Тема: Использование различных возможностей динамических (электронных) таблиц для выполнения учебных заданий из различных предметных областей

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 17

Тема: Использование различных возможностей динамических (электронных) таблиц для выполнения учебных заданий из различных предметных областей

ЦЕЛЬ РАБОТЫ: освоить основные приёмы работы с табличным процессором MS Excel, научиться создавать электронные таблицы, вводить и редактировать данные, использовать в таблице формулы

ВОПРОСЫ ПОДГОТОВКИ К РАБОТЕ

Что называется табличным процессором? Приведите примеры.

Перечислите функции табличных процессоров.

Назовите области применения табличных процессоров.

ЗАДАНИЕ.

1)    Создать таблицы ведомости начисления заработной платы за два месяца на разных листах электронной книги, произвести расчёты, форматирование, сортировку и защиту данных

Порядок работы:

1. Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и создайте электронную книгу.

2. Создайте таблицу расчёта заработной платы по образцу (см рис)

Введите исходные данные – Табельный номер, ФИО и Оклад, %Премии =27%, % удержания = 13%

ВЕДОМОСТЬ НАЧИСЛЕНИЯ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

за октябрь 2012 г

Табель-ный номер Фамилия И. О. Оклад (руб) Премия (руб) Всего начислено (руб) Удержания (руб) К выдаче (руб)

 

 

 

27%

 

13%

 

200

Петров И.Л.

6500,00

 

 

 

 

201

Иванова И.Г.

6850,00

 

 

 

 

202

Степанов А.Ш.

7200,00

 

 

 

 

203

Шорохов С.М.

7550,00

 

 

 

 

204

Галкин В.Ж.

7900,00

 

 

 

 

205

Портнов М.Т.

8250,00

 

 

 

 

206

Орлова Н.Н.

8600,00

 

 

 

 

207

Стёпкина А.В.

8950,00

 

 

 

 

208

Жарова Г.А.

9300,00

 

 

 

 

209

Стольникова О.Д.

9650,00

 

 

 

 

210

Дрынкина С.С.

10000,00

 

 

 

 

211

Шпаро Н.Г.

10350,00

 

 

 

 

212

Шашкин Р.Н.

10700,00

 

 

 

 

213

Стелков Р.Х.

11050,00

 

 

 

 

 

Всего

 

 

 

 

 

Максимальный доход:

Минимальный доход:

 

Средний доход:

 

 

 

Примечания: Выделите отдельные ячейки для значений % Премии(D4) и % Удержания (F4). Произведите расчёты во всех столбцах таблицы.

3. Рассчитайте итоги по столбцам, а также максимальный и минимальный и средний доходы по данным колонки «К выдаче» (с помощью Автосуммы или Функции-категория - Статистические функции)

4. Переименуйте ярлычок Листа 1, присвоив ему имя «Зарплата октябрь»

5. Скопируйте содержимое Листа «Зарплата октябрь» на новый лист. Можно воспользоваться командой Переместить – Скопировать.

6. Присвоить скопированному листу имя «Зарплата ноябрь». Исправьте название месяца в названии таблицы. Измените значение Премии на 32%. Убедитесь, что программа произвела пересчёт формул.

7. Между колонками «Премия» и «Всего начислено» вставьте новую колонку «Доплата» (Вставка/Столбец) и рассчитайте значение доплаты по формуле Доплата = Оклад * %Доплаты. Значение Доплаты примите равным 5%.

8. Измените формулу для расчёта значений колонки «Всего начислено».

                      Всего начислено = Оклад + Премия + Доплата

9. проведите условное форматирование значений колонки «К выдаче». Установите формат вывода значений между 7000 и 10000 – зелёным цветом шрифта; меньше 7000- красным; больше или равно 10000 – синим цветом шрифта. (Формат/ условное форматирование)

10. Проведите сортировку по фамилиям в алфавитном порядке по возрастанию.

11. Поставьте в ячейке (D3) комментарии: «Премия пропорциональна окладу» (Вставка/Примечание). При этом в правом верхнем углу появится красная точка, которая свидетельствует о наличии примечания.

