Практическая работа № 3. Составление технологической схемы документооборота при организации перевозок грузов

Основные понятия:

Согласно ст. 2 Устава ж/д транспорта «грузоотправителем» считается как физическое или юридическое лицо, выступающее от своего имени, так и лицо, выступающее от имени владельца груза, т.е. экспедитор; «грузополучателем» считается физическое или юридическое лицо, управомочное на получение груза. Таким «управомочным» может быть экспедитор в соответствии с заключенным им с фактическим грузоотправителем и получателем договором транспортной экспедиции.

ТЦФТО - территориальный центр фирменного транспортного обслуживания.

Линейное АФТО- Линейное агентство фирменного транспортного обслуживания.

СФТО - система фирменного транспортного обслуживания (товарная касса на станции).

ТЭО- транспортно-экспедиционное обслуживание.

Форма ГУ-48- «Книга сдачи перевозочных документов».

 

Операции на станции отправления груза	Операции на станции назначения груза
Грузоотправитель обращается в ТЦФТО для заключения ряда договоров (на регистрацию паспорта клиента, на открытие единого лицевого счета, на заключение договора на подачу и уборку вагонов, на ТЭО и др.)	Грузополучатель обращается в ТЦФТО для заключения ряда договоров (на регистрацию паспорта клиента, на открытие единого лицевого счета, на заключение договора на подачу и уборку вагонов, на ТЭО и др.)
Грузоотправитель предъявляет в ТЦФТО или в Линейное АФТО (СФТО) доверенность, заявку ГУ-12, перевозчик рассматривает заявку на перевозку грузов в сроки предусмотренные Уставом ж/д.	Грузополучатель предъявляет в ТЦФТО или в Линейное АФТО (СФТО) доверенность с правом полномочий в получении груза, а также оставляет свои координаты для оперативного уведомления.
Перевозчик согласовывает заявки с владельцами инфраструктур.	По прибытии на станцию вагонов, оператор СТЦ принимает документы у локомотивной бригады поезда и сверяет наличие всех документов по натурному листу поезда, а также наличие всех штемпелей и прилагаемых документов, обязательно сверяет срок доставки груза, если он истек составляет акт общей формы и дает оперативную телеграмму. На всех дорожных ведомостях и вагонных листах ставит календарный штемпель- дату и время прибытия поезда. В вагонном листе указывается номер поезда.
Грузоотправитель получает от перевозчика согласованную заявку.	Отделяет вагонные листы и под роспись по книге формы ГУ-48 передает приемосдатчику груза и багажа, а перевозочные документы также под роспись передает в СФТО. В книгу записывают по каждой отправке, указывая номер вагона и номер накладной.
Грузоотправитель предъявляет в Линейное АФТО (СФТО) накладную на визирование. Агент СФТО проверяет правильность указанных грузоотправителем в накладной сведений, проводит предварительную таксировку, проверяет наличие необходимых денежных средств на лицевом счете клиента. Проставляет номер заявки на перевозку грузов. Заверяет визирование своей подписью.	Приемосдатчик груза и багажа уведомляет грузополучателя о прибытии груза и времени подачи вагонов с грузом к месту выгрузки в день прибытия груза, но не позднее, чем в 12 часов дня, следующего за днем прибытия груза, а подача под выгрузку- не позднее, чем за 2 часа. Уведомление о прибытии на ж/д станцию грузов, находящихся под таможенным контролем, распространяется не только на грузополучателя, но и на таможенный орган. Заносит в АС приемосдатчика данные с вагонных листов для автоматического формирования «Книги выгрузки» (форма ГУ-44ВЦ)
	Агент СФТО все прибывшие под выгрузку грузы регистрирует на основании данных перевозочных документов в Книге прибытия грузов (форма ГУ-42/ЭВЦ) с помощью подтверждения прибытия вагонов на станцию с АС ЭТРАН. После регистрации- в системе проставляется порядковый номер, который агент переносит на бумажный носитель лицевой стороны дорожной ведомости. По мере выдачи грузов (раскредитование в АС ЭТРАН) в соответствующих графах «Книги прибытия» автоматически проставляется число и месяц выдачи (форма ФДУ-91/ЭВЦ).
Получение завизированной накладной грузоотправителем.	Представитель грузополучателя в СФТО, на основании предъявленной доверенности и паспорта раскредитовывает перевозочный документ (заполняет сведения в дорожной ведомости- номер и дату выдачи доверенности, номера расчетного счета, наименование банка и заверяет своей подписью. Подпись грузополучателя в дорожной ведомости является подтверждением выдачи груза. Устав обязывает грузополучателя до получения груза оплатить плату за перевозку груза и иные причитающиеся перевозчику платежи. Затем агент СФТО выдает на руки грузополучателю накладную, что является завершением договора перевозки.
