Учёт выбытия документов из библиотечного фонда

18

 

 

Согласно п.11 ст.13 Федерального закона от 29.12.1994 N 78-ФЗ (ред. от 02.07.2013) "О библиотечном деле" библиотеки имеют право «изымать и реализовывать документы из своих фондов в соответствии с порядком исключения документов, согласованным с учредителями библиотек в соответствии с действующими нормативными правовыми актами». Это означает, что библиотекам необходимо на основе Порядка учѐта создать и согласовать с учредителями нормативный документ для регламентирования выбытия документов с учѐтом специфики библиотечных фондов и учреждений. При этом библиотекам, имеющим статус бюджетного или автономного учреждения, следует учитывать также статус библиотечного фонда: ОЦДИ или иное движимое имущество.

 

Определение статуса библиотечного фонда должно было быть произведено в библиотеках на основании Постановления Правительства РФ от 26.07.2010 №538 «О порядке отнесения имущества автономного или бюджетного учреждения к категории особо ценного движимого имущества».

 

Согласно данному Постановлению библиотечный фонд автономного или бюджетного учреждения может быть отнесен к ОЦДИ:

 

– как движимое имущество, балансовая стоимость которого превышает установленный размер: для федеральных учреждений – в интервале от 200 тыс. рублей до 500 тыс. рублей; для учреждений субъекта Российской Федерации – в интервале от 50 тыс. рублей до 500 тыс. рублей; для муниципальных бюджетных учреждений – в интервале от 50 тыс. рублей до 200 тыс. рублей; при этом библиотечный фонд рассматривается как единый объект бухгалтерского учѐта;

 

– как «имущество, без которого осуществление автономным или бюджетным учреждением предусмотренных его уставом основных видов деятельности будет существенно затруднено»;

 

– как «имущество, отчуждение которого осуществляется в специальном порядке, установленном законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в том числе...документы национального библиотечного фонда».

 

Специальный порядок отчуждения имущества, а именно исключение документов из библиотечного фонда, регламентируется настоящим Порядком учѐта, который предусматривает общий порядок исключения (списания) документов из библиотечного фонда и особенности выбытия документов, подлежащих постоянному хранению, в том числе относящихся к национальному библиотечному фонду.

 

Документы выбывают из библиотечного фонда в связи с физической утратой или частичной либо полной утратой потребительских свойств. Выбывающие документы исключаются из библиотечного фонда с возможностью последующей безвозмездной передачи в другие библиотеки либо реализации.

 

Понятия «исключение документов» и «списание документов» используются в библиотечном деле как синонимы. Исключение документов определяет выбытие документов из библиотечного фонда как собрания культурных ценностей, списание – как имущества.

 

Выбытие документов из библиотечного фонда — завершающий процесс движения документов библиотечного фонда, связанный с оформлением в учѐтной документации библиотеки исключения документов.

 

5.1. Исключение документов из библиотечного фонда допускается по следующим причинам: утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность.

 

Непрофильность документов устанавливается на основе Профиля комплектования фонда или иного нормативного документа, утверждаемого руководителем библиотеки. По причине непрофильности могут исключаться из фонда документы, не комплектуемые библиотекой (при отказе от комплектования отдельных

19

 

категорий документов), излишне дублетные экземпляры, замененные более полными по содержанию, лучшими по оформлению, физическому состоянию изданиями; по истечении срока хранения документов, при низком уровне читательского спроса, при несоответствии электронных документов техническому и программному обеспечению библиотеки.

 

Утрата – пропажа документов из фондов открытого доступа или во время пересылки по МБА, утеря или не возврат читателями, хищение, необратимая порча, утрата в результате бедствий стихийного, техногенного или социального характера, утрата по неустановленной причине (невозможность установления местонахождения документа), потеря электронных документов в результате вирусной или хакерской атаки.

 

Утраченными в процессе хранения могут считаться документы, отсутствующие на месте по неустановленной причине в течение определенного периода, установленного библиотекой, после выявления их отсутствия (например, в течение трех лет) или после проверки всего фонда (двух плановых проверок редкого фонда), если пути розыска исчерпаны.

 

Утраченными в процессе использования могут считаться документы, не возвращенные в фонд после выдачи пользователям (читателям, абонентам, сотрудникам библиотеки) в течение трех лет, если пути взаиморасчета и розыска исчерпаны.

 

Ветхость – физический износ документов вследствие естественного старения материалов, непригодность для использования и невозможность (нерациональность) реставрации.

