Архивный фонд, фондообразователь

Понятие архивного фонда, фондообразователя. Докумен­тальный фонд. Архивный фондом называется принятый на государственное хранение комплекс документов, образовав­шихся в процессе деятельности учреждений, организаций. предприятий, отдельного лица (семьи, рода), имеющих между собой исторические и (или) логические связи. Учреждения, организации, предприятия, войсковые части, отдельные лица и др., в деятельности которых образуются документы, на­зываются фондообразователями. В состав Архивного Фонда РФ входят архивные документы независимо от источника их происхождения и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе управленческая, юридическая документация, документация, содержащая ре­зультаты конструкторских, технологических работ, документы на электронных носителях.

Архивный фонд выступает в качестве классификационной и учетной единицы, распространяемой на все комплексы до­кументов, находящиеся в архивах, независимо от способа и техники их создания. Объем архивных фондов исчисляется количеством единиц хранения и может колебаться от одной единицы хранения до сотен тысяч единиц хранения.

Формируется архивный фонд из материалов документаль­ного фонда — так называется вся совокупность документов (независимо от их ценности и места нахождения), возникших в процессе деятельности какого-либо фондообразователя. Особенность документального фонда состоит в том, что он включает материалы как с постоянными, так и с временными сроками хранения и не имеет стабильного состава. Важнейшую роль при классификации документов играет принцип недроби-мости архивных фондов. В соответствии с этим принципом ком­плектование архивов должно осуществляться таким образом, чтобы материалы одного фонда полностью концентрировались в одном архиве. В пределах архивного фонда учетно-классифи-кационной единицей является единица хранения документов. Архивные материалы включаются в состав Архивного Фонда РФ на основании экспертизы ценности и подлежат государ­ственному учету. Дело фонда. Существует так называемое дело фонда, т.е. дело, заводимое в архиве для хранения документов по истории и со­стоянию архивного фонда. В дело фонда помещаются:

• историческая справка о фондообразователе;

• схема систематизации дел фонда;

• рабочая инструкция по обработке материалов;

• акты о приеме материалов;

• акты о выделении материалов к уничтожению как не под­лежащих хранению;

• акты проверки наличия и состояния материалов;

• акты о неисправимом повреждении материалов;

• копии характеристик фонда, составленных для путево­дителя;

• обзоры фонда;

• справки об использовании материалов фонда и др.

. Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся вделопроизводстве архива, то вдело фонда помеща­ется справка с перечислением этих документов и указанием их местонахождения. Каждому делу фонда присваивается номер и название данного фонда. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.

Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменениях в справочном аппарате фонда включаются в дело фонда только после отметки на этих документах о произведенных записях в списке фондов, листе фондов, в описях, реестре описей. Вы­полнение этого требования обеспечивает контроль за своевре­менным отражением в учетных документах всех происходящих с фондом изменений. Все листы фонда должны быть подшиты и пронумерованы; на документы дела фонда составляется внутренняя опись.

Проблемы фондообразования. В настоящее время социально-политические и экономические изменения в нашей стране по­ставили перед архивоведением и архивным делом ряд вопросов, требующих новых решений. К их числу относится фондирование документов, т.е. организация хранения и учета документации государственных и общественных организаций, отличающаяся от ранее существовавшей системы советских органов власти, организаций, предприятий и учреждений. Проблема заключа­ется в том, что самостоятельным фондообразователем может быть организация, не зарегистрированная в установленном порядке и не имеющая статуса юридического лица. И в этом случае наибольшую трудность при фондировании докумен­тов вызывает вопрос, возник ли новый фондообразователь в результате происшедших с организацией изменений и из его документов надо создавать самостоятельный архивный фонд, или имела место реорганизация прежнего фондообразователя, и его архивный фонд следует продолжать.

В дополнительном изучении нуждается и вопрос создания объединенных архивных фондов. Решение вопросов фонди­рования неразрывно связано с практикой комплектования, поэтому уже на стадии включения фондообразователя в список источников комплектования следует продумывать порядок организации его документов в архиве. Необходимо, чтобы этой проблематике больше внимания уделяли архивные структуры, работающие с ведомствами: они первыми получают инфор­мацию о происходящих с фондообразователями изменениях и должны оперативно ставить и решать эти вопросы совместно с ВНИИДАД и научно-совещательными органами архивных учреждений.

С развитием новых информационных технологий обра­зовался новый вид источников — электронные документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме. Опыта хранения таких документов в нашей стране меньше, чем, например, на Западе. Вопрос об организации хранения электронных документов в государственных архивах требует дальнейшей разработки.

Архивные коллекции

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов и дел, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей (организаций или лиц), объ­единенных по тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому или какому-либо иному признаку, например «Мемуары», «Документы участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.».

Признаки группировки документов могут сочетаться между собой. Выбор того или иного признака зависит от специфи­ки документов и целей образований коллекции. В основе некоторых коллекций лежит принцип происхождения; такие коллекции сложились в процессе деятельности организации или лица. Основой образования других коллекций является принцип логической связи, т.е. комплексы собраны искусствен­но. В отличие от архивных фондов для архивных коллекций характерно преобладание не исторических, а логических связей. Обычно коллекции поступают в архив в виде уже сложившихся документальных комплексов или создаются из отдельных разрозненных документов, которых слишком мало для того, чтобы организовать из них самостоятельные архивные фонды.

Объединенный архивный фонд создается в государственном архиве исходя из требований целесообразности для облегчения пользования документами и упрощения учета, так как наличие архивных коллекций уменьшает количество фондов, преимущественно мелких. Объединение фонда проводится на основе нескольких признаков, объединяющих материалы, после тщательного изучения документов. В первую очередь применяются признаки общности функций, административ­но-территориальной принадлежности (одного района, города, области и т.п.), принадлежности к одной отрасли экономики.

Архивные коллекции могут быть собраны каким-либо част­ным лицом и поступить в таком виде в архив (коллекции древних рукописей, автографов, нотных рукописей и т.п.). В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) по кото­рому объединяются документы.

Ра и ювидностью архивной коллекции является персональное собрание — коллекция, состоящая из автографов и других до­кументов какого-либо выдающегося деятеля, а также из мате­риалов о нем, независимо от их происхождения.

Объем коллекций исчисляется количеством единиц хране­ния. Каждая коллекция учитывается как отдельный фонд.