Предъявление грузоотправителем накладной и письменного уведомления об окончании грузовой операции перевозчику (приемосдатчику груза и багажа) после погрузки груза в вагон (контейнер).	Порядок и место передачи вагонов на подъездной путь определяется договором на подачу и уборку вагонов или на эксплуатацию подъездного пути. Моментом фактической выдачи груза должна считаться дата подачи вагона под выгрузку на места общего или необщего пользования (согласно договора). Подтверждается открытием памятки приемосдатчика.
Приемосдатчик после сверки сведений внесенных в накладную с трафаретами нанесенными на вагон, в том числе соответствие ЗПУ, вес нетто, брутто, тары, грузоподъемность вагона и т.д. заполняет «Книгу приема груза к отправлению», присваивает марку, закрывает памятку приемосдатчика, прикладывает к ней уведомление об окончании грузовой операции, создает вагонный лист.	Грузополучатель после выгрузки груза из вагона предоставляет приемосдатчику груза и багажа письменное уведомление об окончании грузовой операции, приемосдатчик принимает вагон после выгрузки, проверяет его на предмет повреждения и очистки. Закрывает вагонный лист. Грузополучатель обязан отправить за свой счет порожний вагон на промывку из-под грузов требующих обязательной промывки. И предоставить заполненную пересылочную дорожную ведомость на отправку порожнего вагона (принадлежности перевозчика), принять меры к оформлению документов на отправление собственного, арендованного вагона.
Приемосдатчик передает накладную, вагонный лист и памятку приемосдатчика (возможны еще и акты общей формы) в СФТО под роспись в книге формы ГУ-48.	Приемосдатчик груза и багажа закрывает памятку приемосдатчика по моменту уборки вагона с места выгрузки и по книге формы ГУ-48 сдает ее в СФТО.
СФТО оформляет перевозочные документы с помощью АС ЭТРАН и взыскивает с грузоотправителя все причитающиеся железной дороге сборы и платежи.	Агент СФТО взыскивает плату с грузополучателя на основании памятки приемосдатчика по ведомости подачи и уборки вагонов (сбор за подачу и уборку вагонов, плату за пользование вагонами, сбор за дополнительную маневровую работу, плату за пользование подъездным путем, за задержку вагонов по акту общей формы (если имеется)). Выдает на руки грузополучателю под роспись его экземпляры.
Агент СФТО на основании заполненной накладной вносит сведения в АС ЭТРАН и формирует комплект документа, время приема груза к перевозке удостоверяется наложением календарного штемпеля станции в графе 7 оборотной стороны накладной, дорожной ведомости, а также в корешке дорожной ведомости и квитанции приема груза к перевозке.	Агент СФТО по окончании отчетных суток формирует отчет о выданных грузах ФДУ-91/ЭВЦ, с сопроводительной ведомостью ФДУ-93 отправляют в ТЦФТО (отел контроля по раскредитованию документов).
Агент СФТО подбирает к вагонному листу накладную и дорожную ведомость и др., под роспись в книге формы ГУ-48 передает оператору СТЦ.	В ТЦФТО документы проверяются, если нужно корректируются, архивируются и направляются в архив, где хранятся 5 лет.
Грузоотправителю под роспись в корешке дорожной ведомости выдается квитанция приема груза к отправлению. Квитанция в приеме груза- важный юридический документ, свидетельствующий о приеме дорогой груза к перевозке, а также 3 экз. накопительных ведомостей, ведомости подачи и уборки вагонов, квитанции разных сборов (при расчете наличными денежными средствами).	По окончанию отчетных суток распечатываются книги (Книга прибытия грузов, Книга выгрузки) и сменные агенты и приемосдатчики расписываются в графе «сдал», Работник, который сменил расписывается в графе «принял».
Дорожная ведомость- документ расчетно-финансового значения- вместе с накладной сопровождает груз до станции назначения.
Корешок дорожной ведомости служит основным документом для определения провозной платы при централизованных расчетах, а также для учета и отчетности о выполнении плана перевозок станцией. По окончанию отчетных суток на 18.00 мск. Времени агент СФТО формирует отчет ГУ-4/ЭВЦ и высылает его вместе с документами в ТЦФТО (отдел организации и ведения начислений) вместе с сопроводительной ведомостью ФДУ-93.
В ТЦФТО документы проверяются, если нужно корректируются, архивируются и направляются в архив, где хранятся 5 лет.
По окончанию отчетных суток распечатывается Книга приема груза к отправлению.

