Определение структуры проекта

Группы Проектов

Для управления несколькими проектами используют группу проектов. Эти проекты могут быть не взаимосвязаны. Некоторые проекты могут быть объединены, поскольку их завершение связано с использованием одних и тех же ресурсов, например, компании по исследованию и развитию часто управляют одинаковыми проектами, которые используют одинаковые группы инженеров и наладчиков. Другие сложные проекты могут быть не связаны, но управление проектом нуждается в итоговых данных расписания в отчетах или Линейном графике.

Вы можете использовать группу проектов для контроля сложных проектов, которые управляются дистанционно. Например, предположим, что Вы ответственны за многомиллионный проект, включающий в себя проекты субподрядчиков, которые управляются как один проект. Когда Вы устанавливаете структуру для группы проектов и его участников, Вы можете вернуть каждый проект и разослать его электронной почтой ответственным субподрядчикам. Каждый управляющий проектом может восстановить свою часть проекта на своем компьютере (на котором установлена лицензированная копия Р3) и работать с ним как обычно. Затем, каждую неделю (или через другой намеченный период времени) Вы можете обновлять группу проектов, восстанавливая каждый проект полученный от субподрядчика.

В сложных проектах окружающая обстановка и группа проекта - это ключевые вопросы управления. Все проектные данные передаются в группу проекта, и все изменения сохраняются. Изменения в группе проектов могут быть автоматически переданы в соответствующий проект.

В идеале, контролировать проектную группу должен один человек. Главный менеджер проекта должен определить стандарт данных представления проектной информации для всех проектов компании.

Определение прав доступа

Главный менеджер проекта будет создавать права доступа, которые указывают, кто может работать в группе проектов. Главный менеджер проекта должен выполнять следующие функции в группе проектов:

· Устанавливать календари, коды работ, ресурсов, стоимостные отчеты, пользовательские поля данных и схемы WBS, которые удовлетворяют потребностям проектов.

· Базовые календари и словари могут быть отредактированы из проектной группы. Ресурсы, коды и другие пункты словаря могут быть добавлены (но не удалены) из проекта.

· Определять опции для расчета расписания и выравнивания.

· Для согласования пересекающихся проектов их данные вводятся в группу проектов одновременно и доступны для всех проектов, однако важно уладить все разногласия перед запуском проекта, поскольку некоторая информация не может быть изменена на проектном уровне. Участники должны установить руководящие принципы для координации корректировки, пересчета расписания и некоторых других необходимых изменений.

Проект в Группе Проектов

Проект - это часть большой проектной группы. Обычно один менеджер управляет каждым проектом в группе. Проекты могут быть завершены и могут представлять собой независимые проекты; они могут рассматриваться как проекты для упрощения анализа эффекта распределения ресурсов или создания отчетов при пересечении многочисленных проектов.

Назначение ID проекта. При добавлении проекта в группу проектов Р3 автоматически назначает ID проекта для его идентификации. Этот ID код занимает первые две позиции в ID кодах работ этого проекта. Вы можете принять по умолчание ID код или набрать Ваш собственный ID код.

Назначение прав доступ а. Каждый проект в группе проектов имеет свой список доступа. Главный менеджер проекта назначает права доступа на уровне группы, тогда как каждый менеджер проекта наделен правами доступа к своему проекту.

Управление Группой Проектов

Проекты могут быть связаны зависимостями в группе проектов. Зависимости могут быть простыми, например, одни проекты начинаются после завершения других, или они могут быть связаны зависимостями между работами.

Составление расписания группы проектов и проектов. Как и главный менеджер проекта, менеджер проекта должен рассчитать общее расписание проекта из группы проектов, как перед началом, так и во время реализации проекта через определенные интервалы времени. После составления расписания проектной группы Р3 рассчитывает расписание проектов. Поздние даты для каждого проекта могут основываться на их датах финиша или на конечной дате всей группы проектов.

Каждый менеджер проекта может произвести расчет расписания для проектов (если у него есть доступ из группы проектов). Составляя расписание проекта можно либо учитывать взаимосвязь проектов между собой и с группой проектов, либо игнорировать все внешние зависимости.

Выравнивание ресурсов. Когда различные проекты конкурируют за одни и те же ресурсы, они не для всех могут быть доступны. Фактически, основная причина задержки проекта - назначение одних и тех же ресурсов на параллельные работы. В P3 анализ производится на экране на гистограммах, которые точно покажут когда и где используются ресурсы для одного проекта или же они используются во всех проектах группы проекта. Ресурс может быть доступен для одного проекта, однако, когда оценка проведена из группы проектов, одновременное использование ресурса может в сумме превысить его доступность.

Для того чтобы решать ресурсные конфликты, используют выравнивание ресурсов. Если один проект имеет приоритет над другим, устанавливают приоритеты проектов. Если две работы из проектов конкурирует за один и тот же ресурс, P3 назначает сначала ресурс на проект с большим приоритетом.

Отчеты проектов. Вы можете легко выводить на экран Линейный график, диаграммы PERT представления, ресурсные гистограммы и другие отчеты и графики, как из группы проектов, так и из проектов. Анализ проектов осуществляют на разных уровнях детализации.

Все проекты совместно используют макеты, отчеты и графики связанные группой проектов; однако менеджеры проекта могут добавлять свои спецификации. Любые макеты добавленные из проектов автоматически становятся доступны другим проектам и группе проектов и наоборот. Макеты и распечатанные отчеты, сделанные из проекта показывают только работы этих проектов.

Анализ проектов. При просмотре данных проекта, для упрощения анализа, Вы можете сфокусировать внимание на особенностях проекта.