Как излагать текст в документах

Что указать в реквизите «Адресат»

Кому адресуете документ	Укажите в реквизите «Адресат»
Руководителю организации или его заместителю	Наименование должности, включающее наименование организации, в дательном падеже и фамилию, инициалы должностного лица
В организацию	Полное или сокращенное наименование организации в именительном падеже
В структурное подразделение организации	Полное или сокращенное наименование организации в именительном падеже, ниже - наименование структурного подразделения
Руководителю структурного подразделения	Полное или сокращенное наименование организации в именительном падеже, ниже - наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы

 

Перед фамилией должностного лица можете употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывайте. При большем количестве адресатов составьте список рассылки документа. На каждом документе укажите одного адресата.

В состав реквизита может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса укажите в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Почтовый адрес можете не указывать в документах, которые направляете в госорганы и фонды, постоянным адресатам.

Если адресуете письмо физическому лицу укажите: фамилию, инициалы, почтовый адрес.

Если отправляете письмо по электронной почте или по факсимильной связи без досылки по почте почтовый адрес не указывается. Можете указать электронный адрес, номер телефона/факса.

4.13. Гриф утверждения проставляйте на документе, когда его утверждает:

-   должностное лицо лично или издает для этого распорядительный документ;

-   коллегиальный орган, который для этого оформляет решение.

Гриф утверждения размещайте в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравнивайте по левому краю или центруйте относительно самой длинной строки.

 

Что указать в реквизите «Гриф утверждения»

Кто утверждает документ	Укажите в реквизите «Гриф утверждения»
Руководитель организации или другое полномочное должностное лицо лично	Слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, его инициалы и фамилию. Дату утверждения и личную подпись поставит тот, кто утверждает документ
Руководитель организации или другое полномочное должностное лицо приказом	Слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа; наименование распорядительного документа в творительном падеже; его дату и номер
Коллегиальный орган, решение которого оформлено протоколом	Слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа; наименование органа, решением которого утвержден документ; дату и номер протокола (в скобках)

 

4.14. Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Формулируйте заголовок с предлогом «О» («Об») и отвечайте на вопрос «о чем?»):

-   приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

-   приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

-   письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляйте под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.

4.15. Отметка о приложении содержит сведения:

-   о документе или документах, которые вы прилагаете к основному документу - в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах;

-   том, что документ является приложением к основному документу - в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др.

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметку о приложении оформляйте под текстом от границы левого поля.

 

Как излагать текст в документах

В каком документе	Как излагать
В приказах	От первого лица единственного числа: приказываю
В документах коллегиальных и совещательных органов	От третьего лица единственного числа: профком согласовывает, комиссия решила и т. д.
В протоколах	От третьего лица множественного числа: слушали, выступили, постановили, решили и т. д.
В положениях, инструкциях, актах, справках	От третьего лица единственного или множественного числа: отдел осуществляет функции, руководитель несет ответственность, комиссия проверила и т. д.
В совместных документах	От первого лица множественного числа: приказываем, решили
В письмах	От первого лица множественного числа: просим направить, представляем на рассмотрение и т. д. От третьего лица единственного числа: Общество считает возможным. От первого лица единственного числа: предлагаю рассмотреть, считаю необходимым и т. д.

 

В текстах кадровых документов следует применять только общепринятые аббревиатуры.

При указании в тексте физических лиц инициалы ставятся после фамилии.

В письмах допустимо использовать вступительное обращение и заключительную этикетную фразу: «С уважением,...».

 

4. Какие реквизиты использовать в документах по личному составу

 

4.1. 4.1. При подготовке документов по личному составу в ПАО «Альфа» следует использовать реквизиты, предусмотренные ГОСТ Р 7.0.97:

05 – наименование организации – автора документа;

06 – наименование структурного подразделения – автора документа;

07 – наименование должности лица – автора документа;

08 – справочные данные об организации;

09 – наименование вида документа;

10 – дата документа;

11 – регистрационный номер документа;

12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 – место составления или издания документа;

14 – гриф ограничения доступа к документу;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – заголовок к тексту;

18 – текст документа;

19 – отметка о приложении;

20 – гриф согласования документа;

21 – виза;

22 – подпись;

23 – отметка об электронной подписи;

24 – печать;

25 – отметка об исполнителе;

26 – отметка о заверении копии;

28 – резолюция;

29 – отметка о контроле;

30 – отметка о направлении документа в дело.

Порядок и правила оформления реквизитов смотрите в таблице (приложение 1 к Инструкции).

4.2. Наименование организации - автора документа в документах по личному составу указывайте в соответствии с наименованием организации, закрепленному в уставе: Публичное акционерное общество «Альфа» (ПАО «Альфа»). Под или после полного наименования в скобках указывайте сокращенное наименование организации, так как оно предусмотрено уставом.

4.3. Наименование структурного подразделения - автора документа используйте в отдельных документах по кадровому составу, таких как: служебные записки, уведомления и предложения. Наименование структурного подразделения указывайте в соответствии со штатным расписанием под наименованием организации:

 

Публичное акционерное общество «Альфа»

(ПАО «Альфа»)

Отдел кадров

 

4.4. Наименование должности лица - автора документа указывайте в служебных записках и располагайте под наименованием организации в соответствии с наименованием, закрепленном в трудовом договоре и приказе о приеме на работу:

 

Публичное акционерное общество «Альфа»

(ПАО «Альфа»)

Начальник отдела кадров

4.5. Справочные данные об организации указывайте в письмах, которые направляете гражданам и в организации, по справочнику, размещенному на официальном сайте ПАО «Альфа»:

-   почтовый адрес организации;

-   номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес;

-   код организации по ОКПО;

-   ОГРН и ИНН/КПП.

4.6. Наименование вида документа указывайте на всех документах, за исключением писем. Располагайте реквизит под наименованием автора документа.

4.7. Дата документа соответствует дате подписания или утверждения кадрового документа либо дате события, которое зафиксировано в документе.

Дату документа записывайте в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2018 г.

4.8. Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа.

Регистрационные номера кадровых документов ПАО «Альфа» состоят из порядкового номера документа, который дополняется цифровыми или буквенными кодами в соответствии с утвержденной на каждый календарный год номенклатурой дел.

4.9. Ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа ставьте на письмах. В ссылку включите: регистрационный номер и дату входящего документа, на который даете ответ.

4.10. Место составления документа указывайте во всех документах, кроме писем, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов, в соответствии с принятым административно-территориальным делением: Москва.

4.11. Гриф ограничения доступа к документу по личному составу – «Персональные данные сотрудников» - проставляйте в правом верхнем углу первого листа документа, а также проекта документа и сопроводительного письма к нему.

4.12. Адресата указывайте на письмах и внутренних информационно-справочных документах: служебных записках, заявлениях, уведомлениях и предложениях.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «Адресат» проставляйте:

-   в верхней правой части документа на бланке с угловым расположением реквизитов;

-   или справа под реквизитами бланка при продольном расположении реквизитов.

Строки реквизита выравнивайте по левому краю или центруйте относительно самой длинной строки.