Реквизит «Отметка о поступлении»

Это последний реквизит из всех, перечисленных в Инструкции. Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа. Пунктом 66 Инструкции установлено, что на документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты).

Определено, что для документов в электронном виде отметка о поступлении документа осуществляется средствами АС ДОУ (вносится в РКК документа либо в массив регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляются с помощью автоматизированной системы) и может при необходимости вноситься в текст документа. Для электронных документов отметка о поступлении проставляется в особенной части.

                            Выписка из приказа

Выписка из приказа – документ, состоящий, как правило, только из констатирующей части, которая включает в себя слово «Приказываю». Так же данная выписка может отображать несколько значимых пунктов из распорядительной части приказа.

Такой документ, как выписка из приказа может понадобиться сотруднику предприятия при необходимости начисления пенсии в органах социальной защиты или же в другие органы, иногда - вышестоящие.

Выписки из приказа бывают по личному составу и по основной деятельности. Два этих документа имеют незначительные отличии друг от друга. В выписке из приказа по личному составу отсутствует констатирующая часть, и поэтому вся необходимая информация отображается из распорядительной части приказа. Все дальнейшее оформление данной выписки совпадает с выпиской по основной деятельности.

  В случае если приказ содержит большое количество пунктов (касается большого количества работников), то в личное дело рекомендуется помещать выписку из него. Выписка - это копия части документа. Он оформляется на общем бланке, что позволяет сэкономить время на воспроизведение реквизитов бланка документа. В выписках из приказов и других распорядительных документов, а также протоколов слово «выписка» включается в название вида документа, например: «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».
Выписка отличается от других видов копий тем, что в ней воспроизводится не весь текст документа, а его часть. Например, если текст подлинника приказа состоит из пяти пунктов, то в текст выписки могут быть включены один, два, три или четыре пункта. Порядковый номер пункта в выписке будет соответствовать номеру пункта в подлиннике. Заверяется выписка согласно общим правилам заверения копий.
При оформлении выписки из приказа целиком выписывается только вся констатирующая часть, включая слово “приказываю”. Из распорядительной части выписывается один или несколько интересующих пунктов.
Выписка из приказа должна содержать следующие реквизиты:

реквизиты, используемые в общем бланке приказа (наименование предприятия, регистрационный номер документа, идентификационный номер налогоплательщика, юридический адрес предприятия, дата, а так же место составления приказа);

заголовок к документу («Выписка из приказа»);

текст документа (как правило, необходимо скопировать полностью констатирующую часть исходного документа приказа и фрагмент распорядительной части);

должность, фамилия, а так же имя и подпись лица, составившего документ (как правило, им является руководитель предприятия или же другое уполномоченное лицо);

Выписка из приказа в обязательном порядке требует своего заверения. Для этого уполномоченный работник предприятия (как правило, им является работник отдела кадров) на документе делает пометку «Верно», а так же указывается свою должность, фамилию, инициалы и дату заверения данного документа. В случае, когда данная выписка предназначается для подачи в сторонние организации и учреждения, документ требует проставления оттиска печати предприятия. Для документов, которые предназначены для использования внутри предприятия достаточно печати отдела кадров.

Выписка из приказа позволяет ее составителю передать часть текста, которая является необходимой в решении какого-либо конкретного вопроса на предприятии и, таким образом, сохранить конфиденциальность оставшейся части документа приказа, изданного руководителем предприятия.

                                      Список литературы

1. Веселов П.В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. - М., 2003.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. Громова Н.М. Основы переписки. М., 2002.

4. Дунаевский О.В. Современная условная речь. - М., 1987.

5. Кирсанова М.В, Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - М., 2008.

6. Попов А.Г. Делопроизводство: образцы документов с комментариями. - М., 2009.

7. Теппер Р.К. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру / пер. с англ. М., 2001.