Глава 2. Бухгалтерский учет денежных средств в ООО «Премиум Плюс»

Организация и документальное оформление кассовых операций

Для ведения кассовых операций в штате ООО «Премиум Плюс» предусмотрена должность кассира, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. После издания приказа о назначении на должность руководитель предприятия ознакомил кассира с порядком ведения кассовых операций и заключил с ним договор о полной материальной ответственности. В обязанности кассира входят: прием и выдача наличных денежных средств из кассы предприятия, ведение кассовой книги и составление отчета по итогам операций за день, получение средств с расчетного счета предприятия и сдача в банк денежной наличности сверх установленных лимитов. Кассир не имеет право передоверять выполнение своих обязанностей. При необходимости замены заключается договор о полной материальной ответственности с другим работником и проводится инвентаризация кассы, составляется акт по форме № ИНВ-15.

Помещение кассы оборудовано и изолировано. Помещение кассы расположено таким образом, что вход в него из помещения бухгалтерии. Учетные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах хранятся у руководителя предприятия.

В кассе предприятия хранятся наличные деньги только в пределах лимита, установленного обслуживающим банком. Лимит устанавливается ежегодно по согласованию с руководителем организации. В случае непредставления расчета лимита в учреждение банка, лимит кассы считается нулевым, а не сданная организацией денежная наличность, оставшаяся на конец дня - сверхлимитной. В ООО «Премиум Плюс» в 2012 году установлен лимит остатка денежных средств в кассе в размере 10 000 рублей.

Все наличные деньги и ценные бумаги ООО «Премиум Плюс» хранятся в несгораемых металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются и опечатываются печатью кассира. Ключи от этих шкафов и печати хранятся у кассира, которые запрещается оставлять в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих предприятию, запрещается.

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации. В случае повреждения или снятия печатей кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшедшем в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников. Органы внутренних дел в пределах своей компетентности проверяют техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятии.

ООО «Премиум Плюс» осуществляет кассовые операции в соответствии с установленным Порядком ведения кассовых операций в РФ. Организация имеет постоянную денежную выручку и по согласованию с обслуживающим банком может расходовать на оплату труда и другие установленные цели. Соблюдение установленных правил ведения кассовых операций проверяется банком.

Поскольку на ООО «Премиум Плюс» бухгалтерский учет полностью автоматизирован, учет движения денежных средств по кассе ведется в программе 1:С «Предприятие» в модуле «Касса». Данная программа предназначена для обслуживания и учета всех операций с наличными денежными средствами. «Касса» позволяет распечатать приходные и расходные кассовые ордера, сформировать отчет по кассе за день, за месяц. В начале месяца следующего за отчетным, после «расчета кассы» появляется возможность распечатать журнал - ордер по счету 50 за отчетный месяц. Программа позволяет просмотреть, получить информацию по интересующим операциям за любой период времени.

Приходные и расходные кассовые документы составляются на основании подтверждающего документа по хозяйственной операции, связанной с движением наличности. Приходные и расходные кассовые документы подписываются главным бухгалтером (или его заместителем - на основании приказа), а расходные документы подписываются в обязательном порядке руководителем организации. Выписанные приходные и расходные кассовые ордера являются поручениями кассиру на совершение операции. Все кассовые ордера регистрируются в журнале регистрации и кассовой книге. Факт приема или выдачи денежных средств удостоверяются подписью кассира, а при выдачи еще и подписью лица вносящего деньги. После этого кассовые ордера имеют юридическую силу и являются основанием для отражения операции в синтетическом учете.

Заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности выдают по платежным ведомостям, подписанным руководителем и главным бухгалтером организации, при этом расходный кассовый ордер печатается на общую сумму по ведомости. По истечении установленных сроков оплаты труда кассир:

в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, сделать отметку «Депонировано»;

составить реестр депонированных сумм;

в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выданных и подлежащих депонированию сумм, скрепить надпись своей подписью.

В книге учета депонированных сумм ведется аналитический учет по каждому депоненту. При выдаче депонированной суммы выписывается расходный кассовый ордер, а в книге учета делается пометка о выдаче средств.

Все поступления и выдачи наличных денег учитываются кассиром в кассовой книге. Каждая запись содержит сведения об операции: номер кассового ордера, сумму, номер корреспондирующего счета.

Ежедневно в конце дня подсчитываются итоги операций за день (по приходу и расходу), выводится остаток денег на конец дня. Бухгалтер, контролирующий данный участок, проверяет записи кассира, принимает приходные и расходные кассовые ордера. В ООО «Премиум Плюс» бухгалтерский учет ведется в автоматизированной форме системе 1С: «Бухгалтерия». При вводе приходных и расходных кассовых ордеров многие реквизиты заполняются автоматически или путем выбора из списков, документ автоматически формирует проводки, документ после заполнения распечатывается, документ храниться в системе в электронном виде. На основании выведенных кассовых ордеров автоматически формируется кассовая книга и журналы регистрации приходных и расходных ордеров.

Движение наличных денежных средств учитывается на счете 50 «Касса», счет по отношению к балансу активный, балансовый, расчетный. Сальдо по этому счету может быть только дебетовым и указывает на наличие свободных средств в кассе предприятия на начало и конец месяца. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу предприятия с кредита различных счетов в зависимости от вида поступления. Оборот по дебету счета 50 «Касса» показывает суммы, поступившие наличными в кассу в отчетном периоде.

По кредиту счета 50 «Касса» отражают выбытие денежных средств из кассы в дебет различных счетов в зависимости от назначения расходов. Оборот по кредиту показывает суммы, выданные наличными в отчетном периоде. Для учета кассовых операций в ООО «Премиум Плюс» используется активный счет 50 «Касса» в разрезе субсчета 50.1 «Касса в рублях».

Рисунок 2.1 - Схема движения информации по учету кассовых операций

Учет кассовых операций на данном предприятии рассмотрен в приведенной в таблице 2.1.

Таблица 2.1 - Бухгалтерские записи по счету 50.1 «Касса» в ООО «Премиум Плюс» за 24 мая 2012 года

До передачи в кассу на исполнение кассовые документы записываются бухгалтером в специальном журнале регистрации приходных и расходных ордеров.

Аналитический учет ведется по каждому первичному документу.

В ООО «Премиум Плюс» регистрами учета, в которых отражаются кассовые операции по кредиту и дебета счета 50.1 «Касса организации», является «Журнал-ордер по счету 50.1» и «Ведомость по счету 50.1», записи в которых отражаются с разделением операций по корреспондирующим счетам.

Основанием для бухгалтерских записей в журнале - ордере и ведомости по счету 50.1 являются проверенные отчеты кассира с приложенными к ним первичными документами.

На протяжении месяца для контроля и оперативных целей используют данные об остатках средств в кассе предприятия, приведенные в отчете кассира.

Данные журнала - ордера и ведомости по счету 50.1 переносят в Главную книгу, а данные Главной книги используются при заполнении бухгалтерской отчетности.