Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и быть закреплены в локальных нормативных актах организации.

Состав сведений ограниченного распространения определен в Указе Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. N 188. К ним относятся:

- сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

- сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

- служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (служебная тайна);

- сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);

- сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (коммерческая тайна);

- сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Нормативными правовыми актами Российской Федерации определен порядок использования грифа "Коммерческая тайна" и пометки "Для служебного пользования". Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, форма грифа определяется обладателем информации.

Обладатель информации - лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам (Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

 В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа, подписью и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Например:

Для служебного пользования     Экз. N 2

В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" наряду с грифом указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.

 

Например:

Коммерческая тайна Акционерное общество "Интелинвест" Новоясеневский просп., д. 12, Москва, 117574

При получении входящего документа с грифом ограничения доступа рекомендуется проставлять на документе гриф ограничения доступа, принятый в организации. Если на лицевой стороне листа недостаточно места, рекомендуется проставлять его на обороте правого верхнего угла документа.

Адресат

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит "адресат" проставляется в правой верхней части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

При наличии грифа ограничения доступа к документу "адресат" размещается под ним.

 

 

В соответствии с рекомендацией Стандарта строки реквизита печатаются через 1 интервал. Возможно отделение составных частей реквизита дополнительным интервалом.

Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Например:

	Федеральное архивное агентство
	Софийская наб., д. 34, стр. 1, Москва, 115035

 

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилия, инициалы должностного лица, указываются в дательном падеже.

Например:

	Директору ВНИИДАД
	Куняеву Н.Н.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Например:

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации

или

Минсельхоз России

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" наименование организации указывается в именительном падеже, ниже - наименование структурного подразделения.

Например:

Следственный комитет Российской Федерации Управление контроля за следственными органами

При адресовании письма руководителю структурного подразделения наименование организации указывается в именительном падеже, ниже - в дательном падеже - наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы.

Например:

Министерство финансов Российской Федерации Директору Департамента управления делами и контроля Афанасьеву А.А.

При адресовании письма специалисту указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения, затем в дательном падеже наименование должности специалиста и - ниже - фамилия, инициалы.

Например:

Минсельхоз России Административный департамент Главному специалисту Ивановой А.В.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Например:

Руководителям лечебных учреждений

Список рассылки составляется исполнителем.

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "адресат" в скобках указывается: "(по списку)".

В одном документе не должно быть более четырех адресатов.

Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

В реквизите "адресат" допускается употреблять обозначение "г-ну" (господину) или "г-же" (госпоже).

Например:

	г-ну Козлову В.А.
	г-же Серовой Ю.Д.

В реквизите "адресат" инициалы всегда ставятся после фамилии.

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации, а также постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Например:

Иванову И.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Люберцы, Московская обл., 301264

Названия административно-территориальных единиц (города, района, поселка, улицы и т.д.) указываются в соответствии с официальными наименованиями, размещенными в соответствующих справочниках.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес.

Например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела [email protected]

Гриф утверждения документа

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор ВНИИВК

Подпись      А.П. Петров

06.11.2018

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа.

Например:

Регламент		УТВЕРЖДЕН
Правила		УТВЕРЖДЕНЫ
Инструкция		УТВЕРЖДЕНА

Гриф утверждения включает также наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер.

 

Например:

Регламент                                                             УТВЕРЖДЕН

                                                                                    приказом ВНИИДАД

                                                                                    от 06.05.2018 N 125

 

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

 

Например:

Положение

УТВЕРЖДЕНО решением общего собрания акционеров ПАО "Сбербанк" (протокол от 06.05.2018 N 12)

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.

При наличии двух или нескольких грифов утверждения они могут располагаться справа и слева от наименования вида документа, размещаемого по центру.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту - краткое содержание документа.

Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?":

приказ (о чем?) о премировании работников организации;

приказ (о чем?) об утверждении Инструкции по делопроизводству;

письмо (о чем?) о предоставлении информации

Заголовок должен состоять из одной фразы.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах и других документах с продольным расположением реквизитов заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется.

Заголовки, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится.

Заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются. Возможно их выделение полужирным шрифтом.

В условиях применения СЭД заголовок к тексту (краткое содержание документа) составляется для всех документов и вносится в поле регистрационно-учетной формы регистрируемого документа.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк.

Текст документа

О составлении текста документа см. раздел 5.

Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

- если приложение названо в тексте:

Приложение:

на 2 л. в 1 экз.

- если приложение не названо в тексте, или приложений несколько:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз.

- если приложения сброшюрованы:

Приложение:

отчет о НИР в 2 экз.

- если документ, являющийся приложением, имеет приложение самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2018 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

- если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение:

CD в 1 экз.

При этом на вкладыше конверта, в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в листах.

Отметка о приложении, занимающая несколько строк, печатается через один межстрочный интервал.

Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:

Приложение:

опись приложений на 2 л. в 1 экз.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

- в тексте документа в конце пункта, в котором упоминается документ-приложение, в скобках указывается: (приложение 1) или (приложение N 1).

На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение N 2 к приказу ФГБУ НИИ "Восход" от 15.08.2018 N 112

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении. Приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа.

Если затем документ затем издается типографским способом вместе с приказом, он сохраняет отметку о приложении.

