Глава 3. Совершенствование организации делопроизводства в городском суде Г. Стерлитамак

3.1. Технология работы с документами в городском суде г. Стерлитамак

 

Распорядительные документы, поступающие из Судебного Департамента Республики Башкортостан, могут доводиться до структурных подразделений непосредственно или путем издания внутренних распорядительных документов, в которых излагается содержание документа, поступившего из вышестоящего суда.

Представляемые на подпись руководству суда распорядительные документы визируются исполнителями и руководителями всех заинтересованных подразделений с указанием их должностей и даты согласования. Визы ставятся на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа или на листе согласования. Распорядительные документы, подписанные председателем городского суда и его заместителями, регистрируются в канцелярии.

При подготовке исходящих документов суда специалист руководствуется требованиями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утвержденной постановлением Государственного стандарта Российской Федерации. Документу присваивается исходящий регистрационный номер, состоящий из индекса подразделения и очередного порядкового номера исходящих из подразделения документов. Копия документа хранится в подразделении в деле по номенклатуре. На исполненном документе (его копии либо копии ответа) руководитель подразделения делает отметку: «Исполнено. Снять с контроля. В дело», ставит свою подпись и дату.

Специалист подразделения оформляет документы и приложения к ним, вносит информацию об исполнении и отправке документов в карточку и подшивает в соответствующее дело по номенклатуре.

Подготовленная к отправке корреспонденция передается в экспедицию в запечатанных конвертах с надписанным адресом. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется реестр на рассылку, на каждом документе указывается только один адресат. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам.

Все дела, поступившие на судебный участок, регистрируются на учетно-статистических карточках, во входящем журнале и в алфавитном указателе. В учетно-статистических карточках указывается вся информация по движению дела со дня подачи иска до его рассмотрения. Так же поступившие дела регистрируются в электронном виде на ПК в программе ГАС «Правосудие». Когда заявитель лично сдает документы, принимающий их специалист проставляет на втором экземпляре заявления штамп с полным наименованием суда, датой приема заявления, указывает свою фамилию и расписывается. В день поступления все заявления передаются в группу регистрации. Специалист группы регистрации, проверив, не поступало ли данное или аналогичное исковое заявление ранее, присваивает ему регистрационный номер, впоследствии являющийся и номером судебного дела, который включает в себя индекс суда, порядковый номер искового заявления в пределах текущего календарного года, через дробь - календарный год поступления документов в суд. Этот номер группой регистрации вносится в штамп суда на исковом заявлении, а специалистом судебного состава указывается на обложке судебного дела.

Встречное исковое заявление регистрируется по номеру основного искового заявления и рассматривается одновременно с основным заявлением. После получения искового заявления специалисты группы регистрации заносят необходимые сведения в журналы и карточки учета.

Ежедневно в конце рабочего дня канцелярия формирует реестры передачи исковых заявлений для каждого судебного состава. Затем исковое заявление передается в соответствующий судебный состав согласно специализации под расписку специалиста состава в реестре. Один экземпляр реестра остается в судебном составе, другой, с подписью лица, принявшего исковое заявление, хранится в делах группы регистрации. Специалист судебного состава незамедлительно по получении искового заявления регистрирует его в журнале учета движения исковых заявлений и дел судебного состава и передает в этот же день председателю судебного состава для назначения судьи для рассмотрения заявления. На основании его резолюции заявление передается под расписку назначенному судье.

После вынесения судом определения о принятии искового заявления к производству секретарь судебного заседания в твердую обложку «Дело № ______» помещает исковое заявление, приложенные документы, указанное определение суда, проставляет номер дела, соответствующий регистрационному номеру искового заявления, заполняет необходимыми данными внешнюю и внутреннюю стороны обложки дела.

Регистрация дополнительно поступающих документов по делу (отзывы на исковое заявление, дополнительные материалы, письменные ходатайства и т.п.) производится как дополнения к делу. Всем дополнительным материалам присваивается тот же регистрационный номер, что и исковому заявлению, т.е. делу.

