Организация проведения экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении в РФ

 

В процессе исследования мы уяснили что, результатом управленческой деятельности является документ. Ценность создаваемых или получаемых организацией документов неодинакова. Одни документы необходимы для работы до тех пор, пока в них есть надобность и сроки хранения таких документов - «до минования надобности» или «до замены новыми». Как правило, это документы для оперативной работы, присланные в организацию в виде копий: копии изданных инструкций, положений, приказов.

Другие документы отражают работу организации, её достижения, имеют определённое экономическое, научно-техническое, историческое значение и должны храниться максимально долго, т.е. постоянно.

Оценка ценности необходима для предотвращения утраты документов, подлежащих государственному хранению. А деятельность по отбору документов на государственное хранение или установлению сроков их хранения на основе принятых критериев называется экспертизой ценности документов.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Согласно ГОСТ Р 51151 архивная опись это - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций службы ДОУ, т.к. итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации государственного архива и, в конечном счёте, определение состава АФ РФ в целом.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности в организации, приказом руководителя организации создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее ЭК).

В министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (далее ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

ЦЭК и ЭК организаций и источников комплектования государственных и муниципальных архивов работают в постоянном контакте с ЭПК соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой «ЭПК», окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочная комиссия архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. Однако в соответствии с ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением документов.

Росархив разработал примерные положения об ЭК и ЦЭК. Эти документы служат основой для составления положений об экспертных комиссиях конкретных организаций и предприятий. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

Положением определяются функции и права ЭК, а также организация ее работы. При разработке положения об ЭК следует руководствоваться Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утв. приказом Росархива от 19.01.95 № 2.

Основные задачи ЭК:

1 организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;

2 организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к передаче в архив учреждения;

3 организация и проведение отбора документов, подготовка их к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив (в случае если документы отнесены к составу АФ РФ).

Для этого экспертные службы организаций осуществляют широкие функции, определенные Основными правилами работы архивов организаций. Основные функции ЭК:

• организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;

• рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного учреждения проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т. ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

1 подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

2 участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Приказ Росархива от 08.10.93 г. Об утверждении Примерного положения о ЦЭК министерства (ведомства) Российской Федерации (Приложение 3) утвердил и ввел в действие Примерное положение о ЦЭК министерства (ведомства) РФ. В приказе Росархив рекомендовал министерствам и ведомствам РФ разрабатывать индивидуальные положения на основе Примерного положения о ЦЭК и вводить их в действие по согласованию с ними.

Данное Примерное положение о ЦЭК до сих пор активно используется на практике.

Таким образом, основным методом экспертизы ценности документов является непосредственная оценка документов, проводимая работником при упорядочении документов, которая осуществляется путем полистного просмотра и анализа дел и документов.

Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.

Заседания ЭК протоколируются (Приложение 4). Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Если протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаваться на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации.

Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль над формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п.

При проведении экспертизы ценности документов следует руководствоваться перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также, подведомственных им организаций, с указанием на сроки хранения (отраслевые перечни), а также указаниями на сроки хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не вошедших, в указанные перечни, которые устанавливаются федеральными законами и другими федеральными нормативными правовыми актами, в том числе решениями ЦЭПК Федерального архивного агентства.

В целом современная законодательная и нормативная база архивного дела состоит из: ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, Основных правил работы архивов организаций, Основных правил работы ведомственных архивов, Примерных положений о ЦЭК и ЭК и др.

При определении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.00 г. Перечень можно также использовать при формировании дел и при составлении номенклатур дел.

Указанный Перечень включает в себя документы, которые образуются в деятельности организаций всех форм собственности при документировании общих для всех, т. е. однотипных, управленческих функций, в т. ч. вопросов кадрового обеспечения деятельности организации.

Раздел Перечня «Кадровое обеспечение» содержит документы с указанием сроков их хранения, касающиеся приема, перемещения, увольнения; установления, подготовки и повышения квалификации, а также награждения работников.

Сроки хранения документов, указанных в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, подлежат их документы к передаче на государственное или муниципальное хранение или нет. Но применяют эти сроки организации по-разному.

Временный срок хранения документов обязателен для всех. Причем занижать срок хранения документов не допускается, а увеличивать его можно. Постоянный же срок хранения применяется теми организациями, чьи документы поступают на хранение в государственные или муниципальные архивы.

