Документ личного происхождения

Глоссарий

«Основные понятия, терминология в архивоведении и документоведении»

 

Выполнил:

 студент группы

 5401-460301 D

Афанасьева Д.А

                                                                                                           

                                                                                                             

                                                                                                                Проверил:

к.и.н., Санникова Н.А.

 

Самара

2020

Основные понятия, терминология в архивоведении и документоведении

Делопроизводство

Лекция: отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с письменными документами.

Стандарт: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов

2. Документационное обеспечение (управления), ДОУ

Лекция:То же, что и делопроизводство, но более современное, учитывающее новые технологии.

Стандарт: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3. Документирование

Лекция: Процесс создания и оформления документов.

Стандарт: Запись информации на носителе по
установленным правилам.

Информация документа

Лекция: информация о событиях и людях, предметах вне зависимости от формы фиксирования.

Стандарт: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

5. Реквизит документа

Лекция: обязательный элемент оформления официального документа, оформляемый в установленном порядке.

Стандарт: элемент оформления документа

Формуляр документа

Лекция: реквизиты конкретного официального документа

Стандарт: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.

Система документации

Лекция: группы документов связанны по признакам формы, сферы применения, вида, происхождения, требований к их оформлению.

Стандарт: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

Документ личного происхождения

Лекция: документ, создаваемый лицом вне его служебной деятельности.

Стандарт: документы, образовавшиеся в процессе внеслужебной жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

Электронный документ

Стандарт: Документ, информация которого представлена
в электронной форме

Средства документирования

Стандарт: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

Вид документа

Стандарт: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.

Оперативное хранение документов

Стандарт: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

Номенклатура дел

Стандарт: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

14. Документальный фонд:

Стандарт: Совокупность документов, образующихся в деятельности организаций, частных лиц, подлежащих хранению в архивах.

Дело

Стандарт: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Официальный документ

Стандарт:Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

Документированная информация

Стандарт: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

Письменный документ

Стандарт: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

Собственное определение: Документ, информация которого зафиксирована с помощью буквенных и числовых знаков.

Текстовой документ

Стандарт: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи

Изобразительный документ

Стандарт: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.

Фотодокумент

Стандарт: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений - статичных образов

Аудиозвизуальный документ

Стандарт: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.

Видеодокумент

Стандарт: Аудиовизуальный документ, созданный способом
видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно
расположенных изображений - динамичных образов.

Кинодокумент

Стандарт: Изобразительный или аудиовизуальный документ,
созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом,
фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных
изображений - динамичных образов.

Фонодокумент

Стандарт: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую
информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Служба делопроизводства

Стандарт: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

Информационные технологии

1) Процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов. (Базовая модель угроз безопасности персональных данных при их обработке, в информационных системах персональных данных (выписка).

2) Программы вычислительных средств, выполняющие сбор, накопление, хранение, поиск, обработку и выдачу данных (информации). (ГОСТ Р 53622-2009: Информационные технологии. Информационно-вычислительные системы. Стадии и этапы жизненного цикла, виды и комплектность документов).

28. Носитель (документированной) информации:

Стандарт: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

Графический документ:

Стандарт: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

30. Автор документа:

Стандарт: Организация, должностное лицо или частный индивид, создавшие документ.

Подлинный документ

Стандарт: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Собственные правки: Документ авторство, время и место создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем подтверждены и не подлежат оспариванию.

33. Подлинник документа:

Стандарт: Первый или единственный экземпляр документа.

Дубликат документа:

Стандарт: Повторный экземпляр подлинника документа.

35. Копия документа:

Стандарт: Экземпляр документа, воспроизведенный с помощью копировальных технологий, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, без заверения не имеющий юридической силы.

36. Электронная копия документа:

Стандарт: Копия документа, созданная в электронной форме.

37. Выписка из документа:

Стандарт: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

38. Бланк документа:

Стандарт: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Собственные поправки: Материальный или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа, оформленный в установленном порядке.

Оформление документа:

Стандарт: Проставление на документе необходимых реквизитов.