 

Дефектность – утрата фрагментов текста, полиграфические дефекты, некачественное фотографическое изображение документов на микроформах, дефекты и механические повреждения дисков и пленочных носителей (скручивание, высыхание, разрывы, обломы и т.п.).

 

Устарелость по содержанию – потеря актуальности тематики, подтверждаемая отсутствием спроса читателей, невостребованностью в перераспределении и реализации.

 

В Порядке учѐта понятие «непрофильность» трактуется расширительно и применительно к конкретной библиотеке: оно не ограничивается, как ранее, категориями не комплектуемых библиотекой изданий, а охватывает все причины необходимого исключения документов, если документы не являются ветхими, дефектными, устаревшими по содержанию. Издания становятся непрофильными в результате перепрофилирования библиотеки, истечения срока хранения, утраты читательского спроса

 

и т.д.

 

В целях упорядочения списания документов из библиотечного фонда по причине «непрофильность» библиотека разрабатывает критерии отнесения документов к категории непрофильных и оформляет их в виде приложения к Порядку исключения документов из библиотечного фонда или к тематико-типологическому (тематическому) плану или профилю комплектования фонда.

 

К основным критериям отнесения документов к категории непрофильных относятся:

 

– не соответствие тематике и видам документов, определенных Профилем комплектования фонда (Тематико-типологическим планом);

 

– излишняя дублетность экземпляров издания, образуемая вследствие снижения читательского спроса;

 

– не соответствие информационным потребностям пользователей, выраженное в отсутствии (или ниже установленных библиотекой показателей) пользовательского спроса;

 

– истечение заранее определенного срока хранения документа.

 

5.1.1. Исключение документов по причинам устарелости по содержанию, непрофильности (малоспрашиваемые), а также по причинам ветхости и дефектности

20

 

не допускается по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения.

 

Действие данного пункта распространяется на все документы постоянного хранения, в т.ч. входящих в состав национального библиотечного фонда.

 

5.1.2. Исключение документов, отнесенных к книжным памятникам, допускается только по причине утраты при условии отражения информации о книжном памятнике в Реестре книжных памятников.

 

5.2. Выбытие документов из библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (далее – Акт о списании) по форме (код по ОКУД 0504144), утвержденной Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" (Зарегистрировано в Минюсте России 02.06.2015 N 37519. Начало применения с 19.06.2015 г.

 

В Акте о списании отражаются сведения о количестве и общей стоимости исключаемых документов, указывается причина исключения и направление выбытия исключаемых документов.

Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (далее – Акт о списании) составляется комиссией по исключению документов из библиотечного фонда и служит основанием для отражения во внутрибиблиотечном, бухгалтерском и статистическом учѐтах библиотеки выбытия указанных объектов учѐта. Акт о списании является единой формой для оформления выбытия документов из библиотечного фонда, в том числе периодических изданий, числящихся на забалансовом счете. Форма Акта о списании представлена в Приложении 12.

В Акте о списании указывается причина, послужившая основанием для принятия решения о списании объектов библиотечного фонда (утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность) и мероприятие по исполнению решения о списании (передача в обменный фонд для дальнейшего перераспределения, безвозмездная передача другому учреждению, реализация (продажа) юридическому или физическому лицу, утилизация).

 

5.3. К Акту о списании прилагается список на исключение объектов библиотечного фонда (далее – список), который включает следующие сведения: регистрационный номер

 

и шифр хранения документа, краткое библиографическое описание, цену документа, зафиксированную в регистре индивидуального учѐта документов, коэффициент переоценки, цену после переоценки и общую стоимость исключаемых документов.

Для печатных документов временного хранения допускается замена списка книжными формулярами.

Для документов, обработанных групповым (упрощенным) способом, вместо списка дается перечень регистрационных номеров, вид исключаемых изданий, их количество.

При необходимости отражения дополнительных сведений об исключаемых изданиях в Акте о списании библиотека вправе добавить дополнительные графы в прилагаемом списке.

При оформлении исключения периодических изданий, числящихся на забалансовом счете по 1руб. за 1 единицу учѐта, в графе "коэффициент переоценки" следует поставить прочерк.

При исключении других изданий графа «коэффициент переоценки» заполняется по согласованию с бухгалтерией с учѐтом переоценок библиотечного фонда, произведенных за период нахождения издания в библиотеке, т.е. с момента поступления издания в библиотеку.

21

 

5.4. К Акту о списании по причине утраты и списку прилагаются документы, подтверждающие утрату (пояснительная записка, в случае кражи или хищения – протокол, акт, заключение уполномоченных органов, при возмещении ущерба – финансовый документ о возмещении ущерба).

