Структура текста – основа устного выступления

Общая логика выступления задается логикой введения и заключения письменной работы. Во введении, как уже было сказано выше рассматриваются актуальность, цели и задачи исследования, в заключении –результаты решеня поставленных целей и задач. Следовательно, общей канвой подготовки докла для защиты курсовой или дипломной является текст введения и заключения соответствующей письменной работы.

Текст основного содержания письменной работы, последовательно изложенного в соответствующих главах и параграфах, составляет содержание доклада при защите работы. Для того, чтобы содержание и выводы проведенного научного исследования были адекватно восприняты слушателями, необходимо учесть особенности восприятия слушателями устного выступления.

 

5.1.2. Особенности восприятия слушателями устной речи и методы их учета при подготовке презентации

 Во-первых, информацию человек воспринимает визуально и на слух, причем, известо, что до 70% информации им воспринимается визуально. Поэтому, доклад должен сочетать устную речь и представление иллюстративных материалов специально предназначенных для визуального (зрительного) восприятия слушателями. Для этого используется особый способ представления информации - презентация.

Презентация — это целенаправленный информационно - коммуникационный процесс, решающий задачи общественного(публичного) представления чего-либо нового, недавно появившегося, созданного.

Презентация — это обычно рекламный или информационный инструмент, позволяющий пользователю активно взаимодействовать со слушателями, добиваясь высокоэффективного восприятия ими информации путем сочетания устной речи и зрительного ряда.

Презентация обычно содержит в себе текст, иллюстрации к нему и выдержана в едином графическом стиле. Более того, по сути своей презентация – это спецально подготовленный текст по логике введения и заключения выполненной письменной работы. Этот текст, с одной стороны, представляет собой логически последовательный ряд иллюстраций (слайдов), а, с другой,- соответствующй текст комментариев к каждому слайду.

Современная компьютерная презентация представляет собой традиционную демонстрацию набора слайдов, подготовленных на компьютере и проектируемых на экран и последовательное комментирование демонстрируемых на экране слайдов в ходе устного выступления. Если, слайд — логически автономная информационная структура, содержащая различные объекты, которые представляются на общем экране монитора, листе бумаги или на листе цветной пленки в виде единой композиции. То, презентация — это набор слайдов, объединенных возможностью перехода от одного слайда к другому и хранящихся в общем файле с соответствующими письменными комментариями к каждому слайду.

Во-вторых,человеческое мышление иерархично, или, если угодно, фрактально. Пытаясь понять тему, человек выделяет несколько идей как самые главные (более 5–7 одновременно в голове не удержать, реально — 3–4). Чтобы каждую из них понять поглубже, он их разбивает на более простые под-идеи; те в свою очередь на ещё более простые идеи. И так далее. Всю иерархию идей целиком в голове не удержать, поэтому где-то она неминуемо обрезается. При этом мелкие технические подробности так и остаются непонятыми, однако, без особого ущерба для целостного восприятия всей картины. Вся эта работа производится каждым слушателем индивидуально и полуосознанно в процессе восприятия выступления. По сути дела, выступление — это передача «иерархии идей» от человека к человеку. Многие принципы ясного изложения направлены на то, чтобы передавать эту иерархию в наиболее явном виде. Слушатель не должен тратить своих ментальных усилий на «восстановление» иерархии идей из неструктурированного потока фраз. Это достигается различными техническими приёмами:

1). Название доклада на первом слайде должно отражать самую главную идею, то есть соотвествовать вершине иерархии.

2).В начале выступления желательно привести содержание доклада. Оптимально — три пункта, в каждом — три подпункта. Это структура работы, два верхних уровня иерархии. Если выступление короткое, проговаривается только верхний уровень.

3). Наиболее сложные участки выступления лучше разбивать на шаги или этапы, предваряя их очень простым слайдом со списком шагов. Например: «Предлагаемый метод заключается в выполнении трёх шагов:…» или «Есть три причины, по которым стандартный подход не оптимален. Рассмотрим каждую из них в отдельности». Если этих вспомогательных фраз не говорить, содержание доклада не изменится; однако восприниматься он будет гораздо тяжелее.

4).Важные идеи верхних уровней обязательно должны быть отражены на слайдах и сказаны словами. Если идея «проскакивает» только на слайде — это верный признак её второстепенности.

5).В течение выступления можно несколько раз сказать «основная идея в том, чтобы…». Но злоупотреблять этой фразой не стоит.

