Порядок проведения проверки состояния складского хозяйства, особенности проверки учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей

 

При ревизии и контроле материальных запасов рассматриваются следующие вопросы:

аналитический учет материальных ценностей на складах учреждения;

учет использования материальных ценностей по направлениям затрат списания недостач, потерь и хищений;

сводный учет материальных ценностей;

анализ использования материальных ресурсов.

правильность приемки материалов;

сохранность материальных ценностей;

оформление материальной ответственности;

соблюдение порядка учета материалов и контроль их использования;

правильность списания материалов;

своевременность и правильность проведения инвентаризации материалов и отражение ее результатов в бухгалтерском учете;

обеспечение сохранности и правильность учета драгоценных материалов, изделия и спирта на складах в производстве.

Источниками информации для проверки являются:

совокупность объектов, фактически находящихся в организации в качестве материальных запасов;

анализ счетов 105 00 000 "Материальные запасы", 106 00 000 "Вложения в нефинансовые активы", 107 00 000 "Нефинансовые активы в пути";

товарные-накладные (Приложение 5);

акты о приемке материалов (ф.0315004) (Приложение 7);

Требование-накладная (ф.0315006) (Приложение 3);

Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф.0504202) (Приложение8);

ведомости на выдачу кормов и фуража (ф.0504203);

ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф.0504210) (Приложение 6).

путевые листы (ф.0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007);

акты о списании материальных запасов (ф.0504230) (Приложение 9).

акты о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф.0504143) (Приложение 10).

книги регистрации боя посуды (ф.0504044) (Приложение 11).

нормы расхода сырья и материалов в производстве;

нормативы расходов и потерь;

инвентаризационные описи по объектам нефинансовых активов (ф.0504087);

договоры, связанные с операциями поступления и выбытия материальных запасов;

Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;

Баланс исполнения бюджета (ф.0503130) (Приложение 12);

Отчет о финансовых результатах деятельности (ф.0503121)

Главная книга и др.

Первичные документы по поступлению и расходу материальных запасов являются основой материального учета учреждения. По ним осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль движения, сохранности и рационального использования материальных ресурсов.

Первичные документы по движению материалов должны быть тщательно оформлены и содержать подписи лиц, совершивших операции, коды объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей подразделений. Факты нарушения оформления первичных документов отражаются в акте проверки.

Например: В МБУЗ "ЦГБ г. о. Жигулевск" проведена проверка финансово-хозяйственной деятельности, в ходе которой были выявлены недочеты в ведении бюджетного учета материальных запасов - в результате нарушения п.59 Приложения N 2 к Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина РФ от 10.02.2006 N 25н (далее - Инструкция N 25н), при списании хозяйственных материалов не применялась форма 0504230 "Акт о списании материальных запасов".

Для выполнения задач по учету материальных ценностей применяют различные методы получения доказательств:

инвентаризация. Она проводится для подтверждения фактического наличия товарно-материальных ценностей. В ходе проверки ревизоры могут сами проводить инвентаризацию или наблюдать за ее проведением;

пересчет данных нужен для подтверждения достоверности арифметических подсчетов товарно-материальных ценностей, соответствия их величине, отраженной в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета;

подтверждение необходимо для проверки отражения в бухгалтерском учете проведенных хозяйственных операций и реальности остатков на счетах учета материалов;

проверка соблюдения правил отдельных хозяйственных операций используется для осуществления контроля учетных работ, выполняемых бухгалтерией, и корреспонденции счетов по движению материальных запасов;

устный опрос нужен для получения ответов при предварительной оценке состояния учета материалов, а также их проверки при уточнении у специалистов отдельных положений совершенных хозяйственных операций, вызывающих сомнение;

проверка документов необходима для подтверждения правильности отражения в бухгалтерском учете поступления и расходования материальных запасов, полноты и своевременности их отражения в регистрах бухгалтерского учета, обоснованности их оценки;

аналитические процедуры действенны при сопоставлении наличия материальных запасов в различные периоды, данных отчета о движении материальных запасов с данными бухгалтерского учета, оценке соотношений между различными статьями отчета и сопоставлении их с данными за предыдущие периоды.

