Раздел I. Документирование управленческой деятельности

Общие методические указания

 

В условиях современных рыночных отношений меняется не только характер экономической деятельности организаций, предприятий, но и методы управления ими. Учебная дисциплина входит в общепрофессиональный цикл базовой части ОПОП ФГОС СПО по специальности «Право и организация социального обеспечения». Программный материал учебной дисциплины составлен с учетом потребностей общества в специалистах, обладающих теоретическими знаниями и практическими навыками по составлению и оформлению документов, по применению современных методов документационного обеспечения управления.

Изучаемая дисциплина является предшествующей для большинства дисциплин профессионального цикла.

Цели и задачи учебной дисциплины – требования к результатам освоения учебной дисциплины:

Целью изучения учебной дисциплины является усвоение теоретических знаний в области нормативно-правовой базы документационного обеспечения управления и организации работ по делопроизводству, овладение приемами современного делопроизводства, а также формирование необходимых специалисту компетенций.

Задачи освоения учебной дисциплины:

- усвоение основных понятий в области документационного обеспечения управлением (ДОУ);

- изучение видов официальных документов и требований к их составлению и оформлению;

- применение правил организации работы с документами службы ДОУ;

- освоение порядка организации работ по делопроизводственному обслуживанию;

- применение приемов и средств делопроизводства, в том числе компьютерного.

Требования к результатам освоения дисциплины:

ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.

ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность.

ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.

ОК 6. Работать в коллективе и в команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями.

ОК 12. Соблюдать действующее законодательство и обязательные требования нормативных документов, а также требования стандартов, технических условий.

ПК 2.2. Оформлять, проверять правильность составления, обеспечивать хранение организационно-распорядительных, товаросопроводительных и иных необходимых документов с использованием автоматизированных систем.

В результате освоения учебной дисциплины обучающийся должен

уметь:

- оформлять и проверять правильность оформления документации в соответствии с установленными требованиями, в т.ч. используя информационные технологии;

- проводить автоматизированную обработку документов;

- осуществлять хранение и поиск документов;

- использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте.

В результате освоения учебной дисциплины обучающийся должен

знать:

- основные понятия: цели, задачи и принципы документационного обеспечения управления;

- системы документационного обеспечения управления, их автоматизацию;

- классификацию документов;

- требования к составлению и оформлению документов;

- организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел.

 

По дисциплине выполняется одна домашняя контрольная, которая должна быть представлена зачтенной на лабораторно-экзаменационную сессию.

 

Структура учебной дисциплины

Объем учебной дисциплины и виды учебной работы

 

Вид учебной работы	Объем часов
Максимальная учебная нагрузка (всего)	54
Обязательная аудиторная учебная нагрузка (всего)	8
в том числе:
лекции	2
лабораторные работы	-
практические занятия	6
контрольные работы
курсовая работа (проект)	-
Самостоятельная работа обучающегося (всего)	46
в том числе:
подготовка к практическим занятиям	16
внеаудиторная самостоятельная работа	16
выполнение контрольной работы	10
Поиск необходимой информации в Интернет	4
Промежуточная аттестация в форме	зачет

Тематический план учебной дисциплины

Наименование разделов и тем	Объем часов	Практические занятия	Самостоятельная работа обучающегося
1	2	3	4
Введение. Предмет, цели и задачи учебной дисциплины	2		6

Контрольная работа

Учебным планом по дисциплине «Документационное обеспечение управления» предусмотрена одна домашняя контрольная работа. Контрольная работа служит основанием для оценки знаний студента и средством контроля его учебной работы.

     При выполнении контрольной работы необходимо соблюдать следующие правила:

ü Контрольную работу выполнять строго в соответствии с вариантом студента согласно индивидуальному шифру.

ü Контрольную работу выполнять на стандартных листах бумаги формата А4, сброшюровать и поместить в папку-скоросшиватель.

  Технические требования к оформлению контрольной работы:

ü объем работы 12-15 страниц печатного текста;

ü формат Microsoft Word;

ü шрифт (гарнитура) - Times New Roman;

ü кегль 14;

ü интервал 1,5;

ü выравнивание текста по ширине страницы, без переносов;

ü поля: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее;

ü абзацный отступ 1,25 см;

ü нумерация страниц арабскими цифрами по ширине страницы;

ü список литературы и Интернет-ресурсов приводится в конце текста в алфавитном порядке сквозной нумерацией.

