повторяет его форму.

Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образо­ванию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой — в ней находят отражение вопросы руково­дства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартиза­ции координируется государственными органами стандартизации.

Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. Например, в широком смысле типизация — это разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания ти­повых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленче­ские документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, со­кращает затраты времени на работу с документами не только дело­производственного персонала, но и всех работников управленче­ского аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.

Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определен­ной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ — за медицинские, Госу­дарственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за сис­тему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Процесс управления присущ всем организациям. Он охватывает технологический цикл, планирование, финансирование, подбор и расстановку кадров, снабжение, сбыт и т.д.

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны государственной налоговой службы, при комплексных документационных ревизиях, проводимых аудиторами.

Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно – хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве.

Основные функции документов: 

1) Документ используется в качестве средства передачи записанного во времени и пространстве.

2) Документ используется как исторический источник.

3) Документ является надежным юридическим источником и используется в качестве доказательств того, что в нем записано.

Значительная часть документации предприятий занимает переписка и обмен корреспонденцией. Документальное оформление хозяйственной деятельности предприятия позволяет специальным органам контролировать работу предприятий, а администрации – доказать правильность и обоснованность своих действий.

Все документы, имеющие научное и практическое значение, образуют единый государственный архивный фонд. Для хранения и использования документов создана сеть архивов.

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Система документации – это совокупность взаимоувязанных документов, составленных в определенной сфере деятельности. Такими системами занимаются специалисты. В настоящее время существует более 20 специализированных систем документации: Административное делопроизводство, Бухгалтерский учет, Статистический учет, Документирование в области военного дела и дипломатии, Планирование и т.д.

Административное делопроизводство характерно для любого учреждения, так как управленческая деятельность имеет место в любой организации, независимо от вида деятельности и форм собственности. Без администрации предприятие действовать не может и в силу этого административное делопроизводство является самым распространенным. Делопроизводство включает в себя составление, обработку (регистрация исполнения), переписку, хранение документов.

Система документирования должна быть простой, доступной, оперативной, ее назначение – помогать четкой и бесперебойной работе аппарата управления.     

Существует несколько классификаций документов.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Деление по типу носителя:

- бумажный;

- технический;

- оптический; 

Деление по способу и средствам документирования:

- текстовый способ;

- технический способ;

- кинодокументирование;

- фотодокументирование;

- фонодокументирование;

- документирование срествами оргтехники;

- документирование с использованием ЭВМ. 

Текстовое документирование - способ регистрации информации посредством письменности.

(средство - письмо) 

Техническое документирование - способ регистрации информации посредством письма и

графики. [средство - графика (письмо)] 

Фотодокументирование - способ регистрации визуальной информации посредством химических процессов и фототехники. (средство - фотография) 

Кинодокументирование - способ регистрации визуальной информации посредством фотографического процесса и кинотехники. (средство - кинотехника)

Фонодокументирование - способ регистрации звуковой информации посредством звукозаписи. 

Функциональное деление

Основное деление:

· управленческая функция (1);

(*далее слово "функция" будет "опускаться" с целью сокращения времени "набивания" сего документа*)

    * научно-техническая (2).

(далее упомянуты функции, относящиеся к (1), (2).

- историческая; (выражает способность документа сохранять во времени и пространстве ретроспективную информацию)

- социальная; (документ-носитель социально значимой информации)

- коммуникативная; (документ-основное средство взаимодействия)

- информативная; (любой документ содержит определенный объем информации)

- культурная; (любой документ-носитель обычаев, правил, норм, традиций, социумов)

- правовая; (имеется род документов, регламентирующих что-либо)

- управленческая; (документы созданы для регулирования правительственных процессов и взаимодействия рабочих групп)

- учетная; (документы содержат буквенно-цифровую информацию, необходимую для учета)

Функция защиты информации выражается в том, что носитель - средство ограничения доступа к конфиденциальной информации.

В свою очередь УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ФУНКЦИЯ подразделяется на:

- организационно-правовая; (документы устанавливают статус)

- распорядительная; (регулирования взаимодействия рабочих групп, распределение творческого или иного процесса)

- плановая; (организует действия)

- отчетная; (содержит информацию о результате выполнения плановых действий)

- аналитическая; (содержит результаты аналитической обработки информации)

 

Способы и средства документирования.

Средства - инструменты, при помощи которых документируют информацию.

Технический и текстовой способы документирования - самые древние способы.

Письменность является средством для текстового способа. Письменность появляется тогда, когда появляется необходимость передавать информацию через время и пространство.