При проверке организации учета движения материальных ценностей на складах контролю подвергается организация складского хозяйства и контрольно-пропускной системы. Далее проверяют, как организован складской учет материалов и контроль со стороны бухгалтерии.

Проверка материальных ценностей начинается с ознакомления с материальным отделом бухгалтерии:

кто ведет бухгалтерский учет движения ценностей (образование, бухгалтерский стаж, родственные связи);

какими нормативными документами пользуется бухгалтер данного участка;

кто его проверяет по исполняемой работе;

Далее исследуется:

наличие плана (графика) - схемы документооборота, альбома с перечнем и образцами заполненных первичных типовых документов;

оптимальность и целесообразность выбора в учетной политике организационных, методических и технических аспектов по данному участку учета движения ценностей на счетах;

какие методы внутреннего контроля используются (инвентаризация, документирование нормативного учета) для проверки отклонений фактического расхода материалов от норм;

соблюдаются ли сроки проведения инвентаризации ценностей и порядок оформления результатов инвентаризации;

правильность оформленных договоров о материальной ответственности с заведующими складами, кладовщиками и другими лицами, которым переданы под отчет материальные ценности; наличие журналов, доверенностей и других документов.

Данные учета могут не содержать полной информации о состоянии складского хозяйства и сохранности материальных ресурсов. В связи с этим проверяющий обследует места хранения, весоизмерительное оборудование, пропускной режим и т.п.

Особое место отводится проверке закрепления материальной ответственности. Прежде чем приступить к исполнению служебных обязанностей, материально ответственные лица обязаны изучить правила приемки ценностей и оформления операций по их приемке и отпуску, а также ведению учета в местах хранения. Они должны быть ознакомлены с должностными инструкциями, в которых определены обязанности и права работников, порядок приема и отпуска ценностей, их оформления, ведения количественного учета, сроки представления отчетов в бухгалтерию.

Ревизоры проверяют своевременность оформления имеющихся у материально ответственных работников документов и записи в книге или карточках складского учета. Выясняют, нет ли на складе неучтенных излишков материалов и сырья, которые могут возникать в результате замены сырья при изготовлении готовой продукции, обвеса, обсчета, оформления актов на потери материалов при их транспортировке или при их хранении на складах.

При злоупотреблениях неучтенные излишки материальных ресурсов обычно хранятся отдельно, поэтому при обследовании склада их можно обнаружить. Для их выявления в процессе обследования используются данные складского учета. Часто, когда имеются неучтенные излишки, в складском учете расход отдельных ценностей за определенные периоды превышает их приход. Этот перерасход перекрывается за счет последующего поступления и оприходования материальных ценностей аналогичных наименований и сортов. Такие излишки изымаются за счет последующих поступлений до проверки их фактического наличия при последующей инвентаризации.

Важным условием предупреждения хищений материальных ресурсов является организация пропускной системы на территории их хранения. При контроле проверяются книги регистрации, пропусков, журналы взвешивания грузов на автомобильных весах, сообщения охранников-контролеров и органов милиции о вывозе и выносе с территории организации материальных ресурсов без должного оформления, приказы (распоряжения) о принятых мерах по устранению выявленных нарушений и др. После обследования склада ревизоры могут непосредственно осуществлять контрольные проверки поступления материальных ресурсов и их вывоза, контрольные инвентаризации отдельных материалов и сырья.

В бюджетном учреждении для обеспечения сохранности имущества немаловажен подбор работников на должности с материальной ответственностью. На эти должности нельзя назначать лиц, не имеющих специальной подготовки и уволенных ранее с работы за хищения и злоупотребления. По документам, находящимся в личном деле (трудовым книжкам, документам об образовании, выпискам из приказов), проверяют, соблюдается ли указанный порядок подбора кадров.

Сохранность материальных запасов зависит от условий хранения, поэтому следующий этап контроля - проверка состояния складского хозяйства. Проверяют соблюдение правил хранения с точки зрения противопожарной безопасности и условий сохранности от порчи. В частности, рассматривают:

имеется ли приказ об установлении круга лиц, которым дано право требования материалов, их отпуска со склада. Образцы подписей этих лиц должны находиться на складе;

разработана ли в учреждении номенклатура-ценник. В первичных документах по движению производственных запасов указывают номенклатурные номера, что облегчает их группировку;

назначены ли приказом материально ответственные лица (кладовщики, заведующие складами), заключены ли с ними договоры о полной индивидуальной материальной ответственности;

производится ли приемка продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству.

