Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция секретаря - это правовой акт, необходимый для регулирования правового положения секретаря. Должностная инструкция секретаря составляется в целях освещения всего спектра профессиональных прав и обязанностей данного работника. В ней определяются его права и должностные обязанности, а также ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовой функции[5].

Значение должностной инструкции секретаря очень велико. Она прежде всего необходима во избежание нарушений трудового законодательства и конкретизации обязанностей указанного работника, так как содержит основные требования, предъявляемые к секретарю в отношении специальных знаний, знаний законодательства, определенных методов и средств, которые секретарь должен уметь применять при выполнении своих должностных обязанностей.

Должностная инструкция секретаря имеет определенную форму. При этом при ее разработке работодателю следует опираться на положение о структурном подразделении организации. Должностная инструкция и положение о структурном подразделении являются взаимосвязанными документами, которые дополняют друг друга. Эта взаимосвязь прослеживается в том, что обязанности каждого секретаря вытекают из задач и функций самого структурного подразделения организации[15].

Должностная инструкция оформляется на общем бланке. Текст должностной инструкции секретаря включает в себя следующие разделы:

) «Общие положения»;

) «Функции»;

) «Должностные обязанности»;

) «Права»;

) «Ответственность».

В разделе «Общие положения» содержится информация о порядке назначения, освобождения секретаря от должности, замещения его во время отсутствия, требования к квалификации секретаря и наличию специальных знаний, подчиненность работника. При этом требования к квалификации секретаря и к наличию специальных знаний устанавливаются в должностной инструкции на основе «Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих».

Требования к квалификации кандидата на должность секретаря устанавливаются по следующим направлениям:

уровень образования (начальное профессиональное, среднее (полное) общее, высшее);

практический опыт в этой должности, который называют стажем работы.

Сегодня от секретаря все чаще требуется высшее образование. В некоторых организациях в зависимости от специфики работы и иных обстоятельств к секретарям могут предъявляться и повышенные требования, например, знание одного или нескольких иностранных языков. Секретарь руководителя обязательно должен иметь высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы либо среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее двух лет.

Для исполнения своих обязанностей секретарю необходимо как минимум знать:

законодательные и нормативные правовые акты, нормативно-методические документы по ведению делопроизводства;

основы трудового законодательства;

стандарты системы организационно-распорядительной документации;

организацию и технологию документационного обеспечения управления;

структуру и руководящий состав организации и его структурных подразделений;

правила орфографии и пунктуации;

архивное дело;

правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

Секретарь непосредственно подчиняется руководителю организации либо структурного подразделения. Во время отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

В разделе «Функции работника» определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и т.д.

В разделе «Должностные обязанности» определены конкретные обязанности, выполняемые секретарем. В нем указываются как общие обязанности, свойственные для всех секретарей (например, организация приема посетителей, ведение телефонных переговоров), так и специальные обязанности, исполнение которых необходимо только этому секретарю (например, ученому секретарю - подготовка предложений к планам издания научных трудов).

Что касается должностных обязанностей секретаря, то в первую очередь он осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению деятельности руководителя организации или структурного подразделения, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, после рассмотрения которой передает ее в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

В процессе совершенствования организации труда, внедрения новейших технических средств, увеличения объема выполняемых работ круг обязанностей секретаря по сравнению с обязанностями, установленными квалификационными характеристиками, может значительно расшириться. В таком случае секретарю может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других однородных должностей, но сама работа не требует другой специальности, квалификации или изменения должностного наименования. Иногда для выполнения своих служебных обязанностей секретарю необходимы специальные познания в различных сферах деятельности, наличие которых играет существенную роль во время выбора кандидата на эту должность. Так, например, секретарь незрячего специалиста должен знать рельефно-точечный шрифт Брайля и брайлевскую машинопись[15].

В разделе «Права» закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции.

Как правило, секретарь наделяется следующими правами:

знакомиться с проектами решений руководства организации или учреждения, непосредственно касающимися его деятельности;

получать иную информацию и документы, необходимые для осуществления своей деятельности;

запрашивать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Кроме того, секретарю может быть предоставлено право принимать в пределах своих полномочий решения, контролировать порядок оформления документов и т.д.

Раздел «Ответственность» регламентирует персональную ответственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав. Он устанавливает личную ответственность секретаря за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, раскрывает содержание и формы ответственности за последствия своей деятельности, а также за несвоевременное принятие мер или действий, относящихся к его обязанностям.

Здесь должны быть указаны основания ответственности данного работника. К ним, в частности, относятся:

неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией;

совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения.

При этом необходимо отметить, что по первому основанию секретарь несет ответственность в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, а по второму - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Таким образом, в должностной инструкции секретаря может быть установлена уголовная, административная, дисциплинарная и материальная ответственность работника.

За причинение материального ущерба секретарь несет ответственность в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ. Если работник привлекается к материальной ответственности в пределах, определенных трудовым законодательством, то на основании ст. 238 ТК РФ он обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб.

Уголовная ответственность секретаря возникает за совершение правонарушения, предусмотренного Уголовным кодексом РФ, административная ответственность - за совершение административного правонарушения, указанного в Кодексе об административных правонарушениях РФ.

Несмотря на то, что меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством, необходимо также учитывать и специфику работы организации. В любом случае при подготовке этого раздела за основу следует брать раздел «Должностные обязанности», в соответствии с которым и детализируются основания ответственности секретаря.

Помимо общепринятой структуры, в должностную инструкцию могут вводить новые разделы, например, «Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций» или «Организация рабочего места и оптимальные условия труда».

После надлежащего оформления и согласования инструкции она подписывается, утверждается и доводится до исполнителя путем проставления ознакомительной визы[9].

Должностные инструкции не являются постоянными по содержанию, они со временем могут изменяться и дополняться. Все существенные изменения в отношении прав и обязанностей работника вносятся в такие инструкции только на основании приказа руководителя организации.

На базе должностных инструкций разрабатывается трудовой договор для каждой должности, в том числе секретаря. Таким образом, происходит персонификация труда. В этом случае должностная инструкция выступает в качестве своеобразного «щита», защищающего работника в случае возникновения конфликтной ситуации с работодателем, поскольку фактически разделяет трудовые обязанности между всеми работниками организации[19].