Пиктографическое письмо (рисунчатое письмо) - первый этап эволюции письменности, первый способ выражения чувств. Но рисунок можно только трактовать, дословно его прочитать невозможно.

Письменность возникла в 8-м тысячелетии д.н.э. Письменность служила для передачи социального опыта потомкам, но жизненное восприятие последующего поколения меняется и затрудняется прочтение.

Логограмма или иероглифы - передача информации по средствам схем.

Слоговое письмо (Шумерское) - письмо по средствам символов, но символ обозначает не слово, а слог.

Буквенно-звуковое письмо (греческий алфавит).

Греки расчленили слово на буквы, буквы - на звуки и создали алфавит.

Знаковое письмо послужило основой стенографии - записи информации по средствам знаков.

Знак обозначает не слово, не букву, а целые фразы, устоявшиеся словосочетания.

В начале нашей эры существовали два основных алфавита - греческий и латинский.

До 6 в. н.э. славянские племена использовали черто-резовый алфавит |---|.

С 6 в. появляется протокирилица (отличается от греческого алфавита тем, что отсутствует часть букв).

На базе этого алфавита в 9-м в. появляются два алфавита - глаголица и кирилица. Глаголица стала называться вязь и использовалась как парадное письмо, для написания дорогих книг и т.д.

В развитии шрифта выделяются 3 этапа:

  1)устав (чёткая геометрия, ровные буквы)

  2)полуустав (в отличии от устава - наклонные буквы, нет чёткой   геометрии)

  3)скоропись 15-16 вв. (иногда выбрасываются гласные буквы,       сливаются слова. Самый трудночитаемуй шрифт).

Пётр I в 17 в. вводит гражданский шрифт.

В 1735, 1738, 1758 гг. - реформы Российской Академии Наук, которые модернизировали алфавит. Впервые появляется русский национальный алфавит.

Ленин издаёт декреты 1017-18 гг. о реорганизации русского языка, создаётся современный русский алфавит. В 1931 г. этот алфавит добавляют лишь двумя буквами - и,й.

До середины 19в. писменность была рукописной, затем появляются первые машинописные устройства (машины).

Технический способ документирования.

Рисовали на самих сооружениях. Рисунки содержат техническую информацию, содержат сведения о технических знаниях.

Технический рисунок возникает, когда возникает патриархальное хозяйство, он связан с характером производства, когда требуются более точные способы реализации информации.

Когда человек начинает делать что-то сам, возникает техническая информация.

Один способ - рисунок.

На Руси рисунки делали прямо на земле.

Происходит деференциация сельского хозяйства, возникают новые методы документирования. Появляются первые научные писания, метеозаписи, первые земельные планы.

Ремесленное производство - появляется потребность в описании заказов, товары на обмен - техническое описание изделия, модель или образец.

Развивается торговля. Торговцы были создателями карты. Вместе с ней появляются первые научные дневники демографического содержания.

На смену ремесленному способу производства приходит мануфактурное (серийное производство). Это производство потребовало более точного изображения самого предмета.

Конструкторская документация возникает в связи с развитием механики, судостроения, машиностроения.

В 17-18 вв. начинается типовое строительство. Появляется проект, проектная документация.

Машинный характер производства отличается от мануфактурного технологией, предполагает использование квалифицированных специалистов. Возникает технологическая документация, технологическая карта.

В производство входит наука. Появляется научная документация. Появляется госстандарт.

Вводятся различия между частной и государственной интелликтуальной собственностью.

Появляются отчёты, рецензии и заключения.

на сегодняшний день мы имеем технический комплекс научной документации, который складывался во всех сферах жизни.

Графическая документация: планы, чертежи, схемы.

Текстовая: госстандарты, технические описания, технические условия и т.д.

Картографическая: гидрографические карты, географические, геодезические и т.д.

основное средство - техническая графика.

В 4-м в. д.н.э. Евклид создаёт труд "Оптика", где впервые формулирует правила изготовления точного технического рисунка, создания рисунка на плоскости.

В 16-м в. д.н.э. римский архитектор Витрувий разрабатывает 3 способа изображения на плоскости:

  1) ихонография - изображение предмета сверху.

  2) сценография - изображение вида спереди.

  3) ортография - перспективное изображение.

Прямая перспектива - точка центра за зданием, обратная - перед.

В эпоху Возрождения изображают прямую перспективу.

В начале 17 в. появляется живописная графика.

В конце 16 в. появляется условный разрез.

