Передача дел на хранение в государственный и ведомственный архивы

 

Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до момента их передачи в архив организации. Перед сдачей дел в архив проводится экспертиза их ценности.

Экспертиза ценности документов организации проводится по­стоянно действующей экспертной комиссией (далее ЭК), которая создается приказом руководителя организации. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются, протоколы утверждаются руководителем организации. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, другими нормативными документами. ЭК организации изучает документы с целью их отбора для хранения в архиве или уничтожения, если срок хранения документов истек. [2]

В организациях экспертиза ценности проводится при составлении номенклатур дел, когда заранее определяется срок хранения документов; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.

Дела, которые сдаются для хранения в архив, должны быть правильно оформлены. Дела временного (свыше 10 лет), постоянного сроков хранения и по личному составу подлежат полному оформлению в соответ­ствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведом­ственных архивов.

Подготовка дел к сдаче в архив производится в конце следующего года после их исполнения. Срок хранения управленческих документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом исполнения документов.

Документы в деле располагают в хронологической последовательности (с января по декабрь делопроизводственного года). Документы в деле нумеруются. Сквозная нумерация листов обеспечивает сохранность и порядок расположения документов. Нумеруются все листы дела кроме листов заверительной надписи и внутренней описи. Форма «Лист-заверителя дела» представлена в Приложение А. Нумерацию производят арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором.

Сложенные листы разворачивают. Некоторые документы (чертежи, фотографии и т. п.) нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу. Конверты с вложенными документами нумеруются раздельно.

Составляется заверительная надпись дела. Она составляется на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме. В заверительной надписи указывается количество пронумерованных листов дела (цифрами и прописью). Если имеется внутренняя опись, то отдельно указывают количество ее листов.

Составляется внутренняя опись документов дела. Для некоторых видов дел с ценными документами составляется на отдельном листе по установленной форме внутренняя опись. Внутренняя опись дела представлена в Приложении Б. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывают (цифрами и прописью) количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Дело прошивается или переплетается в твердую обложку. Перед подшивкой (переплетом) документов из дела удаляются скрепки и другие металлические крепления. Текст документов в деле после прошивки должен свободно читаться. Оформляется обложка дела. На нее заносят следующую информацию:

- наименование организации и ее непосредственную подчиненность;

- наименование структурного подразделения;

-  регистрационный номер дела;

-  номер дела по годовому разделу сводной описи дел;

-  заголовок дела;

-  аннотацию к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

- дату дела (тома, части);

-  количество листов в деле;

-  срок хранения дела;

-  архивный шифр дела.

При оформлении обложки наименование организации пишется полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена. Заголовок дела на обложке должен соответствовать заголовку в номенклатуре дел организации. Датой дела является год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. На основании заверительной надписи указывается количество листов в деле.

На дела, завершенные делопроизводством и отобранные на хранение, составляются описи. Опись дел - это систематизированный перечень их заголовков. Описи составляются отдельно:

- на дела постоянного хранения;

-  на дела временного (свыше 10 лет) хранения;

-  на дела по личному составу;

-  на дела, состоящие из специфических документов (научные отчеты, судебные дела и т. п.);

-  на служебные ведомственные издания.

Перед занесением заголовков дел в опись проверяют качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству дел по номенклатуре организации. Обнаруженные недостатки устраняются.

Такие описи составляются на дела каждого структурного подразделения организации. При этом в описательную статью должны быть занесены:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

-  регистрационный номер дела (тома, части);

-  заголовок дела (тома, части), который должен полностью соответствовать заголовку на обложке дела;

-  дата дела (тома, части);

-  количество листов в деле (томе, части);

-  срок хранения дела.

Графы описи оформляются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и т. п.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывают количество дел, номера первого и последнего дела. Опись подписывает составитель (с указанием должности), а утверждает ее руководитель структурного подразделения. Составляют опись в двух экземплярах, один из которых передается в ведомственный архив, второй остается в структурном подразделении. Описи дел структурных подразделений служат основой сводной описи дел всей организации.

Передача дел в ведомственный архив производится по описям дел. При передаче дел в конце каждого экземпляра описи указываются количество дел (цифрами и прописью), номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи сотрудника архива и лица, передающего дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Такие дела подлежат частичному оформлению, при котором документы хранятся в тех же папках без дополнительной пересистематизации, нумерации листов, без заверительной надписи. Дела хранятся в структурных подразделениях или в централизованной службе делопроизводства; по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт. Обычно составляется акт о выделении к уничтожению документов на дела всей организации. Дела включаются в акт, если срок их хранения истекает к 1 января года, в котором составлен акт. Передача дел на хранение в государственный архив осуществляется приемом документов от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно - проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по актам приема - передачи. В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в госархив. Ниже приводятся сроки передачи документов от источников комплектования в госархив.

 

Таблица 1 - Сроки хранения документов в государственном архиве

Источники комплектования	Срок передачи, лет
Федеральные органы гос. власти; Генеральная прокуратура РФ; гос. объединения; учреждения, организации и т.д	15
Органы гос. власти и прокуратура краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов и т. д	10
Органы местного самоуправления; учреждения, организации, предприятия городского и районного подчинения, предприятия сельского хозяйства	5
Совместные предприятия с участием государства; организации и объединения смешанных форм собственности в установленном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности	10

 

Передача документов из каждого учреждения - источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3 - 5 лет. Основным документом на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема - передачи документов на хранение. Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив представлен в Приложении В. В акте указывается учреждение, передающее документы, и в архив, в который они поступают, а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов.

Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи. Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах описи, переданных в госархив, делается отметка о передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.

архив фонд хранение документ