Первичная обработка ВХОДЯЩИХ ЭД

 

41.Подписание ЭД осуществляется путем выработки ЭЦП                             с применением личного ключа, владельцем которого является лицо, указанное в общей части ЭД в реквизите «Подпись». В случаях, предусмотренных законодательством или локальным правовым актом организации, дополнительно производится подписание ЭД                                     с применением личного ключа, владельцем которого является организация.

42. При подписании ЭД в рамках АС ДОУ контролируется действительность на момент подписания сертификата открытого ключа и, в необходимых случаях, атрибутного сертификата, соответствующих личному ключу подписывающего лица. Сведения о лице, подписавшем ЭД (наименование должности (при наличии), фамилия, инициалы) средствами АС ДОУ вносятся в РКК.

43. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние ЭД, требующие учета и исполнения.

44. Регистрация входящих, исходящих и внутренних ЭД                               в организации осуществляется централизованно в службе ДОУ.

Децентрализованная регистрация ЭД допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории ЭД, регистрируемые в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации перечню документов,                  не подлежащих регистрации службой ДОУ (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др.).

45. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих                          и внутренних ЭД заполняется РКК в соответствии с нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства.

46. Исходящие ЭД, в том числе отправляемые по СМДО, регистрируются в службе ДОУ после их подписания ЭЦП руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. ЭД регистрируются в день их подписания ЭЦП.

47. В процессе регистрации исходящих и внутренних ЭД формируются средствами АС ДОУ и вносятся в РКК реквизиты «Дата», «Регистрационный индекс».

48. Прием и регистрация входящих ЭД производится посредством АС ДОУ службой ДОУ в день поступления. В процессе регистрации осуществляется проверка действительности ЭЦП в соответствии                         с пунктом 12 настоящей Инструкции, с помощью сертификата открытого ключа, идентификатор которого указан в особенной части ЭД.

В случаях недействительности ЭЦП или несоответствия сведений      о лице, подписавшем ЭД, содержащихся в общей и особенной частях ЭД, формируется уведомление об отказе в регистрации, которое высылается в адрес организации или лица, приславших ЭД.

Реквизит «Отметка о поступлении» (дата и индекс поступления) формируется средствами АС ДОУ после успешной проверки ЭЦП                    и вносится в РКК. Если входящий ЭД является ответом на исходящий ЭД организации, между ними устанавливаются связки средствами АС ДОУ.

49. Вспомогательные электронные сообщения, включая сообщения электронной почты без вложенного ЭД, не регистрируются и хранятся получателем до минования надобности. Регламент работы организации может предусматривать направление в дело электронных сообщений, важных для понимания обстоятельств принимаемого управленческого решения или способных служить доказательством деловой деятельности.

50.Реквизит «Резолюция» вырабатывается средствами АС ДОУ                  и может оформляться как текст в РКК, либо как самостоятельный ЭД, подписываемый ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является автор резолюции. Резолюция, оформленная как самостоятельный ЭД, не регистрируется, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией. Дата создания, наименование должности, фамилия и инициалы автора вносятся в общую часть резолюции перед подписанием.

51.С целью обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в резолюции, в организации осуществляется контроль исполнения ЭД. Отметка о контроле вырабатывается средствами АС ДОУ и вносится в РКК.

52. Отметка об ознакомлении вырабатывается средствами АС ДОУ после авторизации и однозначной идентификации лица, которому предоставляется доступ к ЭД.

Отметки об ознакомлении вносятся в РКК или оформляются листом ознакомления в виде отдельного текстового файла.

В случаях, оговоренных локальным правовым актом организации,  в качестве юридически значимой отметки об ознакомлении может применяться ЭЦП, выработанная по общей части ЭД, с которым производится ознакомление, с применением личного ключа, владельцем которого является подлежащее ознакомлению лицо. В этих случаях ЭЦП включаются в особенную часть ЭД.

В случаях, оговоренных соглашением сторон между работником              и нанимателем, в качестве юридически значимой отметки об ознакомлении может применяться иной аналог собственноручной подписи подлежащего ознакомлению лица, вырабатываемый средствами АС ДОУ.

53. Пересылка ЭД, доставленного из другой организации, осуществляется в порядке поручения или для сведения.

Пересылка в порядке поручения осуществляется в виде приложения к сопроводительному ЭД организации, в котором излагается поручение. Сопроводительный ЭД может представлять собой резолюцию, оформленную как ЭД и в этом случае регистрируемую. При пересылке             в порядке поручения в сообщение электронной почты или информационный пакет включаются общие и особенные части пересылаемого и сопроводительного ЭД, включая обязательные реквизиты РКК.

При пересылке для сведения пересылаемый ЭД, включая общую              и особенную части, сопровождается вспомогательным электронным сообщением (например, «Направляется для сведения»), которое                       не подписывается ЭЦП.

54. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его                    в дело» вносится в РКК средствами АС ДОУ с участием лица, завершившего исполнение ЭД. При этом устанавливается связь ответного документа с инициативным.

55. ЭД снимается с контроля после его исполнения. Сведения об исполнении находящегося на контроле ЭД вносятся в соответствующие графы РКК.

 

ГЛАВА 7

УДОСТОВЕРЕНИЕ И ПРИМЕНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

 

56. В делопроизводстве организации могут создаваться                               и использоваться электронные копии документов на бумажном носителе, удостоверенные в соответствии с требованиями законодательства (далее – электронные копии).