Проверка складского хозяйства и сохранности материальных ценностей одновременно с последующей документальной проверкой дает возможность сделать обоснованные выводы о целостности ресурсов.

Кроме того, в период проверки необходимо провести инвентаризацию материальных запасов на складах. Инвентаризация проводится на основании Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" (далее - Приказ Минфина РФ N 49).

По результатам инвентаризации составляются описи формы 0504087 "Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов", принятой Приказом Минфина РФ от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении регистров бюджетного учета" (далее - Приказ Минфина РФ N 123н).

В ходе инвентаризации могут быть выявлена недостачи, то есть отсутствие материальных запасов, числящихся в учете, либо излишки. В случае выявления расхождения фактического наличия материалов с учетными данными (излишки, недостача, пересортица) составляется форма 0504092 "Ведомость расхождений по результатам инвентаризации".

Например: В период проверки МБУЗ "ЦГБ г. о. Жигулёвск", проведенной вышестоящей организацией в июле 2012 г., осуществлена инвентаризация материальных запасов.

По ее результатам выявлено:

на складе N 1 - недостача хозяйственных материалов (чистящие средства) на сумму 256 руб.;

на складе N 2 - излишки мягкого инвентаря (форменная одежда) на сумму 460 руб.;

на складе N 3 - пересортица продуктов питания: недостача сахара в количестве 20 кг при наличии 20 кг муки в излишке (стоимость сахара соответствует стоимости муки).

В ходе проверки недостача и излишки оприходованы. Объяснения от материально ответственных лиц получены.

Ревизор перед проверкой должен быть ознакомлен со всеми местами хранения материальных запасов, после чего он составляет перечень подлежащих инвентаризации ценностей.

Установление правильности проведения инвентаризации начинается с проверки наличия в организации приказов на проведение инвентаризации материалов и назначении инвентаризационной комиссии.

Далее ревизор проверяет:

наличие подписей всех членов инвентаризационной комиссии;

все ли документы, приложенные к реестрам, завизированы председателем инвентаризационной комиссии.

Материально-ответственными лицами должны быть даны расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на материальные ценности сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии, и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход;

фактическое наличие материалов при инвентаризации, которое определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера (при обязательном участии материально ответственного лица).

Материальные запасы заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных.

Инвентаризация материальных запасов проводится в порядке расположения ценностей в данном помещении.

Инвентаризационные описи (Приложение 13) должны быть заполнены четко и ясно, без помарок, на каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных (исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом).

Не допускается оставлять в описях незаполненные строки, кроме того, на последней странице незаполненные строки прочеркиваются. На материалы, находящиеся на ответственном хранении или полученные для переработки, составляются отдельные описи. По материальным ценностям, при инвентаризации которых выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач материалов в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Сличительные ведомости составляют только по тем материалам, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Их подписывает главный бухгалтер и материально ответственное лицо. Если установлены недостачи или излишки, материально-ответственное лицо дает письменное объяснение.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия материальных ценностей с данными бюджетного учета регулируются в следующем порядке:

материалы, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;

убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя учреждения.

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающих отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специальных организаций.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в Ведомости результатов, выявленных инвентаризацией (ф.0504092) (Приложение 14).

Проверка операций по движению материалов. В понятие "движение" входит поступление, внутреннее перемещение и потребление или реализация материалов на сторону. Основная задача проверки операций по поступлению материалов - установить полноту и своевременность оприходования поступивших материальных ценностей.

Основные источники поступления:

от поставщиков на основе договора поставки;

приобретение за наличный расчет через подотчетных лиц;

безвозмездная передача;

приобретение от физических лиц за наличный расчет.

Проверка операций по поступлению материалов включает:

соблюдение порядка и отчетов по доверенностям;

проверку закупки материалов через подотчетных лиц;

своевременность оприходования, достоверность оправдательных документов;

материалы в пути;

проверку утраты грузов, по которым не были предъявлены претензии;

поступившие, но не оприходованные материалы.

