Рассмотрим основные преимущества электронного документооборота перед бумажным.

Одним из основных принципов электронного документооборота является однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ. Зарегистрированный документ в электронном виде может направляться на рассмотрение нескольким исполнителям одновременно, в результате отсутствует необходимость в передаче сотрудникам бумажных документов, что значительно ускоряет процесс принятия решений руководителями и доведения информации до исполнителей.

Кроме того, документы не распечатываются, что существенно снижает издержки на их доставку, затраты на содержание копировально-множительного оборудования и приобретение бумаги. Хранение документов в единой базе данных позволяет избежать дублирования информации на различных носителях, обеспечивает надежное хранение данных и предотвращает утечку конфиденциальной информации.

Также использование современных технологий позволит обращаться к электронной базе документов дистанционно, что весьма удобно использовать в период командировки.

С точки зрения руководителей работу с документами можно разделить на две основные категории - принятие решений и контроль их исполнения. При принятии решений главная проблема руководителя заключается в недостатке времени для сбора необходимой информации и ее дальнейшего анализа. Система электронного документооборота (далее по тексту - СЭД) построена на автоматизированных процессах, с помощью которых время на поиск документов составляет всего несколько секунд. Система поиска позволяет находить документ, обладая минимальной информацией о нем.

Системы электронного документооборота невозможны без применения компьютерной и телекоммуникационной техники, лицензионного программного обеспечения, а также информационно-управленческих технологий. Сфера применения информационно-управленческих технологий в современной организации затрагивает широкий спектр возможностей: от обеспечения простейших функций управления до системного анализа и поддержки принятия решений. Поэтому ключевым фактором, влияющим на создание электронного документооборота, является применение информационно-управленческих технологий в системе электронного документооборота. Информационно-управленческие технологии в СЭД - это комплекс взаимосвязанных научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением документации, позволяющие решать имеющиеся у организации экономические, социальные, управленческие и коммуникативные проблемы.

Такого класса технологии направлены на снижение трудоемкости процессов использования информационных ресурсов, повышение их надежности и оперативности управления процессами. Системы электронного документооборота современной организации в современном мире включают в себя: новейшие технологии коммуникации на основе локальных и распределительных сетей, Internet; технологии обработки информации на основе ПЭВМ, специализированных рабочих мест, а также пакетов программного обеспечения; технологии обработки документации, исключающие бумагу, как основной носитель информации.

Автоматизированный поиск также может стать хорошим помощником в формировании актуальных организационно-распорядительных документов, которые являются неотъемлемой частью документооборота. Учитывая масштабы организации, количество этих документов может достигать несколько тысяч в год. С целью своевременного их исполнения возлагается контроль на должностных лиц. Однако, в деятельности организации нередко происходят изменения в штатном расписании (перевод на другую должность, увольнение) и тем самым может возникать риск неисполнения приказов, поставленных задач.

Для отслеживания таких изменений возможно предусмотреть поисковые запросы, которые позволят оперативно находить приказы, в которых участвовал работник и производить актуальные изменения.

Помимо поиска, система автоматизации документооборота дает возможность создавать связки с ранее поступившей, исходящей корреспонденцией, отмененными и действующими нормативными, организационно-распорядительными документами, что обеспечивает доступ к актуальной информации и способствует принятию верных решений. Контроль исполнения документов и поручений - один из важнейших инструментов управления, и от того, как он будет организован, зависит успех компании. СЭД упрощает процедуру контроля, автоматизируя данный процесс: возможно устанавливать напоминания о приближении срока исполнения или извещения, если срок просрочен, идентифицировать ответственного на каждом этапе исполнения документа (процесса), составлять отчеты о состоянии исполнительской дисциплины.

Программный комплекс также позволяет устанавливать несколько контрольных дат по одному документу: промежуточные - для исполнителей и плановую - для контроля руководством. Кроме того, систему контроля можно использовать в планировании деятельности организации: организовать контроль хода исполнения протоколов заседаний коллегиальных органов, перспективного, годового и квартальных планов работы.