Дополнительные материалы после регистрации передаются под расписку в журнале специалисту судебного состава, который передает их судье, в производстве которого находится исковое заявление. По резолюции судьи «В дело» на первом листе поступивших документов они приобщаются к делу и вносятся секретарем судебного заседания в его опись с указанием исходящего номера и даты документа, его наименования и количества листов, а также порядковых номеров листов судебного дела.

О времени и месте судебного разбирательства или совершении отдельных процессуальных действий участвующие в деле лица извещаются судебными повестками установленного образца. Секретарь судебного заседания составляет список дел, назначенных к разбирательству, в котором указываются номера судебных дел, номер зала заседания, время начала судебных заседаний, наименования лиц, участвующих в деле, фамилия судьи.

Перед началом предварительного судебного заседания и судебного разбирательства дела секретарь судебного заседания проверяет, все ли вызванные в судебное заседание лица явились и их полномочия для участия в деле, причину неявки вызванных лиц, докладывает об этом судье и по его указанию принимает меры для обеспечения явки.

Вызванные и явившиеся в судебное заседание лица извещаются об этом под расписку в протоколе судебного заседания. Лицам, не явившимся в судебное заседание, но явку, которых суд признал необходимой, высылаются копии определения об отложении судебного разбирательства заказным почтовым отправлением с уведомлением.

После рассмотрения дела секретарь судебного заседания:

- подшивает материалы судебного дела;

- нумерует листы дела и составляет за своей подписью опись находящихся в нем материалов или продолжает опись, составленную органами расследования;

- делает отметку о результатах рассмотрения дела в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании;

- прилагает к уголовному делу заполненные статистические карточки на подсудимого в отношении осужденных, оправданных лиц, дела в отношении которых прекращены, и лиц, признанных невменяемыми, к которым применены меры медицинского характера;

- по уголовному делу, по гражданскому делу, иск по которому вытекает из уголовного дела, где преступлением причинен ущерб имуществу, прилагает к делу заполненные карточки по учету сумм ущерба в соответствии с действующей Инструкцией по ведению судебной статистики;

- выписывает исполнительные документы по делу, по которому судебные решения подлежат немедленному исполнению.

После совершения всех действий по оформлению дела секретарь судебного заседания суда передает дело в отдел делопроизводства. До вступления судебного постановления в силу, а также до направления дела в кассационную инстанцию в связи с поступлением кассационных, частных жалоб и представлений дело хранится в отделе делопроизводства.

В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения - вертикальный или горизонтальный. Не реже одного раза в 10 лет, для дел постоянного хранения – раз в пять лет, для конфиденциальных документов – ежегодно следует проводить проверки наличия и состояния дел. Такие проверки проводят также при смене заведующих архивами, при массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое архивохранилище.

Одним из элементов документооборота в суде является контроль исполнения документов. Контроль исполнения документов в суде можно разделить на два вида: контроль, осуществляемый председателем суда, за сроками рассмотрения гражданских, уголовных дел и дел об административных правонарушениях (процессуальные сроки) и контроль, осуществляемый работниками отдела делопроизводства (по документам общего делопроизводства), соблюдения исполнительской дисциплины при исполнении организационно-распорядительных документов, писем, обращений.

Контролю в отделе делопроизводства подлежит исполнение всех зарегистрированных документов (в том числе сдача дел, по которым судом вынесены приговоры и решения). Основная цель контроля — обеспечить своевременное и качественное исполнение документов.

Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным (устанавливается председателем суда в резолюции).

Контроль исполнения документа включает постановку документа на учет, регулирование хода исполнения, снятие исполнительного документа с контроля, направление исполнительного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителя о состоянии исполнения документов.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, сообщения о результатах рассмотрения или исполнения соответствующим заинтересованным лицом. Таким образом, исследовав деятельность городского суда, изучив его историю, организацию, компетенцию и полномочия было выявлено ряд проблем в организации делопроизводства, в первую очередь это связано с тем, что, районный суд имеет очень широкую компетенцию, рассматривая большинство дел как первая, а так же апелляционная инстанция.

