Роль переговорного процесса в деловом общении.

Особенности общения на разных стадиях переговоров.

Деловые переговоры – это форма общения между партнерами, которые пытаются совместно решить проблему, рассматривая интересы обоих сторон.

1.Стадия подготовки переговоров предусматривает осуществление следующих этапов.

Этап 1.1. Выбор средств ведения переговоров

На этом этапе выявляются совокупность различных подходов или процедур переговоров, средства, которые будут задействованы при их осуществлении; определяются посредники, арбитраж, суд и др., способствующие решению проблемы; выбирается для обеих сторон подход.

Этап 1.2. Установление контакта между сторонами. На этом этапе:

- устанавливается контакт по телефону, факсу, электронной почте;

- выявляется желание вступить в переговоры и скоординировать подходы к проблеме;

- устанавливаются отношения, для которых характерны взаимное согласие, доверие, уважение, часто взаимные симпатии, настроенность на одну волну, развивается переговорное взаимодействие;

- договариваются об обязательности процедуры переговоров;

- договариваются о подключении к переговорам всех заинтересованных сторон.

Этап 1.3. Сбор и анализ необходимой для переговоров информации. На этом этапе:

- выявляются, собираются и анализируются соответствующие сведения о людях и существе дела, имеющие отношение к предмету переговоров;

- проверяется точность данных;

- минимизируется вероятность негативного влияния недостоверных или недоступных данных;

- выявляются основные интересы всех участвующих в переговорах сторон.

Этап 1.4. Разработка плана переговоров. На этом этапе:

- определяются стратегия и тактика, которые способны привести стороны к соглашению;

- выявляется тактика, соответствующая ситуации и специфике спорных вопросов, которые будут обсуждаться.

Этап 1.5. Формирование атмосферы взаимного доверия. На этом этапе:

- ведется психологическая подготовка к участию в переговорах по основным спорным вопросам;

- подготавливаются условия для восприятия и понимания информации и минимизируется эффект влияния стереотипов;

- формируется атмосфера признания сторонами законности спорных вопросов;

- создается обстановка доверия и эффективной коммуникации.

Стадия достижения согласия включает следующие этапы.

Этап 3.1. Выявление вариантов для соглашения. На этом этапе:

- осуществляется подробное рассмотрение интересов обеих сторон;

- устанавливается связь между интересами и имеющимися вариантами решения проблемы;

- оценивается эффективность выбираемых вариантов решений.

Этап 3.2. Окончательное обсуждение вариантов решений. На этом этапе:

- выбирается один из имеющихся вариантов; посредством уступок сторонами и происходит движение сторон навстречу друг другу;

- формируется более совершенный вариант на основе выбранного;

- происходит процесс формулирования окончательного решения;

- стороны работают над процедурой достижения основного соглашения.

Этап 3.3. Достижение формального согласия. На этом этапе:

- достигается согласие, которое может быть представлено в виде юридического документа (договора, контракта);

- обговаривается процесс выполнения договора (контракта);

- разрабатываются возможные пути преодоления вероятных препятствий в ходе выполнения договора (контракта);

- предусматривается процедура контроля за его выполнением;

- договоренности придается формализованный характер и разрабатываются механизмы принуждения и обязательств: гарантии выполнения, справедливость и беспристрастность контроля

Роль переговорного процесса в деловом общении.

    Переговоры, ранее составляющие значительную часть профессиональной деятельности узкого круга политических деятелей, теперь, по мере того, как наше общество становится все более открытым, — неотъемлемый атрибут жизни значительно большего числа лиц и организаций.

    Перелом в исследовании переговорного процесса наступил в 50-70- годы ХХ века. И лишь в последние двадцать лет изучение переговоров было поставлено на систематическую научную основу. На сегодняшний день наука располагает значительной теоретической базой исследования переговорного процесса.

Переговоры как образ мышления жизни характерны не для всех социально экономических и политических моделей общества. Если говорить о государственных масштабах, то переговоры исключительная форма взаимодействия на высоких межгосударственных уровнях. Во внутригосударственных структурах как правило, действуют приказы.

 Переговоры являются формой взаимодействия деловых партнёров для достижения соглашения, когда стороны взаимодействия имеют совпадающие или противоположные интересы.

Целью проведения любых переговоров является поиск и достижение совместного решения, договорённостей, удовлетворяющего интересам всех участников переговоров,твыраженных в письменном виде (заключение договоров, сделок, контрактов).