Практическая работа №4. Оформление документов по прибытию и выгрузке грузов. Ведение книги прибытия и книги выгрузки

Сведения из оригинала транспортной железнодорожной накладной и досылочной дорожной ведомости на прибывшие грузы записываются в книгу прибытия грузов (форма ГУ-42) (далее - Книга).

Все страницы Книги должны быть последовательно пронумерованы и прошиты. Количество страниц в Книге заверяется начальником станции. На станциях с большой выгрузкой может вестись несколько Книг прибытия, количество которых устанавливается территориальным центром фирменного транспортного обслуживания.

В начале каждых суток в первой свободной строке Книги прибытия проставляются число и месяц прибытия грузов, затем по каждой отправке указываются в соответствующих графах порядковый номер записи в Книгу прибытия, номер вагона, номер отправки, наименование станции и дороги отправления.

В графе "Примечание" проставляется отметка "Для отстоя на станции "______" (для порожнего собственного вагона, прибывшего для временного размещения (далее - отстоя) на железнодорожных путях общего пользования железнодорожных станций ОАО "РЖД

После записи отправки в Книгу прибытия на лицевой стороне дорожной ведомости в соответствующей графе проставляется порядковый номер, под которым отправка записана в книгу прибытия.

По мере оформления выдачи грузов (раскредитования перевозочных документов) в соответствующих графах Книги прибытия отмечаются ежедневно номер сопроводительной ведомости дорожных ведомостей на выданные грузы формы ФДУ-91 или ФДУ-91ВЦ или ФДУ-91/ЭВЦ и дата выдачи (число и месяц). Отсутствие таких отметок в книге прибытия указывает на то, что перевозочные документы не раскредитированы.

В Книгу формы ГУ-42 записываются все вагоны маршрутной или групповой отправки в порядке записи в транспортной железнодорожной накладной. По отцепленным в пути следования вагонам в графе 5 Книги указывается либо номер досылочной дорожной ведомости (если вагон прибыл до прибытия основной отправки или одновременно с ней), либо делается отметка "Не прибыл", а по собственным вагонам с отметкой в накладной о направлении их в текущий ремонт не на станции отцепки - отметка "Ремонт на станции "_______". Для порожних вагонов, прибывших маршрутной или групповой отправкой для отстоя на железнодорожных путях общего пользования железнодорожных станций ОАО "РЖД, отметка

"Для отстоя на станции "______" указывается в строке у первого номера вагона.

Прибывшие вагоны по досылочным дорожным ведомостям повторно записываются в Книгу прибытия, при этом в графе 3 книги указывается номер досылочной дорожной ведомости, а в графе 5 делается отметка "Досылка к отправке N ______________" с указанием номера основной отправки, к которой дослан груз.

Дополнительно в Книгу прибытия без присвоения порядкового номера заносится информация о переадресовке грузов по первоначальным перевозочным документам. При этом в графе 5 соответственно указывается "Переадресовка".

При передаче смены в Книге после проверки документов указывается - "Осталось":

"Не раскредитованных отправок" - количество транспортных железнодорожных накладных с дорожными ведомостями;

"Раскредитованных дорожных ведомостей" - количество дорожных ведомостей готовых к отправлению с отчетом ФДУ-91;

"Итого осталось" - суммарное количество транспортных железнодорожных накладных и раскредитованных дорожных ведомостей.

По окончании каждых отчетных суток агент АФТО проверяет наличие нераскредитированных документов. Для этого в Книге прибытия указывается:

Оставалось....... отправок Раскредитовано...... отправок

Прибыло.......... отправок Осталось.............. отправок

Количество отправок, показанных в остатке на очередные сутки, должно соответствовать фактическому наличию нераскредитированных перевозочных документов.

При обнаружении расхождения между фактическим наличием документов и остатком, указанным в книге прибытия, должна быть произведена тщательная проверка.