Первая проблема – большая судебная нагрузка в районном суде. Предпосылками данной проблемы является, тот факт, что процессуальным законодательством районному суду отведен огромный перечень дел имеющих совершенно разную материально-правовую природу. Вследствие этого судьи не успевают тщательно ознакомиться с материалами многих дел, находящихся у них в производстве, и принять по ним верное решение. Так же проблема судебной нагрузки сказывается на скорости рассмотрения дела и приводит к затягиванию процесса.

В практике деятельности суда неоднократно отмечалась недостаточно эффективная организация процесса извещения участников судопроизводства о месте и времени судебного разбирательства, что служило обстоятельством для признания приемлемыми жалоб в части длительности судебного разбирательства. Существует совокупная задержка в судебных разбирательствах вследствие ненадлежащего уведомления районным судом заявителя и его представителя.

Существуют так же проблемы с организацией архивного хранения судебных документов и архивные пробелы в городском суде Стерлитамака.

Архив городского суда второй по объему территориальной подсудности, в котором хранится огромное количество судебных дел. Готовя судебные дела для сдачи в архив, нужно из каждого проверенного дела вносить информацию на ПК о том кто истец, ответчик, какая статья и какое решение, далее эту же информацию нужно было внести в программу.

В городском суде также существуют и другие проблемы:

– возрастает нагрузка на работников архива, осуществляющих учет поступления, выбытия и выдачи документов во временное служебное пользование.

– постоянный рост числа дел приводит к тому, что свободные площади архивов быстро уменьшаются.

– с ростом архивов возрастает вероятность утраты или порчи документов в экстренных случаях – затопление, пожар.

Вторая проблема – проблема кадрового состава и материального обеспечения работников аппарата суда. В первую очередь данная проблема касается секретарей и помощников судей, данные работники суда не имеют тех полномочий, которыми обладают судьи, председатели судов, их заместители, но при этом они играют определенную роль в отправлении правосудия, так как на них возложено много обязанностей связанных организационно-правовым, информационным, документационным и иным обеспечением деятельности судей. Крайне обострилась проблема стабильности кадрового состава аппаратов судов. Недопустимо низким остаётся уровень оплаты труда федеральных государственных гражданских служащих судебной системы. В условиях, когда заработная плата таких же специалистов в других государственных органах и в коммерческих структурах значительно выше, чем в судах, а служебная нагрузка работников аппаратов судов и требования к ним всё возрастают, происходит отток квалифицированных специалистов; выпускники юридических вузов предпочитают идти на работу в иные сферы.

Снижаются возможности формирования системы подготовки резерва кадров для замещения должностей судей.

Третья проблема – неразвитость электронного правосудия.

Главная проблема судебного делопроизводства городского суда г. Стерлитамак, это программа ГАС «Правосудие», которое заключается в неполном знании сотрудниками суда работы с данной программой. А еще у городского суда нет технической возможности принимать процессуальные документы в электронном виде.

Среди проблем российского правосудия существуют такие направления исследований, как современные условия реализации доступа к правосудию в условиях постоянного увеличения потока рассматриваемых районными судьями дел, рассмотрение и разрешение поступающих заявлений своевременно и в указанные сроки. Можно сказать, что судебная система полностью перешла на электронный документооборот.  Получается, что перейти на электронный документооборот в судах не представляется возможным, так как для приема и передачи электронных документов участниками информационного взаимодействия необходимы не только каналы связи и средства защиты информации от несанкционированного доступа.

Исследуя и анализируя проблемы делопроизводства в городском суде г. Стерлитамак, можно прийти к выводу, что они очень схожи, с теми, которые есть в других органах государственной власти, это и кадровые проблемы, и проблемы технического оснащения, загруженность и многие другие. Их необходимо решать. Нужно усовершенствовать организационную работу суда. В первую очередь в городском суде необходимо ввести систему электронного правосудия, которая уже существует в арбитражных судах РФ. Это позволит быстрее и эффективнее справляться с объемом работы, возложенным на аппарат районного суда, а главное сделает более доступным и удобным для граждан подачу заявлений, и позволит отслеживать процесс через интернет.

