Модели организации аналитического учета

 

Различают системы автоматизации бухгалтерского учета, пользующие:

- модель типизированных аналитических счетов;

- модель нетипизированных аналитических счетов.

Системы с моделью типизированных аналитических счетов. В этих программных средствах АИС-БУ система синтетических счетов отделена от системы аналитических счетов. Смысл этого отделения состоит в том, что здесь при формировании выходных отчетов возможно получение как итогов (сальдо и оборотов) конкретного синтетического счета в разрезе отдельных аналитических счетов, так и итогов по выбранному аналитическому счету в разрезе нескольких синтетических счетов, по которым ведется данная аналитика. Это актуально, например, в тех случаях, когда один и тот же контрагент предприятия может выступать и поставщиком, и получателем, и учредителем и необходимо вывести общее сальдо расчетов с ним.

В таких системах вводится понятие «тип аналитического счета». Тип аналитического счета – это обозначение групп объектов аналитического учета одного вида. Например, типами могут быть контрагенты, материалы, персонал, учредители, основные средства и т. д. Перечень типов аналитических счетов часто сосредоточен в отдельном справочнике.

Каждому типу аналитического счета соответствует множество конкретных объектов одного вида, которые образуют массив – справочник объектов аналитического учета. Так, типу «контрагенты» соответствует справочник, включающий перечень всех контагентов, с которыми имеет отношения данное предприятие. Аналогично, типу «материалы» соответствует справочник – номенклатура материалов и т. д. Эти справочники могут иметь вид списков (простого перечня объектов), а могут иметь иерархическую структуру в зависимости от сложности классификации объектов.

Модель типизированных аналитических счетов реализована в системах «1С: Бухгалтерия» фирмы «1С», «Интегратор» фирмы «Инфософт», разработках фирмы «Инфин» и многих других.

Системы с моделью нетипизированных аналитических счетов. Такие программные средства АИС-БУ работают с так называемыми составными (полными) кодами счетов. Составной (полный) код счета – это последовательное соединение кода синтетического счета/субсчета и кодов аналитических счетов в один общий код. Аналитических счетов может быть несколько. Отделяется один аналитический счет от другого счета в структуре составного кода специальными символами-разделителями. Здесь типы аналитических счетов не устанавливаются. Поэтому в структуре составного счета прописывается непосредственно код конкретного объекта аналитического учета. Аналитические счета определяются бухгалтером для каждого синтетического счета/субсчета в зависимости от экономической сущности учитываемых на нем аналитических объектов.

Все аналитические счета интерпретируются программой формально и одинаково. Поэтому модели нетипизированных аналитических счетов называют также моделями свободно интерпретируемых аналитических счетов.

Такие системы имеют свои недостатки:

- во-первых, если объекты аналитического учета одного вида учитываются на разных синтетических счетах/субсчетах, то для каждого из них следует указать конкретный код этого объекта, т. е. определить его в составе полного кода. Например, если счета расчетов с покупателями и авансов полученных ведутся в разрезе покупателей, то для каждого из этих синтетических счетов, определяя составной код, следует прописать код одного и того же покупателя. Это прямое следствие отсутствия типизации аналитических счетов;

- во-вторых, в этих системах в отличие от систем с типизированными аналитическими счетами, нельзя свести данные по одному объекту аналитического учета, определенному на разных синтетических счетах, без специальной настройки. Так, достаточно сложно решить задачу «сведения» взаиморасчетов, поскольку одному контрагенту может соответствовать два составных счета с разной структурой и, следовательно, с отсутствием общего ключа для организации выборок: счет, на котором отражаются авансы, и счет, на котором отражаются отгрузки.

Функциональная полнота, удобство работы с автоматизированной системой бухгалтерского учета во многом определяется используемой в ней моделью организации аналитического учета. В программном обеспечении бухгалтерского учета реализуются разные модели организации аналитического учета.

Модель организации аналитического учета включает четыре понятия:

- способ включения аналитических счетов в структуру записей массива хозяйственных операций;

- способ организации справочника объектов аналитического учета в зависимости от принятой их классификации;

- принятые в системе правила разделения функций аналитического учета по отдельным модулям;

- правила интерпретации аналитических счетов при группировке данных в выходных формах (отчетах).

В системах автоматизации бухгалтерского учета реализуются следующие основные модели организации аналитического учета:

1) простая модель организации аналитического учета;

2) модель иерархической организации аналитического учета;

3) модель фасетной организации аналитического учета;

4) модель пооперационной организации аналитического учета;

5) смешанные модели организации аналитического учета;

6) модели параллельных счетов;

7) модели распределения функций аналитического учета в бухгалтерских комплексах.

Первые пять моделей являются базовыми и используются в системах автоматизации бухгалтерского учета, относящихся к разным классам.