  6).Наиболее важные слова, идеи, фрагменты можно выделять цветом на слайде, чтобы они сразу бросались в глаза. Этим тоже нельзя злоупотреблять.     

7).Речь и слайды не должны совпадать, тогда презентация станет «объёмной». Речь должна быть более популярна и образна. Слайды должны содержать больше технических подробностей: формулы, схемы, таблицы, графики. В коротком выступлении в них можно «тыкать» по ходу изложения, но при этом не надо останавливаться на объяснении всех мелочей.

8).Первые же фразы должны интриговать. Например, можно сказать о том, насколько сложной или насколько важной является данная задача, или о том, насколько неожиданным будет решение — это позволит удержать внимание слушателей до конца. Но тогда концовка действительно должна оказаться нетривиальной — иначе слушатель будет разочарован.

9). После того, как достигнете совершенства по всем вышеперечисленным пунктам, научитесь смотреть людям в глаза и понимать по ходу дела, кто что не понял.

В-третьих, прежде чем приступать к подготовке презентации, необходимо определить целевую аудиторию и продолжительность выступления. От этого будет зависеть всё построение презентации. Презентация одной и той же работы на 5 минут и на полтора часа — это две разные презентации; первая не делается простым выбрасыванием слайдов из второй. Рассмотрим наиболее типичные частные случаи.

Защита (курсовой)  дипломной работы

Это наиболее короткая презентация, 5–10 минут. Необходимо сосредоточиться на постановке цели, задач и перечислении собственных результатов. Аттестационной комиссии должно стать понятно: была какая-то сложная проблема, Вы усердно поработали над её решением, и что-то удалось улучшить. Члены комиссии могут плохо разбираться в специфике и даже терминологии именно Вашей работы, поэтому не надо говорить о технических деталях. В то же время, на слайдах эти детали могут быть показаны в виде довольно сложных формул, таблиц, графиков. Рекомендуется цветом или жирным шрифтом выделять те их ключевые фрагменты, на которых Вы останавливаетесь при обсуждении. Например, Вы говорите: «в этом функционале введено штрафное слагаемое, позволяющее…». Штрафное слагаемое можно выделить цветом; но объяснять саму формулу — излишняя детализация и пустая трата драгоценного времни. Если она кого-то заинтересует, то он задаст вопрос или обратится за деталями к основному тексту работы. На защитах обязательно надо подчёркивать, что именно в работе предложено лично автором. С другой стороны, здесь не место для излишнего самовыражения. Приветствуется строгий стиль презентации (оптимально — чёрный на белом фоне) и чёткая речь без единого лишнего слова.

Защита диссертации

Кандидатская — 15–20 минут, докторская — 30–45 минут. Казалось бы, появляется время на то, чтобы остановиться на некоторых технических деталях. Однако, и объём работы существенно больше. Про каждую решённую задачу приходится говорить так же конспективно: постановка, зачем нужна, что получилось. Только в самых интересных случаях, которыми автор гордится особо, можно сказать примерно следующее: «Идея метода (доказательства, алгоритма) заключается в том, чтобы…». Чем выше ранг защиты, тем выше требования к актуальности решённых задач, новизне и нетривиальности предагаемых методов решения. Поэтому обязательно надо подчёркивать такие детали: сколько лет эта проблема оставалась открытой до Вас, какие возможности открывает её решение, во сколько раз возросло качество решения, и т.п. Разумеется, самовыражение также не приветсвуется.

Конференция

Типичное выступление на конференции занимает 20 минут. Это оптимальное время для того, чтобы рассказать об одном завершённом исследовании, успев раскрыть наиболее важные технические детали. Презентация ориентирована на подготовленного слушателя, который уже в теме. Поэтому излишняя популяризация и вступительные фразы о пользе полезного неуместны. Степень детализации должна определяться тем, сколько человек (по Вашей субъективной оценке) способны понять Ваши объяснения. Желательно, чтобы каждый слайд и каждая идея были поняты хотя бы половиной аудитории. Пара шуток в течение доклада, подчёркивающих Вашу индивидуальность и вносящих некоторое оживление, вполне уместны. Дизайн слайдов должен быть строгим; ничто не должно отвлекать от понимания сути самой работы.

