Способы децентрализации системы управления

Можно выделить два основных способа децентрализации.

1) делегирование полномочий.

2) выделение подразделений в самостоятельные юридические лица.

Делегирование полномочий осуществляется по решению первого руководителя фирмы. От его же решения зависит, на каком этапе и при какой производственной ситуации делегировать или децентрализовать полномочия.

Делегирование полномочий тесно связанно с делегированием, передачей подчиненным функций и определением ответственности.

Вопрос делегирования полномочий возникает не сам по себе, в связи с необходимостью передачи подчиненным дополнительных функций. (В данном случае синонимом слова «функция» является слова «работа»). По мере роста и развития предприятия руководителю приходится делегировать часть работы, функций на нижестоящие уровни. Для того чтобы подчиненные могли эффективно выполнять возложенные на них обязанности им необходимо передать дополнительные полномочии. Например, если теперь все производственные проблемы на предприятии решает заместитель директора по производству, то тогда необходимо ему передать соответствующие полномочия по управлению производственным персоналом. В противном случае зам. директора по производству не сможет выполнять работу по организации производственного процесса. В тоже время при делегировании полномочий ответственность никогда не делегируется. Директор передав полномочия по организации производства своему заместителю по производству, не снимает с себя ответственности за производственный процесс. За директором остаются функции контроля за производственным процессом и ответственность. Ответственности становится как бы больше, за производственный процесс отвечают теперь и зам. директора по производству и директор.

Для того чтобы система управления работала эффективно должен соблюдаться определенный баланс между функциями, полномочиями и ответственностью. При передаче функций, для эффективного выполнения работы должны соответственно делегироваться и полномочия. Если работник наделяется полномочиями (правом распоряжаться ресурсами и руководить), то он должен нести ответственность в пределах переданных полномочий.

И совсем не допустимо (но, к сожалению, в реальной жизни встречается), когда функции делегируются одним сотрудникам, полномочии передаются другим, а отвечают третьи. Об эффективности управления в таком случае говорить не приходится.

Децентрализация управления путем выделения подразделений в самостоятельные юридические лица целесообразна, когда на предприятии необходимо уменьшить количество уровней управления. 

Для рассмотрения этой ситуации остановимся сначала на такой категории, как норма управляемости. Норма управляемости – это количество людей, которыми непосредственно управляет руководитель, которые находятся в его непосредственном подчинении. Оптимальная норма управляемости – 7 человек. Это обусловлено особенностью оперативной памяти человека: хранить информацию о семи несвязанных между собой объектов. В реальной жизни норма управляемости может достигать до 40 человек. Норма управляемости зависит от способностей, опыта руководителя, а также от однородности выполняемых задач. Бригадир может руководить бригадой из 40 человек, если рабочие, выполняют однотипные операции. В противном случае, при выполнении разнородных операций количество подчиненных резко сокращается.

При большой норме управляемости, руководитель испытывает большие информационные перегрузки, эффективность управления падает. Для того, чтобы уменьшить норму управляемости, вводится дополнительный уровень управления (рис. 1), в нашем примере у директора в подчинении появляются заместитель директора по производству.

В свою очередь многоуровневая система управления имеет следующие недостатки:

1) при прохождении многих уровней информация «запаздывает», «устаревает». Пока команда идет сверху вниз ситуация может существенно изменится, и то что было правильным раньше, может потерять свою актуальность в новой ситуации. Структура теряет гибкость.

2) при прохождении многих уровней информация может искажаться, теряться.

3) при многоуровневой системе управления сложно проводить реформы. Так как руководители, каждого уровня имеют свои интересы. Много времени уходит на согласование позиций.

Для того чтобы уменьшить количество уровней управления в организационной структуре предприятия необходимо рассмотреть возможность его реорганизации путем выделения подразделений в самостоятельные юридические лица. Принцип такого выделения легко проиллюстрировать на примере дивизиональной структуры управления при диверсифицированном производстве на предприятии.

На производстве «А» осуществляется сборка агрегатов для сельскохозяйственных машин. На производстве «В» изготавливается мебель для населения. Как видно из производственной структуры технологическая взаимосвязь между производством «А» и «В» отсутствует. Поэтому выделение производств «А» и «В» в самостоятельные юридические лица пройдет безболезненно. Вместо одного юридического лица образуются три юридических лица: материнская компания, владеющая 100% пакетом акций (или долей) и управляющая двумя дочерними компаниями. Материнская компания по своей сути становится холдинговой компанией, она не занимается производственной деятельностью, а основное внимание уделяет управлению, концентрации финансовых потоков, распределению прибыли.

Если предприятие не обладает диверсифицированным производством, то выделение производств в самостоятельные юридические лица следует осуществлять очень и очень осторожно, чтобы не нарушить единую технологическую цепочку, что, в конечном счете, может привести к удорожанию продукции, и потери управляемости предприятием.

III. Власть и ее виды

Лидерство – это способность оказывать влияние на отдельных людей и группы, направляя их усилия на достижение целей организации. Лидерами становятся не по воле организации, хотя возможности вести за собой людей можно увеличить путем делегирования полномочий. Действия лидеров не ограничиваются рамками каких либо полномочий и структур.

Влияние определяют как поведение одного индивида, которое вносит изменения в поведение, отношения, ощущения другого индивида. Конкретные средства, с помощью которых одно лицо может влиять на другое, разнообразны: просьба, угроза увольнения. Один человек может влиять на другого и с помощью только идей. Примером может служить коммунистическая идея.

Власть – это возможность влиять на поведение других. В дополнение к формальным полномочиям, руководителю требуется власть, так как он всегда зависит от людей, которые руководителю не подчинены, например, это работники других подразделений и организаций, клиенты. Кроме того, большинство работников в современных организациях не будет полностью подчиняться всем приказам только потому, что они отданы начальником.

Власть — это способность изменить ситуацию.

Если полномочиями (правом распоряжаться ресурсами и давать управленческие указания) наделяется должностное лицо, то властью обладает конкретный человек, либо в силу занимаемой должности, либо в силу своих каких-то личных качеств.

Власть лица А над лицом В - это зависимость лица В от лица А. Чем сильнее зависимость, тем сильнее власть.

Не может быть абсолютной власти, так как лицо В не может во всем зависеть от лица А. Например, подчиненный во многих ситуациях зависим от решений своего руководителя. Но и судьба руководителя в определенной мере зависит от поведения, отношения подчиненных к руководителю. В сложных производственных ситуациях подчиненные при желании могут не довести до руководства важную производственную информацию для принятия решения последним, что существенным образом может повлиять на качество принятого решения, а значит на профессиональную карьеру руководителя.

Существуют различные способы влияния на ситуацию, поэтому в зависимости от способа влияния на людей можно выделить следующие виды власти:

1. Власть, влияние, основанные на страхе (боязнь потерять работу, лишиться премии, понижения зарплаты и т.п.). Такой способ влияния на подчиненных может дать довольно быстрый эффект, но в долгосрочной перспективе такой способ воздействия имеет большие недостатки. Во-первых, подчиненные из-за страха наказания будут доводить до руководства только ту информацию, которая будет выгодна для подчиненных (будут стремиться приукрасить ситуацию). В результате руководитель не будет иметь достоверной информации о состоянии дел на предприятии. Чтобы выявить истинное положение дел и проверить насколько правдиво предоставляет информацию тот или иной подчиненный, руководителю придется усилить контроль за каждым работником. Но любое «усиление» контроля - это дополнительные затраты времени и денежных средств. Контроль становится очень дорогим. Во-вторых, постоянное нагнетание напряжения, страх быть наказанным делает работников безынициативными, и говорить в этом случае о высокой производительности труда не приходиться.

2. Власть, влияние, основанные на поощрении (продвижение по службе, повышение зарплаты, выплата премии и т.д.). Такой способ воздействия на подчиненных благотворно действует на психологический климат в коллективе. Работники, как правило, проявляют инициативу, не боятся вносить предложения руководству по улучшению процесса производства. Но влияние, основанное на поощрении имеет и свои недостатки. Во-первых, руководитель не всегда может правильно оценить, что в данном случае является стимулом, поощрением для работника. Не секрет, что для одного сотрудника выплата премии в размере 1000 рублей может послужить стимулом, для другого такое получение дохода останется просто не замеченным. Во-вторых, для того чтобы воздействовать на людей с помощью стимулов необходимо иметь соответствующие ресурсы. А ресурсы, как правило, ограничены. «Пряников» может на всех не хватить.

