Классификация инвентаризаций

инвентаризация бухгалтерский учет имущество

Самая подробная классификация инвентаризаций была дана в 1934 г. выдающимся итальянским бухгалтером Пьетро д'Альвизе[4]. Он выделил восемь классификационных оснований: по объему (полные, частичные); по принадлежности (имущество в организации и вне ее); по цели (вступительные, последующие, при передаче ценностей, ликвидационные); по последовательности (от объекта к регистру, от регистра к объекту); по субъекту (ординарные - инициатива собственника; экстраординарные - инициатива внешних органов: судебных, финансовых и т.п.); по использованию данных (информативные и доказательные); по степени агрегирования (дифференцированные, интерированные); по форме описи (устные, письменные, на механических носителях); по способу проведения.

Разберем подробнее эти классификации.

По объему, разделить инвентаризации очень трудно, т.к. совершенно не ясно, что такое полная инвентаризация. Объективный критерий тут один - тотальная проверка наличия всего имущества, имеющегося в стране, как в организациях, в учреждениях, так и у всех граждан. Совершенно очевидно, что такая инвентаризация невозможна. Поэтому любая инвентаризация, в сущности, носит частичный и одновременно полный характер. Отсюда вытекают два вывода первостепенной важности:

• степень полноты инвентаризации задается субъектом ее наначающим;

• частичной инвентаризация может быть признана только по отношению к ранее заданной полной инвентаризации.

Допустим, директор организации решил проверить все имущество фирмы - это полная инвентаризация, но если он решил проверить только имущество магазина №2 - это будет частичная инвентаризация по отношению к полной, но, предположим, что было решено проверить только наличие товаров в магазине №2 - это будет частичная инвентаризация по отношению к предыдущей, которая, в этом случае, автоматически становится полной. Более того, возможно, что принято решение проверить только определенные виды товаров. Такая проверка будет частичной по отношению к предыдущей, которая в этом случае рассматривается как полная.

Каждая отдельная, так называемая частичная инвентаризация, по отношению к кругу проверяемых объектов, является полной.

Например, поставлена задача провести инвентаризацию товаров в магазине №2. Если она проводится сплошным методом, то необходимо пересчитать и перемерить всю товарную массу, но если речь идет о выборочном методе, то проверяют: или только дорогостоящие товары; или товары, пользующиеся повышенным спросом; или залежавшиеся товары; или самые модные товары; или делается механическая выборка. К последнему виду следует отнести перманентную инвентаризацию, когда ежедневно механически выбираются несколько наименований товаров и проводится их проверка.

В настоящее время имеет место монетарная выборка, при которой проводится строгое разграничение между фундаментальными статистическими понятиями: единица наблюдения и единица совокупности. В данном случае, применительно к товарной массе, единицей наблюдения выступает наименование товаров, а единицами совокупности будут или стоимостные, или натуральные величины[5].

По принадлежности предполагается прежде всего установить место нахождения имущества: оно может быть сдано в аренду, числясь на балансе арендодателя; отгружено покупателю, но не известно, получил ли он это имущество и т.д.

Однако гораздо важнее установить при инвентаризации, о каком имуществе идет речь: о том, которое находится во владении организации, или о том, которое находится в его собственности. Обычно инвентаризация преследует первую задачу - она достигается проще, но вторая задача важнее, особенно с позиций юридической мантии.

По цели, которую ставят администраторы, назначающие инвентаризацию выделяют:

а) вступительные (начинательные) инвентаризации необходимы в начале любой хозяйственной деятельности. (Некоторые специалисты считают, что такие инвентаризации обычно не проводятся, но это не значит, что они не проводятся вообще. И даже, если бы они не проводились никогда, они заслуживают внимания как логически обоснованные.)

б) последующие, по более распространенной терминологии, текущие - те обычные инвентаризации, включая перманентные, которые проводятся ради того, чтобы и собственники, и администраторы могли убедиться в репрезентативности (точности) учетных данных.

