Начало работы с презентацией

Создание презентации

 

С момента своего появления в 1987 году программы Power Point положила начало новому подходу к работе с компьютерными презентациями. Была предложена концепция, в которой презентация рассматривается как единое целое, а не просто как набор отдельных слайдов. Каждая следующая версия программы вносила свой вклад в развитие этой идеи, а также в совершенствовании средств работы с презентациями.

Продолжая установившуюся традицию стремления к совершенствованию, программа Power Point 97 ознаменовала свое появление десятками новых возможностей, облегчающих конструирование презентаций и упрощающих работу с программой.

Ещё несколько лет назад презентации, как правило, представляли собой доклад с иллюстрациями, выполненными на бумаге или плёнках, изображения на которых демонстрировались с помощью проекторов. При этом создание ярких и убедительных иллюстраций было весьма сложным занятием, и поэтому успех или неудача презентации напрямую зависели от художественных и артистических способностей докладчика.

Среди возможностей Power Point по созданию презентации, представляет собой набор слайдов, можно отметить следующее:

– Управление процессом проведения презентации, т.е. отображение слайдов, которые в нем имеются;

– Управление переходами между слайдами, т.е. определение порядка отображения слайдов презентации во время её показа;

– Установка параметров внешнего вида, отображения и появления слайдов;

Работа с текстом, таблицами, графикой, звуком, видео, а также объектами Word, Excel, Internet.

Любая презентация имеет следующие основные свойства и характеристики:

– Набор слайдов и их параметры;

– Содержание слайдов, которое, помимо пользователя, может также создаваться с помощью имеющихся мастеров автосодержания;

– Параметры рабочей области, т.е. ее размер, ориентация и т.д.;

Каждый слайд презентации имеет собственные свойства, которые влияют на его отображение во время показа презентации:

– Размер слайда;

– Шаблон оформления, т.е. параметры цветовой схемы, фона, шрифтов и т.д.;

– Разметка слайда, которая включает большой размер стандартных примеров размещения информации на слайде: расположение заголовка, рисунков, таблиц, надписей и т.д.;

Эффект перехода, представляющий собой тот или иной режим появления и «исчезания» слайда – по нажатию кнопки мыши или автоматически через заданное время, с анимационными или звуковыми эффектами и т.д.

Специальные средства программы Power Point существенно упрощают создание презентации вне зависимости от потребностей пользователя, ради которых эта презентация создается.

Мастер автосодержания и шаблоны Power Point позволяют не только в минимальные сроки разработать конкретную презентацию, но и создать на будущее файл структуры стандартной презентации. Нужно просто выбрать тему и дизайн, а затем останется только наблюдать за тем, как Power Point самостоятельно генерирует упорядоченную последовательность привлекательных, выполненных на высоком уровне слайдов.

Встроенные в Power Point связи с такими приложениями Office, как Graph или Organization Chart, а также собственный модуль построения таблиц помогают создать тщательно оформленные видеоматериалы, доступно представляющие числовую информацию, изобразить структуру некоторой организации или выполнить сравнительный анализ имеющихся предложений.

Power Point позволяет объединить внутри одной презентации текст, графики, числовые данные и диаграммы, сформированные другими приложениями Office (например, Word или Excel). Можно редактировать любой объект, не выходя из Power Point, при этом будут доступны все инструментальные средства породившего этот объект приложения – источника.

Мастер упаковки комплекса Power Point позволяет упаковать презентацию для записи на дискеты. С помощью инструмента Конференция можно продемонстрировать презентацию в локальной сети или в сети Internet. Инструменты Навигатор слайдов, Записная книжка, Хронометр позволяют осуществлять предварительный просмотр слайдов, делать заметки, читать свои записи и осуществлять контроль временных интервалов непосредственно в процессе проведения презентации.

 

Создание презентации

В программе Power Point есть умелые помощники – Мастера. Мастера – это вспомогательные средства, которые помогают выполнить сложный многоступенчатый процесс по созданию презентации. Это ряд диалоговых окон, которые задают вопросы о том, как вы хотите выполнить задачу. После каждого ответа на вопрос мастер будет менять внешний вид презентации. Всегда можно перейти к следующему или вернуть к предыдущему диалоговому окну.