3. Власть, основанная на знании или экспертная власть. Как правило, ей обладают специалисты высокой квалификации.

4. Власть, основанная на харизме, то есть власть построенная на личных качествах человека (обаяние, привлекательность, независимость характера и т.д.)

5.Власть, основанная на традициях. В течение тысячелетий традиции укрепляли власть начальства. Традиция особенно важна для формальных организаций. Возможность поощрять и наказывать укрепляет власть руководителя, дает возможность беспрепятственно отдавать приказы. Было бы чрезвычайно неудобно и заняло бы много времени, не говоря уже о затратах, если бы руководство должно было бы предлагать вознаграждения всякий раз, когда ему необходимо заставить подчиненных выполнять какую-либо работу. Таким образом, функционирование организации во многом зависит от готовности подчиненных по традиции признавать законную власть руководства.

Традиция — привлекательный инструмент, как для организации, так и для руководителя. Она обладает огромным преимуществом - безличностью. Исполнитель реагирует не на человека, а на должность. Это обстоятельство повышает стабильность организации, так как организация не зависит от жизни одной личности.

6. Власть, основанная на убеждении. Чтобы оказывать влияние на другого человека, нет необходимости наказывать или поощрять, обладать харизмой или особыми знаниями. Одним из самых эффективных способов влияния является убеждение - эффективная передача своей точки зрения. Недостатки влияния через убеждение — медленное воздействие и неопределенность. Усилий может быть вложено много, но нельзя быть уверенным, что слушатель воспринимает сказанное.

Полномочия и власть в системе управления тесно взаимосвязаны, в тоже время, как это видно из определений, это абсолютно разные понятия. Если полномочия - это право распоряжаться ресурсами организации, то власть - это способность изменить ситуацию. Конечно, чем больше полномочий, а значит, прав распоряжаться ресурсами, в том числе и трудовыми, тем легче изменить, повлиять на ситуацию. Но это не всегда так. Отдельные способы влияния, а значит, виды власти вообще не требуют каких-либо полномочий. Например, власть, основанная на харизме или экспертная власть. Данные виды власти в основном зависят от личных качеств человека.

Следующее принципиальное отличие полномочий и власти. Полномочия делегируются должностному лицу. Директор делегирует полномочия своему подчиненному, например, заместителю. Властью же обладает конкретный человек, либо в силу своего должностного положения (в данном случае власть и полномочия различить очень трудно), либо в силу своего обаяния и привлекательности (власть, основанная на харизме), либо в силу своих специальных или энциклопедических знаний (экспертная власть). Наиболее наглядный пример, где легко развести и понять категории «власть» и «полномочия» - это работа секретаря директора. Секретарь директора не обладает полномочиями, так как не имеет право распоряжаться ресурсами организации и давать управленческие указания. Функция секретаря - довести до нужных служб, уровней управления распоряжения директора. В тоже время, не обладая полномочиями, секретарь имеет определенную власть и это прослеживается, когда сотрудникам организации необходимо подписать у директора те или иные документы. Секретарь имеет возможность ускорить или замедлить подписание руководителем тех или иных бумаг, а значит, повлиять на ситуацию.

Следующее принципиальное различие полномочий и власти.

Если рассматривать управление конкретной организацией, то полномочиями наделяется конкретное должностное лицо данного предприятия. Властью же может обладать, человек, не имеющий к данной организации никакого отношения. Например, начальнику отдела кадров необходимо подобрать кадры на должность механика.

К нему с просьбой помочь в трудоустройстве выпускника политехнического института обратился друг, старый товарищ.

Естественно, при всех прочих равных условиях (при равенстве всех претендентов на эту должность), вероятность того, что просьба будет удовлетворена, очень высока. Таким образом, на исход выбора претендента на должность механика, повлиял, человек, не имеющий отношения к данной организации (в нашем примере боевой товарищ начальника отдела кадров).