 

3.2. Направления совершенствования делопроизводства в городском суде г. Стерлитамак

 

Для решения вышеперечисленных проблем были предложены направления по совершенствованию делопроизводства в городском суде г. Стерлитамак:

1. С целью решения проблем общей загруженности городского суда и его работников необходимо во-первых, развитие медиации в России, с помощью данного института существенно уменьшится нагрузка на первую инстанцию, медиация позволит людям разрешить спор до обращения в суд общей юрисдикции; во-вторых, необходимо принять меры по снижению загруженности судебных работников при помощи решения кадровых проблем.

2. Для решения проблемы кадрового состава и материального обеспечения работников аппарата суда необходимо совершенствовать работу с кадровым резервом и сотрудничать со специальными ВУЗами страны. Здесь необходимо придать большое значение формированию кадрового резерва судебных органов как технологии, позволяющей гарантировать стабильность кадрового обеспечения судебной деятельности и создавать условия для профессионального роста кандидатов на должности государственной службы в аппаратах судов. При надлежащей организации данного мероприятия, включая оповещение широкого круга юридической общественности, работу с высшими учебными заведениями, возможно добиться увеличения количества кандидатов в кадровый резерв служащих, повысить уровень образования и квалификации претендентов. Кроме того, необходимо уделять большое внимание содержательной стороне конкурса - определению критериев оценки претендентов.

3. Для решения проблем неразвитости электронного правосудия необходимо также законодательное закрепление юридической значимости судебных документов электронной цифровой подписью, как того требует Федеральный закон «Об электронной подписи». А это возможно только при условии внесения изменений в действующее процессуальное законодательство, так как в настоящее время судопроизводство основано на применении традиционных бумажных носителей.

4. Для решения проблем автоматизированных информационных в судебном делопроизводстве в России выявленных выше, необходимо принять следующие меры:

- устранить риски возникновения сервисных ошибок при электронном обращении граждан, в том числе и при подаче иска;

- ввести возможность создания «электронных дел» и работы с ними в ГАС «Правосудие»;

- рассмотрение возможности внедрения межуровневого и межведомственного взаимодействия в ГАС «Правосудие», в том числе взаимодействия систем разных судов и взаимодействия с правоохранительными органами;

- устранение проблем при проверке достоверности и аутентичности электронных документов;

- обеспечить гарантию безопасности содержащихся в системе ГАС «Правосудие» сведений с помощью повышения уровня достоверности данных, внедрения безопасной технологии обработки конфиденциальной информации, защиты информационных ресурсов при интеграции с автоматизированными системами органов государственной власти, поддержки комплексной системы антивирусной защиты, а также защиты от утечки информации по техническим каналам связи;  

- устранение проблем оперативного включения изменений в системы с помощью запуска обновлений программы ГАС «Правосудие» во всех регионах страны и обучения сотрудников суда порядку работы с программным обеспечением.

В соответствии с проведенным анализом делопроизводства в городском суде г. Стерлитамак можно выделить следующие задачи в обеспечении и организации деятельности судов городского уровня:

- автоматизация и рационализация отдельных трудовых операций в деятельности судей и работников аппарата судов, обеспечение научной организации труда, например: использование шаблонов при изготовлении процессуальных документов и текстов судебных решений, автоматизация лингвистической проверки текстов, печать документов и т. д.;

- комплексная автоматизация судебного делопроизводства: автоматизация регистрации дел и материалов, подготовка процессуальных документов, осуществление процессуальной переписки, планирование заседаний и использования залов судебных заседаний, передача дел в архив и т. п.;

- обеспечение административного управления деятельностью суда: оперативное получение сведений, анализ прохождения и состояния дел в суде (контроль процессуальных сроков), анализ загрузки и управление планами судей, автоматизация распределения судебных дел, автоматизация бухгалтерского учета и материально-хозяйственной деятельности, информационное обеспечение закупок для нужд судов и т. п.;