Использование мастера автосодержания – это простейший и самый быстрый способ создания новой презентации. Все, что необходимо будет знать – это как должна выглядеть презентация. Мастера автосодержания можно будет запустить прямо со стартового диалогового окна Power Point. После выбора темы и шаблонов презентации и ответов на ряд вопросов, касающихся оформления и дальнейшего использования презентации этот мастер подготовит слайды. Мастеру понадобится некоторое время, чтобы создать презентацию, основываясь на установках, предложенные пользователем. Затем мастер откроет презентацию в режиме Структура. Там можно увидеть подборку слайдов, готовых для оформления. Предложенные слайды не более чем рабочая версия. Можно использовать их для дальнейшей работы или отказаться вообще, приступить к созданию новых слайдов.

Независимо от того, насколько тщательно спланирована презентация, в неё по ходу работы можно вносить любые изменения и коррективы. Например, для полного раскрытия темы презентации нужно ещё добавить один слайд.

Простейший способ добавления нового слайда – это щёлкнуть на кнопке «Создать Слайд» на панели инструментов «Стандартная». После этого откроется диалоговое окно «Создать Слайд». В этом диалоговом окне выбрать авторазметку для нового слайда.

Если один слайд не соответствует задуманной темы презентации, его можно удалить. Это делается в режимах Структура, Сортировщик Слайдов и Слайды. В режимах Структура или Сортировщик Слайдов выберите слайд, который надо удалить, и нажмите <delete>.

Power Point берёт на себя всю сложную работу по разметки и оформлению внешнего вида слайдов. Программа содержит много встроенных стилей размещения и оформления. Чтобы применить встроенный стиль авторазметки, нужно назначить слайдам один из встроенных шаблонов.

Средство авторазметки автоматически размещает информацию специфическим образом на отдельном выбранном слайде. Можно изменить фон слайдов. Применение шаблонов оформления сделает это сам. В каждом шаблоне определены специфические цветовые и графические элементы оформления слайдов.

Чтобы изменить шаблон оформления, надо щелкнуть по кнопке «Применить» оформления в режимах Структура, Слайды или Сортировщик слайдов. Выбрать один из доступных шаблонов из левого списка диалогового окна. После щелчка на имени шаблона, появится миниатюра, на которой в точности переданы цвета и размещение элементов оформления.

При выборе шаблона оформления учитывается три критерия: предполагаемая аудитория, тема доклада, форма представления презентации. Кроить презентацию надо исходя из того, кто её будет смотреть (друзья, коллеги, инвесторы). Для друзей и коллег презентация может быть выдержана лёгком или даже шутливом тоне, чем перед инвесторами. Подобранный шаблон должен подчеркивать серьёзность раскрываемой темы.

И наконец, то, каким способом планируется представить презентацию, также должны повлиять на выбор шаблона. Не следует использовать темные и тусклые тона фонового рисунки, если планируется вывод презентации в печать и сделать из неё ксерокопии; расплывчатый тон сделает слайды невыразительными. Если планируется разместить презентацию в Web, то следует ограничить графических элементов, чтобы презентация быстрее загружалась на компьютер посетителя Web – страницы.

После того как выполнены все действия желательно сохранить презентацию на жёстком диске или съемном носителе. Сохранение на жестком диске позволяет работать с большими файлами и ускоряет считывание информации с них. Использование съемных носителей (например, дискета, диск и прочее) позволяет открыть презентацию на других компьютерах.

Чтобы сохранить презентацию, проще всего щелкнуть на кнопку «Сохранить» на панели инструментов «Стандартная». Более сложный путь сохранения это «Сохранить как…». На панели инструментов открыть окно «Файл», выбрать Сохранить как … будет предложено сохранить по умолчанию в папке Мои Документы, но можно самому выбрать папку, или создать новую папку с новым названием, куда поместить сохраняемую презентацию.

После того, как файл сохранился, его теперь можно открывать всякий раз при очередном сеансе работы Power Point. Процедура открытия файла с презентацией ничем не отличается от процедуры открытия файлов и документов других программ.

Если при очередном открытие презентации были внесены изменения, поправки, добавления, то программа при закрытии презентации предложит сохранить изменения.

