Методические подходы к совершенствованию документационного обеспечения управления

 

Основной целью совершенствования ДОУ является установление единых принципов работы с документами на всех уровнях управления, организация документооборота предприятия, повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки, движения, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Перед организацией, стремящейся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существует серьезная задача - совершенствование работы по подготовке и обработке документной информации, путем создания механизма документационного обеспечения управления предприятия (ДОУ).

Для решения этой задачи необходимо руководствоваться существующими нормативными документами, положениями ГОСТ и рекомендациями специалистов.

В связи с новыми требованиями, базирующимися на современных международных стандартах, необходима методическая основа, учитывающая данные требования к построению документационного обеспечения управления. В связи с этим первым этапом совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ) является построение алгоритма, на основе которого будут оцениваться действующая система и прорабатываться все составляющие процесса совершенствования системы.

Основными задачами при оценке и совершенствовании ДОУ являются:

повышение эффективности управленческой деятельности;

ускорение движения документов в организации;

уменьшение трудоемкости обработки документов;

определение соответствия наличия и потребностей производственных и управленческих процессов в документационном обеспечении;

наличие и дальнейшая постановка целей документационного обеспечения (достижение которых должна обеспечивать документная система);

определение функций документной системы исходя из поставленных целей с учетом предъявленных требований.

Основной задачей при построении алгоритма оценки и совершенствования ДОУ является увязка системных требований и основных атрибутов, позволяющих системе управления находиться в равновесии.

Практика рационализации документоведения в аппарате управления позволяет выделить основные этапы проектирования:

проведение предпроектного исследования, т.е. сбор исходных данных для проектирования;

анализ образцов внутренней документации и классификация документов;

анализ существующего документооборота предприятия;

анализ существующего документоведения (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел, соответствие ГОСТ Р 6.30-2003);

анализ номенклатуры дел предприятия;

фотография рабочего дня сотрудников, занимающихся документооборотом предприятия, с целью выявления фактического состояния использования технологий по ДОУ и практики документирования принимаемых решений;

выявление недостатков в документационном обеспечении управления;

подготовка рекомендаций по оптимизации технологий ДОУ;

составление технического задания на проектирование;

разработка проекта рационализации документоведения и расчет ожидаемой экономической эффективности от его внедрения;

внедрение.

Проведение каждого этапа требует применения определенных присущих данному этапу методов.

Прежде чем разрабатывать рекомендации, необходимо получить, возможно, более полное представление о состоянии объекта исследования на сегодняшний день. Для этого проводится предпроектное исследование. Исследованию подлежат:

функции, задачи и структура организации;

организационно-нормативные материалы по делопроизводству;

документы организации (оформление и содержание);

характер загрузки ведения документации основных специалистов;

организация работы с документами;

технология прохождения документов;

организация изготовления (набора) и размножения документов;

организация доставки (движения) документов;

организация текущего хранения документов и сдача в архив.

В работе по исследованию были использованы следующие методы: монографический метод, обобщение, изучение документов, непосредственное наблюдение, фотография рабочего дня, графический, статистический. Выбор метода определяется, с одной стороны, целью исследования, с другой - характером и условиями изучаемого рабочего времени.

Монографический метод - это глубокое изучение и конкретное описание хозяйственной деятельности отдельных единиц исследуемой совокупности [17, с. 63]. Он состоит в том, что проблему документационного обеспечения управления тщательно и с многих сторон анализируют на предприятии, после чего делают вывод от этого объекта к более широкой области сходных объектов.

Обобщение - это определение общего понятия документационного обеспечения управления, в котором находит отражение главное, основное, характеризующее понятие ДОУ.

Изучение документов - это один из основных общеобязательных методов, с которого начинается исследование.

Необходимые для изучения при оргпроектировании документы можно разделить на несколько групп.

К первой группе относятся законодательные и нормативные материалы о создании, задачах, функциях организации, законодательные акты, приказы, устав и штатное расписание, которое позволяет сразу представить размеры организации, документальные потоки их объем.

Особого внимания заслуживают нормативные и методические материалы по организации документоведения: инструкция по делопроизводству, должностные инструкции сотрудников, методические рекомендации по выполнению отдельных операций в работе с документами.

Ко второй группе относятся различные учетные формы, перечни и сведения, дающие материал о состоянии, технологии обработки документов в организации.

Собирая сведения о порядке приема, обработки и передачи входящей и исходящей корреспонденции, объеме документооборота и структуре документопотоков, изучаются учетные формы (журналы, реестры), графики и маршруты документов.

Особого подхода требует изучение материалов, характеризующих организацию текущего хранения документов.

Метод наблюдения также является одним из основных. Он заключается в непосредственном присутствии в организации на конкретных рабочих местах и визуальном фиксировании происходящих процессов и условий труда.

Метод наблюдения используется для выяснения характера загрузки руководителя и главных специалистов, организации работы по приему, обработке, изготовлению, транспортировке, хранению документов и оснащенности компьютерной техникой.

Для определения характера загрузки рабочего времени по ведению документации основных категорий делопроизводственного персонала и выявления видов работ, выполняемых отдельными сотрудниками, мною использовалась фотография рабочего дня. Результаты фотографии рабочего дня входят составной частью в отчет об организации ДОУ.

Целью фотографии рабочего дня является определение содержания труда, количества единиц работы и затрат рабочего времени, а также изучение вопросов, связанных с повышением эффективности труда работников с документами и обеспечения рациональной организации труда.

