Анализ архивного хранения кадровых документов

Введение

Практика является важнейшим элементом учебного процесса в университете. Она обеспечивает закрепление и расширение знаний, полученных при изучении дисциплин, овладение навыками практической работы, приобретение опыта работы в трудовом коллективе. Прохождение практики является одним из важнейших этапов обучения студента.

Практику я проходила в Администрации Нижнепокровского муниципального образования Перелюбского муниципального района Саратовской области.

Нижняя Покровка - село в Перелюбском районе Саратовской области. Село расположено в южной части района, на реке Камелик, до районного центра 33 км. Входит в состав Нижнепокровского сельского поселения, является его центром. Село основано в 1886 году, население 700 человек.

Администрация Нижнепокровского Муниципального Образования Перелюбского Муниципального района Саратовской области ИНН 6424000904 ОГРН 1066445001963 зарегистрировано 10.02.2006 по юридическому адресу 413764, Саратовская область, Перелюбский район, село Нижняя Покровка, улица Чапаева, 22а. Статус организации: действующая. Руководителем является глава Горбачева Тамара Николаевна (ИНН 642400064815)

Одна из главных задач администрации сельского поселения Нижняя Покровка сегодня – это увеличение собственных доходов с тем, чтобы направить их на развитие территории поселения. Администрация местного самоуправления–местная администрация, которая в соответствии с уставом муниципального образования наделяется полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации органам местного самоуправления.

 

1. Организация деятельности Администрации Нижнепокровского муниципального образования Перелюбского муниципального района Саратовской области

1.1.  Общая характеристика Администрации Нижнепокровского муниципального образования Перелюбского муниципального района Саратовской области

 

Миссия Нижнепокровской администрации – стать учреждением, которое будет пользоваться доверием у населения, и удовлетворять потребности местного сообщества в социально-культурных, коммунально-бытовых и иных услугах.

Общая цель организации – увеличение собственных доходов, средств бюджета и материальной помощи инвесторов для развития социальной инфраструктуры в поселении, а также повышение качества жизни населения.

Характерные черты администрации сельского поселения Нижняя Покровка:

Организационно и функционально обособленные органы местного самоуправления, которые располагают собственным вспомогательным аппаратом и структурными подразделениями;

Особенности в компетенции, связанной с управлением муниципальной собственности и хозяйством, исполнением местного бюджета, решением вопросов жизнеобеспечения населения;

Наделены правами юридического лица, поскольку участвуют в хозяйственных и иных гражданских правоотношениях.

Основные направления, по которым в администрации устанавливаются цели:

1.В сфере доходов:

-увеличение собственных денежных средств, получаемых от населения в виде квартплаты, платы за воду; от предприятий – в виде оказания услуг;

-сбалансированность местного бюджета;

-постоянный контроль над денежными потоками;

-привлечение средств инвесторов;

-сокращение сроков введения в эксплуатацию различных сооружений (водонапорных башен, трубопроводов и. т. д.);

-улучшение качества оказанных услуг.

2.В сфере работы с населением:

-быстрое разрешение проблем, возникающих у местного населения;

-снижение жалоб со стороны населения;

-оказание всесторонней помощи местным жителям;

-учет пожеланий и предложений.

3.В сфере работы с персоналом:

-снижение текучести кадров и соблюдение дисциплины;

-обучение персонала и повышение квалификации работников;

-усиление роли местных кадров;

-повышение привлекательности работы;

-установление рациональных связей между структурными подразделениями.

4.В сфере социальной ответственности:

-оказание помощи социально-уязвимым слоям населения;

-оказание всевозможной помощи школам, детсадам, медицинским и культурным учреждениям;

-проведения оздоровления своих работников;

-развитие социальной инфраструктуры на территории населенного пункта.

Все цели, установленные организацией являются достижимыми, реалистичными, конкретными.

Администрация поселения является постоянно действующим исполнительным органом государственной власти данного поселения.