Форматирование слайда

Чтобы изменить формат слайда, вначале необходимо его выделить в режиме сортировщика или сделать текущими. После этого можно воспользоваться одной из команд меню Формат.

Разметка слайда – данная команда позволяет изменить разметку для выбранного слайда с помощью диалогового окна Разметка слайда, аналогичного окну Создание слайд. Чтобы выполнить изменения, необходимо выбрать в данном окне требуемую разметку для слайда и нажать кнопку «Применить».

Цветовая схема слайда – это команда используется для установки цветовой схемы для выбранного слайда или для всей презентации. При выполнении данной команды отображается диалоговое окно Цветовая схема, в которой имеется две вкладки:

– Стандартная – позволяет установить для слайдов одну из имеющихся стандартных цветовых схем. Чтобы применить выбранную схему для текущего слайда следует нажать кнопку «Применить». С другой стороны, чтобы установить выбранную схему для всех слайдов презентации, необходимо воспользоваться кнопкой «Применить» ко всем;

– Специальная – дает возможность изменить цвет того или иного элемента схемы. Для этого необходимо выбрать требуемый элемент, например, Фон, или нажать кнопку «Изменить цвет». Затем в диалоговом окне «Цвет фона» следует выбрать нужный цвет на вкладке Обычные или воспользоваться для определения оттенка вкладкой Спектр, после чего нажать кнопку «ОК».

Измененную цветовую схему нужно применить к выбранному слайду или ко всей презентации (кнопка «Применить» ко всем).

Фон – позволяет выбрать заливку, которая будет использоваться для фона слайдов. После выполнения команды отображается диалоговое окно «Фон», в котором можно с помощью раскрывающегося списка выбрать требуемый цвет или способ заливки.

Применить шаблон оформления – дает возможность установить новый шаблон оформления, т.е. установить определенную цветовую палитру для фона и объектов слайда, а также определить расположение элементов на слайдах. Для того следует открыть презентацию в любом режиме и выполнить данную команду. Затем в диалоговом окне «Применить» шаблон оформления следует выбрать новый шаблон для оформления презентации, после чего нажать кнопку «Применить».

В результате выполнения действий все слайды презентации будут оформлены по новому шаблону.

Добавление таблиц

Если необходимо вывести на экран два текстовых абзаца рядом (например, чтобы привести некоторые соображения за и против какой-то идеи), следует воспользоваться таблицей в виде строк и столбцов. Таблицы на слайдах легко создаются и модифицируются. Работать с ними проще, чем со столбцами, сформированными с помощью табуляции.

Обычно таблицы на слайдах содержат только текст, однако в них с легкостью могут быть включены и числа. Когда докладчику не нужна вся графическая мощь системы Power Point, таблица послужит хорошей альтернативой для быстрого создания презентации. Кроме того, таблица часто используется как дополнение к графику в тех случаях, когда перед аудиторией необходимы и числовые данные.

Используя для работы с таблицами модуль приложения Word, Power Point тем самым представляет пользователю все преимущества мощного текстового процессора Word с его обширными возможностями. Например, можно воспользоваться тезаурусом Word для поиска синонимов. Фактически пользователь, не выходя из Power Point, получает свободный доступ ко всем инструментам и командам меню Word.

Звук

Чтобы добавить звук в слайд открытой презентации, необходимо выполнить следующие действия:

– Сделать текущим тот слайд, в который необходимо добавить звук.

– Выбрать пункт меню вставка /фильм и звук.

Если требуется добавить звук из коллекции Clip Gallery, то затем следует вставить установочный компакт – диск в CD-ROM и выбрать после этого в открытом подменю команду звук из коллекции. В появившемся диалоговом окне вставка звука следует открыть требуемую категорию и выбрать нужный звуковой эффект.

С другой стороны, если необходимо добавить в слайд звуковой файл, имеющийся на диске, то в этом случае следует воспользоваться командой звук из файла. Затем нужно выбрать среди имеющихся на диске звуковых файлов тот, который требует добавить в слайд, и нажать кнопку ОК.

Перед добавлением звука в слайд автоматически появляется окно предупреждения, в котором можно выбрать режим обработки данного эффекта, т.е. будет ли звук воспроизводится автоматически при показе презентации.

