Личная подпись Т.Б. Смашникова

"11" 05 2006г.

 

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования: лист согласования может иметь различную форму.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

 

Реквизит 25 (доп.) — «Оттиск печати»

Реквизит заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы захватить часть наименования должностного лица, подписавшего документ. Оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Требования к гербовой печати изложены в ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (с изм. № 1 от 2002 г.).

В Типовой инструкции сказано, что оттиск печати следует располагать так, чтобы он захватывал окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Форма документа может иметь пометки «Место для печати» или «МП». Место для печати может быть обозначено кругом.

На финансовых документах (например, чеках) печать должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать другие реквизиты. Наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности документа.

 

Вопрос 26. Реквизиты 26-30.

 

Реквизит 26 (доп.) — «Отметка о заверении копии»

 

Реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют:

ü заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию;

ü личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

ü дату заверения.

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С.Левченко

Дата

Организация может выдать копии только тех документов, которые создаются в самой организации (кроме нотариата и архива)

 

При решении дел, касающихся приема граждан на работу и учебу, при формировании личных дел организация может изготовить копии документов, выданных другими организациями согласно действующему законодательству (копии дипломов, аттестатов и т.д.).

 

При оформлении копий документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии — отметку о том, что подлинник хранится в данной организации.

 

В Типовой инструкции сказано, что отметка о заверении копии обязательно удостоверяется оттиском печати.

 

Копии документов заверяются руководителем организации или специально уполномоченными им должностными лицами (заместителем или руководящим отдела кадров).

 

Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов.

 

В установленных законом случаях копии уставов, лицензии и т.д. требуют нотариального заверения.

 

 

Реквизит 27 (доп.) — «Отметка об исполнителе»

Реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

Включает в себя:

ü инициалы и фамилию исполнителя документа;

ü номер его телефона.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом.

В.А. Жуков

(812)924 45 67

Реквизит 28 (обяз.) — «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

Реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Включает в себя следующие данные:

ü ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении;

ü слова "В дело";

ü номер дела, в котором будет храниться документ.

 

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

 

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом:

· «Направлен ответ, дата, номер» или «Дан устный ответ»

· «Вопрос решен по телефону» и т.п.

 

Реквизит 29(обяз.) — «Отметка о поступлении документа в организацию»

 

Реквизит содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Регистрационный штамппроставляется на первом листе входящего документа в нижнем правом углу

 

Реквизит 30(доп.) — «Идентификатор электронной копии документа»

Отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память машины. В отметке следует указать полный путь к файлу-электронной копии документа, включая имя файла и расширение.