В конкретной системе может использоваться не одна, а одновременно несколько моделей. Например, в бухгалтерских комплексах АРМ отдельных участков учета могут использовать любую из первых четырех моделей (1 – 4), а комплекс в целом – модель 7.

Первые три модели – простая, иерархическая, фасетная – трактуют аналитический учет как систему счетов, которая детализирует синтетический учет. Поэтому здесь реализуется способ прямой привязки аналитических счетов к каждому синтетическому счету (дебетуемому и кредитуемому) бухгалтерской записи. Различия касаются количества, состава, порядка ведения и интерпретации аналитических счетов, увязанных с синтетическим счетом/субсчетом в расширенной проводке.

1. Простая модель аналитического учета

Суть модели: каждому синтетическому счету/субсчету соответствует не более одного аналитического счета.

Модель имеет две модификации.

Первая модификация характерна для программных средств АИС-БУ, использующих модель типизированных аналитических счетов:

- при настройке программы пользователь сначала определяет необходимые ему типы объектов аналитического учета (юридические лица, физические лица, статьи затрат, подразделения, производственные заказы и т. д.) и организует соответствующие им справочники;

- устанавливается связь между синтетическими счетами и типами аналитических счетов;

- исходя из определения простой модели, каждому синтетическому счету/субсчету может соответствовать единственный тип аналитических счетов. Таким образом, здесь реализуется одноуровневый аналитический учет.

Как правило, аналитический счет представляется в структуре записи массива хозяйственных операций в виде отдельного поля. Иначе говоря, и синтетический счет/субсчет, и аналитический счет в структуре записи массива хозяйственных операций имеют свои отдельные поля. При формировании проводки программа анализирует введенные пользователем коды синтетических счетов/субсчетов (дебетового и кредитового) и через типы аналитических счетов, соответствующих данным счетам, предлагает ввести код конкретного объекта аналитического учета из справочника, т. е. аналитический счет.

Для синтетических счетов/субсчетов, по которым ведение аналитического учета не предусмотрено, соответствующие поля записи массива хозяйственных операций не заполняются.

Вторая модификация характерна для программных средств АИС-БУ с моделью нетипизированных аналитических счетов:

- данная модель оперирует с составными (полными) кодами;

- в структуре записи массива хозяйственных операций невыделены отдельные поля для кодов синтетических и аналитических счетов. При этом составной код записывается в одном поле.

По определению простой модели аналитического учета в составном коде счета имеется только один код конкретного аналитического объекта.

2. Модель иерархической детализации объектов аналитического учета.

Суть модели: каждому аналитическому счету/субсчету соответствует несколько выбранных в иерархию аналитических признаков.

Особенности:

- в соответствии с аналитическими признаками в иерархию выстраиваются:

1) разные виды (типы) объектов аналитического учета;

2) объекты одного вида (иерархическая классификация);

- модель реализует многоуровневый аналитический учет;

- представляется в виде графа-дерева, узлами которого являются аналитические счета 1-го, 2-го, n -го уровней, либо признаками, в соответствии с которыми упорядочивается один вид объекта аналитического учета;

- модель реализуется в двух вариантах:

1) с типизированными аналитическими счетами;

2) с нетипизированными аналитическими счетами;

- существуют системы с жестким, заранее определенным количеством уровней иерархии и гибкие системы, в которых можно наращивать количество уровней;

- достоинством модели является простота построения и широкие возможности наращивания детализации и глубины аналитического учета;

- модель поддерживает соответствие данных аналитического и синтетического учета;

- позволяет легко получить обобщенную информацию по каждому уровню заданной пользователем иерархии аналитических счетов, т. е. «сверху вниз» по списку аналитических счетов. Однако необходимо, чтобы система обобщала информацию «снизу вверх».

В моделях с типизированными аналитическими счетами в структуре записи массива хозяйственных операций под аналитические счета также выделяется только одно поле для каждого из синтетических счетов. При формировании проводки программа анализирует введенные пользователем коды синтетических счетов/субсчетов (дебетового и кредитового) и через типы аналитических счетов самого высокого – 1-го уровня, соответствующие данным синтетическим счетам, предлагает ввести код конкретного объекта аналитического учета 1-го уровня из справочника, т. е. аналитический счет 1-го уровня. Далее последовательно предлагается ввести аналитические счета 2-го, n -го уровней, пока не будет пройдена вся иерархическая цепочка. Иными словами аналитический счет 1-го уровня тянет за собой счета более низких уровней. Таким образом, на этапе ввода подключается не один, а несколько справочников.

В модели с нетипизированными аналитическими счетами в структуре записи массива хозяйственных операций составной код также записывается в одно поле. Но, поскольку составной код включает несколько иерархически подчиненных аналитических счетов, отделенных один от другого символами-разделителями, то программа, ориентируясь на них, распознает его отдельные компоненты.

