Глава первая. Особенности управления документацией за рубежом

ДИПЛОМНАЯ работа

На тему

«Организация документооборота за рубежом»

 

Содержание

Введение

Глава первая. Особенности управления документацией за рубежом

1.1 Правовое регулирование управления документацией

1.2 Система международных стандартов

1.3 Нормативное регулирование электронного документооборота и управления документацией

1.3.1 Понятие документооборота, организации работы с документами. Особенности электронного документооборота

1.3.2 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в странах Европейского союза

1.3.3 Особенности управления документами и нормативное регулирование электронного документооборота в США

1.3.4 Особенности нормативного регулирования организации работы с документами в Италии

1.3.5 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота во Франции

1.3.6 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в Германии

1.3.7 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в Великобритании

1.3.8 Проблемы международного электронного документооборота

Глава вторая. Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта

2.1 Сравнительная характеристика российского и зарубежного направлений развития систем документооборота

2.2 Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в России и пути их решения

2.3 Изменение системы национальных стандартов в сфере документационного обеспечения управления как фактор интеграции России в мировое сообщество

Заключение

Список использованной литературы

Введение

 

Переход к экономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности.

Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальными исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на переход от традиционного делопроизводства, от классического деления документации «по системам» к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, особенно в государственном аппарате управления.

Одним из важных компонентов этой работы является исследование относительно нового понятия в российском документоведении – управления документацией и введение его не только в научный оборот, но и в практику.

Термин «управление документацией» широко распространен в мире. Например, в США организация, ведающая вопросами документации, носит название «Национальный архив и управление документацией» (National Archives and Records Administration). Буквальный перевод немецкого термина «Schriftgutverwaltung» означает «управление письменными документами». Английский термин «Records Management» также переводится как управление документами[1].

Особенностью современного общества является непрерывный обмен информацией. Актуальная, полная, достоверная, своевременная информация является необходимым условием успешного функционирования любой организации.

Управленческая деятельность связана с информационным обменом между субъектами и объектами управления. При отсутствии необходимой информации невозможно принятие своевременных решений, определение стратегии развития организации.

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование информационных технологий. На современном уровне их развития работа с информацией (сбор, анализ, хранение, распространение и т.д.) осуществляется быстрее, эффективнее. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в системе управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается профессионализм специалистов, занятых в управленческой деятельности[2].

Мы под управлением документацией будем понимать одно из ключевых направлений деятельности, осуществляемой в рамках документационного менеджмента организации, и включает текущее функционирование и оптимизацию подсистемы документационного менеджмента.

В процессе управления документацией организации решаются следующие основные задачи:

ü организация рационального документооборота;

ü контроль исполнения документов;

ü оперативное хранение документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный (по принадлежности организации) архив;

ü последующее хранение документов в архиве[3].

Конечной целью управления документацией является создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации в обусловленные содержанием деятельности организации сроки и с наименьшими материальными затратами.

Мы считаем, что актуальность представленной курсовой работы очевидна, т.к. для совершенствования системы документооборота в деятельности российских организаций и значительного увеличения конкурентоспособности при выборе наиболее рациональной и эффективной организации работы с документами необходимо проанализировать зарубежный опыт в данной сфере в построении законодательной базы и в непосредственном управлении документацией.

Высокая значимость и недостаточная практическая разработанность проблемы определяют несомненную новизну данного исследования.

Изучение вопросов, связанных с данной тематикой, носит как теоретическую, так и практическую значимость.

Результаты исследования могут быть использованы для разработки методики анализа «Организации документооборота за рубежом». Теоретическое значение заключается в том, что избранная для рассмотрения проблематика находится на стыке сразу нескольких научных дисциплин.

Целью курсовой работы является комплексное и системное исследование работы с документами за рубежом, изучение международной нормативной базы, использование полученных выводов для разработки и внесения предложений по совершенствованию документооборота в России.

Для достижения поставленной цели определены теоретические и научно-практические задачи:

1) изучение системы источников правового регулирования документооборота в России;

2) исследование особенностей законодательного регулирования документооборота как на международно-правовом уровне, так и на национальном;

3) анализ содержания юридических требований к электронному документообороту;

4) проведение сравнительно-правового анализа российского законодательства и нормативно-правовых актов других государств в сфере работы с документами;

5) определение роли зарубежного опыта при организации и функционировании систем документооборота в России.