В 1703 г. в России появляется поперечный разрез.

Масштаб появляется в связи с развитием торговогои военного флота.

В 17 в. Декарт и Ферма разрабатывают теорию аналитической геометрии.

Появляются методы проекционного изображения предметов.

Схематические планы заменяются чертежами, они отличаются большей точностью изображения.

В каждой отрасли возникают чертёжные мастерские (18-19в.).

  1798 г. - год рождения инженерной графики.

Французский авантюрист Гаспар Монт издал книгу "Начертательная геометрия", написанную в тюрьме.

В 19 в. разрабатывается методика рельефного изображения на плоскости (М. Ферич). Он придумал технологию изготовления документов с рельефным изображением предметов.

Создаётся компьютерная графика.

 

Лекция 2.

Как оформить распоряжение?

Распоряжение — правовой акт, издаваемый еди­нолично руководителем организации и его заместите­лями. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных воп­росов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц. Состав реквизитов распоряжения аналогичен составу таковых в приказе. Как. правило, распоряжение оформляется на чистом листе бумаги с помощью ПК в угловом варианте расположе­ния постоянных реквизитов при их минимуме.

Как оформить указание?

Указание — организационно-правовая форма уп­равленческого решения, оформляемая в виде распоря­дительного документа по вопросам методического характера, связанным с организацией исполнения при­казов, инструкций и других документов. Может изда­ваться при оформлении командирования, наложении взыскания и т. д. Право издания указания имеют руко­водители, действующие на правах единоначалия в пре­делах их компетенции.

Наиболее распространенным вариантом оформле­ния указаний является распечатка их на ПК на чистом листе бумаги с угловым расположением постоянных реквизитов. Указание может оформляться на общем бланке организации подобно приказу по основной де­ятельности.

Как оформить решение?

Решение — распорядительный документ коллеги­ального органа управления (Совет директоров АО, Уче­ный Совет и т.п.). По форме и структуре решение оформляется аналогично оформлению указания.

Как оформить постановление?

Постановление — правовой распорядительный документ, издаваемый высшими органами государ­ственной власти, комитетами и комиссиями, образуе­мыми при органах власти (административные, наблю­дательные, по делам несовершеннолетних и др.). Постановление оформляется на общем бланке.

ОФОРМЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Что собой представляет Устав организации и каковы основные требования к его содержанию и оформлению?

В состав ОРД входит организационная документация. Важнейшим из орга­низационных документов является Устав организации.

Устав является учредительным документом, устанав­ливающим правовой статус юридического лица, необ­ходимым согласно закону для его государственной ре­гистрации.

Устав разрабатывается и утверждается учредителя­ми (участниками) хозяйственных обществ, производ­ственных кооперативов и других юридических лиц. Если хозяйственное общество создается одним лицом, то это лицо и утверждает Устав. Устав производствен­ного кооператива утверждается общим собранием его членов. Устав государственного и муниципального уни­тарного предприятия утверждается уполномоченным на это государственным органом или органом местного самоуправления, а Устав казенного предприятия утверждается Правительством Российской Федерации.

Устав — это сложный и объемный документ.

Реквизиты Устава и его типичная структура:

В Устав входит следующий состав реквизитов:

— эмблема организации (при наличии таковой);

— НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ;

— справочные данные об организации;

— наименование документа — УСТАВ;

— ЗАРЕГИСТРИРОВАНО;

— гриф утверждения (УТВЕРЖДЕНО);

— текст.

Структура текста и его содержание определяются разработчиками Устава. В число обязательных разде­лов текста включаются:

1. Общие положения (определяются цели и задачи создаваемой организации).

2. Организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи).

3. Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц).

4. Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями).

5. Отчетная и ревизионная деятельность.

6. Порядок ликвидации организации.

Уставы государственных организаций утверждают­ся вышестоящими органами. Уставы муниципальных и частных предприятий утверждаются районными или городскими администрациями.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

ФУНКЦИИ

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

ПРАВА

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Зам. генерального директора (директор)

по персоналу                                      (подпись)                                           И. О. Фамилия

Юрисконсульт

(подпись)      И. О. Фамилия

00.00.0000

Какие требования предъявляются к оформлению договора (контракта)?

Договор — это документально оформленное соглашение двух и более сторон об установлении определенных отношений между ними, фиксирующее права, обязанности и ответственность договаривающихся сторон.

Договор может заключаться как между юридическими, так и юридическими и физическими лицами. Разновидностями договора являются договор купли-продажи, дог