12. Защитите лист «Зарплата ноябрь» от изменений. (Сервис/Защита/Защитить лист) Задайте пароль на лист. Убедитесь, что лист защищён и невозможно удаление данных. Снимите защиту листа.

13. Сохраните созданную электронную книгу под именем «Зарплата» в своей папке.  

 

 СОДЕРЖАНИЕ ОТЧЕТА

Название, цель работы, задание практической работы.

Условие задания своего варианта и его решение.

Ответ на контрольные вопросы.

 Вывод о практической работе.

 

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

 

1. Назовите функции MS Excel?

2. Объясните понятие формат ячеек?

3. Какие типы данных вы знаете?

4. Как можно скрыть (отобразить) столбец?

5. Как можно объединить ячейки?

6. Что такое относительная и абсолютная адресации?

7. Что такое  Автозаполнение?

 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ К ПРАКТИЧЕСКОЙ РАБОТЕ

Введение в Excel

Excel – табличный процессор, входящий в комплект Microsoft Office и предназначенный для обработки информации, представленной в табличной форме. Excel специализирован для выполнения вычислений с табличными данными и имеет большое количество встроенных функций для математических, статистических, финансовых и других вычислений. Среда Excel ориентированна на непрограммирующего пользователя, что делает его популярным среди экономистов, бухгалтеров и других специалистов, обрабатывающих табличные данные. 

Архитектура Excel

Минимальной единицей информации в Excel является ячейка.

Ячейки собираются в листы, лист в Excel представляется набором ячеек, а книга – набор листов, а в свою очередь один файл – это одна книга

(рис. 1). Для удобства работы несколько книг со связанными рабочими областями можно объединить в рабочую область. Таким образом,

рабочая область есть набор файлов или книг.

 Рис. 1. Структура файла Excel

Элементы рабочего окна Excel

Excel имеет стандартный интерфейс Windows (рис. 13). Строка формул состоит из поля адреса, управляющих кнопок и поля содержимого ячейки. При активизации ячейки таблицы в этих полях появляется соответствующая информация. Управляющие кнопки выполняют: отмену редактирования ячейки (кнопка с крестом); принятие редактирования (кнопка с галочкой – соответствует нажатию Enter); вызов Мастера функций (кнопка f_x или =). Редактировать содержимое ячейки можно непосредственно в самой ячейке или в поле содержимого ячейки. В первом случае надо выполнить двойной щелчок по ячейке или нажать клавишу F2, во втором – активизировать ячейку и «щелкнуть» в поле содержимого строки формул.

 

Рис. 13. Рабочее окно Excel: 1– заголовок строки; 2– указатель адреса или имени ячейки; 3– отмена редактирования; 4– мастер функций; 5– содержимое ячейки; 6– заголовок столбца; 7– указатель ячейки; 8– ярлык листа; 9– подтверждение редактирования; 10– строка формул

В панелях инструментов могут быть заложены возможности быстрого получения результата путем вызова нескольких пунктов меню подряд. Панели инструментов можно выводить на экран и убирать с экрана, за это отвечает пункт меню Вид – Панели инструментов. На рисунке 14 включенные панели помечены галочками, но этот список не полный. Полный список можно получить, если открыть в пункте меню Настройка ( внизу списка панелей).

 

Рис. 14. Технология совместного вызова нескольких пунктов меню

Ссылка на ячейки Excel

Одним из центральных понятий в Excel является ссылка на ячейку. Ссылки используются для записи формул. По форме записи ссылки могут быть двух типов: A1 и R1C1. В типе A1 первым указывается заголовок столбца, вторым – заголовок строки. Например: D5; G24; AF13. В типе R1C1 первой указывается строка с префиксом R, а вторым – числовой номер столбца с префиксом С, например, R12C5. По своим свойствам ссылки могут быть абсолютными и относительными. Относительные ссылки обладают свойством автоматической коррекции координат ячейки при переносе (копировании) формулы в другую ячейку. Абсолютные ссылки таким свойством не обладают. В приведенных выше примерах все ссылки – относительные. Для задания абсолютной ссылки в типе A1 добавляется знак "$" перед заголовком столбца и (или) перед заголовком строки, например: $A$10; D$25; $AF16. Для типа R1C1 номер строки и (или) столбца при задании абсолютной ссылки заключается в квадратные скобки, например, для приведенных выше примеров можно записать: R[10]C[1]; R[25]C4; R16C[34].