Добавленный звук отображается на слайде в виде значка с изображением динамика. Если при вставке звука не был установлен режим автоматического воспроизведения, то для запуска этого звукового файла необходимо выполнить щелчок на его значке.

Можно заставить звук воспроизводиться автоматически, настроив для слайда соответствующие параметры в окне диалога Настройка анимации.

Необходимо отметить, что для звуковых файлов существует два основных стандарта: MIDI и WAV. Соответственно, данные файлы имеют расширение *.mid и *.wav. Кроме этого есть популярный формат МР3 (расширение *.mp3)

Звуковые файлы стандартов MIDI и WAV можно найти в папке Media, на установочном компакт-диске.

Чтобы воспроизвести элементы мультимедиа надо выделить нужный элемент в списке Порядок анимации и раскрыв вкладку Параметры воспроизведения окна диалога Настройка анимации, можно изменить способ воспроизведения этого объекта. Имеется возможность приостановить демонстрацию слайд – фильма до окончания воспроизведения мультимедиа – объекта или продолжать демонстрацию на фоне воспроизведения музыки или повествования диктора.

Чтобы значок объекта мультимедиа не появлялся на экране во время демонстрации слайд – фильма, стоит лишь установить флажок Скрывать, когда не воспроизведения. При этом значок объекта будет виден в режиме просмотра слайдов, но не появится в процессе показа слайд – фильма.

Анимация слайдов

В ходе демонстрации слайд – фильма абзацы маркированных списков, а также размещенные на слайдах графические объекты могут появляться на экране либо все сразу, либо последовательно. Чтобы маркированный текст постепенно «выстраивался» на слайде, необходимо назначить ему тот или иной эффект анимации.

В режиме сортировщика слайдов можно быстро выбрать и применить готовые, заранее встроенные в программу эффекты анимации текстовых слайдов, так чтобы заголовок и абзацы маркированного списка появлялись последовательно (по заранее продуманной схеме). Для включения такого режима демонстрации надо выделить один или несколько слайдов с маркированным списком, а затем выбрать вариант анимации в раскрывающемся списке Встроенная анимации текста панели инструментов Сортировщик слайдов или в подменю Встроенная анимация текста контекстного меню.

Для расширенного управления анимацией слайдов и для настройки эффектов анимации графических объектов необходимо дважды щелкнуть на слайде, чтобы перейти в режим просмотра слайдов, где и осуществляется дальнейшая настройка.

В режиме слайдов щелкнуть на фоне слайда, чтобы отменить выделение всех объектов. Затем выполнить команду Настройка анимации меню Показ слайдов. Появится окно диалога Настройка анимации.

Щелкнув на кнопке Эффекты анимации панели инструментов Форматирование, можно вывести на экран панель инструментов Эффект анимации. Тот же результат можно получить, указав на подменю Панели инструментов меню Вид и щелкнув затем на пункте Эффекты анимации. Этой панелью инструментов можно пользоваться для анимации отдельных объектов.

На вкладке Время окна диалога Настройка анимации расположен список объектов, которым ещё не назначен эффект анимации. Можно выделить любой объект и щелкнуть на переключателе включить в разделе Анимация вкладки Время. По умолчанию для запуска анимации объекта требуется щелкнуть на нем кнопкой мыши, однако можно включить автоматическое инициирование анимации объекта через определенное число секунд после окончания предыдущего события или после появления слайда на экране, если до этого в слайд – фильме не производилась анимация других объектов.

Указав объекты для анимации, можно изменить ее порядок с помощью списка Порядок анимации того же окна диалога.

Теперь можно выбрать конкретный эффект анимации для каждого объекта. Нужно щелкнуть в окне диалога Настройка анимации на ярлык вкладки Эффекты. Для отмеченного объекта можно указать эффект анимации, звука, воспроизводимый при появлении объекта, и цвет, с помощью которого объект будет выделен с момента появления на экране до начала анимации следующего объекта.

Если объект является текстом, можно осуществить настройку параметров раздела Появление текста вкладки Эффекты. Текст может появляться в режимах Все вместе, по словам и по буквам.