 Структура контрольной работы

ü титульный лист;

ü тексты условий заданий;

ü выполнение  заданий;

ü список использованной литературы, интернет-ресурсов;

ü дата выполнения, подпись

ü лист для рецензии

Варианты контрольных работ

Вариант 1.

1. Современная государственная нормативно-методическая база делопроизводства в России.

2. Составление и оформление организационно-правовой документации (устав, учредительный договор, положения, инструкции, штатное расписание).

3. Напишите письмо-просьбу в ЖЭУ с требованием разъяснить неверный счет, присланный за коммунальные услуги. Необходимые адресные данные проставьте сами.

4. Написать докладную записку на имя директора завода (название придумать самим) от имени руководителя технического отдела этого же завода. В ней изложить просьбу о выделении средств для приобретения персонального компьютера. Компьютер необходим для завершения работ по договору 174/15. Необходимо окончательно отладить разработанное программное обеспечение и внедрить в заданные сроки в производство. Отсутствие компьютера, может привести к нарушению и даже срыву графика выполнения работ по договору 174/15.

Вариант 2.

1. Унификация и стандартизация в делопроизводстве.

2. Составление распорядительной документации (постановления, решения, приказы, распоряжения, указания).

3. Пригласите клиента на ежегодную осеннюю распродажу в магазин мужской одежды. Необходимые реквизиты придумайте сами.

4. Недостающие реквизиты придумайте самостоятельно. Используя следующие исходные данные, сделать выписку из приказа по пункту 2.

ПРИКАЗ от шестого декабря 2016 года за № 87. О введении Инструкции по делопроизводству. В целях совершенствования работы с документами на предприятии ПРИКАЗЫВАЮ: 1. утвердить и ввести в действие с 1 января 2017 г. Инструкцию по ведению дело­производства. 2. Структурным подразделениям и всем сотрудникам в работе со служеб­ными документами руководствоваться утвержденной настоящим приказом Инструкцией по ведению делопроизводства. 3. Службе документационного обеспечения управления до 1 января 2017 г. предоставить руководителям структурных подразделений растиражиро­ванный экземпляр Инструкции по ведению делопроизводства на предприятии. 4. Кон­троль за выполнением приказа возложить на заместителя генерального директора. Гене­ральный директор В.П. Куприянов.

 

Вариант 3

1. Классификация документов.

2. Составление и оформление информационно-справочной документации (протоколы, акты, докладные записки, объяснительные записки, служебные записки, телеграммы, телефонограммы, телефаксы, справки, доверенности, расписки).

3. Напишите письмо агенту по торговле недвижимостью. Сообщите, что Вы хотите купить недвижимость в каком-либо центральном районе города стоимостью от 200 до 300 тысяч рублей. Попросите его подробно познакомить Вас со всеми предложениями и отметьте, что в здании должно быть не менее пяти комнат, проведен телефон. Кроме того обязательна подъездная площадка для 4-х автомобилей. Попросите также включить себя в каталог клиентов агентства "Омега+". Необходимые реквизиты придумайте самостоятельно.

4. Подготовить докладную записку от имени начальника управления кадров администрации г. Тюмени Петрова С.И. на имя руководителя аппарата правительства Тюменской области П.В.Сорокина. В докладной изложить сведения об образовании и возрастном составе работников администрации г. Тюмени (цифровые данные придумать самим и подготовить в виде таблицы). Подумать над оформлением внешней докладной записки.

 

Вариант 4.

1. Общие нормы и правила оформления документов.

2. Составление и оформление финансовой документации (документы по финансово-расчетным операциям).

3. Напишите письмо-просьбу директору ООО "Эсконт", в котором укажите, что, как было оговорено в Вашем письме от 14.09.2017, Вы надеетесь получить финансирование проекта "Дельта-7" к 19.10.2017. В свою очередь, Вы предлагаете финансовую поддержку дочерней фирме ООО "Эсконт". В связи с вышесказанным, попросите директора ООО "Эсконт" продлить срок Ваших платежей дочерней фирме до 05.11.2017. Это дало бы Вам возможность подготовить все необходимые документы для выплат. Отметьте в заключение, что Вы высоко цените заинтересованность партнеров в Ваших проблемах и надеетесь на долгое и плодотворное сотрудничество.