Диапазон ячеек записывается как две ссылки, на верхнюю левую и нижнюю правую ячейки прямоугольной области, разделенные двоеточием, например D5:F13. Диапазоном может быть частичный

столбец (например, R4:R25) или частичная строка (например, A12:Z12). Если двоеточием разделены только номера строк или столбцов (например, A:F или 5:13), то в диапазон входят все ячейки таблицы, ограниченные этими строками или столбцами.

Формат ячейки

Каждая ячейка имеет формат. Это понятие включает много параметров:

• цвет текста и фона,

• выравнивание,

• обрамление,

• отображение.

 

Для того чтобы изменить формат ячейки, или просмотреть текущий нужно ячейку выделить. После этого нужно выбрать в меню Формат – Ячейки, затем появиться диалоговое окно с настройками формата ячейки (рис. 15).

Рис. 15. Доступ к меню Формат – Ячейки

 

Вкладки формата ячейки:

• Число – устанавливает отображение информации в ячейке,

• Выравнивание – устанавливает характер выравнивания информации в ячейке,

• Шрифт – позволяет выбрать шрифт и установить дополнительные параметры отображения,

• Граница – устанавливает вид отображения границ,

• Вид – устанавливает вид фона,

• Защита – предназначена для установки защиты ячейки (рис. 16).

Рис. 16. Доступ к вкладкам окна Формат ячеек

 

Границы для ячеек устанавливаются на вкладке Формат ячеек – Граница. Границы ячеек всегда печатаются и служат для оформления таблиц. Для создания границы следует выбрать тип линии в окне Линия. Кроме этого можно выбрать цвет. Границы устанавливаются как все сразу, так и по отдельности. Следует обратить внимание на то, что кнопка внутренние заблокирована или нет. Эта кнопка станет активной, если выделить несколько ячеек, а затем установить параметры формата ячейки. Эта кнопка позволит установить границы между ячейками, создав сетку (рис. 17).

Рис. 17. Оформление границ ячеек

После любых изменений окно настройки формата ячейки нужно закрыть, но предварительно, нажать OK ( для подтверждения изменений), или отмена ( если вдруг передумали).

Автозаполнение

Создание таблиц связанно с массовым вводом некоторых чередующихся последовательностей. Например, цифр от 1 до 100, или названий месяца от января до февраля. В Excel есть возможность автоматизации подобных операций. Рассмотрим эту процедуру на примере цифр.

Шаг 1: в соседних ячейках ввести две цифры.

Шаг 2: выделить эти ячейки.

Шаг 3: следует обратить внимание, что в правом нижнем углу появился черный квадратик [+].  Именно за него можно производить автозаполнение. Схватите его левой кнопкой мыши и потащите вниз, цифры будут подставляться автоматически (рис. 22).

Рис. 22. Подготовительная процедура для проведения «автозаполнения» чисел

Растаскиваются цифры не только последовательно. Если ввести, например, 1 и 3 и растащить, то Excel выяснит разницу между числами, и, ориентируясь на нее будет производить растаскивание. Кроме того, растаскивать можно в любую сторону, а не только вниз.

Сортировка списков

Списком называют таблицу, строки которой содержат однородную информацию. Наиболее частые операции со списками – сортировка и поиск информации. Список характеризует не содержимое таблицы, а способ ее организации. Только однородность информации в столбцах таблицы дает возможность применять сортировку или фильтры.

Excel автоматически определяет границы списка. Признаком конца области при автоматическом определении служит первая пустая строка. Для определения верхней границы списка сравнивается содержимое первой и второй строк области списка. Если эти строки различаются по  типу, то первая строка рассматривается как заголовок. Она исключается из обрабатываемой области.