Администрация сельского поселения Нижняя Покровка обладает правами юридического лица. Она осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством, настоящим уставом, решениями Совета. Администрацию возглавляет глава поселения.

В соответствии с Уставом сельского поселения Нижнепокровская администрация в области планирования, бюджета, финансов и учета имеет право разрабатывать проект местного бюджета, исполняет местный бюджет, составляет отчет о его исполнении; осуществляет функции эмитента ценных бумаг муниципального образования; организует выполнение планов и программ комплексного социально-экономического развития поселения. В области коммунально-бытового, торгового обслуживания населения, защиты прав потребителей администрация осуществляет следующие полномочия:

1.Организует в границах поселения электро-, тепло-, газо-, и водоснабжение, а также водоотведение и снабжение населения топливом;

2.Создает условия массового отдыха жителей поселения и организует обустройство мест массового отдыха населения;

3.Организует освещение улиц и установку указателей с наименованием улиц и номерами домов;

4.Рассматривает жалобы потребителей, консультирует их по вопросам защиты прав потребителей;

5.Обращается в суды в защиту прав потребителей (неопределенного круга потребителей).

Так же в области содержания, строительства и обустройства, автомобильных дорог, мостов и иных транспортных инженерных сооружений осуществляет содержание и строительство автомобильных дорог общего пользования, мостов и иных транспортных инженерных сооружений в границах населенных пунктов поселения, за исключением автомобильных дорог общего пользования, мостов и иных транспортных инженерных сооружений федерального и регионального значения; организует работу объектов сервиса в целях максимального удовлетворения потребностей участников дорожного движения и обеспечения их безопасности.

Полномочия администрации в области жилищных отношений заключаются в:

1.Учете муниципального жилищного фонда и контроле за использованием и сохранностью муниципального жилищного фонда, соответствием жилых помещений данного фонда установленным санитарным и техническим правилам и нормам, иным требованиям законодательства;

2.Перевод жилых помещений в нежилые помещения и нежилых помещений в жилые с учетом соблюдения требований Жилищного кодекса Российской Федерации и законодательства о градостроительной деятельности;

3.Обеспечивает содержание, строительство муниципального жилищного фонда, создает условия для жилищного строительства;

4.Предоставляет в установленном порядке малоимущим гражданам по договорам социального найма жилые помещения муниципального жилищного фонда;

5.Осуществляет расчет субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг и организует предоставление субсидий гражданам, имеющим право на их получение в соответствии с жилищным законодательством.

Нижнепокровская администрация в соответствии с Уставом поселения имеет такие полномочия в сфере регулирования земельных отношений и недропользования, как управление и распоряжение земельными участками, находящимися в муниципальной собственности; перевод земли из одной категории в другую в установленном порядке; резервирование и изымание, в том числе путем выкупа земельные участки в пределах поселения для муниципальных нужд; осуществление земельного контроля за использованием земель поселения; предоставление земельных участков, находящиеся в муниципальной собственности, в случаях, предусмотренных Земельным кодексом РФ.

Устав Нижнепокровского сельского поселения дает право администрации в области использования и охраны водных объектов на:

1.Мероприятия по обеспечению безопасности людей на водных объектах, охране их жизни и здоровья;

2.Устанавливает места, где запрещены забор воды для питьевого и хозяйственно-бытового водоснабжения, купание, плавание на маломерных плавательных средствах, водопой скота, а также определяет иные условия общего водопользования на водных объектах, расположенных на территории поселения;

3.Объявляет в установленном порядке об условиях общего водопользования или о его запрещении на водных объектах, находящихся в муниципальной собственности.

Из сказанного следует, что именно Устав сельского поселения является основным и определяющим нормативно-правовым актом в практической деятельности администрации поселения, так как Устав полно и исчерпывающе определяет весь спектр полномочий в решении вопросов местного значения.