- формирование государственной и ведомственной судебной статистики: автоматизация подготовки, сбора, обработки, обобщения, анализа, предоставления и распространения статистической и прочей отчетности;

- реализация информационных процессов непосредственно в судопроизводстве (зале судебного заседания): наглядное представление всем участникам процесса, необходимой информации (изображения, тексты, документы, аудио- и видеозаписи, вещественные доказательства), обеспечение защите и обвинению возможности подключения мобильных компьютеров, которые могут быть интегрированы в информационную сеть зала, аудио- и видеопротоколирование судебных процессов и т. п.;

- реализация технологичных способов доступа граждан к правосудию: дистанционное участие сторон в судебном процессе, применение интерактивных технологий информационного взаимодействия (электронная почта, чаты) и т. п.;

- формирование электронного архива судебных документов;

- информационное обслуживание граждан и информирование общественности о деятельности судебной системы: справочные сервисы, сайты судов в Интернет, создание системы пресс-служб и т. п.

- обеспечение безопасности судов, судей и работников аппаратов судов: использование электронных систем видеонаблюдения, контроля доступа в здания и залы судов и т. д.;

- обеспечение учебных процессов в учебных заведениях судебной системы, повышение квалификации судей и работников аппаратов судов непосредственно на рабочих местах[14].

Но наиболее востребованными являются судебные решения и обзоры судебной практики, информация по судебному делопроизводству (дата назначения слушания, участники процесса, решение по делу и т. п.), сведения по госпошлине, формы наиболее необходимых гражданам судебно-процессуальных документов, подаваемых в суд и т. п.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В ходе изучения теоретико-правовых основ организации делопроизводства в судебной деятельности было выявлено, что судебное делопроизводство представляет собой деятельность, которая обеспечивает документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в сфере судопроизводства, в том числе и гражданского.

Регулирование организации делопроизводства в  судебной деятельности осуществляет Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон от 07.02.2011 № 1-ФКЗ «О судах общей юрисдикции в Российской Федерации», Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 17.12.1998 № 188-ФЗ (ред. от 18.04.2018) «О мировых судьях в Российской Федерации» и другие нормативно-правовые акты, а также ГОСТы.

Изучение особенностей организации делопроизводства в городском суде г. Стерлитамак показало, что судебная деятельность связана с оформлением большого количества документов и дел. Их регистрация, учет, контроль за исполнением и сохранностью, ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка их передачи и движения, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передача их в архив регулируются Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде (Утверждена Приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 с последующими изменениями и дополнениями). Законодательная база, регламентирующая работу городского суда и судебное делопроизводство, представлена множеством документов федерального и ведомственного уровня – федеральных законов, правовых актов, постановлений Правительства РФ, указов Президента РФ, разработками Росархива, Минтруда Госкомстата и Госстандарта.  Каждая единица структуры суда выполняет свои функции согласно действующих нормативно – методических документов: инструкции по делопроизводству, должностных регламентов на сотрудников, правил внутреннего трудового распорядка и т.д.

 По исследованию данной темы были выявлены  проблемы в организации делопроизводства:

1. Большая судебная нагрузка в районном суде. Предпосылками данной проблемы является, тот факт, что процессуальным законодательством районному суду отведен огромный перечень дел имеющих совершенно разную материально-правовую природу. Вследствие этого судьи не успевают тщательно ознакомиться с материалами многих дел, находящихся у них в производстве, и принять по ним верное решение. Так же проблема судебной нагрузки сказывается на скорости рассмотрения дела и приводит к затягиванию процесса.  В практике деятельности суда неоднократно отмечалась недостаточно эффективная организация процесса извещения участников судопроизводства о месте и времени судебного разбирательства, что служило обстоятельством для признания приемлемыми жалоб в части длительности судебного разбирательства. Существует совокупная задержка в судебных разбирательствах вследствие ненадлежащего уведомления районным судом заявителя и его представителя.