 

Возмещение читателями ущерба допускается в форме замены утерянного документа равноценным либо путем денежной компенсации. При приеме денег от читателей взамен утерянных книг или других документов составляется приходный ордер, и читателю выдается квитанция установленного образца.

 

5.5. При возмещении читателем ущерба стоимость утраченных документов устанавливается экспертной комиссией по оценке документов, назначенной приказом руководителя библиотеки.

 

При утере или хищении ценных и редких книг для определения их стоимости комиссия может привлекать к своей работе соответствующих экспертов, а также использовать материалы научно-методических центров, книжных аукционов и ярмарок.

 

В этих случаях определение причиненного ущерба предельными коэффициентами кратности не ограничивается.

5.6. Акт о списании по одной из причин, указанных в п.5.1, с приложенным списком подписывается председателем и членами комиссии по списанию объектов библиотечного фонда, утверждается руководителем учреждения.

При исключении изданий из библиотечного фонда, отнесенного к особо ценному движимому имуществу, Акт о списании утверждается руководителем библиотеки:

– с уведомлением учредителя о списании - если количество изданий, списываемых из библиотечного фонда, отнесенного к особо ценному движимому имуществу, не превышает количества поступлений за тот же период;

– по предварительному согласованию с учредителем в форме письменного обращения и соответствующего разрешения или отказа - если количество изданий, списываемых из библиотечного фонда, отнесенного к особо ценному движимому имуществу, превышает количество поступлений за тот же период.

При исключении изданий из библиотечного фонда, отнесенного к иному движимому имуществу, Акт о списании утверждается руководителем библиотеки самостоятельно.

Возможен иной порядок работы с актами о списании, если порядок принят и официально утвержден учредителем библиотеки.

5.7. После утверждения Акта о списании осуществляются мероприятия по перераспределению и реализации списанных объектов библиотечного фонда.

Под перераспределением понимается безвозмездная передача списанных документов государственным, иным некоммерческим организациям в целях комплектования библиотечных фондов.

Под реализацией понимается продажа списанных документов физическим и юридическим лицам.

5.7.1. Документы (списанные объекты библиотечного фонда), исключенные по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, направляются в

пункты вторичного сырья. Исключенные из фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, библиотеки уничтожают исключенные документы на месте в присутствии лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда.

В Акте о списании отражаются наименование, номер и дата документа, подтверждающего факт сдачи списанных объектов в пункт вторичного сырья, или акта

22

 

об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда. Документ прилагается к Акту о списании со списком.

 

Примерная форма акта об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда представлена в Приложении 11.

 

5.7.2. Документы (списанные объекты библиотечного фонда), исключенные по причине непрофильности, передаются по актам в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе библиотекам или реализации физическим и юридическим лицам.

 

Обменный фонд – фонд, предназначенный для обмена документами, безвозмездной передачи библиотекам, информационным центрам и (или) продажи их организациям и частным лицам (ГОСТ 7.76-96).

 

Обменный фонд, состоящий из не профильных для данной библиотеки изданий, в том числе списанных объектов библиотечного фонда, по правилам бухгалтерского учѐта, числится на забалансовом счете, который библиотека определяет самостоятельно в порядке очередности забалансовых счетов.

 

Передача исключенных из действующих и резервного фондов документов в обменный фонд для дальнейшего перераспределения осуществляется на основе утвержденного Акта о списании по причине «непрофильность», который дополняется Накладной на внутреннее перемещение изданий (в произвольной форме), о чем делается запись на Акте о списании (Приложение 12).

 

Безвозмездная передача исключенных документов осуществляется некоммерческим организациям на основании письменных запросов организаций, оформляется Договором о безвозмездной передаче или иным документом по согласованию сторон. Продажа исключенных документов осуществляется по запросам юридических и физических лиц либо путем поставки документов торговой организации на основе договора. Оценка документов, предлагаемых к продаже, производится сравнительным методом на основе рыночных цен с учѐтом физического состояния изданий и с учѐтом НДС 10%.

 

Продажа документов юридическому лицу осуществляется на основании договора (как правило, по безналичному расчету).

 

Продажа документов физическому лицу осуществляется на основе отбора изданий

 

в обменном фонде с оплатой заказа наличными средствами через контрольно-кассовый аппарат или с использованием иных платежных систем. Совместно с кассовым чеком оформляется товарный чек, в котором отражается перечень оплаченных изданий с указанием их реализационных цен, сумма оплаты, дата продажи, должность, фамилия и инициалы, подпись сотрудника (материально ответственного лица), непосредственно осуществлявшего продажу.