Нарушение порядка оприходования и списания материальных ценностей ведет к хищению продукции, а также излишкам сырья, из которых изготавливается неучтенная продукция, или их реализуют без отражения в учете с целью сокрытия доходов от налогообложения и присвоения полученных средств.

В этих целях ревизоры:

проверяют правильность классификации запасов по всероссийскому классификатору в зависимости от отрасли-производителя для установления номенклатурного номера; правильность классификации по экономическому содержанию, назначению и структуре;

проводят анализ расчетно-платежных документов, подтверждающих поступление материалов от поставщиков: платежные требования-поручения, счета-фактуры, товарные накладные с разного рода приложениями (спецификациями, удостоверениями качества и др.);

сопоставляют данные первичных документов по оплате поставщиков и данных документов на оприходование материалов, а также проверяют оформление договоров по этим сделкам;

сопоставляют данные первичных документов по поступлению ценностей с данными складского учета (отчеты о движении материалов и др.);

проверяют правильность оценки (согласно учетной политике) материалов при поступлении, приобретении;

направляют письменные запросы, проводят устные опросы работников, специалистов, "третьих" лиц;

проверяют правильность учета и принятие к зачету (возмещению) НДС при осуществлении внебюджетной деятельности, подлежащей обложению данным налогом;

проверяют правильность корреспонденции счетов - нет ли случаев, когда поступающие материалы не оприходованы, а отмечены другие счета (по учету затрат, расчетов, финансовых результатов и др.). Существенную роль играет контроль за достоверным отражением в бухгалтерском учете и балансе стоимости материалов, находящихся в пути, то есть оплаченных, но еще не прибывших к концу отчетного года грузов. Этому вопросу уделяют повышенное внимание, так как имеются случаи неправомерного отражения некоторыми организациями по статье "Материалы в пути" выявленных при приемке материалов недостач, различных претензионных сумм по расчетам с поставщиками, дебиторской задолженности за оплаченные и длительное время не оприходованные (а иногда и похищенные) ценности;

проверяют правильность списания материалов по разным направлениям (реализация, безвозмездная передача, списание по причине недостачи, порчи, хищения). Для этих целей анализируются документы по расходу и внутрихозяйственному перемещению материалов, их учет бухгалтерией;

сопоставляют (сверяют) данные документов на списание ценностей и соответствующие реестры бюджетного учета, особенно материалов на реализацию;

проверяют правильность оценки материалов, списанных на расходы учреждения. Как известно, в соответствии с п.55 Инструкции N 25н списание материальных запасов можно производить одним из следующих способов: по фактической стоимости каждой единицы; по средней фактической стоимости. Из указанных вариантов оценки организация выбирает один и закрепляет его в учетной политике. Поэтому ревизоры проверяют обоснованность и правильность использования выбранного в учетной политике варианта оценки материальных ресурсов;

проверяют правильность корреспонденций счетов по списанию материалов со склада, расходу, реализации и пр.

Злоупотребления выявляются посредством анализа документов, представляемых одновременно покупателю и в арбитраж.

Привлекаются эксперты для проверки подлинности подписей и печатей.

Материальные запасы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносят в отдельную ведомость. В ней указывают дату поступления, наименование поставщика, дату и номер приходного документа, наименование товара, количество, цену и сумму. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в некоторых случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации могут отпускаться материально-ответственными лицами материальные запасы в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти запасы относят в отдельную опись под наименованием "Материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие материальные запасы во время инвентаризации. В расходных документах делают отметку за подписью председателя инвентаризационной комиссии.

Малоценные предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризуются по местам их нахождения материально-ответственным лицом, на хранении у которых они находятся.

Инвентаризацию проводят путем осмотра каждого предмета. В описи малоценные предметы заносят по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

При инвентаризации малоценных предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи. Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги. Малоценные предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

Тару заносят в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и др.).

На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационная комиссия составляет акт на списание с указанием причин порчи.

Учреждение, в обязательном порядке составляют бухгалтерский баланс и отчеты.