Механическое удерживание земляных масс: Механическое удерживание земляных масс на склоне обеспечивают контрфорсными сооружениями различных конструкций...
Автоматическое растормаживание колес: Тормозные устройства колес предназначены для уменьшения длины пробега и улучшения маневрирования ВС при...
Топ:
Комплексной системы оценки состояния охраны труда на производственном объекте (КСОТ-П): Цели и задачи Комплексной системы оценки состояния охраны труда и определению факторов рисков по охране труда...
Характеристика АТП и сварочно-жестяницкого участка: Транспорт в настоящее время является одной из важнейших отраслей народного хозяйства...
Интересное:
Средства для ингаляционного наркоза: Наркоз наступает в результате вдыхания (ингаляции) средств, которое осуществляют или с помощью маски...
Влияние предпринимательской среды на эффективное функционирование предприятия: Предпринимательская среда – это совокупность внешних и внутренних факторов, оказывающих влияние на функционирование фирмы...
Уполаживание и террасирование склонов: Если глубина оврага более 5 м необходимо устройство берм. Варианты использования оврагов для градостроительных целей...
Дисциплины:
2020-11-03 | 921 |
5.00
из
|
Заказать работу |
Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется...
Если документ содержит только звуковую информацию, то он называется... а если и звуковую, и изобразительную, то... документом.
Участвуя в обмене информацией между объектами, документы выполняют... функцию.
2. Найдите ошибки в следующих предложениях:
2.1. Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей, называется личным.
2.2. Важную роль в организации управленческих процессов играет документальная информация.
2.3. Служебный документ - это документ, используемый в текущей деятельности организации.
3. Перечисленные ниже документы распределите по четырем группам:
бухгалтерские, кадровые, юридические, организационные
• приходный кассовый ордер;
• приказ о приеме на работу;
• положение о канцелярии;
• квартальный баланс;
• претензия от фирмы-партнера по качеству продукции;
• акт о нарушении трудовой дисциплины;
• должностная инструкция секретаря;
• счет-фактура;
• исковое заявление в арбитражный суд;
• приказ о премировании работника;
• положение о корпоративной культуре;
• протокол заседания аттестационной комиссии.
№ 2 Структура и реквизиты документа
Основные термины
В каждом документе, относящемся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, можно выделить три составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.
Заголовочная часть документа включает сведения об организации - авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер).
Содержательная часть документа является основной частью документа, раскрывающей его суть и назначение.
В оформляющей части документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации. Здесь располагаются также вспомогательные надписи на документах, облегчающие работу с ними.
Подготовка документа складывается из двух взаимосвязанных процессов: составления текста (или разработки таблицы, анкеты), т. е. работы над содержательной частью, и оформления документа с целью придания ему юридической силы.
Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Под оформлением документа понимается проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Реквизиты - это составные части, отдельные обязательные элементы официальных документов. Правила оформления реквизитов одинаковы для разных видов организационно-распорядительных документов.
Некоторые реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида и разновидности. К обязательным для всех ОРД реквизитам относят: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов.
Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов - наименование вида документа и место его издания.
Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (например, наименование организации, справочные данные об организации). Однако многие реквизиты в силу своих особенностей не могут быть постоянными и меняются полностью или частично (например, дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).
Отдельную группу реквизитов составляют так называемые "отметки" на служебных документах, выполняющие вспомогательные функции информационного характера (отметка о контроле, отметка об исполнителе и др.)
Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.
Документы, относящиеся к одной унифицированной системе, создаются по единой для них модели, называемой формуляром-образцом документа. Формуляр-образец устанавливает область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов.
Состав реквизитов ОРД и схемы их расположения на стандартном листе бумаги приведены в ГОСТ Р 6.30-2003 (требования ГОСТа являются рекомендательными). Б настоящее время стандарт включает 30 реквизитов.
Как правило, реквизиты документов наносятся на лицевую сторону листа бумаги. Допускается печатание реквизитов на оборотной стороне листа (например, визы согласования, отметка об исполнителе). Нежелательно двустороннее оформление документов, имеющих длительные сроки хранения. В этом случае реквизиты документа лучше печатать на лицевой стороне листа, а не поместившуюся часть документа переносить на следующий лист.
Нормативная база
1. ГОСТР 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Контрольные вопросы
1. Почему документ нужно не только составлять, но и оформлять?
2. Что понимается под юридической силой документа?
3. Связаны ли обязательные реквизиты документа с приданием ему юридической силы?
4. Зачем на документах делаются вспомогательные отметки?
5. Почему для подготовки документа необходимо изучить его формуляр?
6. Какие документы нежелательно оформлять с двух сторон листа?
№ 2 Практические задания
1. Перечисленные ниже реквизиты распределите по трем частям документа (заголовочная, содержательная, оформляющая):
1.1.код организации;
1.2.справочные данные об организации;
1.3.отметка о поступлении документа в организацию;
1.4.заголовок к тексту;
1.5.наименование вида документа;
1.6.дата документа;
1.7.текст документа;
1.8.отметка о заверении копии;
1.9.подпись.
2. Используя перечень реквизитов документов в ГОСТ Р 6.30-2003, определите, правильно ли названы перечисленные реквизиты:
2.1.Государственный герб Российской Федерации;
2.2.эмблема организации, или товарный знак,
2.3.код организации;
2.4.код формы документа;
2.5.
2.6.наименование организации;
2.7.справочные документы
2.8.регистрационный номер документа;
2.9.печать;
2.10.визы согласования документа;
2.10.идентификатор электронной копии документа.
3. Определите, какие из перечисленных реквизитов являются обязательными при оформлении документов:
3.1.ссылка на регистрационный номер и дату документа;
3.2.подпись;
3.3.отметка об исполнителе;
3.4.код организации;
3.5.отметка о наличии приложения;
3.6.дата документа;
3.7.отметка о контроле.
4. Из перечисленных реквизитов выберите постоянные:
4.1.код формы документа;
4.2.регистрационный номер документа;
4.3.справочные данные об организации;
4.4.наименование вида документа;
4.5.адресат;
4.6.наименование организации;
4.7.резолюция;
4.8.оттиск печати.
5. Используя ГОСТ Р 6.30-2003 (приложение А), укажите, какие реквизиты должны располагаться:
5.1.в правой верхней части документа;
5.2.в правой нижней части документа.
№ 3 Бланк служебного документа
Основные термины
Бланк документа
Форматы бланков
Археология об основании Рима: Новые раскопки проясняют и такой острый дискуссионный вопрос, как дата самого возникновения Рима...
Историки об Елизавете Петровне: Елизавета попала между двумя встречными культурными течениями, воспитывалась среди новых европейских веяний и преданий...
Папиллярные узоры пальцев рук - маркер спортивных способностей: дерматоглифические признаки формируются на 3-5 месяце беременности, не изменяются в течение жизни...
Эмиссия газов от очистных сооружений канализации: В последние годы внимание мирового сообщества сосредоточено на экологических проблемах...
© cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы!