Процессы управления ресурсами проекта

Управление ресурсами – одна из главных подсистем управления проектом. Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических. Управление финансовыми ресурсами осуществляется в рамках управления стоимостью.

В принципе понятие ресурс в методологии управления проек­тами трактуется широко: все, чем располагает проект, — в том числе трудовые, финансовые и материально-технические ресурсы, команда проекта, время, информация, знания и технологии — является взаимосвязанными ресурсами проекта. Основная задача управления ресурсами — обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом — формирования результата проекта с запланированными показателями.

В проектах рассматриваются две взаимосвязанные группы ресурсов: материально-технические — сырье; материалы, конструкции, комплектующие; энергетические ресурсы; топливо; ресурсы типа «мощности» или технологические ресурсы; устанавливаемое оборудования и пр.; трудовые — осуществляют непосредственную работу с материально-техническими ресурсами.

Невоспроизводимые, складируемые, накапливаемые — в процессе выполнения работ расходуются полностью, не допуская повторного использования. Не задействованные в данный отрезок времени, они могут использоваться в дальнейшем. Воспроизводимые, нескладируемые, ненакапливаемые — в ходе работы сохраняют свою натурально-вещественную форму и, по мере высвобождения, могут задействоваться на других работах. Если эти ресурсы простаивают, то их неиспользованная способность к функционированию в данный отрезок времени не компенсируется в будущем, т. е. они не накапливаются. Поэтому ре­сурсы второго типа называют еще ресурсами типа «мощности».

Понятие ресурсов взаимосвязано с понятием «работа», по­скольку ресурсы соотносятся не с проектом в целом, а с опре­деленными работами, выполняемыми в запланированной последо­вательности, соответствующей календарному плану работ по про­екту.

В рамках календарного планирования работ по проекту описываются потребности в ресурсах по работам в виде функции потребности. Потребность работы в складируемом ресурсе опи­сывается функцией интенсивности затрат, показывающей скорость потребления ресурса в зависимости от фазы работы, либо функцией затрат, показывающей суммарный, накоплен­ный объем требуемого ресурса в зависимости от фазы.

^ Процессы управления ресурсами. Управление ресурсами предусматривает ряд основных процес­сов, в т. ч. закупки, поставки, распределение ресурсов и управле­ние запасами ресурсов.

Закупки ресурсов — центральный элемент системы управле­ния ресурсами. Приведем основные понятия. Под закупками понимают мероприятия, направленные на обес­печение проектов ресурсами — т. е. имуществом (товарами), вы­полнением работ, передачей результатов интеллектуаль­ного творчества в связи с конкретным проектом. Закупки и по­ставки взаимосвязаны и, по сути, являются двумя сторонами процессов материально-технического обеспечения проекта.

Управление закупками, материально-техническим обеспечением проекта — подсистема управления проектом, включающая про­цессы приобретения товаров, продукции и услуг по проекту от внешних организаций-поставщиков. Подсистема состоит из пла­нирования материально-технического обеспечения, выбора поставщиков, заключения контрактов и их ведения, обеспече­ния поставок, завершения контрактов.

Управление поставками выделяется наряду с управлением закупками в качестве самостоятельной подсистемы. Включает в себя: планирование поставок; организацию бухгалтерского учета; доставку, приемку и хранение товара; учет и контроль доставки.

Планирование и организация закупок и поставок — первый этап в управлении ресурсами проекта. Планирование и организация осуществляются на основе данных проектно-сметной докумен­тации в увязке с общим планом проекта и учитывают длитель­ность цикла закупок и доставки грузов. Состоит из этапов, вклю­чающих выбор поставщиков, размещение заказов и контроль за поставками.

Выбор поставщиков осуществляется на основе изучения ква­лификационных анкет, призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности; список претендентов, разрабатываемый на основе изучения ан­кет, согласуется с заказчиком и руководителем проекта; оконча­тельный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов.

Размещение заказов — совместно с проектной организацией Разрабатываются мероприятия по стандартизации закупок; общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок; оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрак­тов; последнее производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и пре­мирования.

Контроль за поставками — осуществляется на основе специ­альных графиков; организуется по каждому из видов поставок; основы­вается на общем плане проекта; все изменения вносятся в общий график проекта; основывается на стандартных формах отчетности.

Процессы закупок являются наиболее сложными в управле­нии ресурсами и требуют тщательной проработки. Приведем ряд основных понятий в логической последовательности.

