Построение эффективных систем контроля за движением запасов на предприятии

 

Методы управления запасами предприятия часто называют системами контроля состояния запасов. Основной задачей таких контролирующих систем, которые являются составной частью финансового контроллинга предприятия, является своевременное размещение заказов на пополнение запасов и вовлечение в операционный оборот излишне сформированных их видов.

Можно выделить следующие системы контроля состояния запасов: с фиксированной периодичностью заказа; с фиксированным размером заказа. Остальные системы представляют собой разновидности этих двух систем [2, с. 151].

Контроль состояния запасов по системе с фиксированной периодичностью заказа осуществляется через равные промежутки времени посредством проведения инвентаризации остатков. По результатам проверки осуществляется заказ на поставку новой партии товаров [16, с. 192].

Графическая модель системы контроля за состоянием запаса с фиксированной периодичность заказа представлена на рисунке 1.

Интенсивность спроса, характеризуемая углом наклона участков линии, описывающей изменение запасов, в этой модели является величиной переменной (угол наклона различных участков ломаной - неодинаков). А поскольку заказ осуществляется через равные промежутки времени, то величина заказываемой партии в разных периодах также будет различна.

Cистема контроля с фиксированной периодичность заказа применяется в следующих случаях:

· условия поставки позволяют получать заказы различными по величине партиями;

·   расходы по размещению заказа и доставке сравнительно невелики;

·   потери от возможного дефицита сравнительно невелики.

 

Рис. 1. Система контроля состояния запаса с фиксированной периодичностью заказа

 

Условные обозначения:

Т - интервал времени, через который повторяется заказ (в нашем случае - 3 дня) - для данной системы величина постоянная;- время, необходимое на размещение и выполнение заказа (в приведенном примере - 1 день);

Р₁, Р₂., Р_i - величина отдельного, i-го заказа;

З _макс - предусмотренный нормой максимальный запас;

З _ф - фактический запас на момент проверки;

З _t - запас, расходуемый за время t, необходимое для размещения и выполнение заказа;

А - период времени с интенсивным спросом;

В-период времени с нулевым запасом.

В системе контроля за состоянием запасов с фиксированным размером заказа размер заказа на пополнение запаса является величиной постоянной. Интервалы времени, через которые производится размещение заказа, в этом случае могут быть разными (рис. 2).

Нормируемыми величинами в этой системе являются величина заказа, размер запаса в момент размещения заказа (так называемая точка заказа) и величина страхового запаса. Заказ на поставку размещается при уменьшении наличного запаса до точки заказа. Как следует из чертежа, после размещения заказа запас продолжает уменьшаться, так как заказанный товар привозят не сразу, а через какой-то промежуток времени t. Величина запаса в точке заказа выбирается такой, чтобы в нормальной, рабочей ситуации за время t запас не опустился ниже страхового. Если же спрос непредвиденно увеличится (линия графика резко пойдет вниз - участок А графика), или же будет нарушен срок поставки (t¢ > t - участок В графика), то начнет работать страховой запас.

На практике система контроля состояния запаса с фиксированным количеством заказа применяется преимущественно в следующих случаях:

большие потери в результате отсутствия запаса;

высокие издержки по хранению запасов;

высокая стоимость заказываемого товара;

высокая степень неопределенности спроса;

наличие скидки с цены в зависимости от заказываемого количества.

Система с фиксированным размером заказа предполагает непрерывный учет остатков для определения точки заказа.

Рис. 2. Система контроля состояния запасов с фиксированным размером заказа

 

Условные обозначения:

Т₁, Т₂., Т_i - величина отдельного i-го периода времени, через который повторяется заказ;- время, необходимое на размещение и выполнение заказа (в приведенном примере - 1 день);

Р - размер заказа, для данной системы контроля величина постоянная;

А - период непредвиденного усиления спроса;

В-период, в котором было допущено нарушение установленного срока поставки;' - фактический срок поставки в период В.