 

5.8. После завершения мероприятий, предусмотренных Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда, первый экземпляр Акта о списании со списком и документом, подтверждающим выбытие, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается в подразделении, осуществляющем учѐт библиотечного фонда.

 

На основании Акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда библиотечное подразделение и бухгалтерия вносят изменения в соответствующие учѐтные документы.

 

Первичными учѐтными документами, подтверждающими факт выбытия объекта из библиотечного фонда, являются:

 

– накладная на внутреннее перемещение изданий (в произвольной форме) при передаче исключенных изданий в обменный фонд;

 

– акт приема-передачи к договору о безвозмездной передаче;

– товарная накладная к договору продажи списанных изданий юридическому лицу;

– товарный чек при продаже списанных изданий физическому лицу;

23

 

– товарная накладная (иной документ) к договору с организацией по переработке вторичного сырья;

 

– акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда.

 

5.9. Акты о списании регистрируются в книге суммарного учѐта библиотечного фонда (или другом виде регистра суммарного учѐта выбытия документов, принятом в библиотеке).

 

Примерная форма отражения выбытия в Книге суммарного учѐта документов на физических носителях представлена в Приложении 4б.

 

Примерная форма отражения выбытия в Реестре суммарного учѐта инсталлированных документов представлена в Приложении 5б.

 

5.10. В регистрационной книге (или другом виде регистра индивидуального учѐта документов, принятом в библиотеке) проставляется номер и дата Акта о списании.

 

5.11. Все исключаемые из фонда библиотеки документы (книги, журналы, другие виды документов) должны быть соответствующим образом оформлены: специальным штемпелем должны быть погашены штампы библиотеки.

 

5.12. Электронные сетевые локальные документы удаляются из электронной библиотеки на основании Акта о списании с указанием причины исключения. Наименование, номер и дата акта вводятся в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу.

 

На основании введенных сведений программным способом формируется перечень Актов о списании (реестр суммарного учѐта выбытия сетевых локальных документов) и перечень списанных объектов электронной библиотеки (реестр индивидуального учѐта выбытия сетевых локальных документов).

 

Примерная форма отражения выбытия в Реестре суммарного учѐта сетевых локальных документов представлена в Приложении 6б.

 

5.13. Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения, оформленного на новый срок.

 

Примерная форма отражения выбытия в Реестре суммарного учѐта сетевых удаленных документов представлена в Приложении 7б.

 

5.14. Ежеквартально, при условии изменения состава ОЦДИ, общие сведения о количестве и стоимости документов, списанных из библиотечного фонда, как объекта особо ценного движимого имущества, с указанием перечня Актов о списании, причин и направлений выбытия документов, представляются учредителю.

 

Сведения о выбытии документов из библиотечного фонда, отнесенного к ОЦДИ, формируются на основе регистра суммарного учѐта библиотечного фонда (часть 2) и являются частью общей сводки для учредителя, позволяющей в сравнении с данными о поступлении документов в библиотечный фонд делать выводы о состоянии библиотечного фонда как объекта ОЦДИ.

 

Количество выбывающих документов не должно превышать количества вновь поступающих документов в библиотечный фонд.

 

Данный показатель введен для контроля за сохранением библиотечного фонда, как объекта особо ценного имущества, отличающегося спецификой отчуждения. Библиотечный фонд является комплексным объектом имущества, в котором происходит списание не объекта в целом, а отдельных его элементов – документов. Кроме того, он является динамичным объектом, одной из важнейших характеристик которого считается обновляемость состава. Исходя из данной специфики библиотечного фонда, Порядком учѐта предусмотрена процедура отчуждения библиотечного фонда, как ОЦДИ, не через согласование списания каждого документа, а систематическое информирование

24

 

учредителя об изменениях в составе объекта с соблюдением баланса «поступление – выбытие».

 

В то же время следует отметить, что возможны ситуации, когда поступление документов в определенные периоды может быть объективно ниже количества списываемой литературы. Например:

 

– приобретение печатных изданий заменяется доступами к электронным сетевым документам;

 

– отсутствие разрешения на списание литературы в течение определенного периода привело к большому накоплению документов, требующих списания.

 

В данных случаях следует своевременного информировать учредителя и предварительно согласовать действия по списанию документов.

 

В случаях недостаточного финансирования комплектования библиотечного фонда (несоблюдения установленного коэффициента обновляемости фонда) или нерегулярности поступления финансовых средств на комплектование фонда, необходимы также отдельные согласования библиотеки с учредителем.