Понятие об экспертизе ценности документов

Если Вы работник службы документационного обеспечения управления, то перед Вами встает проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело "не родилось", ведь на обложке Вы должны, пользуясь перечнями документов с указанием сроков хранения, проставить конкретный срок, т.е. составить прогноз ценности "нарождающегося" дела. Далее оно будет "расти", "толстеть", "мудреть", постоянно пополняясь бумагами. И Вы единственный, кто может полистно оценить значимость и ценность каждого документа. Учтите, что в конце прогноз относительно сроков хранения дела может оказаться неверным. Поэтому при передаче дел в архив организации или архивохранилище, Вам придется еще раз уточнить все сроки хранения.

Если Вы работник архива организации, то на Вас лежит ответственная задача по формированию архивного фонда учреждения, а возможно, и личных фондов выдающихся лиц, работающих у Вас, и пожелавших увековечить себя в документах. Вы должны выделить дела постоянного срока хранения и подготовить их для передачи в государственный или муниципальный архив, или в негосударственное хранилище.

Другая Ваша задача состоит в отборе на уничтожение документов временного хранения, срок "жизни" которых истек.

Если Вы работник государственного или муниципального архива, то практически пожинаете плоды той работы, которую провели по экспертизе ценности документов в делопроизводстве и архиве организации.

Вы ответственны за решение экспертных органов организаций.

Основы методики экспертизы начали формироваться в первой четверти XIX в. и окончательно сформировалась уже в ХХ в.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.

Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например, 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. В этом случае экспертиза ценности документов проводится только на основе научных критериев.

Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных и муниципальных архивов, всего Архивного фонда Российской Федерации. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных и муниципальных архивах:

"Основной постулат теории экспертизы ценности документов и комплектования архивов - приоритет более ценного перед менее ценным. Принцип неотъемлемости ценности документов для общества (или для собственника), общего историко-культурного наследия народов России, мирового историко-культурного достояния признается современным архивоведением" [57, с. 175].

Из множества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение. Как показывает сравнительный анализ по разным историческим периодам и разным группам документов, ценной документацией признавались 10-12% в дореволюционной России, 5-10% в современный период, в том числе 1-5% документов негосударственных организаций определяются как ценная документация и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации.

***

Об этих цифрах можно судить по Министерству юстиции, документы которого приводились в порядок специальной комиссией во главе с сенатором Репинским. Эта комиссия за три года работы в архиве с 1884 по 1887 разобрала 103 836 дел и книг. Из них оставила на хранение 9939 дел, а 92 439 дел и 1458 книг были проданы как не содержащие никакой ценности.

В других странах "процентные ножницы" еще больше. Так, например, в Германии принимают на постоянное хранение в архивы 20-30% от общего числа образующихся в учреждениях документов, в то время как в Великобритании - 1%, в США - от 1 до 4%.

Материалы VII Международного конгресса архивистов. - М., 1975. Ч. 1. С. 40.

Задачи экспертизы ценности документов.

Первая задача - отбор наиболее ценных документов из организаций в государственные или муниципальные архивы на постоянное хранение и определение профильности документов тому или иному государственному или муниципальному архиву.

На профессиональном языке данную категорию называют "постоянкой".

Это очень ответственная задача - ведь решается судьба каждого документа и данного архивного фонда в целом.

Есть и другая крайность - перестраховка, которая может привести к засорению фондов ненужными документами:

После того как определен круг документов, подлежащих постоянному хранению, устанавливают профильность документов данного учреждения тому или иному государственному или муниципальному архиву. Естественно, что после определения комплекса документов постоянного хранения, подлежащих передаче в государственные или муниципальные архивы, решается вопрос, в составе каких фондов и в какие архивы поступят эти документы.

Вторая задача - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. На профессиональном языке эти документы именуются "времянкой".

Еще в XIX в. сроки хранения дифференцировались в зависимости от ценности документов. Появились такие сроки хранения как "до минования надобности". Так, например, правила Военного министерства о порядке хранения и уничтожения архивных дел 1836 г. предусматривали, что "опись строевым лошадям хранить 3 года по выбытии со службы последней лошади".

В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

1) долговременного хранения (как правило, это документы со сроками хранения свыше 10 лет, в том числе, например, документы по личному составу со сроком хранения 75 лет);

2) временного хранения.

Срок хранения:

Отметка ЭПК проставляется около сроков хранения три года и выше и означает, что срок хранения этих документов необходимо согласовать с экспертно-проверочной комиссией государственного или муниципального архива или экспертной комиссией организации, если она не передает свои документы в архив, и, возможно, часть таких документов может иметь научно-историческое значение и должна передаваться на хранение в государственный или муниципальный архив или постоянно храниться в организации.