4. Составить объяснительную записку. Главному бухгалтеру ООО «Центр» Крушининой Е.А. от менеджера по продажам Гранкиной В.Н. Объяснительная записка. Прошу Вас учесть сложившиеся непредвиденные семейные обстоятельства (госпитализация родственника) и не считать мое отсутствие на работе 20.07.2016 г. прогулом. Менеджер по продажам В.Н. Гранкина. 22.07.2016

 

Вариант 5.

1. Регистрация документов.

2. Составление и оформление документов по снабжению и сбыту (договоры, протоколы разногласий, коммерческие акты, претензии, иски).

3. Известите руководство партнерской фирмы о своем приезде в (пункт прибытия) на (срок) с целью... Необходимые реквизиты проставьте самостоятельно.

4. Составьте и оформите акт. Комиссия под председательством начальника технической группы А.А. Волового и членов комиссии  Борисова М.Ю., начальника административно-хозяйственного отдела, Смирнова Л.П., бухгалтера, и Романовой И.К., офис-менеджера, ЗАО «Леонтия» на основании докладной записки офис-менеджера И.К.Романовой 11.07.200__ г. провела проверку технического оснащения приемной генерального директора и признала негодными для эксплуатации копировальный аппарат Xerox 345(1 шт.), шредер (инв.номер 367, 1 шт.), факс 47823 (1 шт.). Признанная непригодной для эксплуатации техника была передана на склад предприятия. По установленному факту комиссия составила акт приема-передачи оргтехники в 3 экз. (1-1 экз. – начальнику административно-хозяйственного отдела, 2-й - главному бухгалтеру, 3-й - в дело 23-02), который был утвержден генеральным директором П.И.Степановым.

 

Вариант 6.

1. Оформление деловой переписки (деловое письмо и его функции, разновидности писем, структура, стиль изложения и оформления писем, этикет в деловой переписке, международные письма).

2. Организация справочно-информационной работы. Контроль за исполнением документов

3. Оформите самостоятельно письмо: Недостающие реквизиты придумайте самостоятельно. Директору завода Прогресс О.А. Родионову ул. Строителей, 4, г. Мытищи Московской обл., 114486, Дата, № 12-145 на № 204-6 от 00.00.0000. О применении санкций за нарушение условий договора. Напоминаем, что согласно дого­вору № 123 от 00.00.0000 Ваше предприятие должно было закончить монтаж оборудования к 00.00.0000. предлагаем завершить предусмотренные договором работы до 00.00,0000. В противном случае будем вынуждены применить санк­ции за нарушение условий договора. Приложение: договор на 2 л. Директор за­вода А.П.Савельев. Главный инженер П.И.Степанов. Павлова 123 65 47.

4. Составьте резюме для занятия вакантной должности юриста на предприятии.

 

Вариант 7.

1. Состав реквизитов ОРД согласно ГОСТ Р 6.30-2003.

2. Формирование и хранение дел (уничтожение документов, дел и носителей конфиденциальной информации).

3. Напишите гарантийное письмо от лица директора завода "Химмаш", в котором Вы просите ЗАО "Эскур" оказать техническую помощь в разработке рабочих чертежей насосной станции. Объясните, что так как в настоящий момент монтаж уже ведется, Вы просите произвести эту работу непосредственно на площадке. Попросите в кратчайший срок определить стоимость проектных работ и немедленно начать их. Гарантируйте оплату их стоимости со счета завода №...

4. Используя унифицированную форму, составьте на свое имя приказ (распоряжение) о поощрении вас за хорошую работу.

 

Вариант 8.

1. Бланки документов.

2. Номенклатуры дел (виды, назначение, порядок составления и оформления).

3. Создайте бланк письма ГПОУ «Воркутинский горно-экономический колледж» с угловым и продольным расположением постоянных реквизитов.

4. Найдите ошибки и оформите приказ по личному составу, используя унифицированную форму. Недостающие реквизиты придумайте самостоятельно

Приказ. Дата. Индекс. Воркута О приеме на работу. НАЗНАЧИТЬ: Иванову Людмилу Владимировну на должность старшего менеджера сектора информационного обслуживания предприятия и организаций сельского хозяйства с 00.0.00. с окладом 16000 рублей в месяц. Основание: заявление Ивановой Л.В. с визами. Директор института А.И. Сергеев. Визы: начальник отдела кадров П.В. Смоляков; Начальник сектора М.Р. Лопатова. С приказом ознакомлен. Подпись.

