Как измерить эффективность проекта

Как справедливо отмечают, управлять можно только тем, что можно измерить. И результаты, которые будут получены после завершения проекта – не единственный показатель успешности проекта. Не менее важным является то, за какое время удалось выполнить проект и с какими затратами это было связано. Это очень важный момент, поскольку ресурсы и время, как правило, ограничены, и использовать их надо бережно, то есть эффективно. А эффективность определяется как соотношение затрат и результатов.

С точки зрения руководителя, у проекта можно выделить три основных «измерения»:

§ Сроки реализации проекта. Как уже говорилось, проект имеет четкие временные рамки. В этих рамках совершаются определенные действия, последовательность которых должна привести к получению требуемого результата. Эти действия увязываются в определенный график, отклонение от которого служит признаком того, что не все идет, как положено.

§ Затраты на реализацию проекта. Вторым средством измерения проекта является бюджет, который определяет, сколько денег будет потрачено, на что и когда. Превышение бюджета – даже при условии соблюдения сроков, – свидетельствует о том, что руководитель либо недооценил трудности проекта, либо не смог организовать экономное расходование ресурсов.

§ Качество реализации проекта. Даже если соблюдены сроки и бюджет, нельзя еще сказать, что проект выполнен успешно. Требуется еще проверить, какого качества результаты были получены, т.е. соответствуют ли они целям и задачам организатора проекта.

Эти три измерения не существуют сами по себе. Они взаимосвязаны в рамках единого плана проекта и взаимно обуславливают друг друга.

Жизненный цикл проекта

Всякий проект имеет начало и окончание. Когда начинается проект? Если брать с самого начала, то жизненный цикл проекта начинается с появления идеи проекта. А далее проект проходит следующие этапы:

1. Обоснование проекта. На этом этапе формулируется идея проекта, рассчитывается его предварительная стоимость, составляется предварительный план и смета расходов, оцениваются риски. Главное, на что необходимо получить ответ на данном этапе – стоит ли браться за осуществление проекта?

2. Разработка проекта. Если принято положительное решение и проект принят к осуществлению, то следует детально спланировать все аспекты реализации проекта. На этом этапе формируется план проекта, составляется проект бюджета, распределяются обязанности и утверждаются сроки, определяются подрядчики и субподрядчики. Этот этап уже требует определенных затрат, поскольку он связан с расчетами и оценками, а также с переговорным процессом, но все же эти затраты на порядок ниже, чем затраты на следующем этапе. Завершением этого этапа считается утверждение проекта инвесторами или главным заказчиком проекта.

3. Реализация проекта. На этом этапе активность в рамках проекта достигает своего пика. Осуществляются запланированные работы, действия и операции, налаживается организация, учет и контроль за ходом процесса, производятся основная часть затрат на привлечение требуемых ресурсов. К моменту завершения этого этапа будут получены практически все запланированные результаты, которые будут готовы для передачи в руки заказчика.

4. Завершение проекта. На последнем этапе производится завершающая проверка и анализ полученных результатов, оценивается, насколько успешным был проект. Работы сворачиваются, производится окончательный расчет со всеми заинтересованными сторонами. Команду, которая работала над проектом, расформировывают и распускают.

 

ЗАНЯТИЕ 2. ВЫБОР ПРОЕКТА

 

Многие крупные и мелкие проекты нередко заканчиваются неудачей. Это очень больно сказывается на тех, кто принимал в них участие. Многие из участников проекта распрощались с вложенными в них деньгами. Для других неудача проекта обернулась крушением надежд и обесцениванием их труда. Третьи распрощались с жизнью.

Одним словом, проект – дело серьезное. И подходить к выбору проекта следует, проявляя при этом осмотрительность.

Выбирая проект, люди интересуются такими вопросами, как:

§ Во сколько обойдется этот проект?

§ Сколько людей должно в нем участвовать?

§ Где гарантия, что результаты будут получены в установленные сроки?

И так далее. Кем бы Вы ни были – инвестором, который оценивает предлагаемый проект, или автором-разработчиком проекта, – Вам следует знать, как происходит выбор проекта. В первом случае это сохранит Ваши деньги, во втором случае – поможет подобрать правильные аргументы в защиту предлагаемого проекта.

Неопределенность и риск

Неопределенность – это, пожалуй, единственная постоянная характеристика любого проекта, вне зависимости от его стоимости, масштабов и сферы деятельности. Будущее предусмотреть полностью невозможно. Мы не можем точно знать, как повернутся в будущем события. Мы можем только прогнозировать, что события с большей вероятностью пойдут одним или другим чередом. И хорошо, если мы можем уверенно предположить, что за этим событием последует такое-то следствие. Но часто и этого мы не можем утверждать. Все это создает для нас неопределенность.

Неопределенность – ситуация, в которой мы не знаем, в каком направлении будут развиваться события и к каким последствиям это приведет

В условиях, когда у нас на руках есть план проекта, утверждены бюджет и сроки, а ресурсы строго ограничены - неопределенность превращается в риск. Риск предполагает наступление такого события, последствия которого могут привести к срыву проекта или, по крайней мере, к нарушению сроков и бюджетных ограничений проекта.

Риск – это вероятность наступления какого-либо нежелательного события, следствием которого станет нарушение сроков, отклонение от бюджета или ухудшение качества продукта

Неопределенность и риск по-разному воспринимаются разными людьми. То, что для одних будет служить источником сильных отрицательных эмоций и может привести к стрессу, другими будет воспринято как возможность для самореализации и раскрытия собственных возможностей. При этом речь вовсе не идет об авантюристах или азартных игроках, которые получают адреналин, играя в рулетку или другие игры со случайным элементом. Высокая степень риска должна сопровождаться большими выгодами в случае удачной реализации проекта. Если это так, то ваш проект вполне конкурентоспособен, и вы, вероятно, сможете найти человека, который возьмется за его осуществление. Однако не все готовы брать на себя большой риск, чтобы получить большие – это личный выбор каждого.

Несмотря на то, что наличие определенной степени риска – нормальное явление для очень многих проектов, однако при разработке проекта следует непременно выявить и оценить риск. В противном случае Вам будет сложно убедить своих партнеров в том, что проект достаточно продуман.

Кроме того, Вам необходимо сделать все возможное, чтобы уменьшить степень риска при данных затратах и сроках на его реализацию. Чем меньше риск при прочих равных условиях, тем более привлекательно он будет выглядеть в глазах инвестора.

Как описать риски

Для начала Вам следует описать все риски, с которыми, по Вашему мнению, Вы можете столкнуться при реализации проекта. Для того, чтобы описать риск одной фразой, воспользуйтесь следующей формулой:

Риск =

Событие, которое может иметь место в будущем +

Вероятность возникновения этого события +

Воздействие риска на ход реализации проекта