В администрации поселения устанавливается пятидневная рабочая неделя с семичасовым рабочим днем. Начало рабочего дня с 8 часов, перерыв на обед с 12 часов по 14 часов, окончание 17 часов. Накануне предпраздничных общевыходных дней рабочий день сокращается на один час. В соответствии с законодательством о муниципальной службе, распоряжением главы администрации поселения муниципальному служащему может быть установлен ненормированный рабочий день или индивидуальный график работы. Ведение табеля учета рабочего времени осуществляет специалист администрации. Муниципальному служащему предоставляется ежегодный отпуск с сохранением замещаемой должности муниципальной службы и денежного содержания. Ежегодный оплачиваемый отпуск муниципального служащего состоит из основного оплачиваемого отпуска и дополнительных оплачиваемых отпусков.

Для эффективной работы администрации поселения используются различные виды техники и технологий, о некоторых из них и их конкретном применении я намерена более подробно рассказать.

Фактически на каждом рабочем месте установлен компьютер, его мощность и возможности определяются кругом выполняемых конкретным работником задач.

Заключение

В результате прохождения преддипломной практики в Администрации Нижнепокровского муниципального образования Перелюбского муниципального района Саратовской области мною были закреплены знания, приобретенные за время обучения в университете, и получены навыки аналитической работы в системе муниципального управления. Была проведена научно-исследовательская работа, сбор и дифференциация материалов по теме дипломного проекта. Полученные мною практические и теоретические навыки во время прохождения практики помогут написать дипломный проект.

 

Введение

Практика является важнейшим элементом учебного процесса в университете. Она обеспечивает закрепление и расширение знаний, полученных при изучении дисциплин, овладение навыками практической работы, приобретение опыта работы в трудовом коллективе. Прохождение практики является одним из важнейших этапов обучения студента.

Практику я проходила в Администрации Нижнепокровского муниципального образования Перелюбского муниципального района Саратовской области.

Нижняя Покровка - село в Перелюбском районе Саратовской области. Село расположено в южной части района, на реке Камелик, до районного центра 33 км. Входит в состав Нижнепокровского сельского поселения, является его центром. Село основано в 1886 году, население 700 человек.

Администрация Нижнепокровского Муниципального Образования Перелюбского Муниципального района Саратовской области ИНН 6424000904 ОГРН 1066445001963 зарегистрировано 10.02.2006 по юридическому адресу 413764, Саратовская область, Перелюбский район, село Нижняя Покровка, улица Чапаева, 22а. Статус организации: действующая. Руководителем является глава Горбачева Тамара Николаевна (ИНН 642400064815)

Одна из главных задач администрации сельского поселения Нижняя Покровка сегодня – это увеличение собственных доходов с тем, чтобы направить их на развитие территории поселения. Администрация местного самоуправления–местная администрация, которая в соответствии с уставом муниципального образования наделяется полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации органам местного самоуправления.

 

1. Организация деятельности Администрации Нижнепокровского муниципального образования Перелюбского муниципального района Саратовской области

1.1.  Общая характеристика Администрации Нижнепокровского муниципального образования Перелюбского муниципального района Саратовской области

 

Миссия Нижнепокровской администрации – стать учреждением, которое будет пользоваться доверием у населения, и удовлетворять потребности местного сообщества в социально-культурных, коммунально-бытовых и иных услугах.

Общая цель организации – увеличение собственных доходов, средств бюджета и материальной помощи инвесторов для развития социальной инфраструктуры в поселении, а также повышение качества жизни населения.

Характерные черты администрации сельского поселения Нижняя Покровка:

Организационно и функционально обособленные органы местного самоуправления, которые располагают собственным вспомогательным аппаратом и структурными подразделениями;

Особенности в компетенции, связанной с управлением муниципальной собственности и хозяйством, исполнением местного бюджета, решением вопросов жизнеобеспечения населения;

Наделены правами юридического лица, поскольку участвуют в хозяйственных и иных гражданских правоотношениях.