На 1 января каждого года заводятся новые Книги прибытия. Предварительно в эти Книги должны быть перенесены полностью все отправки, по которым грузы не выданы до 1 января. По таким отправкам порядковый номер показывается дробью: в числителе - порядковый номер Книги прибытия данного года, начинающийся с единицы; в знаменателе - номер, под которым эта отправка была записана в Книгу прибытия истекшего года: (например, 1/821, 2/1420 и т. д.).

Грузы, прибывающие по дорожным ведомостям формы ГУ-29а, записываются в отдельную Книгу прибытия грузов.

Книги выгрузки грузов формы ГУ-44 ведутся на местах общего пользования железнодорожных станций, не оснащенных соответствующим АРМ для ее заполнения в условиях автоматизации.

На каждом пункте выгрузки (склад, платформа и т.д.), если он обслуживается отдельным приемосдатчиком, должна вестись отдельная книга выгрузки.

Нумерация порядковых номеров в Книге является последовательной, при этом каждому пункту выдачи грузов выделяется отдельная серия номеров так, чтобы в других пунктах эти номера не повторялись.

В книгу выгрузки грузов приемосдатчик записывает все грузы, выгруженные на местах общего пользования, в том числе и бездокументные, в порядке их выгрузки из вагонов.

Ежедневно перед началом работы в первой свободной строке Книги проставляется дата выгрузки грузов (число и месяц). В следующих строках на основании данных вагонных листов и транспортных железнодорожных накладных в графах 2-8 и 10-11 указываются сведения о выгружаемых грузах, предусмотренные формой Книги. Грузы каждого наименования или грузы одного наименования в разнородной упаковке записываются отдельной строкой. В случае прибытия бездокументного груза в графе 3 указывается "Без документов".

При выгрузке грузов, поступающих в адрес предприятий, имеющих заявки на перевозку под своим условным наименованием, а также грузов, прибывших при дорожных ведомостях формы ГУ-29а, графы 4, 7 и 10 Книги не заполняются.

В графе 9 указывается местонахождение груза на складах станции (например, 3-я пл., 9-й уч., 5-й столб и т. п.).

В графе 13 "ЗПУ" перечисляются все запорно-пломбировочные устройства (далее ЗПУ) с указанием типа и контрольного знака ЗПУ с которыми прибыл вагон.

В графе 14 "Примечание" записываются обнаруженные при выгрузке недостачи, излишки и повреждения грузов с указанием станции, за ЗПУ которой прибыл вагон, или фамилия работника, допустившего повреждение груза при выгрузке.

Если сведения на ЗПУ, снятых с вагона, не соответствуют данным вагонного листа, об этом также делается отметка в графе 14.

Дата и время вывоза груза со станции указываются в графе 12. При вывозе груза частями отметки о вывозе каждой партии груза (дата, количество мест, масса) делаются в графе 14, а при вывозе последней части в графе 12 указывается время вывоза последней партии груза.

При проверке массы груза по требованию грузополучателя, когда это предусмотрено Правилами выдачи груза на железнодорожном транспорте (*), путем перевески груза на товарных весах в несколько приемов, перевешиваемая отправка вторично записывается в Книгу выгрузки с отметкой перед записью "Проверка массы по требованию получателя", при этом графы 1, 2, 4, 9, 11 и 12 не заполняются. Отвесы регистрируются в следующей свободной строке.

Если проверка массы производилась при выгрузке груза из вагона, то отвесы записываются в следующих строках Книги выгрузки в порядке, установленном для записи отвесов в книге приема грузов к отправлению.

(*) - Утверждены приказом МПС России 18.06.03 г. N 29, зарегистрирован в Минюсте России 19.06.03 г., N 4772, вступил в силу 30.06.03 г. Источник публикации - "Российская газета", спецвыпуск N 119/2 от 20.06.03 г.

Недостачи и повреждения грузов регистрируются в книге выгрузки с отметками в графе 14 о размерах несохранности и о составлении коммерческого акта.

По окончании смены после последней записи приемосдатчик, который производил выгрузку, расписывается. Если на пункте выгрузки работают несколько приемосдатчиков, то после записи каждого выгруженного вагона расписывается приемосдатчик, производивший его выгрузку.

Книга ведется в течение календарного года.

Литература

1. Перепон В.П., Поликарпочкин П.В. Грузовая и коммерческая работа (Организация и управление): Учебник для техникумов ж.-д. трансп. - М.: Транспорт, 1986.-351 с.

2. Иловайский Н.Д., Кисилев А.Н. Сервис на транспорте (железнодорожном): Учебник для вузов. - М.: Маршрут, 2003. – 585 с.