Объектом исследования являются процессы, протекающие при организации и функционировании систем документооборота.

Предметом исследования является характеристика нормативного регулирования документооборота в России и за рубежом.

Анализ научных статей, учебных пособий, исследований позволяет утверждать, что интерес к зарубежному опыту работы с документами растет.

В процессе подготовки курсовой работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Делопроизводитель», «Секретарь-референт».

При написании курсовой работы использовались труды российских специалистов в области документационного обеспечения управления (А.Ю. Арнд, М.Н. Костомаров, С.Л. Кузнецов, М.В. Ларин, О.А. Романов, О.И. Рысков, Н.А. Храмцовская и др.).

Особое внимание уделено стандартам ИСО 15489-2001 «Информация и документация – Управление документацией» и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

 

Глава первая

Регистрация документа

Итальянская система регистрации была изложена в Королевском указе и мало чем отличается от других европейских систем.

Каждая категория документов, объединенная общим заголовком или темой (titolario) соответствует ряду документов в журнале регистрации (protocollo). Как правило, для каждой категории документов заводится отдельный журнал. Как и в большинстве систем регистрации, каждый документ, поступивший или созданный в канцелярии, подлежит обязательной регистрации в журнал. Зарегистрированные документы последовательно нумеруются; записи входящих и исходящих документов ведутся в журнале раздельно. Факт регистрации документа является официальным подтверждением не только самого существования документа, но и его подлинности.

При регистрации входящих документов в журнале проставляется дата получения, имя отправителя и предмет дела. При регистрации исходящих документов указывается дата создания, адресат и предмет дела. Кроме того, все документы регистрируются в журнале той канцелярии, в которую они поступают.

Наблюдательные комиссии

В большинстве центральных, региональных и провинциальных министерств государственного правительства выделяются Наблюдательные Комиссии, контролирующие исполнение правительственных программ в сфере делопроизводства. В состав наблюдательной Комиссии входят глава соответствующего министерства (или назначаемое должностное лицо), другие руководители высшего звена, а также представитель государственного архива.

Комиссии осуществляют общий административный надзор за системой делопроизводства в министерствах и ведомствах, в том числе за зданиями и иными владениями внутриведомственными и депозитных архивов. Они оценивают качество имеющихся систем хранения документов, и определяют документы, подлежащие изъятию. Подлежащие изъятию документы передаются в Министерство культурного и природного достояния, где принимается окончательное решение об их уничтожении.

Органы архивного надзора

Органы архивного надзора функционируют независимо от государственного архива и решают вопросы регионального уровня в отношении документов, находящихся в собственности частных лиц или организаций.

 

Глава вторая

Требования к системе управления документации

Можно сформулировать определенные требования к современной системе управления документации в организации.

Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.

Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

АСУД должна обеспечить интегрирование накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, объем информации, количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей[24].

 

Заключение

 

Изучив и обобщив опыт работы с документами за рубежом, мы пришли к следующим выводам:

ü международные требования в области документооборота, несмотря на то, что законодательство в различных странах-государствах неодинаково, находят свое отражение в национальных стандартах зарубежных стран и стандартах России;

ü нормативное регулирование электронного документооборота, первоначально получившего широкое распространение в США, на сегодня приобретает первостепенное значение при организации и функционировании современных систем документооборота на предприятии в развитых странах;

ü в целях обеспечения потребностей развития электронного документооборота важна выработка единообразных норм, унификация и гармонизация законодательства об электронном документообороте;

ü в России имеет место отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий, хотя за последнее десятилетие законодательство в области работы с документами существенно обновилось, но оно не в полной мере отвечает международным стандартам и рекомендациям ООН, в отличие от законодательства развитых стран. Усиление взаимного влияния национальных экономик и правовых систем требует норм российского законодательства в сфере работы с документами с тем, чтобы они соответствовали международным стандартам.

При сравнении российского и зарубежного направлений развития систем документооборота можно констатировать следующее:

1. Документооборот в России в большей части все еще остается бумажным; для России в отличие от зарубежных стран характерен чётко выраженный вертикальный характер движения документов с жесткой регламентацией маршрутов движения документов, а также наличие специальных служб для выполнения основных делопроизводственных операций.