Основные направления, по которым в администрации устанавливаются цели:

1.В сфере доходов:

-увеличение собственных денежных средств, получаемых от населения в виде квартплаты, платы за воду; от предприятий – в виде оказания услуг;

-сбалансированность местного бюджета;

-постоянный контроль над денежными потоками;

-привлечение средств инвесторов;

-сокращение сроков введения в эксплуатацию различных сооружений (водонапорных башен, трубопроводов и. т. д.);

-улучшение качества оказанных услуг.

2.В сфере работы с населением:

-быстрое разрешение проблем, возникающих у местного населения;

-снижение жалоб со стороны населения;

-оказание всесторонней помощи местным жителям;

-учет пожеланий и предложений.

3.В сфере работы с персоналом:

-снижение текучести кадров и соблюдение дисциплины;

-обучение персонала и повышение квалификации работников;

-усиление роли местных кадров;

-повышение привлекательности работы;

-установление рациональных связей между структурными подразделениями.

4.В сфере социальной ответственности:

-оказание помощи социально-уязвимым слоям населения;

-оказание всевозможной помощи школам, детсадам, медицинским и культурным учреждениям;

-проведения оздоровления своих работников;

-развитие социальной инфраструктуры на территории населенного пункта.

Все цели, установленные организацией являются достижимыми, реалистичными, конкретными.

Администрация поселения является постоянно действующим исполнительным органом государственной власти данного поселения.

Администрация сельского поселения Нижняя Покровка обладает правами юридического лица. Она осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством, настоящим уставом, решениями Совета. Администрацию возглавляет глава поселения.

В соответствии с Уставом сельского поселения Нижнепокровская администрация в области планирования, бюджета, финансов и учета имеет право разрабатывать проект местного бюджета, исполняет местный бюджет, составляет отчет о его исполнении; осуществляет функции эмитента ценных бумаг муниципального образования; организует выполнение планов и программ комплексного социально-экономического развития поселения. В области коммунально-бытового, торгового обслуживания населения, защиты прав потребителей администрация осуществляет следующие полномочия:

1.Организует в границах поселения электро-, тепло-, газо-, и водоснабжение, а также водоотведение и снабжение населения топливом;

2.Создает условия массового отдыха жителей поселения и организует обустройство мест массового отдыха населения;

3.Организует освещение улиц и установку указателей с наименованием улиц и номерами домов;

4.Рассматривает жалобы потребителей, консультирует их по вопросам защиты прав потребителей;

5.Обращается в суды в защиту прав потребителей (неопределенного круга потребителей).

Так же в области содержания, строительства и обустройства, автомобильных дорог, мостов и иных транспортных инженерных сооружений осуществляет содержание и строительство автомобильных дорог общего пользования, мостов и иных транспортных инженерных сооружений в границах населенных пунктов поселения, за исключением автомобильных дорог общего пользования, мостов и иных транспортных инженерных сооружений федерального и регионального значения; организует работу объектов сервиса в целях максимального удовлетворения потребностей участников дорожного движения и обеспечения их безопасности.

Полномочия администрации в области жилищных отношений заключаются в:

1.Учете муниципального жилищного фонда и контроле за использованием и сохранностью муниципального жилищного фонда, соответствием жилых помещений данного фонда установленным санитарным и техническим правилам и нормам, иным требованиям законодательства;

2.Перевод жилых помещений в нежилые помещения и нежилых помещений в жилые с учетом соблюдения требований Жилищного кодекса Российской Федерации и законодательства о градостроительной деятельности;

3.Обеспечивает содержание, строительство муниципального жилищного фонда, создает условия для жилищного строительства;

4.Предоставляет в установленном порядке малоимущим гражданам по договорам социального найма жилые помещения муниципального жилищного фонда;

5.Осуществляет расчет субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг и организует предоставление субсидий гражданам, имеющим право на их получение в соответствии с жилищным законодательством.

Нижнепокровская администрация в соответствии с Уставом поселения имеет такие полномочия в сфере регулирования земельных отношений и недропользования, как управление и распоряжение земельными участками, находящимися в муниципальной собственности; перевод земли из одной категории в другую в установленном порядке; резервирование и изымание, в том числе путем выкупа земельные участки в пределах поселения для муниципальных нужд; осуществление земельного контроля за использованием земель поселения; предоставление земельных участков, находящиеся в муниципальной собственности, в случаях, предусмотренных Земельным кодексом РФ.

