Исправление ошибок в учетных регистрах.

10.1. Понятие учетных регистров и из классификация

Первой стадией БУ является документация. Операции, отраженные в первичных документах, после соответствующей обработки подвергаются учетной регистрации, т.е. записи в хронологическом порядке (в журнале операций) и в систематическом порядке (по счетам БУ). Для учетной регистрации применяются особые виды бланков (журналы, таблицы, ведомости). Все эти формы, использующиеся для учетной регистрации носят название – учетные регистры.

I. По своему внешнему виду регистры делятся на три группы:

1. книги;

2. карточки;

3. свободные листы.

Книги представляют собой сброшюрованные листы определенного формата и графления. Все страницы пронумерованы и на последней странице указано количество страниц за подписью руководителя и главного бухгалтера.

Преимущество:

1. в книгах дольше и лучше сохраняются учетные записи;

2. исключается возможность замены одних листов другими при злоупотреблении и хищении.

Недостатки:

1. нет приспособленности к механизации учета;

2. книга заполняется и обрабатывается одним работником, что не позволяет применять разделение труда.

На предприятиях применяются:

o главная книга;

o кассовая книга;

o книга остатков материалов.

Карточки изготавливаются типографическим способом определенного формата, графление может быть различным. По форме графления карточки бывают:

а) контакорентные;

б) количественно-суммовые;

в) многографные.

На контакорентных карточках ведется аналитический учет только в денежном выражении (расчеты с подотчетными лицами, поставщиками и т.д.).

Количественно-суммовые карточки применяются в аналитическом учете материальных ценностей.

Многографные карточки используются для аналитического учета по счетам производства. На этих счетах учитываются затраты, поэтому в многографной карточке для дебета отведено много граф – для того, что бы каждая статья затрат получила бы обособление в расчетах.

 Карточки редко применяются на предприятиях, не смотря на то, что они имеют большую подвижность. Тем не менее он не обеспечивают механизацию учета, обрабатывать их трудно, приходится открывать большое количество таких карточек, а это вызывает путаницу в учете и ошибки.

Карточки ведутся по учету ОС, материальных ценностей (карточка складского учета материалов).

Свободные листы – это учетные регистры большего формата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. Эти листы можно изготавливать как в типографии, так и в ручную. Они удобны в использовании, т.к. позволяют более рационально распределить обязанности между счетными работниками. Они приспособлены к целям механизации. К свободным листам относятся:

o журналы-ордера;

o ведомости;

o машинограммы.

II. По содержанию регистры делятся на:

1.синтетические;

2.аналитические;

3.комбинированные.

К регистрам синтетического учета относятся: главная книга и журналы-ордера; к рег истрам аналитического учета относятся: ведомость расчетов с дебиторами и кредиторами, книга остатков материалов и т.д. Целый ряд регистров совмещают в себе и синтетический и аналитический учет. Такие регистры называют комбинированными. К ним относятся: некоторые журналы-ордера.

 

10.2. Требования, предъявляемые к заполнению учетных регистров

1. Регистры заполняются только на основании первичных или сводных документов, при этом на документе делается отметка о том что он разнесен.

2. Регистры должны заполняться своевременно, т.е. по мере поступления документов.

3. Запись в регистры должна быть краткой, но ясной; возможно вместо содержания записи – ссылка на документ.

4. Точность текста и цифр.

5. Регистры открываются ежемесячно, при открытии в них заносится начальное сальдо. В течении месяца в учетных регистрах регистрируются операции согласно документов. В конце каждого месяца регистры закрываются, т.е. в них подсчитываются обороты и выводится сальдо на конец месяца.

Заключенные регистры должны быть взаимоувязаны и взаимопроверены, с целью проверки и увязки составляются оборотные ведомости. Кроме того, проверка может осуществляться и другими способами, а именно путем сверки с итогами первичных документов без составления оборотных ведомостей – путем сопоставления регистров.

После сверки регистров, данные используются для составления баланса и отчетности, а также для планирования.

При взаимосверке регистров могут быть обнаружены ошибки, они должны быть исправлены.

 

10.3. Исправление ошибок в учетных регистрах

Исправления бывают трех видов:

1. корректурный;
2. «красное сторно»;
3. способ «дополнительной записи».

Корректурный способ применяется ограниченно, его можно использовать только тогда, когда ошибка не повлекла или не повлечет за собой других ошибок, когда ошибка допущена при подсчете итогов.

Способ «красное сторно» –неправильная запись повторяется еще раз, но красной пастой, красная запись считается отрицательной и при подсчете итогов вычитается. После красной записи делается еще одна запись, но уже правильная.

Пример: отпущено в производство материалов на сумму 900 рублей.

(корреспонденция Д-т 20/ К-т 10 на сумму 900 рублей)

20 «основное производство»			10 «материалы»
1)900			1) 900	2)900
900			900
2)900
900	-		-	900

Способ «красное сторно» применяется и в том случае, если корреспонденция сделана правильно, но на большую сумму.

Пример: вместо 900 рублей проставили 9 000 рублей)

20 «основное производство»			10 «материалы»
1) 9 000				1) 9 000
8 100				8 100
900	-		-	900

Способ «дополнительной записи» применяется если корреспонденция отражена верно, но на меньшую сумму. В этом случае бухгалтер ставит дополнительную корреспонденцию на недостающую сумму.

Пример: вместо 900 рублей проставили 90 рублей.

20 «основное производство»			10 «материалы»
1) 90				1) 90
810				810
900	-		-	900

Дополнительная запись при этом способе проставляется обычной пастой, не красной.

 

Формы бухгалтерского учета.

11.1. Мемориально-ордерная форма;

11.2. Журнально-ордерная форма;