Ввод, редактирование и форматирование данных.

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула, а также оставаться пустой. Тип данных определяется автоматически при вводе. Ввод формул всегда начинается со знака равенства. Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна непосредственно под панелями инструментов. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул. Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Enter в строке формул или клавишу Enter. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу ESC. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу DELETE.

Каждое число в таблице можно представить в разных форматах (с различным количеством десятичных позиций, незначащих нулей и пр.). Для изменения формата содержимого ячейки необходимо:

 - выделить ячейки;

- выбрать команду Ячейки меню Формат;

 - в диалоговом окне Формат ячеек выбрать вкладыш Число;

- в списке Числовые форматы выбрать тип формата содержимого ячейки, а в полях справа – параметры формата;

- в поле Образец будет отображаться пример содержимого ячейки в выбранном формате;

- чтобы ввести новый формат, следует выбрать пункт все форматы, а затем в поле Тип ввести новый формат;

- щелкнуть ОК.

1.7 Вычисления в электронных таблицах

Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул. 

Вычисления в таблицах выполняются с помощью формул. Формула может состоять из математических операторов, значений, ссылок на ячейку(адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях) и имена функций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий.

 Результатом выполнения формулы есть некоторое новое значение, содержащееся в ячейке, где находится формула. Формула начинается со знака равенства "=". В формуле могут использоваться арифметические операторы + - * /  Порядок вычислений определяется обычными математическими законами.

Примеры формул: =(А4+В8)*С6, =F7*С14+B12.

Константы – текстовые или числовые значения, которые вводятся в ячейку и не могут изменяться во время вычислений.

Ссылка на ячейку или группу ячеек – способ, которым указывается конкретная ячейка или несколько ячеек. Ссылка на отдельную ячейку – ее координаты. Значение пустой ячейки равно нулю.

Ссылки на ячейки бывают двух типов:

относительные – ячейки обозначаются относительным смещением от ячейки с формулой (например: F7 ).

абсолютные – ячейки обозначаются координатами ячеек в сочетании со знаком $ ( например: $F$7 ).

Комбинация предыдущих типов (например: F$7).

При копировании формул относительные ссылки изменяются на размер перемещения.

Ссылку на ячейку можно задать разными способами. Во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную. Другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяется пунктирной рамкой.

Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейки и в строке формул тем же цветом.

По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматривается как относительные. Это означает, что при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как нетабличная. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. 

Для обращения к группе ячеек используются специальные символы:

: (двоеточие) – формирует обращение к блоку ячеек. Через двоеточие указывается левая верхняя и правая нижняя ячейки блока. Например: С4:D6 – обращение к ячейкам С4, С5, С6, D4, D5, D6.

; (точка с запятой) – обозначает объединение ячеек. Например, D2:D4;D6:D8 – обращение к ячейкам D2, D3, D4, D6, D7, D8.

Для ввода формулы в ячейку следует ввести знак '=' и формулу для вычисления. После нажатия клавиши Enter в ячейке появится результат вычисления. При выделении ячейки, содержащей формулу, формула появляется в строке редактирования.

Функции

Функциями в Microsoft Excel называют объединения нескольких вычислительных операций для решения определенной задачи. Функции в Microsoft Excel представляют собой формулы, которые имеют один или несколько аргументов.

В программеMicrosoft Excel имеется набор стандартных функций, которые можно использовать только в формулах. Вызов функции состоит в указании в формуле имени функции, после которого указывается список параметров. В качестве параметров можно использовать числовое значение, адрес ячеек или произвольное выражение, для вычисления которого также могут использоваться функции.

Например:

=СУММ(А5:А9) – сумма ячеекА5, А6, А7, А8, А9;

=СРЗНАЧ(G4:G6) – среднее значение ячеекG4, G5, G6.

Функции могут входить одна в другую, например:

=СУММ(F1:F20)ОКРУГЛ(СРЗНАЧ(H4:H8);2); Отдельные параметры разделяются в списке точкой с запятой.

Для введения функции в ячейку необходимо:

¯ выделить ячейку для формулы;

¯ вызывать Мастер функций с помощью команды Функция меню Вставка или кнопки ;

¯ в диалоговом окне Мастер функций, выбрать тип функции в поле Категория, затем функцию в списке Функция;

¯ щелкнуть кнопку ОК;

¯ в полях Число1, Число2 и др. следующего окна ввести аргументы функции (числовые значения или ссылки на ячейки);

¯ чтобы указать аргументы, можно щелкнуть кнопку , находящуюся справа от поля, и выделить мышью ячейки, содержащие аргументы функции; для выхода из этого режима следует щелкнуть кнопку , которая находится под строкой формул;

¯ щелкнуть ОК.

Вставить в ячейку функцию суммы СУММ можно с помощью кнопки .

В ходе ввода параметров палитра формул изменяет вид. На ней отображаются поля ввода параметров. Если название параметра указано полужирным шрифтом - параметр является обязательным и соответствующее поле должно быть заполнено. Параметры, названия которых приводятся обычным шрифтом можно опускать, в данном случае будут использоваться значения принятые по умолчанию. В нижней части палитры приводится краткое описание функции, а также назначение изменяемого параметра.

Параметры можно вводить непосредственно в строку формул или в поля палитры формул, а если они являются ссылками - выбирать на рабочем листе. Если параметр задан, в палитре формул указывается его значение, а для опущенных параметров - значения, принятые по умолчанию. Здесь можно также увидеть значение функции, вычисленное при заданных значениях параметров. Ссылки на ячейки, используемые в качестве параметров функции, также могут быть относительными или абсолютными, что учитывается при копировании формул методом автозаполнения.

 Для итоговых вычислений используются функции суммирования (СУММ), вычисления дисперсии (ДИСП), максимального значения (МАКС), среднего значения (СРЗНАЧ), подсчет ячеек с числами в диапазоне (СЧЕТ) и некоторые другие. Итоговые вычисления позволяют получить числовые характеристики, описывающие определенный набор данных в целом. В качестве параметра итоговой функции задается некоторый диапазон ячеек.