Ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

Делопроизводство по заявлениям, предложениям и жалобам граждан ведется отдельно от общего делопроизводства. Все поступающие обращения граждан в офисы, учреждения, организации или на предприятии должны быть зарегистрированы в регистрационно-контрольных карточках в день их поступления и переданы на рассмотрение в этот же день. На обращении не должно быть более одной резолюции. Срок рассмотрения обращения граждан, который исчисляется с момента получения установлен не менее 1 месяца со дня поступления, а не требующего дополнительного изучения и проверки – не позднее 15 дней. Письменные обращения, не содержащие подписи гражданина с указанием фамилии, имени и отчества, данные о месте жительства или работы (учебы), считаются анонимными и рассмотрению не подлежат. Регистрационный индекс и дата регистрации обращения указываются в регистрационном штампе, расположенном в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте первой страницы. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс. Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах. Один экземпляр карточки вместе с обращением передается исполнителю, второй - помещается в контрольную картотеку. Контроль за своевременным обращением граждан возлагается на должностных лиц или структурные подразделения, осуществляющие непосредственное ведение делопроизводства по письменным и устным предложениям, заявлениям и жалобам граждан. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия мер по разрешению обращения. Решение о снятии контроля обращений граждан принимают руководители и другие должностные лица органов, ответственных за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан. Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дело для обеспечения их сохранности и оперативного поиска в справочных целях. Срок хранения таких документов – 5 лет.

 

 

13.Правила оформления реквизитов документов.

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами (это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение). Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет «формуляр» этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов, называются типовыми. Государственный герб РБ помещается на бланках с угловым расположением реквизитов. Его помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения – не более 17 мм.Эмблему организации или товарный знак используют на бланках организаций всех форм собственности в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Республики Беларусь.Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в её учредительных документах, и указывается обязательно вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Под полным наименованием организации указывают в скобках сокращенное наименование.Почтовый адрес отправителя оформляют в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, действующими на территории Республики Беларусь.Название вида документа, составленного или изданного организацией, должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. На бланке письма наименование вида документа не указывают.

Дата документа. Реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Регистрационный индекс документа состоит из его порядкового номера. Место составления или издания располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс». Адресат. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

 «Гриф утверждения» реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа на расстоянии 10 см от левого поля. «Резолюция» документа. Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Заголовок к тексту реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Точку в конце заголовка не ставят.Текст официального документа. Отметку о наличии приложения к документу. «Подпись» реквизит документа, представляющий собой наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись и ее расшифровку.

 «Визы» располагают на последнем листе документа ниже реквизита «Подпись» и проставляют на остающихся в организации документах. Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты.Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Например, документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с финансовыми средствами и др.При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись (слово «Верно» без кавычек), должность лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, например:Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующую о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

 

 

Общение в бизнесе

Общение представляет собой процесс взаимосвязи и взаимодействия общественных субъектов (классов, групп, личностей), в котором происходит обмен информацией, опытом, способностями, умениями и навыками, а также результатами деятельности. Оно является одним из необходимых и всеобщих условий формирования и развития общества и личности.1. Всякое общение начинается с контакта и существует множество приемов начать беседу, чтобы побудить собеседника к общению и создать максимальное поле возможностей для дальнейшего делового обсуждения и принятия решений. При установлении контакта необходимо, прежде всего продемонстрировать доброжелательность и открытость общения. Это достигается мягкой улыбкой небольшим наклоном головы в сторону собеседника, выражением глаз. Не нужно торопиться с приветствием, чтобы оно не помешало началу контакта. Надо как бы осмотреться и создать доброжелательную атмосферу. Далее следует словесное обращение, приветствие, после чего нужно выдержать паузу, чтобы дать человеку ответить, включиться в общение. На данном этапе необходимо определить эмоциональное состояние партнера и в зависимости от этого состояния и своих целей либо самому войти в тот же тон, либо постепенно или ненавязчиво помочь партнеру выйти из нежелательного для вас состояния.2. Этап ориентации помогает определить стратегию и тактику делового общения, развить интерес к нему и вовлечь партнера в круг совместных интересов. На этом этапе надо сразу выяснить, каким по длительности будет разговор (свернутый, четкий, конкретный или подробны, развернутый) и в зависимости от этого строить свою тактику. 3. Для этапов обсуждения проблемы и принятия решения характерны эффект контраста, когда указывая на отличие нашей точки зрения на возможную совместную деятельность от точки зрения партнера, мы психологически удаляемся от него и эффект ассимиляции, действие которого заключается в том, что подчеркивая сходство позиций, мы сближаемся с партнерами.