Среда, влияющая на закупки, — сочетание внутренних и внеш­них сил, как по отдельности, так и во взаимодействии друг другом, которое способствует или препятствует достижению цели закупок. Эти силы могут быть связаны с бизнесом, проектом или обусловлены политическими, экономическими, технологически­ми или организационными обстоятельствами.

Стратегия закупок по проекту — система методов, принци­пов взаимосвязи специфики закупок по конкретному проекту с окружающей средой проекта.

Взаимосвязь закупок по проекту со структурой работ по контрактам и стадиям проекта — формализованная: структура связей работ проекта и требуемого обеспечения ресур­сами в разрезах сроков и контрактов.

Планирование закупок по контракту — процесс, в результате которого формируется документация по закупкам, устанавливаю­щая принципы деятельности по закупкам, детализирующая процесс закупок по времени, затратам, испол­нителям, поставщикам, контрактам, стадиям проекта и видам ресурсов.

Предварительная оценка возможностей закупок — оценка опы­та, производственных показателей, возмож­ностей, ресурсов и текущей загруженности работой потенциаль­ных поставщиков.

Выбор источников закупок — процесс выбора организации или индивидов, чьи ресурсы, надежность и производственные показатели, как предполагается, должны обеспечить достижение целей закупок.

Оценка источников закупок - общее изучение возможных по­ставщиков для отправки им запроса о предложениях либо для начала переговоров с ними с целью заключения контракта.

^ Основные принципы планирования ресурсов проекта.

В проектах на стадии планирования прово­дится сбалансированный анализ комплексов работ и потребляе­мых ресурсов с учетом ограничений и их прогнозное распределе­ние на основе графиков потребности в ресурсах. Планирование ресурсов по проекту — основа определения во времени потреб­ностей в ресурсах и определения возможности обеспечения ресурсами для заключения контрактов по закупкам ресурсов, пла­нирования поставок ресурсов, а также основой распределения закупленных ресурсов по работам проекта.

Ресурсное планирование включает в себя ряд компонентов, в том числе: разработку и сбалансированный анализ комплексов работ и ресурсов, направленных на достижение целей проекта; разработку системы распределения ресурсов и назначение ответственных исполнителей; контроль за ходом работ — сравнение плановых параметров работ с фактическими и выработка корректирующих воздействий.

Ресурсы выступают как обеспечивающие компоненты работ по проекту, включающие исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т. д. Соответственно с каждой работой можно свя­зать функцию потребности в ресурсах и рассчитать методами календарного планирования потребности в ресурсах по проекту в целом и методами выравнивания обеспечить соответствие потреб­ностей наличию или возможностям обеспечения ресурсами.

Имеются два основных метода планирования ресурсов проекта: ресурсное планирование при ограничении по времени; планирование при ограниченных ресурсах. Первый подход — ресурсное планирование при ограничении по времени — предполагает фиксированную дату окончания проекта и назначение на проект дополнительных ресурсов на периоды перегрузок. Второй подход — планирование при ограниченных ресурсах — предполагает, что первоначально заданное количество доступ­ных ресурсов не может быть изменено и является основным ог­раничением проекта.

В результате ресурсного планирования менеджер проекта по­лучает возможность перейти к следующей фазе управления ре­сурсами — к организации закупок и поставок ресурсов.

Основная задача проектно-закупочной фазы проекта — обес­печить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. Этот процесс мож­но разделить на две части: закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе; поставки на место производства работ.

Структура задач материально-технического обеспечения про­ектов укрупненно сводится к следующим шагам: подготовка спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин и механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг; планирование и организация процесса закупок; изучение возможных источников закупки ресурсов и пере­говоры с возможными поставщиками; предварительный отбор участников торгов; подготовка документов для торгов; проведение торгов и принятие решения о присуждении контрактов заявителям, выигравшим торги; размещение заказа, включая переговоры о поставках; контроль за поставками с принятием необходимых мер в случае появления отклонений; разрешение конфликтов; взаиморасчеты; наем на работу необходимых специалистов,
включая консультантов; планирование поставок; организация бухгалтерского учета; доставка, приемка и хранение товара; учет и контроль доставки.

^ Правовое регулирование закупок и поставок. Главная правовая форма организации и регу­лирования отношений при осуществлении закупок между их участниками — договор. Договор поставки — это договор, по которому поставщик, являющийся предпринимателем, обязуется в обусловленные сроки передать в собственность покупателю товар, предназна­ченный для предпринимательской деятельности или иных це­лей, не связанных с личным потребле­нием, а покупатель обязуется принимать товар и платить за него определенную цену.