2. Российским организациям необходимо учитывать как традиционно российские принципы работы с документами, так и прогрессивные западные для рациональной работы с документами и для повышения конкурентоспособности. Поэтому руководитель должен предъявлять особые требования к профессиональным знаниям работников, стимулируя их к активному поиску оптимальных решений, в том числе и путем обращения к международной практике.

К основным направлениям совершенствования документационного обеспечения управления в России можно отнести:

§ разработку единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией;

§ стандартизацию и унификацию документов, в том числе стандартизацию и унификацию новых информационных технологий;

§ обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа;

§ реализацию «Концепции формирования единого информационного пространства и соответствующих государственных информационных ресурсов»;

§ повышение уровня подготовленности работников аппарата управления в области основных, принципиальных положений ДОУ и архивного дела.

Совершенствование документационного обеспечения управления становится обязательным в современных условиях интеграции России в мировое информационное пространство.

 

Список использованной литературы

 

1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Госстандарт России: Издательство стандартов, 1998.

2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» – М.: Госстандарт России: Издательство стандартов, 2007.

3. ИСО 15489-2001 «Информация и документация – Управление документацией».

4. Федеральный закон от 10.02.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Справочная правовая система КОНСУЛЬТАНТ (http://www.consultant.ru).

5. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Справочная правовая система КОНСУЛЬТАНТ (http://www.consultant.ru).

6. Digital Signature Directive 1999/93/EU (28.06.99) // Official Journal of the European Communities. – 1999. – № 28.

7. Арндт, А.Ю. Электронная торговля: имплементация директив ЕС в национальное законодательство Германии, Франции и Великобритании / А.Ю. Арндт, О.А. Романов // [Электронный ресурс]. – http://www.russianlaw.net.

8. Беззубенко, Н.С. Информационное обеспечение управления: учебное пособие / Н.С. Беззубенко. – Тула, 2008.

9. Варламова, Л.Н. Новый стандарт в области делопроизводства / Л.Н. Варламова // Секретарь-референт. – 2007. – №6.

10. Костомаров, М.Н. Управление документами в США / М.Н. Костомаров // Секретарское дело. – 1996. – № 3.

11. Кошевая, И.П. Метрология, стандартизация, сертификация: Учебник / И.П. Кошевая, А.А. Канке. – М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2007.

12. Крылова, Г.Д. Основы стандартизации, сертификации, метрологии: Учебник / Г.Д. Крылова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.

13. Крюкова, Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие / Н.П. Крюкова. – М.: ИНФРА-М, 2008.

14. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова // Управление персоналом. – 2003. – № 6.

15. Ларин, М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях / М.В. Ларин // Сайт «АКДИ Экономика и жизнь». [Электронный ресурс]. – http://www.akdi.ru.

16. Ларин, М.В. Управление документацией: теория и практика / М.В. Ларин // Делопроизводитель. – 2001. – № 1.

17. Ловцов, Д.А. Проблемы правового регулирования электронного документооборота / Д.А. Ловцов // Делопроизводитель. – 2008. – № 5.

18. Персианов, В.В. Информационные системы: Учебно-методическое пособие / В.В.Персианов, Е.И.Логинова. – Тула: Издательство ТГПУ им. Л.Н.Толстого, 2008.

19. Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. – М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2005.

20. Рысков, О.И. Управление документами в европейских странах / О.И. Рысков // Делопроизводство. – 2006. – № 4.

21. Сафиуллина, З.А. Информация: ценность и оценка: Научно-практическое пособие / З.А. Сафиуллина. – М.: «Либирея-Бибинформ», 2006.

22. Смирнова, Г.Н. Методическое пособие по дисциплине «Электронные системы управления документооборотом» / Г.Н. Смирнова. – Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права – М., 2002.

23. Степанова, Е.Е. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебное пособие / Е.Е. Степанова, Н.В. Хмелевская. – М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2002.

24. Храмцовская, Н.А. Международные стандарты по делопроизводству / Н.А. Храмцовская // Секретарь-референт. – 2006. – № 12.

25. Храмцовская, Н.А. Стандарты СЭД: что подойдет России? / Н.А. Храмцовская // Секретарь-референт. – 2006. – № 4.

[1] Ларин, М.В. Управление документацией: теория и практика / М.В. Ларин // Делопроизводитель. – 2001. – № 1.