3. Модель фасетной организации аналитического учета.

Данная модель характерна для систем с типизированными аналитическими счетами. Часто в публикациях ее именуют моделью аналитической классификации. В этой модели каждому синтетическому счету/субсчету устанавливается несколько независимых, равноправных аналитических признаков (фасет). Каждому из этих признаков соответствует определенный вид (тип) объектов аналитического учета – множество однотипных по содержанию объектов учета. Таким образом, в этой модели типы объектов аналитического учета заранее не выстраиваются в иерархию в отличие от предыдущей модели организации аналитического учета.

Только при формировании отчетов пользователь непосредственно в запросе указывает нужную ему иерархию аналитических счетов разных типов. Следовательно, он получает возможность проводить анализ сальдо и оборотов синтетического счета/субсчета в любом аналитическом разрезе, определяя порядок сортировки и подведения итогов по связанным с ним аналитическим счетам. Возможности получения нужной выходной информации в существенной степени зависят от наличия в программе развитых средств формирования отчетов произвольной структуры, позволяющих группировать данные так, как это необходимо.

В структуре записи массива хозяйственных операций каждому типу объектов аналитического учета (аналитическому счету) выделяется отдельное поле для каждого из синтетических счетов проводки. При формировании проводки программа анализирует введенные пользователем коды синтетических счетов/субсчетов (дебетового и кредитового) и через типы аналитических счетов запрашивает и вводит конкретный объект аналитического учета.

Модель фасетной организации аналитического учета реализует многомерный учет, позволяющий получать итоги счета в любой необходимой для анализа группировке.

На рис. 6.1 приведена схема построения модели фасетной организациианалитического учета.

 

	Счёт 20 «Основное производство»

Рис. 6.1. Модель фасетной организации аналитического учета

 

Как видно из схемы, все аналитические признаки независимы и равноценны по отношению к синтетическому счету «Основное производство». При данной модели организации аналитического учета система позволяет получить как общие затраты по каждому договору в разрезе выполняющих его филиалов и статей затрат, так и общие затраты по конкретной статье по всем договорам, выполняемым в разных филиалах. Это возможно благодаря тому, что бухгалтер сам определяет порядок обобщения информации.

Наиболее последовательно модель аналитической классификации реализована в «1С: Бухгалтерии» начиная с версии 7.5 и программе «Интегратор» фирмы «Инфософт».

В целом, модель фасетной организации является наиболее гибкой из первых трех типов моделей аналитического учета.

Модель фасетной организации аналитического учета в программных средствах АИС-БУ часто используется совместно с иерархической моделью. В этом случае речь идет о реализации в системе смешанной модели.

4. Модель пооперационной организации аналитического учета.

Эта модель трактует аналитический учет как систему счетов, которая детализирует хозяйственную операцию, а не синтетические счета. Поэтому здесь аналитические счета прямо не связываются с синтетическими счетами ни в справочнике счетов/субсчетов, ни в бухгалтерской записи массива хозяйственных операций. Но они присутствуют в бухгалтерской записи как классификационные поля расширенной проводки в виде единого набора. Эти общие аналитические счета относятся программой одновременно к обоим синтетическим счетам проводки, если отсутствуют дополнительные ограничения. Соответствие между счетами устанавливается контекстно по факту совместного включения данного синтетического и совокупности аналитических счетов в запись массива хозяйственных операций.

В бухгалтерской записи под признак аналитического счета может быть выделено одно поле, либо несколько полей. Отсюда различают простую и развернутую формы реализации пооперационной модели организации аналитического учета.

При простой форме бухгалтерская запись имеет единственное поле для размещения кода аналитического учета.

Развернутая форма содержит несколько полей аналитического счета. Для каждого типа объектов аналитических счетов выделяется отдельное поле записи массива хозяйственных операций, связанное с соответствующим справочником экземпляров объектов данного типа. При этом способы получения итогов нередко в значительной степени привязаны к особенностям интерпретации его экономического содержания объектов аналитического учета.

5. Смешанные модели организации аналитического учета.

Смешанные модели интегрированных систем представляют собой тот или иной вариант объединения ранее рассмотренных моделей.

Смешанная модель позволяет сочетать пооперационную и иерархическую, либо пооперационную и фасетную модели организации аналитического учета.

В этом случае в логической структуре записи хозяйственных операций некоторые из аналитических счетов привязаны к синтетическим счетам, другие к операции в целом и относятся к обоим счетам проводки.

Использование смешанных моделей построения аналитического учета является чрезвычайно эффективным и удобным, так как здесь реализуются положительные стороны каждой из моделей.

6. Модель параллельных счетов.

Эта модель не относится к базовым моделям. Скорее, это дополнительный прием организации аналитического учета. Он применим практически во всех программах, но особенно полезен там, где в качестве базовой модели реализована простая модель аналитического учета.