Руководитель в любое время может быть информирован о статусе исполнения документа, обратившись к отчету исполнителя документа, и оценить результат проделанной работы, внести соответствующие корректировки.

Зачастую в исполнении документа участвуют несколько структурных подразделений (работников) и по результатам исполнения руководителю требуются их визы. На то, чтобы собрать необходимые визы на одном традиционном бумажном носителе потребуется значительное время, в случае правок, согласование может значительно затянуться. Преимущество СЭД состоит в том, что, создавая проект в электронном виде, его можно направить нескольким исполнителям и установить срок его рассмотрения. Если один из визирующих находится на удаленном расстоянии, он сможет рассмотреть документ дистанционно, при наличии замечаний, отразить их в программном комплексе.

Кроме того, удобство использования СЭД состоит в том, что при рассмотрении проекта в следующей редакции, исполнители видят документ в режиме рецензирования (изменения в тексте документа в цвете). Все это дает возможность существенно сократить время на исполнение документа, аруководителю принять окончательное решение, ознакомившись с доводами (замечаниями) структурных подразделений.

Таким образом, документооборот является порядком и путем прохождения документации по всем инстанциям с момента их создания и до архивации. Внедрение документооборота или движение первичных документов регламентировано графиком (положением) документооборота, утвержденным руководителем организации, как хозяйствующего субъекта. Электронный документооборот является единым механизмом по работе с документацией, представленной в электронном виде.

Основные принципы электронного документооборота заключаются в следующем: однократная регистрация документа; возможность одновременного выполнения операций, что способствует сохранению времени передвижения документов и значительному повышению оперативности их выполнения; непрерывность передвижения документации, позволяющая производить идентификацию ответственного за исполнение задачи на каждом процессе жизнедеятельности документа; единая база документальной информации, позволяющая полностью исключить возможность дублирования документов; эффективность организованной системы поиска документа, при помощи которой можно находить необходимый документ, используя минимальную информацию о нем; развитие системы отчетности, что в свою очередь способствует полному контролю над движением документов в процессе документооборота и принятию управленческих решений, основанных на данных отчетных документов.

Правила документооборота определяют порядок работы и учета документов, который заключается в следующем: документы, поступающие в организацию, и документы, отправляемые организацией, обрабатываются в подотчетной службе делопроизводства. Это значит, что приемка и отправка документов при документообороте проводятся централизованно; необходимость исключения беспричинного возврата документов или возврата в результате неправильного (или неполного) заполнения ответственными лицами. Документы возвращаются в обязательном порядке только для подписи (или после получения подписи); расстановка приоритетного значения документов. Документы первой важности, связанные с финансовыми обязательствами, передаются на подпись руководителю и (или) главному бухгалтеру организации, а документы второй очереди подписываются уполномоченными лицами (заместителями руководителя, начальниками отделов, инженерами); однократность регистрации, то есть документ регистрируется всего один раз; по документу должна быть вынесена резолюция с указанием срока исполнения и ответственного лица - исполнителя документа, при этом необходима точная формулировка исполняемых действий по документу.

Основой электронного документооборота является электронный документ. Понятия электронного документооборота различные. В частности: информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования; форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе; документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Таким образом, электронный документ можно определить как документированную информацию, представленную в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Юридическую значимость электронному документу придает электронная цифровая подпись, которая на территории Российской Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий: сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа; при наличии доказательств, определяющих момент подписания; подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе; электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Таким образом, можно сделать следующие выводы.

Удобство безбумажных технологий, на первый взгляд, очевидно. Но главное преимущество СЭД  состоит не только в экономии времени и средств, а в построении новой, более четкой организации бизнес-процессов компании. От внедрения СЭД получают выигрыш не только отдельные службы, но и вся организация в целом.

Организация электронного документооборота позволяет поднять на высокий уровень управление процессами в современной организации, поддержать актуальность информации за счет проведения изменений (обновлений) для всех участников организации на всех стадиях жизненного цикла документа.