[2] Беззубенко, Н.С. Информационное обеспечение управления: учебное пособие / Н.С. Беззубенко. – Тула, 2008. – С.2.

[3] Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. – М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2005. – С.5.

[4] Рысков, О.И. Управление документами в европейских странах / О.И. Рысков // Делопроизводство. – 2006. – № 4. – С.8.

[5] Храмцовская, Н.А. Международные стандарты по делопроизводству / Н.А. Храмцовская // Секретарь-референт. – 2006. – № 12.

[6] Рысков, О.И. Управление документами в европейских странах / О.И. Рысков // Делопроизводство. – 2006. – № 4. – С.11.

[7] Храмцовская, Н.А. Стандарты СЭД: что подойдет России? / Н.А. Храмцовская // Секретарь-референт. – 2006. – № 4.

[8] ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Госстандарт России: Издательство стандартов, 1998. – П. 60.

[9] Там же.

[10] Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова // Управление персоналом. – 2003. – № 6. – С. 48.

[11] ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Госстандарт России: Издательство стандартов, 1998. – П. 59.

[12] Федеральный закон от 10.02.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Справочная правовая система КОНСУЛЬТАНТ (http://www.consultant.ru).

[13] Крюкова, Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие / Н.П. Крюкова. – М.: ИНФРА-М, 2008. – С. 92.

[14] Ловцов, Д.А. Проблемы правового регулирования электронного документооборота / Д.А. Ловцов // Делопроизводитель. – 2008. – № 5. – С. 5.

[15] Digital Signature Directive 1999/93/EU (28.06.99) // Official Journal of the European Communities. – 1999. – № 28.

[16] Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // СЗ РФ. – 2002. – № 2.

[17] Арндт, А.Ю. Электронная торговля: имплементация директив ЕС в национальное законодательство Германии, Франции и Великобритании / А.Ю. Арндт, О.А. Романов // [Электронный ресурс]. – http://www.russianlaw.net.

[18] Костомаров, М.Н. Управление документами в США / М.Н. Костомаров // Секретарское дело. – 1996. – № 3. – С. 23-25.

[19] Арндт, А.Ю. Электронная торговля: имплементация директив ЕС в национальное законодательство Германии, Франции и Великобритании / А.Ю. Арндт, О.А. Романов // [Электронный ресурс]. – http://www.russianlaw.net.

[20] Арндт, А.Ю. Электронная торговля: имплементация директив ЕС в национальное законодательство Германии, Франции и Великобритании / А.Ю. Арндт, О.А. Романов // [Электронный ресурс]. – http://www.russianlaw.net.

[21] Арндт, А.Ю. Электронная торговля: имплементация директив ЕС в национальное законодательство Германии, Франции и Великобритании / А.Ю. Арндт, О.А. Романов // [Электронный ресурс]. – http://www.russianlaw.net.

[22] Шадрин, К.А. Проблемы международного электронного документооборота / К.А. Шадрин // Информационная безопасность. – 2008. – № 1. – С.11.

[23] Персианов, В.В. Информационные системы: Учебно-методическое пособие / В.В.Персианов, Е.И.Логинова. – Тула: Издательство ТГПУ им. Л.Н.Толстого, 2008.

[24] Ларин, М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях / М.В. Ларин // Сайт «АКДИ Экономика и жизнь». [Электронный ресурс]. – http://www.akdi.ru.

[25] Варламова, Л.Н. Новый стандарт в области делопроизводства / Л.Н. Варламова // Секретарь-референт. – 2007. – №6. – С.10-12.

ДИПЛОМНАЯ работа

На тему

«Организация документооборота за рубежом»

 

Содержание

Введение

Глава первая. Особенности управления документацией за рубежом

1.1 Правовое регулирование управления документацией

1.2 Система международных стандартов

1.3 Нормативное регулирование электронного документооборота и управления документацией

1.3.1 Понятие документооборота, организации работы с документами. Особенности электронного документооборота

1.3.2 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в странах Европейского союза

1.3.3 Особенности управления документами и нормативное регулирование электронного документооборота в США

1.3.4 Особенности нормативного регулирования организации работы с документами в Италии

1.3.5 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота во Франции

1.3.6 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в Германии

1.3.7 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в Великобритании

1.3.8 Проблемы международного электронного документооборота