При организации данной модели вводится дополнительно система забалансовых счетов, на которых отражается движение объектов учета в иных аналитических разрезах. Тогда параллельно с записью хозяйственной операции на балансовых счетах выполняется ее запись в системе забалансовых счетов. При этом ввод проводок выполняется одновременно с помощью специальных приемов автоматизации.

Использование модели параллельных счетов наиболее эффективно в программных средствах АИС-БУ, имеющих развитый аппарат типовых операций, позволяющий существенно минимизировать трудозатраты при вводе данных за счет автоматизации формирования параллельных записей.

7. Модели распределения функций аналитического учета между подсистемами в бухгалтерских комплексах.

Использование этих моделей является прямым следствием особенностей построения многомодульных программных комплексов, основанных на идее специализации обработки данных по различным участкам учета. Эти модели весьма разнообразны и трудно поддаются систематизации. Поэтому остановимся только на основных, присущих им правилах построения.

Как правило, комплексы бухгалтерских АРМ, имеющие явно выраженную специализацию программных компонент, поддерживают развитую систему аналитических счетов двух уровней.

Аналитические счета первого уровня открываются и поддерживаются в центральной финансовой подсистеме (модуле сводного учета). Они увязываются непосредственно с синтетическими счетами/субсчетами, имеют глобальный характер и доступны любой локальной подсистеме учета (разделу учета). Учет на счетах первого уровня ведется только в стоимостном выражении.

В разных системах они строятся на основе одной из рассмотренных выше моделей. Наиболее типичным случаем является применение простой модели аналитического учета. В большинстве случаев ее использование оказывается оправданным тем, что основная аналитическая нагрузка вынесена в локальные подсистемы комплекса, а на уровне центральной подсистемы, как правило ответственной лишь за синтетический учет и формирование отчетности, более детальная информация не требуется.

Необходимо открывать аналитические счета первого уровня в следующих случаях:

- на активно-пассивных счетах с развернутым сальдо. Без ведения аналитического учета развернутое сальдо будет получено некорректно. К этой группе относятся все счета расчетов, на которых одновременно может быть и дебиторская и кредиторская задолженность.

- на счетах, требующих детализации учитываемых на них данных. Такие счета могут быть открыты на счетах банковских кредита, на счетах продаж, прочих доходов и расходов, прибылей и убытков, на счетах затрат на производство в разрезе статей и др. Открывать аналитические счета на этих счетах лучше, чем вводить субсчета. Большое количество субсчетов на счете во многих программах может существенно замедлить выполнение расчетов по формированию отчетов синтетического учета, так как чем больше субсчетов, тем медленнее ведется просмотр плана счетов и дольше выполняются нужные расчеты.

Аналитические счета второго уровня открываются в локальных подсистемах учета. Они позволяют вести учет не только в стоимостном, но и в натуральном выражении. Как правило, открываемые здесь аналитические счета, предназначены только для этой подсистемы. Используемые модели организации аналитического учета здесь могут быть разные – одна из базовых, чаще иерархическая или фасетная, или их сочетание. Обычно пользователь АРМ конкретного раздела учета не может открывать новый тип аналитических счетов, он вправе использовать только часть счетов, поддерживаемых системой.

При передаче в модуль сводного учета проводок из локальных подсистем передается только та информация, которая необходима для составления финансовой отчетности. Вместе с тем, полностью отказаться от импорта из локальных подсистем данных аналитического учета в некоторых случаях нельзя, так как возникнут проблемы с получением исходящих сальдо по счетам расчетов. Так, сложно будет получить корректные данные о дебиторской и кредиторской задолженности в разрезе конкретных контрагентов.

Таким образом, аналитический учет в комплексах бухгалтерских АРМ основывается на следующих принципах:

- поддерживается развитая структура аналитических счетов нескольких уровней, распределенных между АРМ сводного учета и АРМ локальных подсистем учета;

- при определении аналитических счетов первого и второго уровней руководствуются следующим общим правилом: если имеется локальная подсистема, предназначенная для ведения учета аналитических объектов данного синтетического счета, то использовать аналитические счета первого уровня в АРМ сводного учета, скорее всего, не требуется. В противном случае, по мере необходимости, открываются аналитические счета первого уровня;

- аналитические счета первого уровня обеспечивают учет только в стоимостном выражении и нужны лишь тогда, когда данными этих счетов пользуются различные подсистемы. Счета второго уровня допускают ведение учета, как в стоимостном, так и в натуральном выражении. Они применяются только в пределах конкретной подсистемы для обеспечения необходимой детализации;

- любые данные должны обрабатываться там, где они необходимы. В подсистеме сводного учета (АРМ главного бухгалтера) обрабатываются те операции и выполняются такие расчеты, в которых используются итоговые данные всех подсистем комплекса.