В технологии фотографии рабочего дня я выделила три этапа:

- наблюдение;

систематизация полученных данных;

анализ полученных результатов.

В течение рабочего дня отмечались все фактические действия и перерывы с точностью до одной минуты, причем против каждого элемента затрат рабочего времени проставлялись время и длительность операции.

Далее составлялся расчет затрат рабочего времени, который позволил суммировать затраты времени.

При систематизации полученных данных приводила их в единую систему.

Анализ полученных результатов - процедура мысленного, а часто также и реального расчленения предмета на части, аналитические процедуры являются одними из главных в научном исследовании [17, с. 45].

Графический метод предусматривает детальную и лаконичную фиксацию наблюдаемых операций с помощью чертежа. Он используется при изучении документооборота.

Статистический метод предусматривает количественный учет однородных операции и явлений. Он использовался при подсчете объема документооборота, числа регистрируемых и контролируемых документов, результатов фотографии рабочего дня [38, с. 18].

В основу всей методики проектирования документационного обеспечения управления должно быть положено сначала определение цели, а затем - механизм ее достижения.

Системность самого подхода проявляется в следующем:

- не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется не полной;

выявить и взаимоувязать применительно к этим задачам всю систему функций, прав и ответственности по вертикали;

исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления;

обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управлении документационным обеспечением.

Важным в разработке регламентирующей документации является составление (описание, проектирование) документов. Жестких методов на данном этапе нет, но имеются определенные методические документы и стилистические правила формулировки положений должностных инструкций, инструкции по делопроизводству.

Проектирование системы документационного обеспечения управления должно включать в себя систему целей и их распределения между различными звеньями. Сюда относится состав подразделений, которые находятся в определенных связях и отношениях между собой, распределение ответственности.

На этапе проектирования регламентирующей документации использовались следующие методы.

Метод «участие или активное наблюдение» предполагает активное вовлечение анализирующего в процесс выполнения работы, в отношении которой он собирает информацию. Главное неудобство этого метода в больших затратах рабочего времени на сбор соответствующей информации. Кроме того, есть опасность, что часть информации останется невыявленной и у наблюдателя будет иной взгляд на работу, так как наблюдатель менее опытен в выполнении работы, особенно если активное наблюдение проводится на коротком отрезке времени.

Наиболее важный метод при проектировании документации - функциональный анализ должностей. Информация, собранная методами собеседования (интервьюирования) в слабо стандартизированном варианте, и наблюдения анализируются по трем параметрам: данные, персонал, предметы деятельности [26, с. 68].

При распределении функций управления между специалистами аппарата управления применялся параметрический метод. Задача этого метода - установление функциональных зависимостей между параметрами элементов производственной системы и системы управления для выявления степени их соответствия.

Для разработки регламентирующей документации используют следующие группы методов:

методы сбора информации;

методы анализа информации;

методы проектирования регламентов.

При формулировке положений должностных инструкций рекомендуется использовать следующие правила:

- описывать задачи или обязанности, начиная предложения глаголом, обозначающим действие работника, употребленным в настоящем времени;

быть точным, использовать минимальное количество слов, избегать повторов;

всегда различать прямую ответственность за непосредственное исполнение задачи и управленческую ответственность, состоящую в контроле, надзоре за их исполнением другими. Наиболее важно определить контур методического обеспечения регламентирующих функций управленческой деятельности.

Специфика управленческого труда, как объекта регламентации, обусловливает необходимость разграничения количественных методов расчета и оценки показателей управленческой деятельности предприятий и качественных методов проектирования регламентирующей документации.

Нормативная и методическая база для разработки инструкций и положений:

квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный министерством труда и социальным развитием РФ в 1998 году;

типовые положения и должностные инструкции.

Достоинство данных документов в наличии полного перечня должностей, должностных обязанностей и навыков управленческого персонала организации.

Методология разработки регламентирующей документации имеет следующие особенности:

при разработке должностных требований все реже применяется общие типовые описания для группы одноименных должностей;

высшие руководящие посты и должности служащих нижнего звена управления рассматриваются многими организациями как уникальные;

считается важным для должностей высшего звена управления установить специфические черты личности руководителя, соответствующие требованиям к данному руководящему посту.

Наиболее важными и обобщающими документами, регламентирующими распределение функций, прав, обязанностей и ответственности подразделений и должностных лиц управленческого персонала, являются должностные инструкции, инструкции по делопроизводству.

При разработке должностной инструкции секретаря-делопроизводителя и других документов в данной работе использовался нормативный метод. Он предусматривает применение системы нормативов, которые определяют состав и содержание функций по управлению [26, с. 66].

Для проектирования номенклатуры дел использовались Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, предлагаемых ВНИИ документоведения и архивного дела.

Для оценки эффективности совершенствования управления использовался метод аналогий, который состоит в использовании в процессе рационализации и проектировании документационного обеспечения управления оправдавших себя проектов со сходными характеристиками.

Мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения управления должны привести к:

¾ сокращению сроков прохождения и исполнения документов;

¾ исключению потерь документов;

¾ оптимизации процесса согласования документов;

¾ централизованному хранению текстов документов, подготовленных в

электронной форме, и их графических образов;

¾ контролю прохождения документов в подразделениях предприятия с

момента их получения или создания до завершения исполнения;

¾ своевременному информированию сотрудников и руководства

о поступивших и создаваемых документах;

¾ контролю исполнительской дисциплины.

Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

Процесс разработки и внедрения проекта состоит из трех стадий: предпроектная подготовка, проектирование и внедрение.