Создание слайд – фильма

Апофеоз всей тяжести работы с Power Point наступает в момент демонстрации презентации, когда слайды один за другим выводятся на экран.

Создавая основную последовательность слайдов, тем самым формируется простейший слайд – фильм. Чтобы просмотреть его, надо перейти к первому слайду, а затем щелкнуть на кнопке Показ слайдов, расположенной в нижней части окна презентации, либо выполнить команду Показ слайдов меню Вид. Первый слайд развернется на весь экран и будет оставаться на нем до тех пор, пока не будет дана команда на переход к следующему слайду.

Переходы – это специальные эффекты, которые сопровождают процесс смены слайдов на экране. При смене слайдов в ходе демонстрации слайд – фильма эффект перехода поможет вывести на экран следующий слайд с применением самых разнообразных способов. Можно даже включать звуковое сопровождение процесса смены слайдов.

Эффекты перехода удобнее всего настраивать в режиме сортировщика слайдов, где можно видеть одновременно несколько слайдов и предварительно просмотреть действие эффектов перехода. Чтобы переключиться в режим сортировщика слайдов, щелкните на кнопке Режим сортировщика слайдов меню Вид. Затем для настройки эффектов перехода между любыми слайдами можно воспользоваться раскрывающимся списком Эффекта при смене слайдов панели инструментов Сортировщик слайдов. Чтобы назначить слайду один из стандартных эффектов перехода, надо щелкнуть на слайде, а затем выбрать нужный вариант в раскрывающемся списке Эффекты при смене слайдов. Если в этот момент внимательно посмотреть на миниатюру слайда в режиме сортировщика, можно увидеть демонстрацию эффекта перехода. Чтобы повторно увидеть действие перехода, надо щелкнуть на значке эффекта перехода, расположенном на слайдом. Чтобы красиво закончить слайд – фильм, необходимо добавить в конец презентации черный слайд, выполнив команду Параметры меню Сервис, а затем установив флажок Завершить черным слайдом на вкладке Вид окна диалога Параметры. Нужно обратить внимание на то, что если не включить черный слайд в конец презентации, то после завершающего слайда на экране появится окно Power Point и аудитория неожиданно окажется лицом к лицу с кучей кнопок, меню и панелей инструментов.

Запуск слайд – фильма

Прежде чем начать демонстрацию слайд – фильма, необходимо указать слайд, с которого будет начинаться презентация. Для этого просто надо выделить слайд в режиме сортировщика или перейти к нему в режиме слайдов. При щелчке на кнопке Показ слайдов, расположенных в нижней части окна презентации, начинается показ слайда – фильма с текущего слайда.

Чтобы запустить фильм целиком, надо щелкнут в разделе Слайды этого окна диалога на переключателе Все. Здесь можно задать номера начального и конечного слайдов фрагмента демонстрации, указав их в счетчиках От и До. Чтобы запустить слайд – фильм в режиме полностью автоматической демонстрации, надо лишь установить флажок Непрерывный цикл до нажатия 'Esc' в разделе Вид демонстрации окна диалога Настройка демонстрации. В результате фильм будет демонстрироваться как бесконечно повторяющийся цикл.

Есть специальные режимы демонстрации. Они включаются с помощью окна диалога Настройка демонстрации. первый из них – демонстрация, управляемая докладчиком – это традиционный полноэкранный режим показа слайд – фильма. Второй режим – демонстрация, управляемая пользователем – отображает презентацию в окне, похожем на окно Internet Explorer, что позволяет зрителю легко передвигаться по слайд – фильму с помощью различных управляющих элементов. Третий режим – автоматическая демонстрация – воспроизводит презентацию в полноэкранном виде, но при этом перезапускает ее, а также защищает презентацию от изменений. При выборе третьего режима автоматически устанавливается флажок Непрерывный цикл до нажатия 'Esc'.

Лист, размещенный на слайде Power Point, можно обрезать. Для этого надо щелкнуть на картинке листа правой кнопкой мыши, открыть панель Настройка изображения, щелкнуть на кнопке Обрезать этой панели и расположить значок режима урезания на одном из маркеров рисунка листа. Затем, перетащив маркер внутрь картинки, уменьшить ее ширину и высоту.