Электронная копия применяется взамен оригинала документа на бумажном носителе, созданного в самой организации или поступившего из другой организации, от индивидуального предпринимателя, физического лица:

при осуществлении исполнения документа средствами системы электронного документооборота организации;

при отправке посредством электронной почты, информационной системы ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота;

для публикации на сайте, информационном портале.

57. Документ, поступивший в организацию в виде электронной копии, приравнивается к ЭД и подлежит регистрации, исполнению и хранению в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией. При этом досылка оригинала на бумажном носителе не требуется.

Порядок изготовления, заверения и использования электронных копий вместо оригиналов документов на бумажном носителе определяется локальным правовым актом организации.

58. Процесс создания электронных копий включает:

создание электронных отображений документов на бумажном носителе, соответствующих оригиналу (далее – электронные отображения);

контроль качества полученных электронных отображений;

удостоверение электронных копий;

обеспечение учета и хранения электронных копий.

59. Для создания электронных отображений применяется оборудование, обеспечивающее достаточный уровень качества, требования к которому устанавливаются техническим нормативным правовым актом и (или) локальным правовым актом, определяющим порядок создания электронных отображений.

60. Создание электронных отображений осуществляется путем фотокопирования (сканирования) оригиналов документов на бумажном носителе (после их регистрации средствами АС ДОУ) и сохранения на электронный носитель файлов в графическом формате.

61. Процесс фотокопирования (сканирования) должен обеспечивать получение электронных отображений, содержащих четко различимые текст, изображения (при наличии) и все внешние особенности оригинала.

Каждый лист документа должен быть расположен строго вертикально или горизонтально. Должны быть видны все края листа. Обороты листов оригинала, не содержащие текста или изображений, копируются, если на них имеются какие-либо пометки, оттиски штампов, нумерация и т.п.

Не допускается наличие посторонних предметов, скрывающих часть листа, и эффектов, возникших в процессе сканирования (бликов, густых теней, муара и т.п.).

Если оригинал запечатлен черным цветом на белом фоне, электронное отображение может быть черно-белым. Если оригинал содержит элементы иных цветов (пометки, подписи, оттиски печатей, логотипы, изображение Государственного герба и др.) и (или) цветной фон, электронное отображение должно быть цветным.

62. При сохранении электронных отображений в виде файлов                     в графическом формате каждому файлу присваивается уникальное имя, позволяющее однозначно соотнести его с оригиналом на бумажном носителе, как правило – путем включения в имя файла регистрационного индекса документа.

63. Контроль качества электронных отображений проводится                      с помощью тестовых программных средств (при их наличии)                                и визуально, путем сличения с оригиналом. При этом проверяются:

наличие электронных отображений для каждой страницы оригинала, включая обороты с пометками;

соответствие каждого электронного отображения требованиям, установленным настоящей Инструкцией, а также локальным правовым актом, определяющим порядок создания электронных копий, и (или)                  в техническом нормативном правовом акте.

При низком качестве отображения проводится повторное фотокопирование (сканирование).

64. Перед удостоверением электронной копии электронные отображения всех страниц оригинала должны быть преобразованы                     в один файл в формате PDF/A1 или PDF/A2, если изначально они были созданы в ином графическом формате. В один файл могут быть включены основной документ и приложения, а также электронное отображение резолюции, выполненной на отдельном листе.

Объединение в один файл двух и более документов, имеющих разные регистрационные индексы, допускается только в случае, если оригиналы включены в одно дело, которое к моменту создания электронных копий переплетено, листы пронумерованы. В этом случае электронная копия должна содержать электронные отображения обложки и всех листов дела.

65. Удостоверение электронной копии осуществляется путем подписания ЭЦП с применением личного ключа лица, изготовившего электронные отображения и проверившего их качество. По решению руководителя организации электронная копия дополнительно может удостоверяться ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация.

Лицо (лица), уполномоченное организацией удостоверять электронную копию, определяется локальным правовым актом или распорядительным документом руководителя.

66. Учет электронных копий обеспечивается ведением                                 (в электронном виде или на бумажном носителе) журнала учета электронных копий документов на бумажном носителе согласно приложению 3 к настоящей Инструкции и внесением соответствующих сведений в РКК документа, для которого создана электронная копия.

В РКК документа вносятся:

дата создания электронной копии;

имя файла;

указание на место хранения.

Сведения об электронной копии, включаемые в РКК, наносятся на оригинал документа на бумажном носителе на нижнем поле (при отсутствии свободного места – на обороте) первого листа документа штампом, вручную либо, при наличии технической возможности – в виде штрих-кода.

67. Создание электронной копии текстового документа может дополняться распознаванием текста и созданием текстового файла, который носит вспомогательный характер и не является частью электронной копии. Порядок работы с такими текстовыми файлами, их учета и хранения определяется локальным правовым актом организации.

68. Электронные копии находятся на оперативном хранении                в течение сроков, предусмотренных для оригиналов. При передаче оригиналов на архивное хранение организация самостоятельно определяет целесообразность передачи на архивное хранение электронных копий или их уничтожения.

69. Порядок хранения и уничтожения электронных копий соответствует требованиям, установленным настоящей Инструкцией                 в отношении ЭД.

70. Для документов на бумажном носителе, не подлежащих передаче в архив, допускается уничтожение оригиналов после создания электронных копий и организации их надежного хранения. В этих случаях уничтожение документов на бумажном носителе оформляется               в установленном порядке.

 

ГЛАВА 8