Прием и первичная обработка документов

Операция в основном техническая. Проводится централи­зованно: в крупных учреждениях экспедициями или специально выделенным работником (экспедитором), в небольших — секретарем-референтом.

Документы могут быть получены по почте, доставлены ку­рьером или посетителем, приняты по телетайпу,   факсу, электронной почте. При получении документов прежде всего проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату. Заказная корреспонденция принимается под распис­ку. При получении документов с пометкой «срочно» про­ставляется время получения. Документы, полученные работ­никами при командировках в других организациях и от посе­тителей, должны также передаваться в группу первичной обработки.

После вскрытия конвертов проверяется правильность вло­жения и его целостность, т.е. наличие всех страниц докумен­та и всех приложений. Для факса также проверяется как об­щее количество полученных страниц, соответствие их количе­ства указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается от­правителю.

Если документы •поступили по почте, вскрываются все кон­верты, за исключением имеющих надпись «лично». Конверты после вскрытия уничтожаются, кроме писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конвер­те. Сохраняются конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить подтверждением дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченного финансового документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работником почты.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию. Она состо­ит из даты получения и учетного порядкового номера. Кроме того, в ней может быть указано сокращенное название учреж­дения-получателя. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов.

Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штам­па от руки или электрическим штемпелевателем.

Заканчивается первичная обработка документов сортиров­кой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистри-руемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации! Обычно он помеща­ется в виде приложения к инструкции по делопроизводству.

Распределение поступивших документов

Предварительное рассмотрение и распределение докумен­тов определяют прямоточность их движения и соответствен­но скорость доставки документа конкретному исполнителю, т.е. фактически время решения вопроса. Обычно в крупном учреждении эту работу проводит опытный сотрудник службы делопроизводства, а в небольшой фирме — секретарь-рефе­рент.

Для того чтобы квалифицированно рассмотреть и распре­делить документы, надо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между испол­нителями. В учреждении надо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Задача секретаря-референта на данном этапе — освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов,

К руководителю должны поступить только документы, ка­сающиеся основных вопросов деятельности учреждения, прин­ципиальных вопросов или несущие новую информацию, рас­порядительные документы вышестоящих организаций. Осталь­ные документы должны передаваться в отделы или непосредственно исполнителям-специалистам.

Обработка, рассмотрение и передача документов испол­нителям проводится в день их поступления, срочных докумен­тов — немедленно.

Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимает­ся копия или устанавливается очередность исполнения.

Регистрация документов

Регистрация документа — запись основных сведений о документе в журнале (на карточке) или в памяти компьютера с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации, которая преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по докумен­там. Существует несколько форм регистрации: централизован­ная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизо­ванной системе регистрации — осуществлении всех регис­трационных операций в одном месте или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприя­тия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структур­ных подразделениях).

С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистри­руется централизованно, другая же регистрируется в структур­ных подразделениях.

Регистрация должна быть однократной, т.е. зарегистриро­ванный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри предприятия. Каждый документ получает свой регистрационный номер.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами. При этом внутренние докумен­ты должны регистрироваться в день подписания или утверж­дения, входящие — в день поступления, исходящие — в день

отправки.

Из входящего документа в регистрационную форму выпи­сываются, как правило, следующие сведения:

• дата получения;

• регистрационный номер, присваиваемый документу учреж­дением-получателем;

• дата документа;

• регистрационный номер документа, присвоенный ему

учреждением-автором;

• автор (корреспондент), т.е. чей это документ;

• заголовок (о чем документ);

• резолюция;

• срок исполнения;

• исполнитель (кто с ним работает);

• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и

его исполнение);

• номер дела (куда документ помещен после исполнения). Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная,

карточная и автоматизированная электронная (на компью­тере).

Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает пре­тензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

Можно оставить журнальную систему и в том случае, ког­да поступает очень незначительное количество документов.

Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнени­ем документов и справочную работу по ним.

Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки (РКК — регистрационно-конт-рольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут

(быть определены в самом учреждении и записаны в инструк­цию по делопроизводству.

В современных условиях ручная карточная система регис-рации быстро заменяется регистрацией документов на ком­пьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма кар­точки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

• одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

• организовать децентрализованную регистрацию докумен­тов в структурных подразделениях с объединением сведе­ний обо всех документах (поступивших и внутренних) в од­ной базе данных;

• на основе базы данных организации создать информацион­но-справочную работу;

• организовать автоматизированный контроль за исполнени­ем документов.