Эффекты анимации

В Microsoft Power Point эффекты анимации можно задавать из области задач. Благодаря этому пользователи могут задать эффект анимации для каждого элемента на слайде, предварительно просмотреть разные эффекты и выбрать подходящий, отредактировать настройки и проследить, как будет демонстрироваться законченный результат со всеми анимационными эффектами.

Вызвать эффекты анимации можно по команде Показ слайдов Эффекты анимации (или воспользовавшись конструктором слайдов).

Применение автоматической разметки (смарт-тег)

При применении автоматической разметки происходит заполнение рамок во время выполнения вставки в существующий слайд. Например, когда пользователь работает со слайдом, размеченным как маркированный список, а затем вставляет таблицу, Microsoft Power Point автоматически производит разметку для текста и объектов, размещая таблицу и текст в последовательных слайдах. Более того, с помощью отображаемого значка смарт-тега пользователь может отказаться от автоматической разметки или получить доступ к дополнительным параметрам.

Предварительный просмотр

Опция «Предварительный просмотр» позволяет узнать, как будет выглядеть презентация при печати. Можно переключаться между различными представлениями презентации, такими как заметки, слайды и выдачи, и даже выбирать между книжной и альбомной ориентацией страницы.

Сжатие рисунков

Функция сжатия рисунков Microsoft Office XP позволяет пользователям сжимать изображения в файлах Power Point (и других приложений Microsoft Office). Пользователь задает назначение данного файла (Web, печать, отображение на экране и т.д.) и указывает, следует ли оптимизировать одно или все изображения в этом файле. Затем изображения подвергаются сжатию таким способом, который минимизирует размер изображения.

Для сжатия рисунка выполните команду Вид Панели инструментов Настройка изображений, где нажмите кнопку «Сжатие рисунков».

 

Выводы

Создание презентации

 

С момента своего появления в 1987 году программы Power Point положила начало новому подходу к работе с компьютерными презентациями. Была предложена концепция, в которой презентация рассматривается как единое целое, а не просто как набор отдельных слайдов. Каждая следующая версия программы вносила свой вклад в развитие этой идеи, а также в совершенствовании средств работы с презентациями.

Продолжая установившуюся традицию стремления к совершенствованию, программа Power Point 97 ознаменовала свое появление десятками новых возможностей, облегчающих конструирование презентаций и упрощающих работу с программой.

Ещё несколько лет назад презентации, как правило, представляли собой доклад с иллюстрациями, выполненными на бумаге или плёнках, изображения на которых демонстрировались с помощью проекторов. При этом создание ярких и убедительных иллюстраций было весьма сложным занятием, и поэтому успех или неудача презентации напрямую зависели от художественных и артистических способностей докладчика.

Среди возможностей Power Point по созданию презентации, представляет собой набор слайдов, можно отметить следующее:

– Управление процессом проведения презентации, т.е. отображение слайдов, которые в нем имеются;

– Управление переходами между слайдами, т.е. определение порядка отображения слайдов презентации во время её показа;

– Установка параметров внешнего вида, отображения и появления слайдов;

Работа с текстом, таблицами, графикой, звуком, видео, а также объектами Word, Excel, Internet.

Любая презентация имеет следующие основные свойства и характеристики:

– Набор слайдов и их параметры;

– Содержание слайдов, которое, помимо пользователя, может также создаваться с помощью имеющихся мастеров автосодержания;

– Параметры рабочей области, т.е. ее размер, ориентация и т.д.;

Каждый слайд презентации имеет собственные свойства, которые влияют на его отображение во время показа презентации:

– Размер слайда;

– Шаблон оформления, т.е. параметры цветовой схемы, фона, шрифтов и т.д.;

– Разметка слайда, которая включает большой размер стандартных примеров размещения информации на слайде: расположение заголовка, рисунков, таблиц, надписей и т.д.;

Эффект перехода, представляющий собой тот или иной режим появления и «исчезания» слайда – по нажатию кнопки мыши или автоматически через заданное время, с анимационными или звуковыми эффектами и т.д.

Специальные средства программы Power Point существенно упрощают создание презентации вне зависимости от потребностей пользователя, ради которых эта презентация создается.

