Согласие на обработку персданных

По ходу деятельности у работодателя возникает необходимость в обработке персональных данных сотрудников. Обработка таких данных за исключением отдельных случаев происходит только с письменного согласия сотрудников. При этом согласие должно включать в себя следующую информацию:

· фамилию, имя, отчество, адрес сотрудника, реквизиты паспорта (иного документа, удостоверяющего его личность), в том числе сведения о дате выдачи документа и выдавшем его органе;

· наименование или фамилию, имя, отчество и адрес работодателя (оператора), получающего согласие сотрудника;

· цель обработки персональных данных;

· перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;

· наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению работодателя, если обработка будет поручена такому лицу;

· перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;

· срок, в течение которого действует согласие сотрудника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;

· подпись сотрудника.

Такие требования установлены в части 4 статьи 9 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

При недееспособности сотрудника письменное согласие на обработку его персональных данных дает его законный представитель: родитель, опекун (ч. 6 ст. 9 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Сотрудник может в любое время отозвать согласие на обработку своих персональных данных, направив работодателю отзыв в произвольной форме. В такой ситуации организация вправе продолжить обработку персональных данных без согласия сотрудника с учетом ограничений из пунктов 2–11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Например, чтобы совершить правосудие или защитить жизнь либо здоровье самого сотрудника. Об этом говорится в части 2 статьи 9 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Следует отметить, что при возникновении спора обязанность представить доказательства того, что согласие сотрудника на обработку его персональных данных получено, возлагается на работодателя (ч. 3 ст. 9 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

С согласия сотрудника организация вправе также поручить обработку персональных данных другому лицу (ч. 3 ст. 6 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). В этом случае ответственность перед сотрудником за действия указанного лица по-прежнему будет нести работодатель, а кто непосредственно обрабатывает персональные данные по поручению работодателя, будет отвечать непосредственно перед работодателем (ч. 5 ст. 6 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Согласие на обработку персональных данных работодатель должен получать не только от работников, с которыми есть трудовые отношения, но и от соискателей, а также от людей, с которыми заключены в организации гражданско-правовые договоры. Об этом сказано в пункте 5 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012.

Ситуация: нужно ли получать у работника согласие на обработку персональных данных при трудоустройстве

Все зависит от того, какую информацию организация хочет получить.

Работодатель может получать, хранить и передавать только ту информацию о сотруднике, которая необходима для исполнения трудового договора (п. 2, 5 ч. 1 ст. 6 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, далее – Закон № 152-ФЗ, абз. 1, 2 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012, далее – Разъяснения). Сотрудник выступает стороной трудового договора, поэтому получать у него согласие на обработку персональных данных нужно не во всех случаях. Например, работодатель вправе без согласия сотрудника обрабатывать персональные данные, которые получил:

· по результатам обязательного предварительного медосмотра (ст. 69 ТК, п. 3 Разъяснений);

· из документов, которые работник предъявил при заключении трудового договора (ст. 65 ТК);

· от кадрового агентства, действующего от имени соискателя (абз. 12 п. 5 Разъяснений);

· из резюме кандидата в сети Интернет, доступного неограниченному кругу лиц (п. 10 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ, абз. 12 п. 5 Разъяснений).

Не требуется согласие и на обработку данных в объеме, который предусмотрен личной карточкой. В том числе можно запросить у работника информацию о его близких родственниках (п. 2 Разъяснений).

Согласие нужно, когда хотите получить от соискателя какую-то дополнительную информацию, которая не нужна для исполнения трудового договора. Например, адрес личной электронной почты или номер телефона. Также получите согласие, если будете передавать личные данные сотрудника третьим лицам. Например, охранной организации, которая следит за пропускным режимом на территории вашей компании, или сторонней организации, которая ведет учет вашей компании (п. 5 Разъяснений).

Ситуация: нужно ли получать согласие на обработку персональных данных сотрудника для изготовления ему бейджика

Ответ на вопрос зависит от цели изготовления бейджика. Согласие потребуется, если эта процедура не подпадает под случаи, когда обработка данных не требуется.

Персональные данные сотрудника – это информация, необходимая организации и относящаяся к определенному физическому лицу, то есть конкретному сотруднику. Примерами такой информации могут быть в том числе фамилия, имя, отчество сотрудника. Об этом говорится в пункте 1 статьи 3 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

В общем случае на обработку персональных данных сотрудника требуется его согласие (п. 2–11 ч. 1 ст. 6, ч. 2 ст. 10, ч. 2 ст. 11 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Вместе с тем, в законе предусмотрены исключительные случаи, когда получать согласие не нужно. Например, если обработка данных связана с выполнением сотрудником должностных обязанностей, в том числе при его командировании. Или если обработка персональных данных проводится при осуществлении пропускного режима на территории служебных зданий и помещений работодателя при условии, что организацию пропускного режима работодатель осуществляет самостоятельно. Об этом говорится в пунктах 1–5 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012.

Таким образом, если изготовление бейджа исходя из цели подпадает под указанные исключения, то получать дополнительное согласие работника не нужно. Если же не подпадает и изготовление бейджа относится к разовой процедуре, не связанной напрямую с трудовой деятельностью работника, то получить согласие нужно.

Важно: если делаете на бейджике фото, обязательно получить согласие сотрудника на обработку персональных данных. Фотография – это биометрические данные (определение Верховного суда от 05.03.2018 № 307-КГ18-101).

Универсальное согласие

Ситуация: можно ли при заключении трудового договора получить у работника письменное согласие на предоставление его персональных данных третьим лицам во всех необходимых ситуациях до момента увольнения

Нет, нельзя.

Для передачи данных сотрудника третьим лицам организация обязана получить письменное согласие этого сотрудника. Без письменного согласия сотрудника его персональные данные могут быть переданы третьим лицам тогда, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью сотрудника, и в других случаях, предусмотренных федеральными законами. Такие правила установлены частью 1 статьи 88 ТК.

В Трудовом кодексе РФ не содержится требований к содержанию письменного согласия на передачу данных. Однако пунктом 1 статьи 9 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ установлено, что согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Из этого следует, что организация должна запрашивать у сотрудника письменное согласие на каждый случай передачи его персональных данных третьему лицу. Лишь при таких условиях требование о конкретности и сознательности согласия может считаться выполненным. Перечень сведений, которые должны содержаться в письменном согласии на передачу персональных данных, установлен в пункте 4 статьи 9 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.