Главная функция любых переговоров – совместное обсуждение и совместное решение спорных проблем путем принятия договоренностей (соглашений). Наряду с главной функцией они могут выполнять и другие функции, выбор и сочетание которых зависят от целей, которые ставят перед собой участники переговоров.

Большинство исследователей выделяет следующие основные функции переговоров:

• информационно-коммуникативную;

• регуляционную;

• пропагандистскую;

• функция решения собственных задач;

Информационная функция заключается в том, чтобы выяснить точку зрения на ту или иную проблему другой стороны, дать информацию о своих интересах и проблемах.

Задача коммуникативной функции – налаживание каналов связи, обмен точками зрения. Информационная и коммуникативная функция часто переплетаются, реализуются одновременно, что и позволяет формулировать их как единую информационно- коммуникативную функцию.

Смысл регуляционной функции - осуществление регуляции и контроля действий участников переговоров. Эта функция чаще всего реализуется на стадии проверки выполнения достигнутых договоренностей.

Пропагандистская функция заключается в воздействии на общественное мнение, формировании общественного мнения с целью разъяснения своей позиции, оправдания своих действий или бездействия в той или иной ситуации, привлечения союзников или обвинения другой стороны. Осуществляется данная функция с помощью разнообразных способов общения со средствами массовой информации – пресс-конференции, брифинги, пресс-релизы, выступления по телевидению и радио. 

Хорошая подготовка к переговорам – залог их успешного проведения. Необходимо знать всё о будущих переговорах, прежде чем их начинать. Здесь следует

отметить два момента:

1) изучения предмета переговоров;

2) сбор информации о человеке, с которым вы будете вести переговоры.

Очень важный вопрос- выбор места для переговоров, например, если обе стороны настаивают, что переговоры должны проводиться только в их офисе – сдвинуть процесс будет практически невозможно. Собственный кабинет наиболее предпочтительное место для переговоров: все необходимые данные у вас под рукой, всегда будут находиться рядом.

    Размещение в пространстве участников переговоров – это также вопрос исключительной важности. Здесь можно рассмотреть следующие рекомендации: садитесь рядом с человеком, с которым вам будет необходимо консультироваться, не привлекая внимания прочих участников переговоров; садитесь напротив того человека, с которым во время переговоров у вас будет наибольшее противостояние; продумайте, кто должен сидеть ближе всего к входной двери, кто вблизи телефона; если вы ведёте переговоры в кабинете своего начальника, вам не следует садиться на то место, в котором вы обычно выслушиваете его указания; участники переговоров должны слышать друг друга, место не должно быть шумным.

    Практически все исследователи переговорного процесса выделяют три основных этапа в процессе переговоров:

• начальный;

• дискуссионный;

• заключительный.

    Хотя четко выделить рамки каждого этапа в процессе конкретных переговоров зачастую невозможно, возможно их переплетение, перетекание одного в другой, тем не менее, каждый элемент переговорного процесса имеет свои задачи, позволяющие отделять их друг от друга.

Задача первого этапа переговоров – взаимное исследование, уточнение позиций, точек зрения, интересов сторон. На первом этапе стороны излагают собственные позиции, вносят предложения, предоставляют необходимые разъяснения по этим предложениям и выслушивают информацию о позициях другой стороны.

На этом этапе и осуществляется наиболее полно информационно-коммуникативная функция переговоров. Стороны ставят «диагноз» и пытаются найти «общий язык», то есть стараются получить как можно больше информации об интересах друг друга и найти точки соприкосновения в позициях.

Задача второго этапа – обсуждение и аргументация вариантов решения обсуждаемой проблемы, то есть собственно дискуссия. Стороны пытаются убедить друг друга в целесообразности принятия их вариантов или предложений, используя различные тактические приемы. Второй этап занимает больше времени и обычно самый сложный для участников переговоров. Иногда на этом этапе переговоры могут закончиться вследствие разногласий между участниками. При наличии доброй воли и настойчивости в достижении соглашения главным итогом второго этапа становиться определение рамок («обшей формулы») будущего решения (соглашения), что дает возможность перехода к третьему этапу.

Задача третьего этапа – согласование позиций и разработка договоренностей (итоговых документов). Согласование позиций, по мнению ряда исследователей, оптимально в два приема: выработка «общей формулы» и разработка деталей соглашения. После определение рамок соглашения начинается работа над текстом соглашения. Текст обсуждается и редактируется.

В реальной переговорной практике последовательность этапов переговоров не всегда соблюдается.