41. Согласование документа:

Стандарт: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

Архивное дело

Стандарт: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

44. Архивохранилище (НРК архив)

Стандарт: Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

Государственный архив

Стандарт: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Муниципальный архив

Стандарт: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

47. Профиль архива:

Стандарт: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.

 

 

48. Архивный фонд:

Стандарт: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

49. Архивный фонд Российской Федерации:

Стандарт: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов в РФ, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.

50. Архивный фонд личного происхождения:

Стандарт: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

56. Архивная коллекция:

Стандарт: Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.

Учебник: Архивная коллекция — комплекс отдельных документов и дел исторического, научного, политического, правового, народнохозяйственного, социального, культурного или иного значения, образовавшихся в результате деятельности различных учреждений или лиц и объединенных по тематическому, номинальному, хронологическому, географическому или другому признаку. Архивные коллекции отличаются от архивных фондов прежде всего тем, что между составляющими коллекцию документами существует только логическая связь. (Раскин Д.И. Методика и практика архивоведения. М., 2018)

57. Фондообразователь:

Стандарт: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.

58. Обеспечение сохранности документов:

Стандарт: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.
59. Страховой фонд архивных документов

Стандарт: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.

60. Фонд пользования (архива):

Стандарт: Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.

61. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации:

Стандарт: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

62. Учет архивных документов:

Стандарт: Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

Комплектование архива

Стандарт: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

67. Источник комплектования архива:

Стандарт: Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

68. Документ архивного фонда Российской Федерации:

Стандарт: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

69. Особо ценный документ архивного фонда РФ:

Стандарт: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

 

Уникальный документ

Стандарт: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.

Архивная выписка

Стандарт: Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

Список источников:

1. Базовая модель угроз безопасности персональных данных при их обработке, в информационных системах персональных данных (выписка) [Электронный ресурс] URL: https://normativ.kontur.ru/document?moduleId =1&documentId=204882 (Дата обращения: 12.04.2020).

2. ГОСТ Р 53622-2009: Информационные технологии. Информационно-вычислительные системы. Стадии и этапы жизненного цикла, виды и комплектность документов [Электронный ресурс] URL: http://docs.cntd.ru/document/1200080849 (Дата обращения: 12.04.2020).

3. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Электронный ресурс] URL: http://docs.cntd.ru/ document/1200108447 (Дата обращения: 12.04.2020).

4. Раскин Д.И. Методика и практика архивоведения. М., 2018.

 

 

Глоссарий

«Основные понятия, терминология в архивоведении и документоведении»

 

Выполнил:

 студент группы

 5401-460301 D

Афанасьева Д.А

                                                                                                           

                                                                                                             

                                                                                                                Проверил:

к.и.н., Санникова Н.А.

 

Самара

2020

Основные понятия, терминология в архивоведении и документоведении

Делопроизводство

Лекция: отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с письменными документами.

Стандарт: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов

2. Документационное обеспечение (управления), ДОУ

Лекция:То же, что и делопроизводство, но более современное, учитывающее новые технологии.

Стандарт: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3. Документирование

Лекция: Процесс создания и оформления документов.

Стандарт: Запись информации на носителе по
установленным правилам.

Информация документа

Лекция: информация о событиях и людях, предметах вне зависимости от формы фиксирования.

Стандарт: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

5. Реквизит документа

Лекция: обязательный элемент оформления официального документа, оформляемый в установленном порядке.

Стандарт: элемент оформления документа

Формуляр документа

Лекция: реквизиты конкретного официального документа

Стандарт: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.

Система документации

Лекция: группы документов связанны по признакам формы, сферы применения, вида, происхождения, требований к их оформлению.

Стандарт: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

Документ личного происхождения

Лекция: документ, создаваемый лицом вне его служебной деятельности.

Стандарт: документы, образовавшиеся в процессе внеслужебной жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

Электронный документ

Стандарт: Документ, информация которого представлена
в электронной форме

Средства документирования

Стандарт: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

Вид документа

Стандарт: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.