***

"Уникальные домовые книги могут стать музейными раритетами. Так произошло с книгой известного "Дома правительства". Она чудом сохранилась у Михаила Коршунова, чья предвоенная юность прошла в этом доме. Коршунов стал прообразом Химиуса, героя "Дома на набережной" Ю. Трифонова.

Здесь в разные годы жили Подвойский, Литвиновы, Хрущев, дочь Сталина Светлана Аллилуева, Тухачевский.

Домовая книга 1939 г. - удивительный документ того времени. Фиолетовые записи "Выбыл", "Выписан ошибочно" (это значит поторопились, жилец еще не арестован), и, наконец, фиолетовая печать "Проверен, 1942 год". Фамилии жильцов, известных, а также тех, кто предпочитал в то время "оставаться в тени". Например, начальник следственной части НКВД Кабулов или будущий нарком внутренних дел Меркулов... Палачи и жертвы жили под одной крышей".

Московские новости. 18 декабря 1988. N 51.

Третья задача - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

В рамках этой задачи возможно оставление на постоянное хранение документов с временными сроками хранения, в том числе копийных, которые могут восполнить утраченную информацию, ранее имевшую место в других документах, подлежащих постоянному хранению.

Решение этой задачи напрямую связано с понятием реконструкции архивного фонда и даже в отечественном архивоведении появился такой термин, как "идеальная опись":

Четвертая задача - отбор на хранение наиболее информативноемких документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в архиве или архивохранилище организации, государственном или муниципальном архивах. Такой подход наиболее ярко прослеживается при отборе на постоянное хранение планово-отчетной документации, когда, например, при наличии квартальных и полугодовых отчетов первые определяются временным сроком хранения, вторые - постоянным при наличии полугодовых и годовых отчетов, соответственно первые определяются временным сроком хранения, вторые - постоянным. Но этот подход, хотя и ведет к "освобождению архивной полки", является достаточно схематичным, ибо статистические данные не всегда совпадают в документах, составленных за разные отчетные периоды.

Есть и другая проблема: такой "архивный" подход не всегда устраивает исследователей, которые справедливо отмечают, что общее порой скрывает частное, а именно индивидуальность частного иногда бывает важнее обобщенного общего.

В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще "не родилось".

В архиве или архивохранилище организации происходит выделение из всего объема документов организации дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный, муниципальный архив, или негосударственное хранилище.

Кроме этого, отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет ЭПК (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются комиссией, которая называется экспертной комиссией (ЭК) организации (система экспертных органов будет рассмотрена ниже).

В государственном или муниципальном архиве, во-первых, обязательно проверяют решение экспертных органов организации, во-вторых, проводят экспертизу ценности документов в следующих случаях: по истечении сроков временного хранения документов, поступивших от ликвидированных организаций; при поступлении в архив документов в неупорядоченном состоянии (россыпи); в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.

Разбор россыпи - это крайне редкий вид работы, но все-таки приходиться заниматься разбором "свалившейся" вследствие политических, социальных катаклизмов или перестроек, а также ликвидации организаций без правопреемников неупорядоченных документов.

***

В ходе известных событий октября 1993 г. под угрозу была поставлена сохранность документов высшего органа законодательной власти государства - Верховного Совета Российской Федерации, имеющих важнейшее историческое и политические значение. Росархив в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 24 сентября 1993 г. N 1446 организовал вывоз документов из обгоревших помещений Верховного Совета Российской Федерации. В результате в ГАРФ поступило 48 тонн документов текущего делопроизводства аппарата Верховного Совета Российской Федерации в россыпи, а также порядка 45 тыс. архивных дел. В настоящее время весь этот комплекс приведен в порядок, описан и доступен пользователям.

Современные проблемы состояния сохранности, комплектования и использования
Архивного фонда Российской Федерации: Доклад Козлова В.П. в Общественной
палате Российской Федерации. 2 марта 2006. С. 11.

Раньше в большей степени, теперь в меньшей проводится целевая комплексная экспертиза ценности документов.

Целевая комплексная экспертиза - это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:

вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;

однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

лиц, связанных родственными или личными отношениями.

Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственном или муниципальном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений (Методические рекомендации по проведению целевой комплексной экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архивах. - 20 с. [6]). В настоящее время в государственных и муниципальных архивах целевая комплексная экспертиза проводится крайне редко из-за ее экономической неэффективности.