Положения, правила, инструкции

ПРИКАЗ

   «24» ноября 20 14 г.                                                                                     № 205

 

г. Балей

 

Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в образовательных организациях муниципального района «Балейский район»

В целях установки единой системы делопроизводства в сфере образования, порядка подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов в муниципальных образовательных организациях подведомственных Комитету образования, руководствуясь ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации», утвержденного Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 года № 65-ст., пунктом 4.3. Положения о муниципальном казенном учреждении Комитете образования администрации муниципального района «Балейский район» Забайкальского края, утвержденного Постановлением администрации муниципального района «Балейский район» от 17 сентября 2014 года № 1270, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Типовую инструкцию по делопроизводству в образовательных организациях муниципального района «Балейский район»согласно приложению к настоящему приказу.

2. Руководителям муниципальных образовательных организаций разработать и утвердить локальным нормативным актом инструкцию по делопроизводству в образовательной организации на основе Типовой инструкции по делопроизводству в образовательных организациях муниципального района «Балейский район»

3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его подписания.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя председателя Комитета образования – Чистохина К.И.  

 

 

Председатель Комитета образования                                 З.С. Эмрих

 

Исп.: Чистохин К.И.

Тел.: 8 (30232) 5-14-49

УТВЕРЖДЕНА

приказом Комитета образования

от «24» ноября 20 14 года № 205

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ КОМИТЕТУ ОБРАЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ

МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА «БАЛЕЙСИКИЙ РАЙОН» 

 

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в образовательных организациях муниципального района «Балейский район»  (далее именуется – Типовая инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения в образовательных организациях муниципального района «Балейский район» (школах, детских садах, организациях дополнительного образования). Типовая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов.

1.2. Инструкция разработана на основе Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов Российской Федерации, утвержденной Минобразованием Российской Федерации от 06.05.2002 года, Инструкцией по делопроизводству в администрации муниципального района «Балейский район», утвержденной распоряжением Главы администрации муниципального района «Балейский район» от 13 января 2009 года № 03, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации», утвержденного Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 года № 65-ст.

Вопросы неурегулированные настоящей инструкций регулируются в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации и иными нормативными и подзаконными актами в области делопроизводства.

1.3. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемые и другие, независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документальной информации должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.

    1.4. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в образовательных организациях осуществляет директор (заведующий). Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается распорядительным документом на лицо, ответственное за делопроизводство и архив образовательной организации.

    1.5. Работники образовательной организации несут ответственность за выполнение требований Типовой инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают директору (заведующему).

    1.6. В случае увольнения лица, ответственного за делопроизводство и архив образовательной организации, обязательно составляется акт приема-передачи дел, который утверждается директором (заведующим).

    1.7. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены директором (заведующим) с порядком работы данной образовательной организации и с инструкцией по делопроизводству.

    1.8. Выполнение требований Типовой инструкции обязательно для всех образовательных организаций района.

 

 

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ

2.1.1. Документы должны, как правило, оформляться на бланках формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

2.1.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее

2.1.3. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков – с угловым (приложение № 1) и продольным (приложение № 2) расположением реквизитов.

    В случае отсутствия бланка документ оформляется с помощью углового штампа с наименованием образовательной организации, который проставляется в левом верхнем углу с указанием даты и номера.

    2.1.4. На документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «стр.» и знаков препинания.

 

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

    Каждый документ должен иметь строго определееный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. Обязательными реквизитами документов являются: наименование образовательной организации, название вида документа, заголовок документа, дата и номер документа, адресат, текст, виза, подпись, отметка об исполнителе документа, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В процессе подготовки и оформления документов состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.

2.2.1. Наименование образовательной организации, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах.         

    Сокращенное наименование учреждения приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительном документе учреждения. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

    2.2.2. Справочные данные об образовательной организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, другие сведения по усмотрению образовательной организации – номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.

    2.2.3. Наименование вида документа, составленного или изданного образовательной организацией должно быть определено уставом (положением) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД («Общероссийский классификатор управленческой документации»), например приказ, решение, протокол, акт и др.

    2.2.4. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь общую одну (единую) дату.

    Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.

    Например, дату 5 июня 2003 года следует оформлять 05.06.2003.

    Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например

05 июня 2003 г.

    2.2.5. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению учреждения индексом дела по номенклатуре дел.

    Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями (учреждениями), состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

    2.2.6. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

    2.2.7. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

    2.2.8. Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

    При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

         

 

 Например:                                                Комитет образования

                                    Отдел кадров

 

    При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации, ее структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

 

    Например:                                                     Комитет образования

                                                                      Отдел кадров

 

                                                                 Главному специалисту

                                                                      А.И. Петрову

 

    При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

 

    Например:                                                    Председателю комитета

образования  

 

П.И. Сидорову

 

  В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

  При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

 

  Например:                                    Управление архивного дела

                                                             администрации

 

                                                             Советская ул., д. 72, г.Балей, 673450

 

  При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

 

  Например:                                    И.П. Калинину

 

                                                             ул. Садовая, д.5, кв.12

                                                             г. Яровое, Славгородский р-н,

                                                             Алтайский край, 658000

 

  2.2.9. Утверждение документа. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова

 

УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

 

                                                                      УТВЕРЖДАЮ

                                                                      Директор МОУСОШ № 14

                                                                      Личная подпись А.Г. Овсиевский

                                                                      Дата

 

  При утверждении документа несколькими должностными лицами, их подписи располагаются на одном уровне, например:

 

УТВЕРЖДАЮ                                             УТВЕРЖДАЮ

Директор МОУ НОШ № 3                               Директор МОУ СОШ № 5

Личная подпись В.А. Шкуркин                        Личная подпись А.Г. Овсиевский

Дата                                                              Дата

 

 

  При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

                                                                      УТВЕРЖДЕН

                                                                      решением педагогического

                                                                      Совета школы от 05.04.2003 № 2

 

  или

 

                                                                      УТВЕРЖДЕНО

                                                                      приказом директора школы

                                                                      от 05.03.2003 № 17

  Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

 

  Допускается центрировать каждую строку реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Подпись» по отношению к самой длинной строке.

 

  2.2.10. Резолюция руководителя включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, сроки исполнения, подпись и дату, например:

                                                                      Петровой А.И.

                                                                 Ивановой И.И.

                                                                      Прошу подготовить проект

                                                                      ответа к 05.04.2003                                                                                          Личная подпись

                                                                      Дата

  Резолюция, как правило, пишется руководителем от руки в правом верхнем углу на лицевой стороне первого листа подлинника документа, допускается размещать резолюцию на любой свободной площади лицевой стороны листа документа, кроме полей. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым.

2.2.11. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция секретаря школы.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

2.2.12. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой «К» или словом «Контроль».

2.2.13. Текст документа. Одно из важнейших требований к тексту – краткость изложения. Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому смысловые части текста следует разделить абзацами.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В документах, исходящих от директора учреждения, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу» и т.д.). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организации, ее структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения

 

текста от третьего лица единственного или множественного числа («лицей осуществляет функции», «в состав комиссии входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

    - от третьего лица единственного числа («комиссия не возражает», «комиссия считает возможным).

    2.2.14. Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом:

    Приложение: на 5 л. в 2 экз.

    Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

    Приложение: 1. Положение о проведении Единого государственного

экзамена на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов

по подведению итогов Единого государственного

экзамена на 7л. в 2 экз.

 

    Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

    Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

 

    Приложение: письмо комитета образования г.Балей от 05.06.2003

№ 02-6\34 и приложение к нему, всего на 3л.

        

    В приложении к распорядительному документу (приказу) на первом листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

                                                                      Приложение № 1 к приказу

                                                                      школы № 86 от 05.06.2003 № 45

 

    2.2.15. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

 

Директор муниципального

общеобразовательного учреждения

начальная общеобразовательная школа                               А.Г. Овсиевский

 

                       или на бланке

Директор                                                                          А.Г. Овсиевский

    Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

    При подписании совместного документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

 

Директор муниципального                          Директор муниципального

общеобразовательного учреждения           общеобразовательного учреждения

начальная общеобразовательная школа № 3 средняя общеобразов. школа № 5

А.Г. Овсиевский                                                 В.А. Шкуркин

        

 

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

 

Председатель комиссии            личная подпись                И.А. Иванов

Члены комиссии                        личная подпись               В.В. Петров

                                                   личная подпись               А.А. Сидоров

        

2.2.16. Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

 

СОГЛАСОВАНО

Председатель профсоюзного

комитета МОУ СОШ № 53

Личная подпись             И.И. Иванова

Дата

        

Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» в левом нижнем углу документа.

    Внутреннее согласование документа оформляются визой согласования, включают в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи, дату подписания.

        

 

 

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

 

Замечания прилагаются

 

Председатель профкома

Личная подпись      А.А. Крылова

Дата

 

    Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

    2.2.17. Виза ознакомления с документом состоит из подписи, расшифровки подписи и даты. Визы ознакомления проставляют в нижней части лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа, ниже реквизита «подпись». Допускается полистное визирование документа.

    2.2.18. Оттиск печати  заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (приложение № 3).

    При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

 

Верно

 

Секретарь гимназии                  Личная подпись                         Т.С. Левченко

Дата

    Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению учреждения.