Мастер автосодержания и шаблоны Power Point позволяют не только в минимальные сроки разработать конкретную презентацию, но и создать на будущее файл структуры стандартной презентации. Нужно просто выбрать тему и дизайн, а затем останется только наблюдать за тем, как Power Point самостоятельно генерирует упорядоченную последовательность привлекательных, выполненных на высоком уровне слайдов.

Встроенные в Power Point связи с такими приложениями Office, как Graph или Organization Chart, а также собственный модуль построения таблиц помогают создать тщательно оформленные видеоматериалы, доступно представляющие числовую информацию, изобразить структуру некоторой организации или выполнить сравнительный анализ имеющихся предложений.

Power Point позволяет объединить внутри одной презентации текст, графики, числовые данные и диаграммы, сформированные другими приложениями Office (например, Word или Excel). Можно редактировать любой объект, не выходя из Power Point, при этом будут доступны все инструментальные средства породившего этот объект приложения – источника.

Мастер упаковки комплекса Power Point позволяет упаковать презентацию для записи на дискеты. С помощью инструмента Конференция можно продемонстрировать презентацию в локальной сети или в сети Internet. Инструменты Навигатор слайдов, Записная книжка, Хронометр позволяют осуществлять предварительный просмотр слайдов, делать заметки, читать свои записи и осуществлять контроль временных интервалов непосредственно в процессе проведения презентации.

 

Начало работы с презентацией

 

Хотя существует много способов запуска программы, наиболее простой путь – это использования кнопки Пуск, которую можно найти в нижнем левом угле экрана на панели задач. Откроем с помощью этой кнопки программу Power Point.

При запуске программы одновременно откроются диалоговые окна Помощника по Office и Power Point стартовое диалоговое окно Power Point предложит вам выбрать опцию создания новой презентации или открытия уже существующего документа. Можно убрать это диалоговое окно, просто нажав клавишу <Esc> или, щелкнув по кнопке Отмена.

Окно Power Point покажется знакомым, поскольку она работает под Windows и в её окне используются стандартные элементы окон Windows.

Если презентация открыта в полноэкранном режиме (заполняет всё окно программы), то имя файла презентации также выносится в заголовок окна программы. Строка меню находится сразу под заголовком окна.

Если активная презентация не раскрыта на полный экран, то она имеет своё собственное окно с заголовком.

Строка состояния программы Power Point расположена внизу экрана. Эта строка позволяет отслеживать работу с презентацией, поскольку в ней указывается текущий режим работы, например, режим Слайды или Сортировщик слайдов.

Панель инструментов значительно облегчает работу с программой. На этой панели можно найти все команды, которые есть в меню. При этом выполнить щелчок мыши проще и быстрее, чем рыться в многочисленных меню и подменю.

Power Point предлагает в помощь много разных панелей инструментов. В зависимости от того, какой режим вы выбрали для работы, некоторые панели инструментов могут оказаться недоступными. Например, панель инструментов Структура недоступна в режиме Слайды.

Можно размещать панель инструментов и в другой части экрана. Она может иметь вид ряда кнопок вдоль одного из краёв окна программы (такая панель инструментов называется припаркованная) или она может «парить» над презентацией (плавающая панель). Такую панель можно легко перемещать по всему экрану или удалить её.

Также можно добавлять свои кнопки на панель инструментов. Об этом я расскажу в главе «Настройка Power Point».

Вместо кнопок часто используются команды меню, но для этого пригодится мышь. Этот метод пригодится новичкам для знакомства с программой. Чтобы выбрать команду из меню, щелкните на имени меню в строке меню и проведите указателем мыши по раскрывшемуся списку команд, пока не будет выделена нужная вам команда.

Кроме того, много полезной информации можно получить с экрана компьютера, даже во время работы с Power Point. Вспомогательную информацию на всевозможные темы получаем, нажимая Меню? и команды Вызов справки.

Ещё один помощник при работе с Power Point – это помощник по Office, который открывает собственные окна при запуске Power Point. Это самый простой и приятный способ получения полезной информации. Во время работы с Power Point этот помощник будет давать подсказку, как использовать некоторую специфическую технику программы для успешного выполнения задачи. О том, что подготовлена подсказка можно узнать после появления в окне помощника по Office лампочки. Если возник вопрос, надо щёлкнуть в любом месте в окне Помощника по Office. В появившемся окне предложат ввести ключевой слово по интересующей теме. Помощник ответит, раскрыв список соответствующих тем вспомогательной информации.