Если организация не является источником комплектования соответствующего архивного учреждения, то она хранит документы постоянного срока по Перечню следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет, негосударственные - не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения этих документов определяет сама организация в соответствии с действующим законодательством и исходя из необходимости их практического использования в своей деятельности.

Применяя Перечень в процессе работы по определению сроков хранения документов, не следует забывать и о графе «Примечание».

Например, в ст. 336 Перечня, которая содержит «Записки, заменяющие приказы по личному составу», указан срок их хранения - 75 лет, но при этом в графе «Примечание» имеется сноска: «О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет». Это означает, что при проведении полистной экспертизы ценности этих видов документов указанные в примечании документы изымаются из дел и включаются в акт на их уничтожение.

Или же, например, согласно ст. 348 «Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет» Перечня срок хранения этих документов - 15 лет, а в примечании имеется сноска «При отсутствии приказов - 50 лет». Это означает, что если по каким-либо причинам произошла утрата приказов организации, в которых были зафиксированы решения комиссии по данному вопросу, то срок хранения документов этой комиссии, содержащих эти решения, увеличивается до 50 лет. Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в делопроизводстве в 2005., исчисляется с 1 января 2006 г.

Исчисление сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал).

Таким образом, перечни документов значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, позволяют избежать ошибок при установлении сроков хранения документов.

2.5 Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов в РФ

документ ценность архивоведение экспертиза

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы документационного обеспечения управления совместно с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архива организации.

В процессе экспертизы производится:

1 отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

2 отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;

3 выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

• документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

• документы, подлежащие временному хранению

(свыше 10 лет) в архиве организации;

1 документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;

2 документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

При отборе названных категорий дел анализируется фактическое содержание документов, находящихся в деле. Не допускается определение ценности документов и сроков их хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру.

Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения.

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

3 опись дел постоянного срока хранения;

4 опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

5 опись дел по личному составу;

6 • акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней.

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 1999 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно включается в акт, составленный в 2003 г. (в этом случае срок хранения дела истек к 1 января 2003 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел.

Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения ЭПК архивного учреждения описи на дела постоянного хранения утверждается руководителем организации.

Таким образом, в данной главе исследования нами были проанализированы принципы и сложившееся на современном этапе система критериев ценности документов, а также рассмотрены перечни, которым принадлежала ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов. Но на сегодняшний день требования к срокам хранения документов прописаны не только в перечнях, но и во многих законодательных и подзаконных актах, полного списка которых никто не составлял¹. Рассмотрены организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве организаций в 1990 - 2000-е годы.

 

Заключение

 

В ходе проведенного исследования все поставленные в начале работы задачи были решены и цель достигнута. Стало очевидно, что экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций службы ДОУ, т.к. итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счёте, определение состава АФ РФ в целом.

Экспертиза ценности документов проводится как в делопроизводстве, так и в ведомственных и государственных архивах. Оценка документов и их содержания проводится практически на всех этапах создания и обработки документа, начиная от написания содержания, согласования проекта, определения формы и вида конечного варианта документа; порядка доведения его до адресата, установления системы регистрации, выбора места и способа хранения.

Экспертиза ценности документов - архивоведческий процесс работы, но экспертизе подвергаются документы не только в архивах.

В процессе экспертизы ценности документов решаются такие задачи, как отбор на постоянное хранение ценных документов и охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.

В течение 1950 - 1980-х гг. завершается формирование теории экспертизы ценности, складывается система критериев, широко применяются типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения.

К 1960-м гг. была разработана система принципов и критериев экспертизы ценности документов. Основным звеном в системе нормативно-методических пособий по оценке и отбору документов становятся Перечни типовых документов со сроками хранения и Перечни документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР.

Комплекс критериев, разработанный советским архивоведением, оформившийся и нормативно закрепленный в конце 1950 - начале 1960-х гг.. в последующие годы вновь становится объектом пристального изучения. Углубленное исследование вопросов методологии документоведения и архивоведения с начала 60-х гг. открыло широкие перспективы применения современных методов, позволяющих проникать и во внутренние свойства документа.