    2.2.19. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию (или фамилию, имя и отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например:

 

    Иванова

23 63 80

 

или

 

Иванова Ольга Петровна

23 63 80

 

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

2.2.20. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело», номер дела в котором будет храниться документ.

2.2.21. Отметка о поступлении документа в логанизацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. Допускается отметку о поступлении документа в учреждение проставлять в виде штампа.

2.2.22. Текст документов печатают на бланках формата А4 через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5 межстрочными интервалами. Максимальная длина строки многострочных интервалов – 28 печатных знаков. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

2.2.23. Допускается печатание документов с временным сроком хранения (до 10 лет) с использованием оборотной стороны листа.

        

 

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И

ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

       3.1. ПРИКАЗ

    Приказы издаются по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы образовательной организации.

    Приказ должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителей каждого действия, мероприятий, которые необходимы для исполнения приказа и сроков исполнения.

    В зависимости от содержания приказы делятся на:

- приказы по основной деятельности;

- приказы по личному составу (прием, увольнения, переводы, перемещения, совмещения и др.);

Нумерация разных видов приказов ведется отдельно и начинается ежегодно с 1 января, № 1. Для приказов по личному составу дополнительно к номеру приказа через тире присоединяются буквенные индексы. Например, к номеру приказа по личному составу присоединяется индекс «л», об отпусках, командировках, взысканиях – «к».

    Приказ печатается на бланке установленной формы, имеет следующие реквизиты:

Наименование образовательной организации (согласно действующему уставу).

Наименование вида документа – приказ.

Дата, номер и место издания – указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

    Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Например:

О проведении общешкольного родительского собрания

 

Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами. Текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

 

В констатирующей части приказа указываются цели, задачи, основания издания приказа. Констатирующую часть следует начинать устойчивыми формулировками: «В соответствии ….», «В целях …..», «Во исполнение …..» и др. Если приказ издается на основании документа вышестоящей организации, то в констатирующей части указывается название вида этого документа, его номер, заголовок и дата. Иногда в констатирующей части дается краткая характеристика рассматриваемого вопроса. Констатирующую часть можно опустить, если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании.

Преамбула в приказах завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице (или подразделении) на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то пункты его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу …….».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения …..».

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи. Приказы подписываются директором (заведующим) или лицом, исполняющим обязанности директора (заведующего) (в данном случае указывается фактическая должность и фамилия подписавшего) (приложение № 4).

    Приказы по личному составу оформляют на общих бланках. В заголовке к тексту приказа по личному составу указывают: о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении и т.д. В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть приказа делится на пункты. В тексте приказа по личному составу фамилия, имя и отчество работника, в отношении которого издается приказ, указывается без сокращений. В приказах о приеме на работу нужно указывать на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается работник (приложение № 5). В приказах об освобождении от занимаемой должности указывают статью Трудового кодекса РФ, на основании которой производится увольнение. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых дней и даты начала и окончания отпуска.

    Приказы директора (заведующего) по контингенту учащихся могут вестись рукописно в книге приказов, при этом должны иметь все вышеуказанные реквизиты.

    Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать основание, в котором указываются документы, послужившие основанием для издания приказа.

 

ПРОТОКОЛ

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 5 дней со дня заседания (приложение № 7).

Подлинники протоколов и документов к ним хранятся в подразделении - исполнителе.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших

Повестка дня

Докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

 

 

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний педагогического совета, комиссий, совещаний и пр.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель, готовивший рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде заверенных выписок из протоколов.

Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование учреждения (согласно учредительному документу).

Наименование документа  - слово П Р О Т О К О Л печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Вид заседания  (совет, собрание, совещание) – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.

Основная часть протокола

Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.

Под вопросом через 1 интервал указывается докладчик (его должность, инициалы имени, отчества и фамилия).

Затем указывается принятое по рассматриваемому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

    Если в учреждении протоколы оформляются рукописно в книге протоколов, то они должны иметь все вышеназванные реквизиты.

 

 

    3.4. СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

3.4.1. Служебные письма в образовательных организациях готовятся:

- как ответы на поручения, запросы органов исполнительно-распорядительной власти района, муниципального органа управления образованием;

- как ответы на запросы предприятий, организаций, частных лиц;

- как инициативные письма.

3.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются на основании имеющихся сроков исполнения или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

3.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами (приложение № 8).

3.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Датой письма является дата его подписания.

Служебные письма подписываются директором (заведующим) образовательной организации.

       Письмо - подтверждение составляется для сообщения, что документы (письмо, телеграмма, инструкция) остаются в силе, а также для подтвержде