Создание презентации

В программе Power Point есть умелые помощники – Мастера. Мастера – это вспомогательные средства, которые помогают выполнить сложный многоступенчатый процесс по созданию презентации. Это ряд диалоговых окон, которые задают вопросы о том, как вы хотите выполнить задачу. После каждого ответа на вопрос мастер будет менять внешний вид презентации. Всегда можно перейти к следующему или вернуть к предыдущему диалоговому окну.

Использование мастера автосодержания – это простейший и самый быстрый способ создания новой презентации. Все, что необходимо будет знать – это как должна выглядеть презентация. Мастера автосодержания можно будет запустить прямо со стартового диалогового окна Power Point. После выбора темы и шаблонов презентации и ответов на ряд вопросов, касающихся оформления и дальнейшего использования презентации этот мастер подготовит слайды. Мастеру понадобится некоторое время, чтобы создать презентацию, основываясь на установках, предложенные пользователем. Затем мастер откроет презентацию в режиме Структура. Там можно увидеть подборку слайдов, готовых для оформления. Предложенные слайды не более чем рабочая версия. Можно использовать их для дальнейшей работы или отказаться вообще, приступить к созданию новых слайдов.

Независимо от того, насколько тщательно спланирована презентация, в неё по ходу работы можно вносить любые изменения и коррективы. Например, для полного раскрытия темы презентации нужно ещё добавить один слайд.

Простейший способ добавления нового слайда – это щёлкнуть на кнопке «Создать Слайд» на панели инструментов «Стандартная». После этого откроется диалоговое окно «Создать Слайд». В этом диалоговом окне выбрать авторазметку для нового слайда.

Если один слайд не соответствует задуманной темы презентации, его можно удалить. Это делается в режимах Структура, Сортировщик Слайдов и Слайды. В режимах Структура или Сортировщик Слайдов выберите слайд, который надо удалить, и нажмите <delete>.

Power Point берёт на себя всю сложную работу по разметки и оформлению внешнего вида слайдов. Программа содержит много встроенных стилей размещения и оформления. Чтобы применить встроенный стиль авторазметки, нужно назначить слайдам один из встроенных шаблонов.

Средство авторазметки автоматически размещает информацию специфическим образом на отдельном выбранном слайде. Можно изменить фон слайдов. Применение шаблонов оформления сделает это сам. В каждом шаблоне определены специфические цветовые и графические элементы оформления слайдов.

Чтобы изменить шаблон оформления, надо щелкнуть по кнопке «Применить» оформления в режимах Структура, Слайды или Сортировщик слайдов. Выбрать один из доступных шаблонов из левого списка диалогового окна. После щелчка на имени шаблона, появится миниатюра, на которой в точности переданы цвета и размещение элементов оформления.

При выборе шаблона оформления учитывается три критерия: предполагаемая аудитория, тема доклада, форма представления презентации. Кроить презентацию надо исходя из того, кто её будет смотреть (друзья, коллеги, инвесторы). Для друзей и коллег презентация может быть выдержана лёгком или даже шутливом тоне, чем перед инвесторами. Подобранный шаблон должен подчеркивать серьёзность раскрываемой темы.

И наконец, то, каким способом планируется представить презентацию, также должны повлиять на выбор шаблона. Не следует использовать темные и тусклые тона фонового рисунки, если планируется вывод презентации в печать и сделать из неё ксерокопии; расплывчатый тон сделает слайды невыразительными. Если планируется разместить презентацию в Web, то следует ограничить графических элементов, чтобы презентация быстрее загружалась на компьютер посетителя Web – страницы.

После того как выполнены все действия желательно сохранить презентацию на жёстком диске или съемном носителе. Сохранение на жестком диске позволяет работать с большими файлами и ускоряет считывание информации с них. Использование съемных носителей (например, дискета, диск и прочее) позволяет открыть презентацию на других компьютерах.

Чтобы сохранить презентацию, проще всего ще