 

Вариант 9.

1. Организация документооборота.

2. Трудовая книжка (назначение, порядок ведения, содержание).

3. У Вас в банке открыл счет клиент, недавно приехавший в Ваш город. Направьте ему письмо с благодарностью. Подумайте, кто должен подписать это письмо.

4. Недостающие реквизиты придумайте самостоятельно. Используя следующие исходные данные, сделать выписку из приказа по пункту3: ПРИКАЗ от шестого декабря 2000 года за № 87. О введении Инструкции по делопроиз­водству. В целях совершенствования работы с документами на предприятии ПРИКАЗЫ­ВАЮ: 1. утвердить и ввести в действие с 1 января 2001 г. Инструкцию по ведению дело­производства. 2. Структурным подразделениям и всем сотрудникам в работе со служеб­ными документами руководствоваться утвержденной настоящим приказом Инструкцией по ведению делопроизводства. 3. Службе документационного обеспечения управления до 1 января 2001 г. предоставить руководителям структурных подразделений растиражиро­ванный экземпляр Инструкции по ведению делопроизводства на предприятии. 4. Кон­троль за выполнением приказа возложить на заместителя генерального директора. Гене­ральный директор В.П. Куприянов.

Вариант 10.

1. Традиционный и электронный документооборот.

2. Особенности языка и стиля служебных документов. Этикет в деловой переписке.

3. Напишите письмо-извещение партнерской фирме о том, что Ваша фирма меняет политику продаж. Отметьте, что Вы больше не прикладываете прейскурант к высылаемому каталогу. Цены на конкретные товары будут представлены по требованию. Подумайте над тоном письма и над тем, кто может подписать его.

4. Составьте акт о результатах проверки состояния работы с документами. На основании приказа директора Московского института повышения квалификации работников здравоохранения от 03.02.2017 №27 комис­сией в составе председателя (замдиректора института) Федоровой А. А. и членов комиссии: заведующей архивом Соколовой В.Д. и старшего делопроизводителя Чайкиной С.Я. была проведена проверка состояния работы с документами в канцелярии института. В результате проверки было установлено, что документы оформляются в соответствии с уста­новленными требованиями. Правила учета, хранения и регистрации до­кументов соблюдаются, обложки дел оформляются в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций». Комиссия при­знала состояние работы с документами в канцелярии института удовлет­ворительным. Начальнику канцелярии Репиной А.Л. рекомендовано ор­ганизовать повышение квалификации персонала канцелярии. Акт со­ставлен в трех экземплярах (в дело, директору и в Министерство здра­воохранения РФ). Подписали акт председатель и члены комиссии.

 

Курс лекций

 

ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ

Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ, прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией. Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы, и, собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.

Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап – окончательное оформление и подписание документа.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего, следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий. Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения.

Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Краткость достигается, прежде всего, отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту.

 

Например:

В соответствии с приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.97 №401 «Об организации учета особо ценных документов» или В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 15.06.95 № 1474-РП «О мерах по стимулированию жилищного строительства»

В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык.

Например:

«В соответствии с достигнутой договоренностью...» или «Просим Вас изыскать возможность...», или «Принимая во внимание, что... просим (предлагаем)...» и т.д.

 

Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, так как в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту.

 

Например:

архив - обрабатывать, сдавать в, создавать; вакансия - замещать, иметь: совещание - вести, готовить, закрывать, открывать, переносить, приглашать на, проводить, устраивать.

Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов, тавтологии.

 

Например:

адресовать в адрес, следует отметить следующее, май месяц, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.

 

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.

В последнее время для облегчения восприятия информации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями.

 

Например:

Прошу дополнительно выделить.... руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории.

Предполагается проведение лабораторных занятий по составлению документов, редактированию текстов, организации справочной работы, контроля за исполнением документов. Количество ПЭВМ в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруппы студентов.

 

Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.

Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере.

Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздравление постоянных клиентов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п.

 

Например:

Господину (И. О. Ф.)