К концу 1980 - началу 1990-х гг. были окончательно выработаны и сформулированы принципы, методы, критерии экспертизы ценности документов, зафиксированы в нормативно-методической литературе и апробированные на практике. Они казались незыблемыми. Однако разрушение старого государства, появление новых форм собственности, новых видов организаций привели к пересмотру базовых положений в экспертизе ценности документов.

Критерии, принципы и само проведение экспертизы ценности документов без значительных изменений дошли до нашего времени и подробно описаны в третьей главе.

Критерии, разработанные и применяемые в практике, продолжают оставаться в поле зрения архивистов, которые творчески осмысливают сложившуюся систему критериев, дают их классификацию и даже детализируют отдельные критерии, путем приложения к ним «своих» критериев, то есть делят сложившуюся систему критериев на подсистемы.

К началу 1990-х гг. в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов.

Перемены в экономической и общественно-политической жизни в России в 1990-е гг. не могли не сказаться на организации и использовании документной информации, формировании АФ РФ. Изменилась система управления различными сферами общественной жизни, возникли предприятия негосударственной формы собственности. Их взаимоотношения с архивными органами строятся на принципиально новых правовых основах. На место распорядительных мер воздействия со стороны государства приходят договорные отношения. Кроме того, меняются состав и содержание традиционных документов на бумажной основе, все более широкое распространение получают новые носители информации.

Особенности нынешней ситуации нашли отражение в законодательстве, нормативных актах и методических документах. В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления -Федеральный закон «Об архивном деле в РФ», Положение об Архивном фонде Российской Федерации и др.; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела - Государственная система документационного обеспечения управления, Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации, Основные правила работы архивов организаций и др.

Перечням принадлежит ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов. Они являются как бы ключом к созданию конструкции Архивного фонда страны.

Сложившаяся к 1990-м гг. система перечней достаточно полно выполняла свою функцию для государственных организаций.

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов. В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы. Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех учреждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказами руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.

Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными сроками хранения входит составной частью во все ведомственные перечни.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

В ведомственных перечнях все учреждения, организации и предприятия группируются в звенья в соответствии с выполняемыми ими функциями или в соответствии с уровнями управления.

Многозвенность перечней в 1980 - 1990-х гг. напрямую связана со списками источников комплектования.

Группировка учреждений по звеньям системы помогает выявить, какие документы создаются на каждом из уровней управления, в каждой группе учреждений, какие из них должны храниться постоянно, а какие подвергаться уничтожению во всех видах учреждений, какие документы и сколько лет хранить в зависимости от их принадлежности к разным уровням системы. Одинаковые виды документов во всех организациях должны храниться одинаковые сроки.

В настоящее время осмыслены и творчески применяются в экспертизе ценности документов такие теоретические методы, как системный подход, функциональный и информационный анализы наряду с традиционный источниковедческим анализом.

Основным же методом экспертизы ценности документов является непосредственная оценка документов, проводимая работником при упорядочении документов, которая осуществляется путем полистного просмотра и анализа дел и документов.

Оценка ценности необходима для предотвращения утраты документов, подлежащих государственному хранению. А деятельность по отбору документов на государственное хранение или установлению сроков их хранения на основе принятых критериев называется экспертизой ценности документов.

Экспертиза ценности документов организации основывается на традиционных принципах и критериях (научно-обоснованных признаках, на основании которых определяется степень ценности документов), выработанных в процессе архивной практики.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности в организации, приказом руководителя организации создается постоянно действующая экспертная комиссия. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.

Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль над формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п.

В результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

1 документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

2 документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;

3 документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;

4 документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

В современный период документ по-прежнему оценивается с научно-исторических позиций, его главным качеством остается ценность как источника информации не только о прошлом организации, но и о перспективах ее развития в рамках политической и экономической системы.

 

Список сокращений

АСУ - автоматизированная система управления

АФ - архивный фонд

ВНИИДАД - Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

Главархив - Главное архивное управление

ГС ДОУ - Государственная система документационного обеспечения управленя

ДОУ - документационное обеспечение управления

ЕГСД - единая государственная система делопроизводства

Центрархив - Центральный архив

ЦЭК - центральная экспертная комиссия

ЦЭПК - центральная экспертно-проверочная комиссия

ЭК - экспертная комиссия

ЭПК - экспертно-проверочная комиссия