Бизнес-презентация для клиента (заказчика)

Это сложный жанр, так как слушатель, скорее всего, будет максимально пристрастным. Продолжительность презентации и состав слушателей, как правило, известны заранее. Поэтому презентация должна быть максимально точно рассчитана на степень подготовленности конкретных людей. Подача материала на слайдах должна быть профессиональной с точки зрения дизайна. Диаграммы, схемы, графики и прочие виды деловой графики приветствуются. Слайды должны демонстрировать, что Ваша компания накопила огромный профессиональный опыт, рассказать о котором в одной презентации просто немыслимо. Излишнее наукообразие не привествуется. Формулы допустимы лишь в крайних случаях (например, если вы продаёте методику расчёта доходности). Речь должна быть максимально доходчивой; впечатление, что Вы хотите запутать слушателя, равносильно провалу.

Бизнес-презентация для партнёра

Продолжительность презентации — договорная. Предполагается, что слушатель настроен дружественно, и, скорее всего, будет вникать во все детали и задавать вопросы, пока не добьётся полной ясности. Хорошим тоном в этой ситуации является экономия времени Вашего партнёра. Поэтому слайды и структуру выступления необходимо тщательно продумать так, чтобы провести слушателя шаг за шагом, от простого к сложному, по всем деталям презентуемого проекта. Здесь неуместны рассуждения о пользе полезного, так как в общих вопросах партнёр, скорее всего, осведомлён не хуже Вас.

Выступление на семинаре

Стиль презентации зависит от того, сколько времени Вам выделено. Это нечто среднее между выступлением на конференции и презентацией для партнёра. Слушатель максимально дружественен. Ваша цель — добиться полного понимания у всей аудитории. Поэтому презентация должна плавно переходить от популярного введения к более сложным техническим деталям. Дизайн слайдов должен быть простым и строгим (оптимально — тёмный на белом); ничто не должно отвлекать от понимания сути работы.

В-четвертых, необходимо помнить о барьерах к взаимопониманию со слушателями и знать о методах их преодоления.

Как правило, к указанным барьерам относят:

• Претенциозность

Задача выступающего с презентацией человека — информировать, а не производить впечатление! Избегайте использования сложных формальных слов и фраз, чтобы не возвести между вами и аудиторией большую стену. Напыщенность, как правило, оказывается, недейственна, а простота изложения — это ключ к взаимопониманию.

• Банальность

В процессе создания ключевых фраз для вашего доклада, избегайте использования избитых клише и тривиальных фраз. Используйте слова, которые точно отражают ваши идеи. Ваше послание будет более действенным, если вы используете свои собственные слова и фразы.

• Жаргон

Перед тем как использовать в своей презентации корпоративный и специализированный жаргон или термины, вы должны быть уверены, что аудитория поймет, о чем вы говорите. В противном случае, ваши слова окажутся для аудитории ничем. Если использование специальных терминов и слов, которые часть аудитории может не понять, необходимо, то постарайтесь дать краткую характеристику каждому из них, когда употребляете их в процессе презентации впервые. Также можно использовать, сделанные в виде листовки «памятки», чтобы аудитория пользовалась ими в процессе презентации.

• Плохие привычки

Итак, допустим, вы сделали отличную презентацию и достойные визуальные материалы. Но может случится так, что вы стоите перед аудиторией и теряете ее с каждой минутой. Причина же может состоять в – раздражающих привычках. Хуже того, вы даже можете не подозревать, что именно стало причиной такого отторжения аудиторией. Ниже описаны самые распространенные раздражающие привычки.

"Паразиты": "э-э", "м-м".

− Эти звуки — "паразиты". Они отталкивают слушателей от самой сути презентации и сводят на "нет" ваш авторитет, как докладчика. Также они создают впечатление, что вы плохо приготовились к презентации.

Движения "паразиты".

− Игра с ювелирными украшениями (например, с цепочкой или кольцом) или с усами или бородой (у мужчин), с локонами волос (у женщин)

− Облизывание или покусывание губ

− Постоянное поправление очков

− Пощелкивание ручкой

− Позвякивание содержимым карманов

− Склонность на что-нибудь опираться

  Слишком много жестикуляций.

− Хуже отсутствия жестикуляции, может быть только ее излишек.

  Вызывающая одежда.

− К сожалению, вызывающая одежда говорит громче, чем вы.

  Безграмотность

− Орфографические ошибки говорят о вашей небрежности и несерьезности.

"Говорит и показывает Спина"!

− Постарайтесь во время презентации общаться именно со слушателями, а не с экраном, маркерной доской или флип-чартом. Если вам необходимо обратить взор к вышеуказанным вещам, то сделайте это с поворотом не более чем на 45 градусов.

Не используйте собственные пальцы в качестве указки.

  Делая презентацию, не делайте речь.