Среди систем контроля за движением запасов в странах с развитой экономикой наиболее широкое применение получила «Система АВС» [7, c. 153]. Суть этой системы состоит в разделении всей совокупности запасов ТМЦ на 3 категории исходя из стоимости, объема и частоты расходования, отрицательных последствий их нехватки для хода операционной деятельности финансовых результатов и т.д. [3,92]

В категорию «А» включают наиболее дорогостоящие виды запасов с продолжительным циклом заказа, которые требуют постоянного мониторинга в связи с серьезностью финансовых последствий, вызываемых их недостатком. Частота завоза этой категории запасов обычно определяется на основе «Модели EOQ». Круг конкретных ТМЦ, входящих в категорию «А», обычно ограничен и требует еженедельного контроля.

В категорию «В» включают ТМЦ, имеющие меньшую значимость в обеспечении бесперебойного операционного процесса и формировании конечных результатов финансовой деятельности. Запасы этой группы контролируются обычно раз в месяц.

В категорию «С» включают все остальные ТМЦ с низкой стоимостью, не играющие значительной роли в формировании конечных финансовых результатов. Объем закупок таких материальных ценностей может быть довольно большим, поэтому контроль за их движением осуществляется с периодичностью один раз в квартал.

Таким образом, основной контроль запасов по «Системе АВС» концентрируется на наиболее важной их категории с позиций обеспечения бесперебойности операционной деятельности предприятия о формирования конечных финансовых результатов [7,154].

В процессе управления запасами должны быть заранее предусмотрены меры по ускорению вовлечения их в непосредственный операционный процесс. Это обеспечивает высвобождение части финансовых ресурсов, а также снижение размера потерь ТМЦ в процессе их хранения [3, c. 110].

Целью управления товарно-материальными запасами является разработка политики, с помощью которой можно достичь оптимальных инвестиций в запасы. Умелое управление запасами минимизирует их объем, снижая расходы, связанные с запасами, и повышая доходность активов [7, c. 147].

Разработка политики управления запасами проходит ряд последовательных этапов, которые были изложены предыдущей главе. Первым этапом среди которых является анализ запасов товарно-материальных ценностей в предшествующем периоде.

Первая стадия анализа:

1) расчет динамики ТМЦ

Абсолютный прирост , где

Yi-сумма запасов ТМЦ в текущем периоде

Yi-1 - сумма запасов ТМЦ в предшествующем периоде.

Темп роста, %:

Темп прироста, %:

2) удельный вес в объеме оборотных активов

Доля запасов в оборотных активах = Запасы/оборотные активы

Вторая стадия анализа изучается структура запасов в разрезе их видов и основных групп, выявляются сезонные колебания их размеров.

 

Оборотные активы организаций по видам экономической деятельности

.	Оборотные активы - всего	в том числе
		запасы	из них					краткосрочные финансовые вложения	денежные средства
			сырье, материалы и другие аналогичные ценности	затраты в незавершенном производстве	готовая продукция и товары для перепродажи	товары отгруженные	расходы будущих периодов
2011
Всего	23281981	5392867	1994420	1333087	1497236	130160	400029	3441483	1524278
из него по видам экономической деятельности:
сельское хозяйство, охота и лесное хозяйство	684126	383406	131089	193738	47400	980	9704	50619	27476

 

Третья стадия анализа [6, c. 429]:

1) Оборачиваемость запасов (в оборотах) = Себестоимость реализации/ Средняя за период величина запасов

2) Оборачиваемость запасов (в днях)=360 дней/ Оборачиваемость запасов (в оборотах)

)   Рентабельность оборотных активов= Чистая прибыль / Средняя за период величина оборотных активов.

Четвертая стадия анализа: изучаются объем и структура текущих затрат по обслуживанию запасов в разрезе отдельных видов этих затрат.

Для разработки политики необходимо разобраться с нормами запасов.

Нормирование текущего запаса заключается в нахождении максимальной величины потребности производства в материальных ценностях между двумя очередными поставками. Данная потребность определяется как произведение среднесуточного расхода на интервал поставки:

 

ТЗ = R_СУТ J,

 

где ТЗ - текущий запас;_СУТ - среднесуточный расход материалов;- интервал поставок, дни [8, с. 79].