Уважаемый (имя, отчество)

Так как оборот Ваших закупок превысил объем... руб., мы рады сообщить Вам о введении дополнительной скидки в размере... %, действующей на закупки до 01.06.2000.

С наилучшими пожеланиями

Директор                                                                                          И.О. Фамилия

или

Ваше письмо с просьбой установить систему сигнализации марки... получено и зарегистрировано за №...

Работы будут выполнены после перечисления на наш расчетный счет... в... отделении Московского коммерческого банка... руб.

Сигнализация будет установлена в двухнедельный срок с момента поступления денег на наш счет.

Коммерческий директор                                                                  И.О. Фамилия

или

Уважаемый господин...

В соответствии с Вашим запросом направляем дополнительный информационный материал об интересующих Вас продуктах.

Срок поставки заказанного количества - две недели. Партии объемом до... шт. могут поступить в Ваше распоряжение немедленно.

Если полученные продукты будут Вами одобрены, мы с удовольствием выполним более крупный заказ.

Старший менеджер                                                                         И.О.Фамилия

 

Особенно возрастает значение унификации текстов документов в настоящее время в связи с широким внедрением персональных электронно-вычислительных машин.

Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документа, так как исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т.е. лишь на переменной конкретной части информации, место которой заранее предопределено. Фактически он заполняет заранее составленный документ. Поэтому исключаются стадия черновика, пропуск необходимых данных, а постоянное, фиксированное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие.

 

ПОДГОТОВКА ТАБЛИЦ В ДОКУМЕНТАХ.

Таблица – это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц перечислены ГОСТ Р 6.30-2003, но изложенные в нем требования к таблицам распространяются на все унифицированные системы документации, в том числе на организационно-распорядительную.

Основные требования к форме и построению таблиц

Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого.

Подлежащее – это наименование того явления или объекта, рассмотрению которого посвящена таблица.

Сказуемое — это совокупность характеристик указанных в подлежащем объектов.

Структура таблицы, включающая в себя нумерационный и тематический заголовки, головку (шапку), боковик и прографку.

Таблицы в зависимости от характера заполнения ее граф разделяют на:

ü цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки);

ü текстовые (содержат только текст);

ü смешанные (одна часть колонок содержит текст, а другая - числа);

ü математические (хотя бы одна колонка содержит формулы);

ü таблицы с изображениями (хотя бы в одной графе находятся иллюстрации)

При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства

Логичность построения таблицы означает следующее:

1. Расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике).

2. Правильная, логическая соподчиненность элементов таблицы: данных графы - ее заголовку, данных строки - показателю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки - объединяющему их заголовку верхнего яруса.

3. Логичность деления в подчиненных рубриках.

Удобство чтения таблицы обеспечивается выполнением следующих требований:

Расположение сопоставляемых числовых данных по вертикали, при этом они должны быть выровнены по десятичной запятой (точке). Подобное расположение может быть затруднено в случаях:

а) когда при одном-двух показателях сказуемого очень много показателей подлежащего (рекомендуется сдваивание или страивание таблицы по горизонтали);

б) когда велико число показателей сказуемого, а число показателей подлежащего невелико (рекомендуется, не меняя построение таблицы, разорвать ее, поместив продолжение под начальной частью и повторив в боковике продолжения таблицы показатели подлежащего);

2. Расположение рядом сопоставляемых граф и строк.

3. Системное расположение граф и строк (по ниспадающей значимости; от общих показателей к частным или более конкретным; по алфавиту в случае разнозначности показателей и требования простоты нахождения графы или строки; по принятому порядку в государственном или ином документе; по нарастающему или ниспадающему признаку и т.д.).

4. Расположение в головке сначала (на первом уровне) наименований показателей сказуемого, а затем (на нижеследующем уровне) – подлежащего.

5. Равномерное расположение нескольких групп показателей подлежащего в боковике, головке и прографке.