 Основы власти:

1. Принуждение физическое иди основанное на законе,

2. Обладание дефицитными ресурсами:

- материальными;

- информационными;

- знаниями и умением;

 -связями.

3. Добровольное подчинение:

- традиция;

- харизматической личности;

- в силу убежденности;

- на основе сотрудничества.

Прочность власти руководителя в современных организациях в целом имеет тенденцию к ослаблению. Обусловлено это следующими основными причинами.

Во-первых, значительно сократился разрыв между руководителем и подчиненными в уровне образования и квалификации. Если прежде преобладание первых во всех случаях было неоспоримым, то сегодня подчинение зачастую превосходят руководителей во многих отношениях. За руководителем остаются лишь формальное преимущество в занимаемой должности, организаторские способности или личный авторитет.

Во-вторых, вместо прежних универсальных работников, заменить которых можно было в любой момент, основу организации стали составлять узкие специалисты, обладающие высокой, подчас уникальной квалификацией. Их уход по тем или иным причинам может обернуться катастрофой. Понятно, что безоговорочно властвовать над такими людьми, особенно прежними преимущественно административными методами, просто невозможно.

В-третьих, переход к профессиональному комплектованию вооруженных сил, появление возможности альтернативной службы, снижение роли церкви и религиозных обрядов в жизни западного общества и многолетнее забвение их в России привели к ослаблению традиции послушания, формировавшейся прежде у большей части, особенно мужского населения.

В-четвертых, мобильность работников, их широкие внешние связи, легкость доступа к информации (достаточно вспомнить интернет!) и т.п. значительно облегчают для хороших специалистов поиск нового места приложения своих способностей. Это делает их менее зависимыми от администрации.

В итоге власть руководителей над подчиненными существенно ослабляется, меняет формы проявления, становится более гибкой. В ряде случаев руководители делятся этой властью с подчиненными (делегирование полномочий, коллективное принятие решений.

Факторы, ослабляющие власть современных руководителей:

- высокий уровень образования и квалификации исполнителей:

- уникальность профессиональных качеств исполнителей;

- высокая информированность и мобильность;

- общее ослабление традиции подчинения.

IV. Вопросы и задания

 

1) Дайте определение полномочий.

2) Кто наделяет полномочиями директора предприятия и прочих работников фирмы?

3) Назовите типы полномочий.

4) На основании какого критерия сотрудники предприятия делятся на линейный и штабной персонал?

5) Кто обладает линейными полномочиями, а кто штабными?

6) Дайте определение линейных полномочий.

7) Приведите пример линейных работников и штабных.

8) Назовите виды штабных полномочий.

9) В чем суть рекомендательных полномочий?

10)  Объясните права штабных работников, если они наделены полномочиями обязательных согласований.

11)  В чем суть параллельных полномочий?

12)  Кто обладает функциональными полномочиями? В чем суть этих полномочий?

13)  Кто обладает линейными полномочиями внутри штабных подразделений и в чем их суть?

14)  Приведите примеры, когда один и тот же штабной работник в зависимости от решаемой производственной задачи обладает различными полномочиями.

15) Централизованная система управления. Её достоинства и недостатки.

16) Децентрализованная система управления. Её достоинства и недостатки.

17) Перечислите признаки, на основании которых можно определить степень централизации (децентрализации) системы управления.

18) Какие документы необходимо рассмотреть, чтобы определить степень централизации (децентрализации) системы управления?

19) Назовите способы децентрализации системы управления.

20) Понятие и необходимость делегирования полномочий.

21) Взаимосвязь функций, полномочий и ответственности.

22) Норма управляемости.

23) Недостатки многоуровневой системы управления.

24) Способы уменьшения (сокращения) количества уровней управления.

25) Понятия власти и её виды.

26) Формула власти.

27) Принципиальное отличие власти и полномочий.

28) Достоинства и недостатки власти, основанной на страхе.

29) Достоинства и недостатки власти, основанной на поощрении.

30) Какой вид власти зависит в первую очередь от личных качеств человека?

31) Достоинства власти, основанной на традициях.

32) Достоинства и недостатки власти, основанной на убеждении.

33) Назовите факторы, ослабляющие власть руководителей на современном этапе.