2. Проблема кадрового состава и материального обеспечения работников аппарата суда. В первую очередь данная проблема касается секретарей и помощников судей, данные работники суда не имеют тех полномочий, которыми обладают судьи, председатели судов, их заместители, но при этом они играют определенную роль в отправлении правосудия, так как на них возложено много обязанностей связанных организационно-правовым, информационным, документационным и иным обеспечением деятельности судей. Крайне обострилась проблема стабильности кадрового состава аппаратов судов. Недопустимо низким остаётся уровень оплаты труда федеральных государственных гражданских служащих судебной системы. В условиях, когда заработная плата таких же специалистов в других государственных органах и в коммерческих структурах значительно выше, чем в судах, а служебная нагрузка работников аппаратов судов и требования к ним всё возрастают, происходит отток квалифицированных специалистов; выпускники юридических вузов предпочитают идти на работу в иные сферы. Снижаются возможности формирования системы подготовки резерва кадров для замещения должностей судей.

3. Неразвитость электронного правосудия. Главная проблема судебного делопроизводства городского суда г. Стерлитамак, это программа ГАС «Правосудие», которое заключается в неполном знании сотрудниками суда работы с данной программой. А еще у городского суда нет технической возможности принимать процессуальные документы в электронном виде. Среди проблем российского правосудия существуют такие направления исследований, как современные условия реализации доступа к правосудию в условиях постоянного увеличения потока рассматриваемых районными судьями дел, рассмотрение и разрешение поступающих заявлений своевременно и в указанные сроки. Можно сказать, что судебная система полностью перешла на электронный документооборот, но не полностью.

Для решения вышеперечисленных проблем были предложены направления по совершенствованию делопроизводства в городском суде г. Стерлитамак:

1. С целью решения проблем общей загруженности городского суда и его работников необходимо, во-первых, развитие медиации в России, с помощью данного института существенно уменьшится нагрузка на первую инстанцию, медиация позволит людям разрешить спор до обращения в суд общей юрисдикции; во-вторых, необходимо принять меры по снижению загруженности судебных работников при помощи решения кадровых проблем.

2. Для решения проблемы кадрового состава и материального обеспечения работников аппарата суда необходимо совершенствовать работу с кадровым резервом и сотрудничать со специальными ВУЗами страны. Здесь необходимо придать большое значение формированию кадрового резерва судебных органов как технологии, позволяющей гарантировать стабильность кадрового обеспечения судебной деятельности и создавать условия для профессионального роста кандидатов на должности государственной службы в аппаратах судов. При надлежащей организации данного мероприятия, включая оповещение широкого круга юридической общественности, работу с высшими учебными заведениями, возможно добиться увеличения количества кандидатов в кадровый резерв служащих, повысить уровень образования и квалификации претендентов. Кроме того, необходимо уделять большое внимание содержательной стороне конкурса - определению критериев оценки претендентов.

3. Для решения проблем неразвитости электронного правосудия необходимо также законодательное закрепление юридической значимости судебных документов электронной цифровой подписью, как того требует Федеральный закон «Об электронной подписи». А это возможно только при условии внесения изменений в действующее процессуальное законодательство, так как в настоящее время судопроизводство основано на применении традиционных бумажных носителей.

4. Для решения проблем автоматизированных информационных в судебном делопроизводстве в России выявленных выше, необходимо принять следующие меры:

- устранить риски возникновения сервисных ошибок при электронном обращении граждан, в том числе и при подаче иска;

- ввести возможность создания «электронных дел» и работы с ними в ГАС «Правосудие»;

- рассмотрение возможности внедрения межуровневого и межведомственного взаимодействия в ГАС «Правосудие», в том числе взаимодействия систем разных судов и взаимодействия с правоохранительными органами;

- устранение проблем при проверке достоверности и аутентичности электронных документов.

Таким образом, поставленная цель изучить организацию делопроизводства в городском суде - достигнута.