Последующие - текущие инвентаризации проводятся при следующих обстоятельствах:

) согласно плановому графику;

) по сигналам, когда администрации сообщают о неблагополучии в деле хранения и реализации товарно-материальных ценностей;

) при стихийных бедствиях (пожаре, наводнении) - цель инвентаризации зафиксировать факт гибели ценностей. Сюда же относят потери от краж;

) при переоценке ценностей;

в) при передаче ценностей - обязательные инвентаризации, проводимые при смене материально ответственных лиц и дающие, как правило, очень высокий результат в смысле точности данных. Однако парадоксальность заключается в том, что большинство недостач выявляются не при этой инвентаризации, так как материально ответственные лица, заранее зная о предстоящей проверке, подготавливаются к сдаче имущества;

г) ликвидационные - связаны с закрытием организации и имеют огромное значение в связи с тем, что у ликвидируемой организации, как правило, возникает необходимость оплатить очень большие долги. (Д'Альвизе не упомянул еще одну очень важную разновидность: инвентаризации, проводимые в целях выявления форс-мажорных обстоятельств. Эти инвентаризации выявляют, как правило, больше всего недостач) [6].

По последовательности - одна из определяющих классификации, вытекающих из учетных процедур. Лучшим считается подход от объекта к регистру, так как предполагается, что материально ответственное лицо, не зная сколько каких ценностей за ним числится, представит объективную картину состояния дел. На практике преобладает подход от регистра к объекту, ибо он легче и для проверяющего, и для проверяемого, так как заранее известен результат, на который следует выйти. Но крупный недостаток данного подхода заключается в том, что он облегчает и фальсификацию результатов инвентаризации. Однако при проведении перманентных инвентаризаций этот подход до некоторой степени оправдан, но даже в этом случае следует предпочесть подход от объекта к регистру.

По субъекту выделяют инвентаризации:

а) ординарные, проводимые по инициативе собственников или администраторов;

б) экстраординарные, предпринимаемые по настоянию каких-либо сторонних органов, например, банков или же по решению судебных органов. В последнем случае, если дело дошло до этих органов, то положение, в сущности, вышло из под контроля администрации организации.

По использованию данных выделяют:

а) информативные - необходимы только для подтверждения какой-либо гипотезы, например, насколько обоснованы испрашиваемые фирмой кредиты. Информативные инвентаризации преследуют прежде всего экономические цели;

б) доказательные - применяются в случае необходимости обосновать возможность судебного иска или для опровержения последнего. Доказательные инвентаризации преследуют прежде всего юридические цели. Эта классификация несколько условна, так как, в сущности, любая доказательная инвентаризация - информативна, но, правда, не все информативные инвентаризации доказательны. Кроме этих, возникают другие трудности, например:

а) частичная выборочная инвентаризация безусловно информативна, но доказательна ли она;

б) перманентная инвентаризация информативна, однако, с точки зрения судебного разбирательства, ее результаты, как правило, довольно трудно доказуемы.

Более правильным было бы деление на инвентаризации, которые могут служить основанием для предъявления иска или недостаточные для этого. Однако и тут возникает сложность: ведь сразу же после окончания инвентаризации трудно решить степень ее юридической доказательности, это решает суд. Направлять или не направлять иск в суд зависит от администрации, но это, в свою очередь, опять-таки только подчеркивает условность данной классификации.

По степени агрегирования различают инвентаризации:

а) дифференцированные, т.е. доведенные до каждого наименования ценностей;

б) интегральные - инвентаризуются ценности только в той или иной степени агрегированной группы.

С точки зрения бухгалтера, практическое значение имеют дифференцированные инвентаризации, так как в этом случае ему необходимо сверить каждое наименование товаров, имеющихся в наличии, с их численностью по данным учета[7].

По форме описи - деление по видам носителей информации;

По способу проведения выделяются два вида инвентаризаций:

а) заранее объявленные (назначенные) - ответственные лица знают о времени проведения инвентаризации и обязаны подготовиться к ней;

б) внезапные - ответственные лица не знают о времени проведения инвентаризации и не могут заранее подготовиться к ней.

Оба вида инвентаризаций имеют преимущества и недостатки.

При практическом подходе к инвентаризации многие современные бухгалтеры, исповедующие старые идеи, считают, что каждый баланс должен быть подтвержден инвентарной описью, иначе баланс будет нереальным. Это заключение ошибочное.