Необходимость сортировки записей в списках возникает, обычно, для последующего быстрого поиска информации в списке. Существуют два способа сортировки: по возрастанию и по убыванию признака сортировки, которым является один из столбцов списка. Для простой сортировки строк следует активизировать любую ячейку внутри списка и щелкнуть по одному из значков (по возрастанию или по убыванию) на панели инструментов. Excel автоматически определяет границы списка и сортирует строки целиком. Если пользователь сомневается в правильности определения границ списка, то целесообразно выделить сортируемый диапазон и выполнить Данные – Сортировка. В окне Сортировка диапазона следует задать признак сортировки (заголовок столбца), а также как сортировать – по возрастанию или по убыванию.

Организация вычислений

 

Одна из существенных возможностей Excel создание формул.

Формула начинается со знака равно (=). В формулах используются адреса ячеек, при составлении формулы ссылаться на ячейки можно (рис. 23):

• щелкая на них мышкой,

• вводя адрес с клавиатуры.

 

 

Рис. 23. Пример организации простейшего вычисления

Одной из наиболее частых задач является получение сумм по серии ячеек. В Excel для реализации данной возможности используется понятие автосуммирование. Это специальная формула, которая определяет сумму по диапазону. Рассмотрим пример. Шаг 1: вносим серию цифр в ячейки. Шаг 2: запишем формулу в ячейку и нажмем Enter. Кроме того, для этой цели в Excel предусмотрена специальная кнопка на панели инструментов, которая называется «автосумма» (рис. 24).

             

   

а

б

в

Работа с мастером функций

Работа с Мастером функций начинается с нажатия кнопки  или обращения к меню Вставка – Функция и выполняется в два этапа: выбор функции и задание аргументов функции.

Рис. 25. Обращение к категориям функций

 

Для выбора функций используется окно с двумя полями. В левом поле задается категория функции, в правом – сама функция. При выделении функции в правом списке, в нижней части окна появляется краткое описание ее назначения. Панель для задания аргументов выводится автоматически после завершения первого этапа. Она содержит одно или несколько однострочных полей, снабженных специальной кнопкой для сворачивания панели. Если количество аргументов функции может быть произвольным, то, после ввода аргументов в очередное поле, на панели появляется дополнительное поле и т.д. При активизации поля в нижней части панели появляется пояснение его назначения (рис. 26).

 

 

Рис. 26. Окно для ввода аргументов функции

Технология задания аргументов такова:

1) свернуть панель щелчком по кнопке в правой части поля;

2) выделить интервал (диапазон), содержащий аргументы (если интервалов несколько, то выделение выполняется при нажатой кнопке Ctrl) – за правильностью ввода можно следить с помощью строки формул;

3) развернуть панель повторным щелчком по кнопке поля;

4) повторить вышестоящие пункты для других аргументов;

5)  завершить задание аргументов нажатием OК.

Альтернативным способом является ввод аргументов вручную в строке формул. Несколько аргументов одной функции перечисляются через точку с запятой.

 

 

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 17

Тема: Использование различных возможностей динамических (электронных) таблиц для выполнения учебных заданий из различных предметных областей

ЦЕЛЬ РАБОТЫ: освоить основные приёмы работы с табличным процессором MS Excel, научиться создавать электронные таблицы, вводить и редактировать данные, использовать в таблице формулы

ВОПРОСЫ ПОДГОТОВКИ К РАБОТЕ

Что называется табличным процессором? Приведите примеры.

Перечислите функции табличных процессоров.

Назовите области применения табличных процессоров.

ЗАДАНИЕ.

1)    Создать таблицы ведомости начисления заработной платы за два месяца на разных листах электронной книги, произвести расчёты, форматирование, сортировку и защиту данных

Порядок работы:

1. Запустите редактор электронных таблиц Microsoft Excel и создайте электронную книгу.

2. Создайте таблицу расчёта заработной платы по образцу (см рис)

Введите исходные данные – Табельный номер, ФИО и Оклад, %Премии =27%, % удержания = 13%