Если документ издается отдельно от утвердившего его приказа, проставляется гриф утверждения.

Например:

РЕГЛАМЕНТ

УТВЕРЖДЕН приказом ФГБУ НИИ "Восход" от 18.05.2018 N 67

Гриф согласования документа

Гриф согласования документов проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа может проставляться:

- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

- на последнем листе документа под текстом;

- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Грифом согласования документа оформляется:

- внешнее согласование документа - с органами власти, организациями, должностными лицами сторонних организаций;

- внутреннее согласование с коллегиальными органами организации - автора документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации) в именительном падеже, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО Директор ВНИИДАД Подпись Н.Н. Куняев 08.10.2018

Если согласование осуществляется совещательным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется документом, указываются: вид документа, организация - автор документа, дата и номер документа.

Наименование согласующего органа или документа указывается в творительном падеже.

Например:

СОГЛАСОВАНО Решением Центральной экспертно-проверочно комиссии при Росархиве (протокол от ______ N ___)
СОГЛАСОВАНО письмом Росархива (от ______ N ___)

Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу.

Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка:

"Лист согласования прилагается".

Виза

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа с работниками организации - автора документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Например:

Руководитель юридического отдела
Подпись	Петрова О.Н.
07.11.2018

Виза может быть напечатана или полностью написана визирующим от руки.

Виза оформляется следующим образом:

- если замечаний нет:

Зав. отделом кадров
Подпись	А.П. Иванова
02.03.2018

- при наличии замечаний:

Замечания прилагаются. Зав. отделом кадров
Подпись	А.П. Иванова
02.03.2018

Если специалист полностью не согласен с проектом, виза оформляется так:

Не согласна. Зав. отделом кадров
Подпись	А.П. Иванова
02.03.2018

Замечания прилагаются к документу на отдельном листе.

Если замечание имеет небольшой объем, его можно изложить на проекте документа следующим образом:

Считаю, что в состав ревизионной комиссии следует включить также А.И. Мошкину и П.П. Сердюкова. Зав. отделом кадров
Подпись	А.П. Иванова
02.03.2018

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют:

- на последнем листе документа под подписью;

- на обороте последнего листа подлинника документа;

- на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах (например, в деловых письмах) в зависимости от того, необходимо ли направлять подлинник письма по почте или достаточно направить письмо по факсимильной связи или по электронной почте (в виде электронной копии), визы проставляются:

- на копии письма (визовом экземпляре), если подлинник отправляется адресату по почте;

- на обороте последнего листа подлинника, если письмо отправляется адресату по факсу или электронной почте (в этом случае подлинник остается в организации и помещается в дело).

Лист согласования (визирования) оформляется, если согласующих лиц больше 5 - 6.

Лист согласования (визирования) прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Например:

Лист визирования приказа ВНИИДАД от 25.09.2018 N 125
Зам. директора 01.11.2018	Подпись	Е.А. Рюмина
Зав. отделом кадров 31.10.2018	Подпись	Е.И. Хайрулина
Зав. юридическим отделом 01.11.2018	Подпись	М.Н. Арцруни

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений - с проставлением визы на обороте каждого листа документа.

В организациях, применяющих СЭД, согласование может проводиться в электронной форме. При передаче документов на бумажном носителе, согласованных в СЭД, в структурное подразделение, ответственное за архив, сведения о согласовании распечатываются на листе согласования.

К лицам, визирующим проекты документов, как правило, относятся:

- руководители структурных подразделений, ответственные за подготовку проекта документа;

- руководители структурных подразделений, интересы которых затрагивает проект документа;

- заместитель руководителя организации, курирующего структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта документа;

- руководитель юридического подразделения (если этого требует вид документа и его содержание);

- руководитель службы делопроизводства.

Лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования.

Подпись

Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Генеральный директор

Подпись

П.П. Петров

Если документ оформлен на бланке организации, в наименовании должности наименование организации не указывается.

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:

Генеральный директор АО "Интелинвест"

Подпись

П.П. Петров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:

Подпись

П.П. Петров

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей:

Генеральный директор	Подпись	П.П. Петров
Главный бухгалтер	Подпись	А.Н. Титова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне:

Зам. директора по финансовым вопросам		Зам. директора по административным вопросам
Подпись	А.П. Петров	Подпись	Е.А. Мармеладов

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии:

Председатель комиссии	Подпись	П.П. Петров
Члены комиссии:	Подпись	М.М. Мишина
	Подпись	А.Е. Полторацкая

Документ может быть подписан только тем лицом, должность и фамилия которого указана на документе.

Подписание документа другим лицом с проставлением косой черты или надписи "за" недопустимо.

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Если работник организации приказом назначен исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется следующим образом:

И.о. генерального директора

Подпись

С.Н. Арбузов

или

Исполняющий обязанности генерального директора

Подпись

С.Н. Арбузов

При оформлении подписи наименование должности начинается от левого поля, а последняя буква фамилии оказывается на границе правого поля.

При наличии нескольких подписей по границе правого поля располагается самая длинная фамилия, а остальные выравниваются по инициалам.

Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При наименовании должности, занимающем несколько строк, расшифровка подписи печатается на уровне нижней строки.