Взаимосвязь между функциями управления, этапами жизненного цикла решения и организационно-распорядительными документами

 

Процесс подготовки и принятия решения включает в себя следующие стадии:

Первая стадия - постановка задачи - состоит в анализе ситуации, выявлении необходимости в решении и включает: познание и формулирование проблемы: постановку цели, определение критериев успешного решения. Познание проблемы является необходимым условием ее решения: если проблема не существует для того, кто принимает решение, то принятие решения не состоится.

Стадия выработки решения: как только определены критерии и факторы, ограничивающие решение, менеджер может начинать работу по поиску альтернатив или возможных направлений действий для решения проблемы.

Стадия принятия решения осуществляется субъектом управления - лицом, принимающим решения (ЛПР). то есть руководителем или коллегиальным органом, принимающим управленческие решения. Вершиной в процессе принятия решения является оценка и выбор альтернативы. На этом же этапе осуществляется оформление решения, в т.ч. по необходимости его утверждение или согласование.

Стадия выполнения решений состоит из организации выполнения решения, мониторинга и коррекции, что требует координации усилий многих людей. Менеджер должен стремиться сделать исполнителей заинтересованными и мотивированными в реализации решения, чтобы наилучшим образом использовать их способности.

В современной литературе выделено множество перечней функций принятия решений в управлении, которые можно свести в единый базовый вариант: целевыявление, выработка и принятие решения, организация выполнения решения, контроль реализации решения.

По данным Л.Бирмана, на базе понятия об элементарных функциях управления показано, что:

1. Управленческое решение можно рассматривать как процесс реализации элементарных функций управления; как результат (план действий); как документ (носитель информации о решении).

2. Элементарные функции управления могут служить основанием, по которому производится классификация документов управления.

С учетом представления об управленческом решении как процессе реализации элементарных функций управления, приведем структуру жизненного цикла решения с указанием его этапов (рис. 1.2).

 

Рис. 1.2.Жизненный цикл управленческого решения[4]

управленческое менеджмент экономический

Основываясь на этой модели, покажем возможные ситуации, связанные с развитием событий на этапах жизненного цикла при реализации конкретного решения и варианты вывода решения из жизненного цикла.

Вариант 1. "Дефект решения"

Очевидно, что этот вариант возникает в случае, если принятое решение не соответствует сформулированным целям либо при организации его выполнения возникли ошибки. Жизненный цикл решения трансформируется в итеративную процедуру: < → принятие решения → выполнение решения → контроль выполнения → >.

Вариант 2. "Вина исполнителя"

Принятое решение исполнитель не выполнил либо выполнил не с требуемым качеством. Возможные итерации по этому варианту: < → выполнение решения → контроль выполнения → >.

Вариант 3. "Непредвиденные обстоятельства"

Множество причин вывода решения по форс-мажорным или непредвиденным обстоятельствам заранее предугадать сложно или вообще невозможно. При этом невозможность выполнения решения может быть определена как на этапе подготовки и принятия решения, так и в процессе организации выполнения либо на этапе контроля выполнения. Во всех этих случаях решение выводится после соответствующего этапа жизненного цикла: < → принятие решения, выполнение решения, контроль выполнения >.

Вариант 4. "Успешная реализация решения"

Данный вариант реализации решения говорит о следующем: решение принято грамотно; непредвиденных обстоятельств не было; выполнение решения прошло организованно; результаты реализации решения признаны удовлетворительными. Решение завершает свою "жизнь" и выводится из цикла.

При рассмотрении управленческого решения как результата, плана действий, возникает вопрос о его полноте по содержанию, во многом обеспечивающей "успешную реализацию" конкретного решения. На полноту решения обычно указывает перечень вопросов, ответы на которые оно должно содержать. Обобщенно он представляется следующим перечнем: Что делать?, Кто должен делать?, Когда делать?, Чем делать?, Как делать?, Где делать?, С кем делать?, В какой последовательности делать? Анализ практической деятельности организаций показывает, что решения в подавляющем большинстве содержат ответы не более чем на четыре афористических вопроса: Что? Кто? Когда? Чем? Ответы на поставленные вопросы формируют ничто иное, как план действий. Отсутствие в решении ответа хотя бы на один из трех первых вопросов говорит о "дефекте" решения. Часто в решениях отсутствует ответ на вопрос Чем? (ресурсное обеспечение решения), если ресурсы для реализации решения уже имеются. Отсюда вывод, что решение, имеющее ответы на три вопроса: Что? Кто? Когда? говорит о выполнении условия необходимости с точки зрения его полноты, а имеющее ответы на четыре вопроса: Что? Кто? Когда? Чем?— о достаточности.