На данных этапах очень значима направленность на партнера, включение его обсуждение, поэтому особенно важно проявить умение убеждать и слушать.

4. Одна из основных заповедей выхода из контакта – приветливость, так как последе впечатление влияет на тот образ, который останется в памяти партнера и на будущее отношения.    Принято различать прямое и косвенное общение. Прямое общение осуществляется посредством личного контакта, который обладает большой силой эмоционального воздействия, внушения. Косвенное отношение между партнерами осуществляется посредством литературы средств коммуникаций и т.д.

 

12. Механизация и автоматизация работы с документами. Внедрение прогрессивных технических средств в документообороте один из способов повышения управленческого труда. Цель механизации и автоматизации – повышение оперативности управленческого труда, сокращение затрат на документирование, обработку и поиск информации, усиление контроля исполнения, сокращение количества документов.Механизация – обязательное условие работы с документами. Автоматизация производится в организациях, уже имеющих вычислительную базу при наличии следующих условий: •Количество обрабатываемых документов – не менее 20000 в год;

•Кол-во абонентов автоматизированной системы - не менее 5; •Кол-во запросов в систему – не менее 10 в день.

Механизация и автоматизация должна осуществляться на основе упорядоченной системы.

 Механизации подлежат операции со значительным количеством повторяющихся элементов.

Средства организационной техники – комплекс технических средств для механизации (автоматизации).

В делопроизводстве используется оргтехники:

•Копирования и размножения документов;

•Составление и изготовления документов;

•Экспедиционной обработки документов (конвертовскрыватели, нумераторы-датировщики, машины для подшивки бумаг); •Поиска, хранения и пересылки документов (стеллажи, шкафы и пр);

•Административно-управленческие связи (радиотелефоны, автоответчик, внутриофисная связь и пр)

Автоматизированная подготовка заключается в передаче электронной машине операций подготовки первоначального текста документа, редактировании, согласование на машинном носителе, без промежуточного выноса на бумагу, при помощи вывода текста на дисплей.Автоматизированные информационно-поисковые системы (ИПС) строится на базе данных регистрации документов с использованием единого обязательного реквизита документов.Для автоматизации используются следующие программы: •Текстовый редактор; •Электронные таблицы; •СУБД;

•Специализированные прикладные программы (регистрации и контроля, бухгалтерские, справочные и т.д.)

 

14.Организация оформления работы ведомственного архива. Передача документов на хранение в ведомственный архив осуществляется, согласно утвержденного графика. График составляется архивом и утверждается руководителем организации (учреждения). Эта работа должна проводится ежегодно.

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача производится по описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрой и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. Один экземпляр описей возвращается сдатчику. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

 

15.Организация работы с документами, содержащими коммерческую тайну К конфиденциальной информации могут быть отнесены следующие группы сведений:

•о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность; •составляющие тайну следствия и судопроизводства; •информация, связанная с профессиональной деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Конституцией Республики Беларусь и законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.); •информация, связанная с коммерческой деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Республики Беларусь и законами (коммерческая тайна).

Степень доступа конфиденциальных документов используют, исходя из сложившейся практики организаций и предприятий, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Практически степени доступа конфиденциальных документов определяет сама организация. Степени доступа и их наименования могут быть разнообразны: особой важности; совершенно секретно; секретно; для служебного пользования; не для печати; конфиденциально и т.д. Наименование степени ограничения доступа обозначается реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу», который свидетельствует об особом характере информации. «Гриф ограничения доступа к документу» оформляется без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа.Определение документов к категории конфиденциальных производится исполнителем, лицом, подписывающим документ, и руководителем организации, а на издании – автором (составителем) и руководителем, утверждающим издание к печати. Руководители имеют право снимать гриф с документов, подготовленных в данной организации, а также полученных от подведомственных организаций, с уведомлением их об этом.Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования конфиденциальных документов, а также их неразглашение возлагается на службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или специальное подразделение. Вся поступающая в организацию корреспонденция с грифом ограничения принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами.

Регистрации подлежат все поступающие и создаваемые документы, а также издания. Регистрация документов и изданий в ИПС производится отдельно от регистрации несекретной документации.