6. Преимущественное использование продольных таблиц. Получающиеся поперечными таблицы можно сделать продольными:

а) перевернуть таблицу - превратить боковик в головку, а головку в боковик, строки в графы, а графы в строки;

б) перенести из головки и боковика в прографку одну из нескольких групп показателей подлежащего;

в) вывести часть необязательного материала из таблицы в текст или в примечание под таблицей;

г) разделить таблицу по вертикали на две части и поместить продолжение с повторным боковиком;

7. Минимально возможное число ярусов в головке и максимальный лаконизм каждого заголовка, для чего рекомендуется:

а) избегать деления головки на ярусы, когда можно соединить заголовки двух ярусов в один;

б) объединять данные двух ярусов, применяя написание через дробь, и соединять в один повторяющиеся заголовки перекомпоновкой граф;

в) образовывать дополнительный ярус, чтобы вынести в него общие для всех или некоторых заголовков граф слова;

г) устранять необязательные заголовки типа Страны над названиями стран, Год над обозначениями годов;

д) переносить в примечания под таблицей или в тематический заголовок таблицы из заголовков граф многократно повторяемые пояснительные и уточняющие слова;

е) заменять заголовки граф и строк распространенными буквенными обозначениями или обозначениями, упомянутыми в тематическом заголовке.

8. Максимальный лаконизм данных прографки, для чего рекомендуется:

а) выносить все общие для каждого элемента графы слова или числа в заголовки граф, а общие для всех элементов прографки слова или числа - в тематический заголовок;

б) ограничиваться в абсолютных количественных данных прографки четырьмя цифрами, а в относительных - тремя, используя для этого округление чисел или перевод единиц величин в более крупные с помощью приставок;

в) объединять в одну клетку таблицы одинаковые числа или слова в графах и строках;

г) заменять слова условными математическими обозначениями (не более <, не менее >,более >, менее <, приблизительно «и т.п.).

9. Размещение всех пояснений к таблице в тематическом заголовке или в примечаниях под таблицей.

Экономичность построения таблицы обеспечивается соблюдением следующих условий:

1. Строить таблицу из показателей подлежащего, как правило, с однородными характеристиками. При разнородных характеристиках пустых мест в таблицах можно избежать, разделив такую таблицу на 2-3 самостоятельные или объединив графы, заполнение которых числами чередуется так, чтобы по условным обозначениям можно было определить, к какому из нескольких показателей сказуемого относится каждое число.

2. Включать в графы таблицы только обязательные тексты и в ограниченном объеме. Текст большого объема в отдельных графах ведет к большим пустотам в таблице, избежать которых можно, переводя этот текст в заголовки вразрез прографки или выведя этот текст или большую часть его из таблицы.

Включать в таблицу иллюстрации только тогда, когда без них восприятие таблицы невозможно или когда площадь иллюстрации ненамного больше площади, занимаемой текстом в других ячейках таблицы. В противных случаях таблица будет зиять пустотами. Разместив иллюстрации рядом с таблицей и заменив их в таблице условными обозначениями (например, литерами, стоящими под ними) или переместив иллюстрации из боковика в головку, можно без ущерба сэкономить место.

4. Использовать для одной-двух из нескольких групп подлежащих в боковике, если они значительно уступают по числу строк прографке, место вразрез прографки.

5. Размещать показатели подлежащего большого объема (многострочные или в виде иллюстраций) в головке, а не в боковике, если элементы прографки по объему (числу строк) намного меньше показателей подлежащего.

6. Объединять соседние однотипные таблицы.

7. Выбрасывать лишние графы (с одними и теми же сведениями в строках), перенося эти сведения в тематический заголовок или в примечание к таблице.

8. Строить таблицу так, чтобы, если это не противоречит задаче таблицы и технически осуществимо, в боковике оказалось меньшее число строк.

 

ГЛАВА 3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Официальные документы, издаваемые предприятиями, учреждениями и организациями, как правило, должны изготавливаться на бланках.

Бланки начали широко использоваться в делопроизводстве российских учреждений с XIX в. Первоначально они были рукописные, их писали каллиграфы, и они заготовлялись впрок «для ускорения хода дел и уменьшения занятий канцелярских работников». Затем бланки стали изготовлять методом гравирования, а вслед за этим получили распространение бланки, набранные в типографии.

Согласно терминологическому стандарту бланк документа – это лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Бланк дает сведения об авторе документа, позволяющие его идентифицировать как создателя официального письменного документа.

Бланки создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующееся правами юридического лица.

Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены действующим стандартом ГОСТ Р 6.30-2003.

РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России

 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ.

Область применения

 

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, отн