− Плохие докладчики те, кто читает непосредственно с листа. Один из самых простых способов потерять аудиторию — просто прочитать презентацию.

− Не перечитывайте демонстрируемый на слайдах текст. Слушатели способны сделать это самостоятельно. Лучше потратьте больше словесных аргументов на оживление, показываемых графиков или картинок.

Один из лучших путей предоления барьеров взаимопонимания и овладения  вниманием слушателей — это создание зрительного контакта с ними. Люди могут говорить глазами не хуже, чем словами. Зрительный контакт со слушателями поддержит внимание и интерес к вашей презентации. Суть метода — создать зрительный контакт с одним из слушателей на несколько секунд или на продолжительность фразы или мысли, а затем охватите взглядом всю аудиторию, включая ее дальние ряды. Постарайтесь, чтобы ваши глаза не скользили поверхностно по аудитории, но и не стоит слишком часто останавливать взгляд на каком-либо одном слушателе - это вряд ли можно будет назвать зрительным контактом с аудиторией.

Не перегружайте слушателей информацией. Когда вы создаете свою презентацию очень важно помнить, что аудитория нуждается в информации достаточной для принятия решения, а не в той информации, которую вы собрали за последние десять лет. Ваша презентация должна быть легкой, краткой, прямо «в точку»! Чего хочет от вас аудитория:

 Знания предмета и подготовленности к выступлению

Четко и понятно сформулированной идеи

Умения быть кратким и концентрировать внимание аудитории на обсуждаемой теме

Привязки излагаемой вами идеи к практике

Организованности

5.2. Методические рекомендации для подготовки презентаций

5.2.1. Общий порядок подготовки презентации

Курсовой (дипломной) работы

Во-первых, общей логикой доклада для защиты курсовой или дипломной работы является последовательность основных пунктов «введения» и «заключения» соответствующей письменной работы.

Во-вторых, текст основного содержания письменной работы, последовательно изложенного в соответствующих главах и параграфах, составляет содержание доклада при защите работы.

В-третьих, для того, чтобы содержание и выводы проведенного научного исследования были адекватно восприняты слушателями, необходимо подготовить презентацию. С этой целью текст письменной работы в соответствии с определенной логикой доклада следует разбить на последовательные содержательные фрагменты. Каждый из фрагментов необходимо разделить на две части. Одна часть составит основу для подготовки визуально воспринимаего слайда, а вторая –составит содержание текста для комментария к данному слайду. В результате проведенной работы получится презентация доклада, состоящая из логически упорядоченного набора слайдов и текстовых комментариев к ним.

В-четвертых, с учетом времени доклада при защите курсовой или дипломной(5-10минут) можно следующим образом распределить время на презентацию слайдов:

- первый слайд-название темы работы с указанием автора и научного руководителя;

- второй слайд – формулировка цели и задач исследования;

- с третьего слайда – изложение основных методов и результатов решения поставленных задач.

При этом, показ третьего слайда можно начать следующим высказыванием: «В соответствии с поставленными целями и задачами, процессе проведенного научного исследования получены следующие результаты…». Последующие слайды и комментарии к ним позволят в концентрированном виде развернуть основной тезис, сформулированный перед показом третьего слайда.

                5.2.2. Рекомендации при подготовке слайдов

При подготовке слайдов необходимо, во-первых, опираться на общую структуру научной презентации:

  - постановка задачи;

  - известные ранее результаты и проблемы;

  - критерии, по которым предполгается оценивать качество решения;

  - цели данной работы;

  - основные результаты автора;

  - условия и результаты экспериментов;

  - на последнем слайде — перечисление основных результатов работы.

Во-вторых, необходимо тщательно продумать содержание каждого слайда (на первых порах это можно делать вручную на бумаге), при этом важно ответить на вопросы:

- какая идея этого слайда раскрывает основную идею всей презентации?

- что будет на слайде?

- что будет говориться в качестве комментария к слайду?

- как будет сделан переход к следующему слайду?

В-третьих, следует соблюдать размерность слайда:

- один слайд = одна идея;

- одна мысль-высказывание = одна строка;

- 5-6 строк = один слайд;

- 5-6 слов = одна строка;

- один слайд = одна минута.

В-четвертых, при оформлении слайда необходимо придерживаться следующих принципов:

- темный(светлый)  текст на  светлом(темном) фоне;

- выберите цветовую схему и придерживайтесь ее;

- нумеруйте слайды;

- не увлекайтесь специальными эффектами;

- не перегружайте слайд текстом;

- графическая информация предпочтительнее.