^ Организационные формы закупок. Различают следующие организационные формы закупок: прямые, в которых правовая связь существует между двумя субъектами закупок; между ними заключается соответствующий договор. Предваряют прямые закупки, как правило, торги, но могут осуществляться и прямые закупки без торгов; посреднические, в которых лицо, осуществляющее проект, всту­пает в правовые отношения с посредником, т. е. лицом, которое способствует обеспечению проекта необходимыми ресурсами; биржевые, в которых члены биржи осуществляют биржевую торговлю: непосредственно от своего имени и за свой счет; от имени клиента и за его счет; от своего имени за счет клиента; от имени клиента за свой счет. Посетителями бирже­вых торгов могут быть юридические и физические лица, не явля­ющиеся членами биржи и имеющие право на совершение бир­жевых сделок.

Требования к управлению закупками и поставками. Рассмотрим требования к некоторым из вышеперечисленных шагов в цикле закупок и поставок, характерные для рыночной экономики: акупки и поставки осуществляются на основе данных проектной документации; графики разрабатываются в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность всех его фаз; план должен охватывать весь проект в целом; выбор места закупок определяется на основе расчета сто­имости вариантов; в плане определяются структуры и лица, ответственные за каждую позицию, подлежащую поставке.

Можно выделить следующие типы товарных рынков: рынки продукции, при приобретении которой потребитель руководствуется установленными стандартами, достаточно полно характеризующими ее с точки зрения возможностей ис­пользования. К их числу относятся рынки металлопродукции,
топлива, химических материалов, цемента, строительных мате­риалов, универсального оборудования. Для этого типа рынков определены следующие формы хозяйственных связей: торговля через товарные биржи или специализированные посредничес­кие организации различных типов; рынки продукции, которую потребитель может приобре­тать по образцам или руководствуясь каталогами предприятий-изготовителей. Это — рынки приборной продукции, инстру­мента, электрооборудования, изделий электронной и радио­ промышленности, торгового оборудования и т. д. Для данного типа рынков наиболее естественным является широкое участие универсальных оптово-посреднических организаций, фирм — «интеграторов» через промышленные ярмарки, а для изделий, требующих наладки и технического обслуживания, — через фирменную торговлю, специализированные оптово-сервисные фирмы; рынки продукции, реализуемой по индивидуальным заказам потребителей. Это рынки уникального оборудования, прокатных ста­нов, крупных энергомашин, автоматических линий, химического оборудования и др. Для таких рынков наиболее естественны прямые связи предприятий, фирменный принцип организации торговли, наличие специализированных комплектующих организаций.

^ Договоры на поставку материально-технических ресурсов. В современных условиях поставки приобрели форму обмена товарами. Договор поставки товаров стал основопо­лагающим документом, регламентирующим сроки, объемы и ус­ловия поставки. Проект-менеджер становится ключевой фигурой, координирующей поставки в интересах проекта в целом.

^ Планирование поставок. Исходными данными для календарного планирования ресур­сного обеспечения проектов являются следующие документы: календарный план производства строительно-монтажных работ на объектах; календарный план ввода объектов в эксплуатацию и зада­ния по окончании этапов строительно-монтажных работ; годовой план закупок ресурсов; годовой график поставки материалов от специализирован­ных товарных организаций; договоры и спецификации; нормативно-технологическая документация по материаль­но-техническому снабжению и комплектации; информация о ходе выполнения плана строительно-мон­тажных работ за период, предшествующий планируемому; информация о ходе сдачи объектов в эксплуатацию и об окончании этапов строительных работ за период, предшест­вующий планируемому; информация о выполнении заказов за период, предшеству­ющий планируемому; информация о движении остатков строительных материалов; производственно-технические нормы расхода строительных материалов; нормы производственных запасов.

На основании календарной заявки-графика и нормативно-тех­нической документации определяется объектная потребность в конструкциях, полуфабрикатах и материалах по этапам в соот­ветствии с их составом, указанным в технологических комплек­тах. Рассчитанная объектная потребность — основа для разработ­ки квартальных заказов для проекта.

^ Поставки материально-технических ресурсов. Организация материального обеспечения строительных про­ектов основана на системе производственно-технологической ком­плектации. Эта система предполагает единство комплектного из­готовления конструкций и изделий, поставки и транспортирова­ния всех материальных ресурсов в соответствии с технологичес­кой последовательностью реализации проекта, способствует наи­более рациональному и экономному использованию ресурсов.