В свою очередь среднесуточный расход находится путем деления общей потребности в материале (П_Г, П_КВ, П_М - соответственно годовая, квартальная и месячная потребности) на округленное количество календарных дней в плановом периоде:

R_СУТ = П_Г (П_КВ, П_М): 360 (90, 30)

 

В зависимости от конкретных условий производства, обращения и потребления материалов интервал поставки определяется несколькими методами.

В тех случаях, когда интервалы поставки завися от минимальной нормы отпуска данного материала В (транзитной или заказной), их величина находится делением этой нормы на среднесуточный расход:

= В: R_СУТ

 

Во многих случаях партия поставки определяется грузоподъемность транспортных средств, которыми осуществляется перевозка грузов, в связи с необходимостью их полной загрузки. В этом случае интервал поставки находится делением грузоподъемности Г на среднесуточный расход:

= Г: R_СУТ

 

Интервал поставки часто определяется периодичность производства данного материала у поставщика. В таких случаях он будет равен, как правило, длительности перерыва в производстве данного материала у поставщика.

В тех случаях, когда поступающие материальные ценности не удовлетворяют требованиям технологического процесса и до запуска в производство должны пройти соответствующую обработку создается технологический (подготовительный) запас.

Технологический (подготовительный) запас рассчитывается на основе нормативов времени для осуществления подготовительных операций, или на основании статистических данных и наблюдений за фактическими затратами времени на подготовку материалов к выдаче в прошлом периоде (хронометража) [8, с. 77].

Страховой запас в самом общем виде определяется как произведение среднесуточного расхода материала на разрыв в интервале поставок деленное на два [7, c. 76]:

 

СЗ = R_СУТ (J_Ф - J_ПЛ) / 2.

 

где СЗ - страховой запас;_Ф, J_ПЛ - соответственно фактический и плановый интервал поставок.

При укрупненной оценке он может приниматься в размере 50% текущего запаса. В случае, когда промышленное предприятие расположено вдали от транспортных путей либо используются нестандартные, уникальные материалы, норма страхового запаса может быть увеличена до 100%.

Возникновение страхового запаса обусловлено нарушением в поставках материала со стороны поставщика. В случае если это нарушение связано с транспортной организацией, создается транспортный запас, включающий те оборотные фонды, которые отвлекаются со дня оплаты счета поставщика и до прибытия груза на склад. Транспортный запас рассчитывается так же, как и страховой запас [8, c. 77]:

 

Т_РЗ = R_СУТ (J_Ф - J_ПЛ) / 2,

 

где Т_Р - транспортный запас.

Величина сезонных запасов устанавливается по данным о фактических условиях поступления и потребности материалов.

Таким образом, норма запаса конкретного материала определяется по формуле:

 

Н = ТЗ + СЗ + ПЗ,

где Н - совокупная норма запаса материала;

ПЗ - норма подготовительного запаса;

Метод технико-экономических расчетов позволяет достаточно точно определять необходимый размер запасов, однако трудоемкость его велика.

Для оптимизации размера текущих запасов товарно-материальных ценностей используется ряд моделей, среди которых наибольшее распространение получила «Модель экономически обоснованного размера заказа [Economic ordering quantity - EOQ model].

Рассмотрим механизм модели EOQ на примере формирования производственных запасов [3, c. 94].

С одной стороны, предприятию выгодно завозить сырье как можно более высокими партиями. Чем выше размер партии поставки, тем ниже совокупный размер операционных затрат по размещению заказов в определенном периоде (оформлению заказов, доставке заказных товаров на склад и их приемке на складе) [7, c. 147]. Графически это может быть представлено следующим образом:

 

Рис. 3. Зависимость суммы совокупных затрат по размещению заказов от размеров партии поставки товаров [3, c. 95].

 

Сумма совокупных операционных затрат по размещению заказов при этом определяется по следующей формуле:

,

 

Где ОЗрп-это сумма совокупных операционных затрат по размещению заказов;

ОПП - объем производственного потребления товаров (сырья и материалов) в рассматриваемом преиоде;

РПП - средний размер одной партии поставки товаров;

Срз - средняя стоимость размещения одного заказа.