Устав Нижнепокровского сельского поселения дает право администрации в области использования и охраны водных объектов на:

1.Мероприятия по обеспечению безопасности людей на водных объектах, охране их жизни и здоровья;

2.Устанавливает места, где запрещены забор воды для питьевого и хозяйственно-бытового водоснабжения, купание, плавание на маломерных плавательных средствах, водопой скота, а также определяет иные условия общего водопользования на водных объектах, расположенных на территории поселения;

3.Объявляет в установленном порядке об условиях общего водопользования или о его запрещении на водных объектах, находящихся в муниципальной собственности.

Из сказанного следует, что именно Устав сельского поселения является основным и определяющим нормативно-правовым актом в практической деятельности администрации поселения, так как Устав полно и исчерпывающе определяет весь спектр полномочий в решении вопросов местного значения.

В администрации поселения устанавливается пятидневная рабочая неделя с семичасовым рабочим днем. Начало рабочего дня с 8 часов, перерыв на обед с 12 часов по 14 часов, окончание 17 часов. Накануне предпраздничных общевыходных дней рабочий день сокращается на один час. В соответствии с законодательством о муниципальной службе, распоряжением главы администрации поселения муниципальному служащему может быть установлен ненормированный рабочий день или индивидуальный график работы. Ведение табеля учета рабочего времени осуществляет специалист администрации. Муниципальному служащему предоставляется ежегодный отпуск с сохранением замещаемой должности муниципальной службы и денежного содержания. Ежегодный оплачиваемый отпуск муниципального служащего состоит из основного оплачиваемого отпуска и дополнительных оплачиваемых отпусков.

Для эффективной работы администрации поселения используются различные виды техники и технологий, о некоторых из них и их конкретном применении я намерена более подробно рассказать.

Фактически на каждом рабочем месте установлен компьютер, его мощность и возможности определяются кругом выполняемых конкретным работником задач.

Анализ архивного хранения кадровых документов

Архивное хранение документов – обязанность каждой организации независимо от формы собственности и типа. Закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет порядок и сроки хранения отдельных видов бумаг, требования к хранилищу и прочие нюансы.

Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

- предоставлением для архива помещения и проведением планово-предупредительного ремонта помещений;

- оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

- применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);

- созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий13.

Предъявляются требования к помещению архива. В соответствии с объемом и составом хранящихся дел архиву предоставляется отдельное здание (или часть здания), специально построенное и оборудованное или приспособленное для хранения документов. Строительство специального здания архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по специальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями. Специальные помещения для архива должны предусматриваться при строительстве административных зданий для организаций, в структуре которых действует архив. При отсутствии специального помещения для архива выделяется приспособленное помещение в административных зданиях организаций.

Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление следующих помещений для архива:

- хранилище для хранения документов;

- помещения для приема, временного хранения, акклиматизации документов;

- помещения для работы исследователей (читальный зал);

- рабочих комнат для сотрудников архива.

Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от помещений хранилищ. Помещения хранилищ, не имеющие перегородок от рабочих комнат, изолируются специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в хранилища только с разрешения заведующего архивом и в присутствии сотрудника архива.

Хранилища архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход. В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище. Наружные двери помещения архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в установленном правилами внутреннего распорядка месте.

Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.

Существуют требования к электро- и противопожарному оборудованию. В помещениях хранилищ архива прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением. По пожарной опасности помещения архивов относятся к категории «В». Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.

Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища. Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.

В архиве на видном месте вывешиваются: инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включаются все сотрудники архива, с которыми периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара. При возникновении пожара все сотрудники принимают участие в его ликвидации, выполняя ранее распределенные обязанности 3.

В хранилищах запрещается курение, применение электронагревательных приборов, хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.