Публикация документов Word в библиотеке документов

 

Перед преобразование документа Word в веб-страницу вначале следует опубликовать или загрузить документ Word на сервер. Можно использовать команду Опубликовать, которая отображается при нажатии кнопки Microsoft Office в Word, либо можно загрузить документ Word в библиотеку документов на сервере семейства узлов.

Публикация документов Word в библиотеке документов

Можно добавить новый файл в библиотеку или заменить существующий файл новой версией данного файла. Если библиотека настроена на использование системы контроля версий файлов, можно добавить новый файл в виде новой версии, которая будет зарегистрирована в истории версий файла.

Если требуется загрузить файл, с именем, которое уже имеется в библиотеке, и при этом не требуется заменять или добавлять новую версию существующего файла, переименуйте один из этих файлов.

При добавлении файла в библиотеку, возможно, понадобится установить свойства файла. Свойства файла могут включать в себя базовую информацию о файле, например, его описание или ключевые слова, облегчающие его поиск, либо специфическую информацию, которая касается организации, например, название отдела или номер проекта.

Если ваша библиотека еще не открыта, щелкните ее имя на панели быстрого запуска.

Если имя вашей библиотеки не отображается, щелкните View All Site Content, а затем щелкните имя вашей библиотеки.

В меню Отправить выберите команду Отправить документ.

Нажмите кнопку Обзор, чтобы найти файл, который требуется добавить, выберите его и нажмите кнопку Открыть.

Если выполняется отправка новой версии существующего файла, выполните одно из следующих действий:

Если библиотека не настроена на использование системы контроля версий файлов, можно заменить существующий файл новой версией. В разделе Отправить документ установите флажок Перезаписать существующие файлы?.

Если библиотека настроена на использование системы контроля версий файлов, можно заменить существующий файл новой версией, которая будет зарегистрирована в истории версий документа. В разделе Отправить документ установите флажок Добавить как новую версию к существующим файлам?.

Нажмите кнопку ОК.

Если после этого появится форма с предложением ввести дополнительную информацию о файле, введите в соответствующие поля требуемую информацию, например название. Поля, обязательные для заполнения, отмечены символом «звездочка» красного цвета. Состав полей может меняться в зависимости от установок библиотеки и необходимости указания дополнительных свойств для групп.

Нажмите кнопку ОК.

Если файлы не видны в библиотеке, обновите окно обозревателя.

Примечания

Если файл отправляется в библиотеку, для которой требуется, чтобы были указаны определенные свойства файла, и эти свойства не определены, то такой файл будет оставаться извлеченным из библиотеки. После определения всех требуемых свойств можно будет вернуть файл в библиотеку.

Если файл отправляется в библиотеку, для которой требуется, чтобы файлы были извлечены из библиотеки, то такой файл первоначально будет оставаться извлеченным из библиотеки. Необходимо вернуть файл в библиотеку прежде чем другие пользователи смогут вносить в него изменения.

Если библиотекой требуется, чтобы содержимое файла было утверждено, то такой файл должен быть утвержден, прежде чем он станет видимым для пользователей, у которых имеется разрешение на просмотр файлов данной библиотеки.

Преобразование документа Word в веб-страницу

 

Откройте библиотеку документов, содержащую документ Word, который необходимо преобразовать в веб-страницу.

Щелкните стрелку справа от документа, который необходимо преобразовать, затем выберите команду Преобразовать документ

Выполните одно из следующих действий:

Если документ имеет формат DOCX, выберите команду Из документа Word в веб-страницу.

Если документ имеет формат DOCM, выберите команду Из документа Word с макросами в веб-страницу.

Появится диалоговое окно веб-страницы Создание страницы из документа.

В диалоговом окне веб-страницы Создание страницы из документа в разделе Местоположение нажмите кнопку Обзор для выбора узла, на котором будет создана страница. Для выбранного узла должна быть включена возможность публикации.

В разделе Заголовок и описание страницы проверьте заголовок и адрес создаваемой страницы и внесите необходимые изменения. В поле Описание введите короткое описание страницы (не обязательно).

В разделе Обработка выберите вариант создания страницы на переднем плане или в фоновом режиме. Вариант создания страницы уже может быть установлен администратором узла.

При создании на переднем плане будет отображаться страница выполнения длительной операции в течение всего процесса создания страницы, которая отобразится после окончания процесса преобразования. При создании страницы в фоновом режиме пользователь может вернуться в библиотеку документов, при этом процесс преобразования будет продолжаться.

Кроме того, можно настроить отправку уведомления пользователям по электронной почте после создания страницы. Чтобы это сделать, установите флажок При создании страницы отправить сообщение по следующим адресам эл. почты, в поле Пользователи введите имена пользователей, которым следует отправить уведомления, и нажмите кнопку Проверить имена. Имена пользователей можно также добавить с помощью кнопки Обзор.

Нажмите кнопку Создать для преобразования документа. При преобразовании содержимое документа Word не меняется.