Из приведенной формулы видно, что при неизменном объеме производственного потребления и средней стоимости размещения одного заказа, общая сумма операционных затрат по размещению заказов минимизируется с ростом среднего размера одной партии поставки товаров.

С другой стороны, высокий размер одной партии по ставки товаров вызывает соответствующий рост операционных затрат по хранению товаров на складе, так при этом увеличивается средний размер запаса в днях оборота (период их хранения) [13, c. 120]. Если закупать сырье один раз в два месяца, то средний размер его запаса (период хранения) составит 30 дней, а если размер партии поставки снизить вдвое, т.е. закупать сырье один раз в месяц, то средний размер его запаса (период хранения) составит 15 дней.

Вариант «А»

С учетом этой зависимости сумма операционных затрат по хранению запасов на складе может быть определена по следующей формуле [13,120]:

 

,

 

где ОЗ_хр - сумма операционных затрат по хранению запасов на складе;

РПП - средний размер одной партии поставки товаров;

С_х - стоимость хранения единицы товара в рассматриваемом периоде.

Рис. 4 Зависимость между размером партии поставки и средним размером запаса [2, c. 96].

 

Из приведенной формулы видно, что при неизменной стоимости хранения единицы товара в рассматриваемом периоде общая сумма операционных затрат по хранению товарных запасов на складе минимизируется при снижении среднего размера одной партии поставки товаров.

Таким образом, с ростом среднего размера одной партии поставки товаров снижаются операционные затраты по размещению заказа и возрастают операционные затраты по хранению товарных запасов на складе предприятия (и наоборот). Модель EOQ позволяет оптимизировать пропорции между этими двумя группами операционных затрат таким образом, чтобы совокупная их сумма была минимальной [13, c. 121]. Графически это представлено на рисунке 5.

Математически Модель EOQ выражается следующей принципиальной формулой [2, c. 97]:

 

 

где РПП₀ - оптимальный средний размер партии поставки товаров (EOQ);

ОПП - объем производственного потребления товаров (сырья или материалов) в рассматриваемом периоде;

Срз-средняя стоимость размещения одного заказа;

С_х - стоимость хранения единицы товара в рассматриваемом периоде.

Соответственно, оптимальный средний размер производственного запаса определяется по следующей формуле [3, c. 98]:

 

 

где П3₀ - оптимальный средний размер производственного запаса (сырья, материалов);

РПП₀ - оптимальный средний размер партии поставки товаров (EOQ).

Для запасов готовой продукции задача минимизации операционных затрат по их обслуживанию состоит в определении оптимального размера партии производимой продукции (вместо среднего размера поставки). Если производить определенный товар мелкими партиями, то операционные затраты по хранению его запасов в виде готовой продукции (Сх) будут минимальными.

 

 

Рисунок 5. График минимизации совокупных операционных затрат при оптимальном размере партии поставки (E0Q).

 

Вместе с тем, при таком подходе к операционному процессу существенно возрастут операционные затраты, связанные с частой переналадкой оборудования, подготовкой производства и другие (Срз). Используя вместо показателя объема производственного потребления (ОПП) показатель планируемого объема производства продукции, мы на основе модели EOQ аналогичным образом можем определить оптимальный средний размер партии производимой продукции и оптимальный средний размер запаса готовой продукции [2, c. 99].

Существует прикладная модель управления запасами готовой продукции (EPR), которая является модификацией модели EOQ.

Модель EPR рассчитывает оптимальный размер одной партии выпуска, минимизирующий совокупные издержки (по переработке и хранению единицы запасов готовой продукции) [17]:

 

где EPR - количество единиц выпуска в одной производственной партии (заказе, партии выпуска);- оценка годового выпуска;- издержки по переработке;- стоимость хранения единицы запасов готовой продукции в течение 1 года.

