Глава 9. Обобщение учетных данных и формирование бухгалтерских

Регистров в АИС-БУ

 

Классификация выходной информации

 

Информацию, полученную в результате обработке МИХО, называют результатной информацией. Она бывает двух типов:

- основная результатная информация. Это систематизированная и обобщенная информация данных синтетического и аналитического учёта. Она представляется в БИС в виде отчётов;

- вспомогательная результативная информация. Носит справочный характер и получается выборкой данных непосредственно из МИХО часто без обобщения хозяйственных операций. Такая информация в БИС, как правило, представляется в форме видеограмм.

С точки зрения пользователей все выходные документы делятся на две группы:

1) внутренние:

- стандартные отчеты;

- специализированные отчеты: по уникальной форме и по стандартизированной форме;

2) внешние формы регламентированной отчётности для следующих уровней:

- государство (макроуровень);

- отраслевая отчетность;

- региональная отчётность.

Внутренние выходные документы.

Стандартные отчёты – это отчёты, которые отражают бухгалтерские итоги на уровне:

- счетов;

- субсчетов;

- объектов аналитического учёта.

А также в разбивке по разным периодам, в разрезе разных валют. Некоторые формы стандартных отчётов могут содержать детальные проводки.

С каждой системой автоматизации бухгалтерского учёта поставляется некоторый набор стандартных отчётов. Алгоритмы расчета показателей этих отчетов, как правило, изменить нельзя, но перед формированием отчёта через настройку параметров можно поменять состав включаемых показателей и внешний вид отчёта.

По способу группировки стандартные отчёты могут быть:

- хронологические;

- систематические;

- комбинированные;

По степени обобщения стандартные отчёты разделяют на:

- синтетические (например, карточка счёта);

- аналитические (например, анализ субконто счёта);

Специализированные отчёты – это отчёты, предназначенные для представления специфической информации различных разделов бухгалтерского учёта в печатных формах особого вида. Их можно разделить по форме:

- стандартизированные (кассовая книга, книга покупок, продаж, отчёты по основным средствам и нематериальным активам);

- уникальные (например, анализ динамики поступления конкретного вида материала по партиям в течение выбранного временного периода и т. д.).

Специализированные отчёты по стандартизированной форме входят в комплект поставки. Особенно это важно для корпоративных информационных систем, где несколько бухгалтерских автоматизированных рабочих мест (АРМ).

Уникальная форма отчётов разрабатывается в соответствии с потре-бностями конкретного хозяйствующего субъекта и пользователя системы.

Регламентированные отчёты – отчёты, предназначенные для обобщения информации о хозяйственной деятельности организации, ИП и передачи различным контролирующим органам. Сюда относится бухгалтерская, налоговая, статистическая отчётность. Данные отчёты включаются в состав системы и могут периодически обновляться в связи с изменением законодательства.

Состав отраслевой и региональной отчётности определяется соответствующими отраслевыми и региональными органами. Обычно такие формы отчётов в типовую поставку системы не включаются.

 

Учетные регистры и особенности их представления и

Формирования в АИС-БУ

 

Синтетические и большинство аналитических учетных регистров отражают обобщенную информацию по счетам, субсчетам, объектам аналитического учета. Поэтому при их формировании любая компьютерная система бухгалтерского учета обеспечивает выполнение специальной процедуры обобщения учетных данных.

Обобщение учетных данных – это получение итогов оборотов и остатков по счетам, субсчетам и аналитическим счетам.

Особенности обобщения для аналитических счетов:

- обобщение итого оборотов и остатков в натуральном выражении для счетов, имеющих признак количественного учёта;

- обобщение итогов оборотов и остатков по каждой валюте отдельно в единицах иностранной валюты и эквиваленте национальной.

Возможны следующие ошибки:

- несовпадение оборота по журналу с итоговым оборотом оборотно-сальдовой ведомости по всем счетам. Наличие отрицательных остатков в оборотно-сальдовой ведомости по некоторым субсчетам;

- наличие отрицательных сумм по статьям бухгалтерского баланса за исключением убытка. Несовпадение валюты баланса по активу и пассиву организации.

Обобщение данных в БИС может осуществляться двумя способами:

- в автоматическом режиме;

- по запросу пользователя.

Технология формирования учетных регистров и форма их представления в автоматизированных системах имеют значительные отличия от традиционных, принятых при ручном учете:

- применение многовариантной технологии получения учетных регистров. Не существует строгой последовательности обобщения и переноса данных из одного регистра в другой. За счет возможности многократного пересчета данных и высокой производительности современных компьютеров программы для ведения бухгалтерского учета позволяют получать хронологические, синтетические и аналитические учетные регистры в любой последовательности;

- изменение периодичности получения регистров. Синтетические учетные регистры, такие как журналы-ордера и ведомости, главная книга, оборотная ведомость, могут быть сформированы по запросу бухгалтера в любой момент за произвольный временной период в пределах отчетного периода: квартала, года;

- отсутствие заранее заданной схемы группирования данных в регистрах. Единожды введенные данные могут быть многократно использованы для получения итоговой информации в самых разных разрезах и с самой разной степенью детализации;

- возможность произвольного отбора данных, включаемых в регистр. При компьютерном учете имеется возможность получать фрагменты регистров. Можно получить отчет по отдельным объектам аналитического учета или за определенный интервал дат;

- изменении формы и структуры учетных регистров. Каждый из разработчиков старается представить информацию в наиболее удобном для работы, компактном виде. Отход от традиционных форм учетных регистров и представление их в компактном виде вызвано тремя причинами:

1) стремлением обеспечить более удобную работу с информацией на экране монитора;

2) наличием ограничений со стороны стандартных печатающих устройств;

3) возможностью применения более гибкого механизма выборки данных и их группировки.

Хронологические регистры.

К ним относятся:

- журнал учета хозяйственных операций,

- журнал бухгалтерских проводок.

Они содержат все операции и проводки отчетного периода. Документы, выводимые на печать, должны отражать основные реквизиты соответствующей базы учетных данных – массива информации о хозяйственных операциях. Общая сумма всех бухгалтерских операций (итог оборота за период) в этих журналах имеет важное контрольное значение при сверке результатов обработки данных отчетного периода.

Регистры синтетического учета.

Цель составления: систематизация бухгалтерских записей, ранее зарегистрированных в хронологическом порядке, в разрезе синтетических счетов.

АИС бухгалтерского учета поддерживают формирование следующих стандартных отчетов:

- журналы-ордера – это учётные регистры дающие расшифровку по корреспондирующим счетам кредитового оборота каждого синтетического счёта в разрезе дат и хозяйственных операций;

- ведомости по счёту – это учётные регистры позволяющие получить аналогичную информацию, но по дебетовому обороту каждого счёта;

- главная книга – это учётный регистр, который даёт расшифровку по корреспондирующим счетам дебетового оборота синтетического счёта за некоторый временной период без детализации по датам и операциям;

- оборотная ведомость – это учётный регистр, позволяющий выявить ошибки, допущенные в учётном процессе. Оборотные ведомости различают:

1) по типам (уровню детализации):

а) на уровне счетов и субсчетов;

б) на уровне аналитических счетов конкретного счёта или субсчёта;

2) по форме представления:

а) по временному интервалу;

б) по наличию забалансовых счетов;

- шахматная ведомость – табличное представление оборотов между счетами (синтетическими) за определенный временной период. В колонке отображают кредитовый оборот счёта, а в строке дебетовый оборот счёта с необходимой расшифровкой по субсчетам.