На стадии разработки проекта создается мо­дель технологической комплектации. В составе планов проекта разрабатывается определенная унифицированная нормативно-технологическая документация — комплекс докумен­тов, который является нормативной базой производственно-технологической комплектации проекта. Комплекты конструкций, изделий и материалов должны поставляться одновременно и, как правило, в полной технологической готовности для производст­венного потребления, в контейнерах и пакетах непосредственно в рабочую зону проекта.

Вопросы управления закупками и поставками взаимоувяза­ны с вопросами управления запасами ресурсов. За решением вопросов «что нужно закупить», следуют решения: сколько нужно приобрести, а в соответствии с этим определяется — какой объем каж­дого ресурса необходимо иметь в виде определенного запаса с целью: минимизации риска приостановки производственного процесса в связи с нехваткой ресурса для производства работ; обеспечения ритмичного производства между моментами поставок ресурса.

Задача определения регламента и объемов поставок и запасов относится к классу оптимизационных задач управления ресурса­ми. В качестве целевой функции в управлении запасами выступа­ют суммарные затраты на содержание запасов, на складские опе­рации, потери от порчи при хранении и пр. Естественно, что такие затраты должны минимизироваться. Управляемыми пара­метрами в этой задаче выступают объемы запасов; частота, сро­ки и объемы их пополнения; степень готовности ре­сурса, хранящегося в виде запаса.

Точка заказа, или пороговый запас — минимальная величина запаса ресурса, при которой необходим новый заказ для его по­полнения, или момент времени, когда должен быть произведен заказ.

Страховой запас — минимальный целесообразный запас ресурсов, предназначенный для бесперебойного снабже­ния производства в случае нарушения хода поставок по сравне­нию с запланированным. Резервный запас определяется путем оптимизационного расчета; при этом принимаются во внимание условия поставок ресурсов, существенность ре­сурса для планомерного хода работ по проекту, наличие рисков поставок и пр.

Понятие запасы относится не ко всем видам ресурсов. В самом общем виде запасы определяются как ресурсы, хранящиеся на складах, и включают в себя: товарно-материальные запасы; незавершенное производство; готовую продукцию на складе.

Под управлением запасами понимается контроль за состояни­ем запасов и принятие решений, нацеленных на экономию вре­мени и средств за счет минимизации затрат по содержанию запа­сов, необходимых для эффективной реализации проекта.

Управление запасами осложняется постоянно меняющейся обстановкой, в которой осуществляется планирование закупок, поставок и формирование запасов ресурсов. Цель системы управ­ления запасами — обеспечение бесперебойного обеспечения про­цессов выполнения работ по проекту в установленные сроки и запланированным качеством при минимально возможных затра­тах на содержание запасов.

^ Виды запасов. Каждый из видов запасов выполняет определенные функ­ции. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся виды запасов.

Транзитные запасы - определенные ресурсы для хранения тран­зитных запасов сырья с дальнейшим распределением ресурсов с транспортировкой на небольшие расстояния. Для снижения тран­зитных запасов применяются различные способы, включая мест­ных поставщиков, формирование мелких партий ресурсов.

Линейные запасы - формируется товарами, находящимися в процессе перевозки, перемещения от поставщиков к потребителям или производства. Факторы, определяющие размер линейных запасов: время перевозки; расстояние, на которое перевозятся грузы; оп­тимальность хозяйственных связей между поставщиками и потре­бителями; коэффициент звенности товародвижения в процессе об­ращения и др. Размер запасов в большей степени зависит от вре­мени перевозки и относительно — от времени продвижения про­дукции.

^ Затраты на формирование и хранение запасов. Содержание запасов неминуемо влечет за собой расходы. Наи­более известные виды затрат на содержание запасов: простран­ство, рента и стоимость риска. Затраты на формирование и хра­нение запасов представляют собой расходы, связанные с: отвле­чением оборотных средств в запасы сырья, материалов и др.; те­кущим обслуживанием запасов, в том числе издержки на прове­дение инвентаризаций, процентные ставки за банковский кре­дит и т. п.; издержками хранения; стоимостью рисков.

Под пространством понимаются расходы на амортизацию, содержание, отопление и т. д., занимаемого под запас помеще­ния. Рента представляет собой расход на вложенный в запас ка­питал.

Под стоимостью риска подразумеваются последствия различ­ных страховых случаев, а также оценка стоимости риска в денеж­ной форме. Стоимость этих рисков с той или иной степенью точности выражается через расходы на страхование, через тарифы и ставки страховых премий.

Невостребование запасов может привести к некондиции, унич­тожению и продаже по сниженным ценам.

2. Управления качеством

Современная концепция управления качеством.