Оптимизация общей суммы запасов товарно-материальных ценностей, включаемых в состав оборотных активов, осуществляется на основе расчета оптимальной суммы запасов каждого вида [3, c. 99]:

 

Зп=(Нтк*Оо)+Зсх+Зци,

 

где Зп - оптимальная сумма запасов на конец рассматриваемого периода;

Нтк - норматив запасов текущего хранения в оборотах;

Оо - однодневный объем производства (для запасов сырья и материалов) или реализации (для запасов готовой продукции) в предстоящем периоде;

Зсх - планируемая сумма запасов сезонного хранения;

Зцн - планируемая сумма запасов целевого назначения других видов.

Обеспечение высокой оборачиваемости и эффективных форм движения запасов осуществляется путем оптимизации материальных потоков всех видов запасов.

Алгоритм расчетов интегральной экономической эффективности этого процесса имеет следующий вид [3, c. 107]:

 

 

где ИЭ₀ - интегральная экономическая эффективность оптимизации материальных потоков оборотных активов предприятия, в%;

П31 - фактическая сумма полных затрат на организацию материальных потоков до проведения их оптимизации в определенном периоде;

ПЗ2 - ожидаемая сумма полных затрат на организацию материального потока аналогичного объема после проведения его оптимизации в аналогичном периоде; ОМП_п - планируемый объем материального потока оборотных активов в аналогичном периоде.

Результаты оптимизации материальных потоков оборотных активов получают отражение в системе соответствующих текущих и оперативных планов предприятия по операционной деятельности.

 

Список литературы

запас резерв товарный управление

1. Финансы России. 2008: Статсб./ Росстат - М; 2008. - 453 с.

2. Логистика. Под ред. Б.А. Аникина. - М.: ИНФРА-М, 2005. - 327 с.

3. Бланк И.А. Основы финансового менеджмента. Т.2 - М.: Ника - Центр, 2006 - 512 с.

4. Бланк И.А. Управление активами. - К.: «Ника-Центр», 2000. - 720 с.

.   Управление финансами: Учебник/ Под. Ред. Володина. - М.: ИНФРА - М., 2006. - 504 с. - (Высшее образование).

6. Гаджинский А.М. Логистика. - М.: Информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 1999. - 228 с.

7. Гаврилова А.Н. Финансовый менеджмент: учебное пособие / А.Н. Гаврилова, Е.Ф. Сысоева, А.И. Барабанов, Г.Г. Чигарев - 2-е изд. - М.:КНОРУС, 2006. - 336 с.

8. Ковалев В.В. Введение в финансовый менеджмент. - М.: Финансы и статистики, 2006. - 768 с.: ил.

.   Финансовый менеджмент. Учебник/ Под ред. Д.э.н., проф. А.М. Ковалевой. - М.: Инфра - М, 2003. - 284 с. - (Серия высшее образование)

.   Лисицина Е.В. Образовательный курс финансового управляющего. www.finman.ru

.   А.С. Паламарчук Оборотные средства предприятия // Справочник экономиста - 2005. - №3

.   Паронян А.С., Иванченкова Т.И. Управление оборотными активами в организациях АПК // Финансовый менеджмент. - 2004 - №5.

.   Основы финансового менеджмента: учебное пособие для вузов/ под ред. П.П. Табурчака. - СПб: Химиздат, 2004 г., 147 с.

.   Родионов А.Р., Родионов Р.А. Управление производственными запасами // Менеджмент в России и за рубежом - 1999 - №1

.   Финансовый менеджмент: учебное пособие/ Под ред. Проф. Е.И. Шохина. - М.: ИД ФБК - Пресс, 2003. - 408 с.

16. Шевченко Н.С., Черных А.Ю., Тиньков С.А., Кузьбожев Э.Н. Управление затратами, оборотными средствами и производственными запасами. Под ред. д. э. н., проф. Э.Н. Кузьбожева. - Курск: Курск. гос. тех. ун-т, 2000. - 154 с.

17. Щиборщ К.В. Управление запасами на промышленном предприятии // Финансовый менеджмент. - 2006 - №5. www.finman.ru

18. Экономика предприятия. Пер с нем. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 928 с.