Большинство решений передается в объект управления посредством документа. В этом случае решение рассматриваем как документ. На основе представления об элементарных функциях управления в литературе… показано, что все множество документов управления можно разбить на классы, соответствующие каждой функции. Пример классификации документов приведен на рис. 1.3. Анализ распределения документов по функциям управления позволил сделать следующие выводы:

- количественный и качественный состав документов функций "целевыявление" и "контроль реализации решения" во многом совпадает;

- документы "организации выполнения решения" лишь детализируют содержание документов "выработки и принятия решения".

Способ классификации документов по элементарным функциям управления определяет содержание каждого документа в принятии решений, снижая тем самым вероятность возникновения "дефекта решения".

Особая роль функции контроля реализации решения объясняется следующим. Во-первых, вывод решения из жизненного цикла производится на основе результатов реализации функции контроля по каждому из четырех представленных выше вариантов, за исключением особенностей по варианту "непредвиденные обстоятельства". Во-вторых, на ее значимость указывает количественный и качественный набор документов управления, согласно классификации по элементарным функциям управления. В-третьих, в организации непосредственное отношение к контролю имеют: в качестве субъектов контроля — руководитель (как носитель функции) и служба контроля (отслеживание сроков выполнения документа в больших организациях); в качестве объектов контроля — решение (документ) и исполнитель. Контроль как функция руководителя содержит анализ и оценку степени достижения цели управления путем определения фактического влияния решения и результата его выполнения на конечный продукт деятельности организации. Следовательно, контроль должен включать инструмент оценки состояний объектов контроля.

 

Вид документа	Элементарные функции управления
	Целевыявление	Выработка и принятие решения	Организация выполнения решения	Контроль реализации решения
Акт
Аналитическая записка
Докладная записка
Задание
Инструкция
Наряд-заказ
Объяснительная записка
Отчет
План
Постановление
Предписание
Приказ
Программа
Протокол
Распоряжение
Решение
Служебная записка
Справка
Указание

Рис. 1.3. Пример классификации документов по функциям управления[5]

 

Представление о руководителе и исполнителе решения вводится через понятие лицо, принимающее решение (ЛПР). ЛПР – сотрудник аппарата управления организации, замещающий определенную должность в иерархии управления по категориям "руководители" и "специалисты". Очевидно, что ЛПР выступает как в роли исполнителя для вышестоящих уровней иерархии, так и в роли руководителя по отношению к сотрудникам организации, находящимся в его подчинении, если таковые имеются.

Задание (как единица контроля исполнения документированного решения) – одно действие, имеющее одного исполнителя, срок исполнения и при необходимости явно указанные ресурсы для реализации действия.

Оценку выполнения задания производят в зависимости от альтернативных состояний "выполнено" или "не выполнено" по вариантам вывода решения из жизненного цикла "вина исполнителя" и "успешная реализация" (рис. 1.3):

1. При состоянии задания "не выполнено", но задание остается актуальным, так как присутствует "вина исполнителя", оценка производится по тому, какие потери понесла организация. Эти потери учитываются значимостью, весом, вкладом, которые потенциально присущи заданию. После оценки задание возвращается на выполнение.

2. При состоянии задания "выполнено", потребность в нем исчезает, а оценка производится по характеристикам его выполнения исполнителем.

Исполнительская деятельность представляет собой процесс, направленный на получение результата при выполнении конкретного задания исполнителем в ходе реализации управленческих решений в организации за определенный период ее деятельности. При построении языковой модели исполнительской деятельности чаще всего применяют метод "дерева целей", который определяет технологию получения многоуровневых и строго иерархических структур путем последовательного деления (декомпозиции) целого на части.

Таким образом, на основе комплексного анализа нормативных документов в области документационного обеспечения управления, состояния работ в теории и практике принятия управленческих решений мы рассмотрели модель жизненного цикла управленческого решения и функции управления в качестве базовых для формирования вариантов вывода решения из жизненного цикла и классификации документов.

В первой главе курсового проекта приведены:

1. схема классификации документов по функциям управления с учетом семантического содержания документа и определенной функции управления по определению необходимых и достаточных условий полноты решения;

2. основные варианты вывода управленческого решения из жизненного цикла, определяемые зависимостью от возможных причин вывода на каждом из его этапов.