Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

3.7 Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.8 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

В письме наименование вида документа не указывают.

3.9 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 1998 г. следует оформлять 05.01.98.

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 1998 г.

3.10 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.11 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

3.12 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

3.13 Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

3.14 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

                                           Минюст России

 

                                           Управление систематизации

                                           законодательства

 

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном

 падеже, например:

 

                                    АОЗТ "Болшевский текстиль"

                                    Бухгалтерия

 

                                    Старшему экономисту

                                    Николаеву А.С.

 

                                    или

 

                                    Президенту АОЗТ

                                    "Ломоносовский фарфоровый завод"

                                    Петрову В.И.

 

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в

несколько структурных подразделений одной организации, то их следует

указывать обобщенно, например:

 

                                    Администрации районов

                                    Московской области

 

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                              Всероссийский научно-исследовательский

                              институт документоведения и  архивного

                              дела

 

                              101000, Москва, Центр,

                              Милютинский пер., д.7а

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

 

                                           301264, Тульская обл.,

                                           Киреевский р-н, г.Липки,

                                           ул.Садовая, д.5, кв.12

 

                                             Калинину И.П.

 

 

3.15 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

.

                                         Утверждаю

 

                                         Генеральный директор

                                         АОЗТ "Болшевский текстиль"

 

                                         Личная подпись И.В.Сергеев

                                         12.09.97

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утверждено (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

                                                 Утверждено

 

                                                 Протокол общего

                                                 собрания акционеров

                                                 от 15.08.97 N 14

 

                                                 или

 

                                                 Утверждено

 

                                                 Приказ Председателя

                                                 Правления банка

                                                 от 30.09.97 N 82

 

 

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.16 Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

                                            Зайцевой А.В.

                                         Никитину П.С.

 

                                         Прошу подготовить проект

                                         генерального соглашения

                                         с фирмой "ХИТЭК" к 21.12.97

 

                                         Личная подпись

                                         05.11.97

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.17 Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

 

                 Приказ о создании аттестационной комиссии;

 

чего (кого)?, например:

 

                 Должностная инструкция секретаря-референта.

 

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

3.18 Отметка о контроле -- это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.19 Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

-- в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

-- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) -- решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например приказы -- распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления -- просьбу без пояснения; справки, докладные записки -- оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации -- автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

-- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

-- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

-- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

3.20 Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.

          в 1 экз.

       2. Правила подготовки и оформления документов Управления

          регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2

к приказу директора Института

от 15.06.97 N 319

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 N 02-4/156 и приложение к нему,

всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

3.21 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное -- на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Исполнительный директор     Личная                  Н.А.Федоров

АОЗТ "Партнер"              подпись

 

или:

 

Исполнительный директор     Личная                  Н.А.Федоров

                            подпись

 

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:=

 

Генеральный директор        Личная                 М.А.Медведев

                            подпись

Главный бухгалтер              Личная                 Н.И.Логинова

                            подпись

 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

 

Заместитель Министра                   Заместитель Министра

юстиции Российской Федерации           финансов Российской Федерации

 

Личная    В.М.Степанов            Личная       А.П.Миронов

подпись                                подпись

 

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

 

Председатель комиссии       Личная подпись        Н.В.Куликов

 

Члены комиссии              Личная подпись        К.М.Артемьева

                            Личная подпись        С.П.Матвеев

                            Личная подпись        В.А.Филатов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

3.22 Гриф согласования документа состоит из слова Согласовано, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Согласовано

 

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

 

Личная подпись А.Г.Грязнова

23.04.97

 

  Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф

согласования оформляют по следующей форме:

 

Согласовано

 

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.10.97 N 451-805

 

или

 

Согласовано

 

Протокол заседания

Правления страховой

компании "Планета"

от 21.06.97 N 10

 

3.23 Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости -- должность визирующего, например:

Начальник юридического отдела

 

Личная подпись В.А.Сидоров

25.11.97

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

 

Личная подпись А.С.Орлов

25.08.97

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

3.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.